文書檔案目錄數(shù)據(jù)著錄項目與著錄要求

附件1

：文書檔案目錄數(shù)據(jù)著錄項目與著錄要求一、文書檔案目錄數(shù)據(jù)著錄項目及著錄要求1、文書檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)著錄項目及著錄要求序號著錄項目著錄要求1檔案館代碼依據(jù)《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》賦予的代號著錄。2案卷級檔號案卷級檔號的結(jié)構(gòu)為：全宗號-目錄號-案卷號。3全宗號著錄檔案館給立檔單位編制的代號。全宗號用四位代碼標識，其中第一位代表全宗屬性，用漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，后三位代表全宗順序，用阿拉伯數(shù)字標識，如“X001”或“1001”。4目錄號目錄號是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。有兩種標識方法，一種是以三位阿拉伯數(shù)字標識，可按不同時間，不同組織機構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置，如“003”；另一種是由歸檔年度、保管期限代碼2部分組合構(gòu)成，由4位阿拉伯數(shù)字及1位英文字母組成。“Y”、”C”分別代表永久、長期，如“1960Y”、“1970C”。5案卷號案卷號用3位阿拉伯數(shù)字標識。案卷號不足3位的，前面用“0”補足，如“039”。若有之一、之二卷，則在案卷號后用阿拉伯數(shù)字標識，加“（）’。如“123(2)”表示123號卷的第二卷。6題名著錄能準確揭示卷內(nèi)主要文件責任者、內(nèi)容及文種的詞組與文字。案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過于冗長，一般應重新擬寫，將原題名修改好后再著錄。7責任者當責任者為機關(guān)團體時，著錄單位全稱或不發(fā)生誤解的通用簡稱，如“中國共產(chǎn)黨江西省委員會”可簡稱為“中共江西省委”；不應簡稱為“省委”；“南昌市財政局”不應簡稱“市財政局”；責任者有多個時，最多著錄三個責任者，各責任者之間以“；”號相隔。無責任者時或責任者無法考證時，著錄三個“囗”號。8起始時間案卷內(nèi)成文最早的文件形成時間。由8位阿拉伯數(shù)字表示，第1～4位數(shù)表示年度，第5～6位數(shù)表示月份，第7～8位數(shù)表示日期，如19500128。9終止時間案卷內(nèi)成文最晚的文件形成時間。著錄格式同上。10保管期限根據(jù)案卷實際保管期限著錄，分為“永久”、“長期”兩種。11頁數(shù)著錄案卷內(nèi)文件總頁數(shù)。12控制符凡控制使用的檔案著錄漢字“控制”，開放檔案著錄漢字“開放”。若一個案卷內(nèi)有一份檔案為控制使用，則該案卷著錄為控制使用。13密級密級是文件保密程度的等級,按GB／T7156-1987《文獻保密等級代碼》將文獻保密等級劃分為六個等級:公開、國內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機密、絕密。密級一般按文件形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的文件，應著錄新的密級，公開級、國內(nèi)級可不著錄。14備注著錄案卷中需解釋、補充說明的事項。2、文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)著錄項目及著錄要求（適用于文書立卷改革前文書檔案）序號著錄項目著錄要求1檔案館代碼依據(jù)《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》賦予的代號著錄。2文件級檔號文件級檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-目錄號-案卷號-起始頁號。3全宗號著錄檔案館給立檔單位編制的代號。全宗號用四位代碼標識，其中第一位代表全宗屬性，用漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，后三位代表全宗順序，用阿拉伯數(shù)字標識，如“X001”或“1001”。4目錄號目錄號是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。有兩種標識方法，一種是以三位阿拉伯數(shù)字標識，可按不同時間，不同組織機構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置，如“003”；另一種是由歸檔年度、保管期限代碼2部分組合構(gòu)成，由4位阿拉伯數(shù)字及1位英文字母組成?！癥”、”C”分別代表永久、長期，如“1960Y”、“1970C”。5案卷號案卷號用3位阿拉伯數(shù)字標識。案卷號不足3位的，前面用“0”補足，如“039”。若有之一、之二卷，則在案卷號后用阿拉伯數(shù)字標識，加“（）’。如“123(2)”表示123號卷的第二卷。6起始頁號起始頁號是指一份文件的首頁在卷內(nèi)的頁號，用3位阿拉伯數(shù)字標識，不足3位的，前面用“0”補足。7責任者機關(guān)團體責任者著錄單位全稱或不發(fā)生誤解的通用簡稱；有多個責任者時，居于首位的及立檔單位自身必須著錄。會議文件未署責任者的，一般以會議主辦單位為責任者。個人責任者只著錄姓名。多個責任者之間用“；”號隔開。8文件編號文件編號照原文著錄。有多個文件編號時，立檔單位的文件編號必須著錄并置于首位；著錄多個文件編號時，中間用“；”隔開。9題名照原文著錄。如原文沒有題名或原題名不能反映文件主要內(nèi)容時，應重擬題名，并用“[]”括起置于原題名之后。10附件著錄附件題名。有多個附件時，應逐一著錄各附件題名，附件題名之間用“；”隔開。11文件時間著錄文件的形成時間，由8位阿拉伯數(shù)字表示，如某文件形成時間為1956年2月18日，應著錄為19560218。12稿本稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本依據(jù)實際情況著錄為草稿、定稿、手稿、正本、副本、試行本、修訂本等。13控制符14密級密級是文件保密程度的等級,按GB／T7156-1987《文獻保密等級代碼》將文獻保密等級劃分為六個等級:公開、國內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機