員工出差管理制度

PAGEXX集團管理制度PAGE10/10XX集團有限公司出差管理制度總則第一條為規(guī)范公司出差管理工作，保障出差手續(xù)辦理迅速、快捷，流程規(guī)范，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作開展，同時為加強出差費用管理，增收節(jié)支，特制定本制度。第二條本制度適用于出差員工在工作地以外公出所發(fā)生的國內(nèi)、國際差旅費用，主要包括：往返交通費、住宿費、當(dāng)?shù)亟煌ㄙM、餐費及其他日常支出（國際出差中包括簽證費）。出差管理原則第三條各級管理人員對所屬員工的出差負(fù)有直接管理職責(zé)，綜合部協(xié)助各級管理人員對員工出差進(jìn)行管理。各級審批人負(fù)責(zé)按照本制度及審批權(quán)限，對員工出差申請、出差費用的真實性、合理性進(jìn)行審批。第四條出差人員須在核定的預(yù)算范圍內(nèi)，合理地安排業(yè)務(wù)活動。必須按照高效、經(jīng)濟、安全、便捷的原則選擇交通工具、住宿地點、路線和時間，反對浪費行為，并對限額控制的差旅費用實行超支自理。第五條普通員工出差時限由部門經(jīng)理視情況需要予以核定，部門經(jīng)理出差時限由總經(jīng)理視情況需要予以核定。第六條員工出差必須事先獲得批準(zhǔn)或被安排出差。因突發(fā)事件或緊急公務(wù)情況，未能履行出差審批程序的，出差前可以通訊方式請示部門經(jīng)理及總經(jīng)理，經(jīng)口頭批準(zhǔn)后方可出差，同時報綜合部備案，出差后須立即補辦手續(xù)，對擅自主張以及未補辦手續(xù)者不予報銷差旅費，出差期間按照未出勤處理。第七條凡可通過視頻、電話會議等遠(yuǎn)程手段或委托當(dāng)?shù)仄脚_人員代為辦理等方式能解決的問題，原則上均不得安排出差。第八條出差人員在沒有完成預(yù)定任務(wù)的情況下，中途因個人原因需要回公司或去其他地點的，必須事先報部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，而且由個人負(fù)擔(dān)出差地返回公司或其他地點的差旅費。第九條員工出差期間因工作需要而延長出差時限的，須報請部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核批準(zhǔn)；因病或其他不可抗力因素需要延長出差時限的，須及時通知部門經(jīng)理及總經(jīng)理，報綜合部備案，并在出差結(jié)束后提供相關(guān)證明。未經(jīng)許可逾期返回的，扣減其逾期天數(shù)的住宿費及出差補助。第十條出差時須按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具、住宿，如無特殊原因，超出標(biāo)準(zhǔn)的部分，一律由個人負(fù)擔(dān)。第十一條使用公司車輛，請參考公司其它相關(guān)制度。第十二條員工出差期間不報支加班費。第十三條財務(wù)部負(fù)責(zé)按本制度的規(guī)定，復(fù)核差旅費借款及報銷申請是否符合要求。出差票據(jù)（車票、住宿票、雜費票、招待及其它發(fā)票）的真實性（含票據(jù)的真實、發(fā)生時間的真實、金額的真實）由財務(wù)依據(jù)公司財務(wù)制度、相關(guān)管理制度進(jìn)行審查、審核。發(fā)現(xiàn)票據(jù)不符合規(guī)定或弄虛作假的，一律按廢票據(jù)處理，并酌情給予紀(jì)律處分。出差審批程序第十四條出差員工應(yīng)提前3—5日在“XX集團智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)”的工作流發(fā)起“出差申請審批流程”（附件一），須注明出差事由、地點、行程、日期、隨行人員、交通工具、費用預(yù)借等必要項目；由部門經(jīng)理及總經(jīng)理審批，并報財務(wù)部與綜合部備案后方可辦理出差借款，及執(zhí)行出差任務(wù)。第十五條同一部門共同出差的，“出差申請”由主要責(zé)任人填報；其它部門協(xié)同出差的，“出差申請”由協(xié)同人員自行填寫。第十六條出差預(yù)計費用超過1000元的，可申請辦理出差借款。第十七條員工差旅費借款原則上應(yīng)以選擇合理交通工具的往返路費、預(yù)估出差期間不同地點的路費和按照合理預(yù)估的住宿天數(shù)、住宿標(biāo)準(zhǔn)上限計算的住宿費為限：出差借款限額=人數(shù)×計劃出差天數(shù)×各項差旅費標(biāo)準(zhǔn)合計×1.2。出差時間規(guī)定第十八條出差時間核算（一）出差當(dāng)日12：00以前出發(fā)按1天計算；（二）出差當(dāng)日12：00以后出發(fā)按半天計算；（三）出差當(dāng)日12：00以前返回按半天計算；（四）出差當(dāng)日12：00以后返回按1天計算；（五）此處涉及的時間以飛機、車、船票等起／至?xí)r間提前／滯后2小時為準(zhǔn)。交通工具選擇標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定第十九條出差交通工具選擇需根據(jù)業(yè)務(wù)重要程度、時間要求及路途長短等客觀因素確定。第二十條員工短途出差(單程距離在200公里以內(nèi))一般乘坐長途客車、火車前往，已經(jīng)配有公務(wù)、自用車的員工短途出差，可按照公司相關(guān)用車規(guī)定前往。但存在下述情況之一時，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可申請派用車輛：（一）符合配車標(biāo)準(zhǔn)，但尚未配備公務(wù)、自用車的人員短途出差；（二）同行人數(shù)超過2人，派車費用經(jīng)濟時；（三）隨身攜帶物品較多或極為重要時；（四）乘坐長途客車或火車不方便，且需要速去速歸時。第二十一條長途出差（單程距離在200公里以上）乘坐火車、船、飛機的等級標(biāo)準(zhǔn)，按下列上限規(guī)定執(zhí)行：行政級別交通工具飛機高鐵火車輪船總（副）經(jīng)理、總監(jiān)及以上級別經(jīng)濟艙一等車廂軟臥、動車組一等車廂一等艙部門經(jīng)理經(jīng)濟艙二等車廂軟臥、動車組二等車廂二等艙其他人員經(jīng)濟艙（經(jīng)批準(zhǔn)）二等車廂（經(jīng)批準(zhǔn)）硬臥、動車組二等車廂二等艙第二十二條乘飛機需經(jīng)批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)：出差路途較遠(yuǎn)（乘快車、動車、輪船連續(xù)八小時以上且沒有直達(dá)車、船)或出差任務(wù)緊急、乘其它交通工具來不及的，或相比其它方式總體可縮減出差費用的，經(jīng)審批人批準(zhǔn)方可乘坐飛機。第二十三條乘坐高鐵需經(jīng)批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)：出差路途較遠(yuǎn)（乘快車、動車、輪船連續(xù)八小時以上且沒有直達(dá)車、船)，乘坐高鐵費用低于飛機的，或出差任務(wù)緊急、乘快車、動車等其它交通工具來不及的，或乘坐高鐵相比其它方式總體可縮減出差費用的，經(jīng)審批人批準(zhǔn)方可乘坐高鐵。第二十四條飛機票一律由綜合部負(fù)責(zé)訂票工作，如特殊情況下需自行訂票的需經(jīng)綜合部同意。因個人原因發(fā)生的退票費不予報銷，因公司原因發(fā)生的退票費，請在報銷時向財務(wù)人員提供審批人簽字的退票原因說明。第二十五條出差期間市內(nèi)交通費報銷規(guī)定（一）機場及火車站往返的費用須提供相關(guān)票據(jù)，據(jù)實報銷。（二）出差期間在目的地發(fā)生的交通費，部門經(jīng)理（含部門經(jīng)理）以上人員可據(jù)實報銷，其他人員憑票報銷，上限40元/天。出差住宿標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定第二十六條出差住宿補貼標(biāo)準(zhǔn)：（一）副省、省級省會城市：總（副）經(jīng)理、總監(jiān)及以上級別，實支/天；部門經(jīng)理，300元/天；其他人員，250元/天。（二）地市、蘇浙廣發(fā)達(dá)縣市：總（副）經(jīng)理、總監(jiān)及以上級別，實支/天；部門經(jīng)理，250元/天；其他人員，200元/天。（三）省內(nèi)以及縣級城市：總（副）經(jīng)理、總監(jiān)及以上級別，實支/天；部門經(jīng)理，200元/天；其他人員，150元/天。（四）總（副）經(jīng)理及總監(jiān)最高上限額600元，更高級別人員不限。（五）2人或2人以上人員出差，級別不同住宿費按隨行兩人中較高級別人員的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行:（六）住宿費在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票報銷，節(jié)約不歸己，超支自負(fù)。（七）因客觀原因需要而發(fā)生的超出本人標(biāo)準(zhǔn)的住宿費，由出差人另附情況說明，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后可據(jù)實報銷。（八）出差期間無須住宿或因工作關(guān)系獲得免費住宿的，不得報銷住宿費。無該次出差有效住宿單據(jù)的，視同取得免費住宿。第七章出差補助標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定第二十七條出差補助標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定：（一）公司因公出差補貼，包括伙食補貼，實行限額包干，按出差的實際天數(shù)計發(fā)。（二）出差補助標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一定為：80元/天。（三）出差人員對外招待業(yè)務(wù)的，按發(fā)生因公招待餐費次數(shù)每次核減日餐費補助的40%；全天均有招待業(yè)務(wù)的，核減當(dāng)日全部餐費補助；招待費另行審批報銷。（四）外出培訓(xùn)或參加相關(guān)會議人員，交納的會務(wù)費、培訓(xùn)費已經(jīng)包含食宿費用的，不得再報銷該期間的住宿費和獲得出差補助。如會議組織者不統(tǒng)一安排食宿的，按出差標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二十八條出差招待費補助規(guī)定：（一）出差期間，因公要請客用餐、交納費用等各種規(guī)定之外的開支，需先征得本部門經(jīng)理及總經(jīng)理同意再行開支。報銷時，報銷人應(yīng)填制《費用報銷單》并按規(guī)定程序報銷。（二）出差人員因公交際應(yīng)酬費用除部門經(jīng)理及總經(jīng)理核準(zhǔn)部分由公司開支外，均應(yīng)自理。第六章駐外員工補助標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定第二十九條駐外員工補助（一）駐外員工定義：外派到本公司任一工作地點（有辦公場所及宿舍），且在當(dāng)?shù)剡B續(xù)工作時間超過10天的各級員工。（二）駐外津貼統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：60元/天（三）駐外員工不再享受第二十四條第二點相關(guān)出差補助規(guī)定。第三十條駐外員工休假（一）員工在駐外分公司每工作一年可享受20天帶薪駐外假，原則上外省3月一次，每次5天；本省1-2月一次，每次2天。往返交通費按公司財務(wù)報銷制度核定的標(biāo)準(zhǔn)報銷。（二）員工也可由家屬進(jìn)行反向探親，報銷一個人往返的標(biāo)準(zhǔn)路費。（三）休假期間不享受駐外補助。（四）不休帶薪假堅持上班的駐外員工由公司進(jìn)行補貼（不補路費）補貼標(biāo)準(zhǔn)：100元/天。（五）本人結(jié)婚、有供養(yǎng)關(guān)系的直系親屬喪事、家庭自然災(zāi)害等特殊原因，經(jīng)公司同意后，可報銷一次往返標(biāo)準(zhǔn)路費的60％。（六）具體休假時間根據(jù)工作需要由本人申請、經(jīng)公司批準(zhǔn)。原則上員工休假應(yīng)服從公司安排，依次有序進(jìn)行，不得影響工作。第三十一條駐外員工住院（一）異地辦理住院必須辦理急診入院；（二）在三個工作日內(nèi)電話通知醫(yī)保中心備案；（三）出院后一個月內(nèi)到醫(yī)保中心報銷。第七章境外及港澳臺差旅費標(biāo)準(zhǔn)第三十二條員工出差至境外及港澳臺地區(qū)辦理公司業(yè)務(wù)，需提前申請費用預(yù)算，并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，差旅費費用報銷額度上限為費用預(yù)算金額，出差至境外及港澳臺地區(qū)的期間無其他補貼。第三十三條境外及港澳臺地區(qū)出差需要進(jìn)行匯率折算，能夠提供銀行兌換憑證的，可按照憑證所列匯率計算，其他情況按照出差期間平均匯率計算。第八章出差費用報銷規(guī)定第三十四條員工出差完畢，向直接上級提交《出差報告》并得到批準(zhǔn)后，方可填制《差旅費報銷單》辦理報銷事宜。一同出差的，應(yīng)一同或同時辦理報銷手續(xù)。差旅費的報銷程序如下：（一）出差人填寫差旅費報銷單，需要注明出差申請流水號；（二）部門經(jīng)理審核；（三）財務(wù)審核；（四）總經(jīng)理審批。第三十五條出差費用報銷手續(xù)，出差人員必須于返回公司五個工作日內(nèi)完成。外派人員在每月規(guī)定的時間內(nèi)將上月差旅補助方面的單據(jù)郵寄回公司報銷。第三十六條差旅費報銷票據(jù)：須依據(jù)合法票據(jù)，在規(guī)定的補助標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實報實銷。不可用非出差城市、或非差旅費發(fā)票報銷領(lǐng)取差旅費。票據(jù)粘貼整齊，項目填寫清楚，填制的《差旅費報銷單》應(yīng)全面反映差旅行程，形成完整的環(huán)形路線。否則財務(wù)人員有權(quán)不予報銷。第三十四條陪同領(lǐng)導(dǎo)（非直接負(fù)責(zé)人）、或是客戶出差，而發(fā)生差旅費用超標(biāo)時，需在報銷單據(jù)中說明原因，并經(jīng)隨行領(lǐng)導(dǎo)或部門經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn)。第三十五條出差員工超標(biāo)準(zhǔn)支出的差旅費用，除特殊情況特批外，一律按照公司相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)報銷，超出部分由出差人個人承擔(dān)。第三十六條出差期間，因公要請客用餐、交納費用等各種規(guī)定之外的開支，先征得本部門經(jīng)理及總經(jīng)理同意再行開支。報銷時，報銷人應(yīng)填制《費用報銷單》并按規(guī)定程序報銷，不能和差旅費票據(jù)粘貼在同一張報銷單上。第三十七條報銷時，財務(wù)人員按以下規(guī)定對有關(guān)單據(jù)費用進(jìn)行處理：（一）交通費報銷以實際單據(jù)為準(zhǔn)；確因業(yè)務(wù)需要乘坐市內(nèi)出租車，出租車票應(yīng)記載時間、始發(fā)地、到達(dá)地等內(nèi)容。（二）出差期間因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的傳真費、郵寄費，應(yīng)在票據(jù)背面填寫清楚事由，據(jù)實報銷。（三）調(diào)入員工可報銷路費及行李托運費。享受安家費待遇的，不再報銷調(diào)入費用；應(yīng)屆畢業(yè)生學(xué)校已發(fā)派遣費的，報銷符合標(biāo)準(zhǔn)的報到費用減去派遣費后的余額部分。第九章出差報告第三十八條員工出差或外派期間每到一地，須及時向直接上級報告所在地點、聯(lián)系方式及工作開展等事項，并請示關(guān)