溝通與協(xié)商管理程序

5--1-溝通與協(xié)商管理程序1目的建立和規(guī)范內(nèi)外協(xié)商與溝通行為，確保一體化管理體系的有效運行。2適用范圍規(guī)定了溝通與協(xié)商的職責、管理內(nèi)容與要求，標準的實施與監(jiān)督檢查。適用于集團公司內(nèi)部與外部有關質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康的信息交流與溝通和xx集團有限公司機關部室和各單位。3職責3.1集團公司辦公室3.1.1是本程序的主管部門，負責本文件的編制、解釋、指導與監(jiān)督檢查。3.1.2負責集團層次的對上級機關和對外聯(lián)絡對接工作；負責公文、信函等外部信息的接收、傳遞和回復工作。3.1.3負責政策研究和信息調(diào)研工作。3.1.4負責牽頭與國內(nèi)外港口及相關企業(yè)建立友好關系工作；負責集團大型會務及接待活動組織籌辦。3.2工會3.2.1負責代表職工與企業(yè)行政進行平等協(xié)商簽訂集體勞動合同，依法維護職工的合法權益。3.2.2負責了解和協(xié)調(diào)員工的意見和建議，督促落實本單位職工代表大會的相關議案，并將涉及公司的意見和要求反饋到相關部門。3.2.3負責推進企業(yè)民主管理，發(fā)揮職代會的作用，完善廠務公開制度。3.3安全環(huán)保部3.3.1負責向集團范圍內(nèi)傳達部署安全工作。3.3.2負責組織開展各類安全活動。3.3.3負責事故綜合管理，進行安全事故統(tǒng)計上報。3.3.4負責協(xié)調(diào)“山東省危險化學品應急救援中心”相關工作。3.4集團公司其他部室3.4.1負責職責范圍內(nèi)專業(yè)信息的收集、整理和傳遞。3.4.2負責相關下級單位溝通與協(xié)商工作的指導和監(jiān)督。3.5各單位是溝通、交流與協(xié)商的實施單位，根據(jù)各部室提供的信息，對本程序有建議權。4工作程序4.1工作流程圖4.2信息的分類根據(jù)信息來源不同，將信息分為外來信息和內(nèi)部信息。4.2.1外部信息a）上級政府和有關部門有關企業(yè)的方針政策、法規(guī)和指令；b）行業(yè)、上級部門制定的有關標準、規(guī)范、規(guī)程及其變更信息；c）行業(yè)、上級部門下發(fā)的有關通知、通告等；d）國內(nèi)外有關港口發(fā)展的科技信息；e）地方政府相關部門提供的氣象預報、地震、臺風和其它自然災害預報；f）客戶、口岸單位、新聞媒體和其他有關方面的要求及監(jiān)督意見；g）應急準備與響應的信息；h）市場及社會的要求和趨向。4.2.2內(nèi)部信息a）ISO9001體系建立、運行和管理方面的信息；b）ISO9001體系審核、評審信息；c）集團公司經(jīng)營過程中的ISO9001信息；d）集團公司內(nèi)部文件、標準、規(guī)定變更的信息；e）員工的建議、要求和意見等；f）質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標的實現(xiàn)情況；g）法律、法規(guī)、規(guī)范、標準及其它要求；h）各部門質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理職責；i）監(jiān)測、測量結果；j）緊急情況。4.3信息溝通和交流方式4.3.1內(nèi)部信息采用各種會議、內(nèi)部網(wǎng)絡、培訓、電話、內(nèi)部刊物、辦公自動化系統(tǒng)、書面文件、記錄和其它方式。a）各種會議，如年度工作會、職工代表大會、總結會、黨政聯(lián)席會、動員會、經(jīng)濟活動分析會、工作例會等；b）港口信息網(wǎng)發(fā)布；c）口頭傳達、匯報、協(xié)商；d）文件、報表、通知等；e）電話、傳真、宣傳欄、內(nèi)部網(wǎng)站、報紙等；f）職代提案、員工合理化建議等。4.3.2外部信息采用通報、會議、刊物、函件和其它各種傳播媒介等方式。a)電話、傳真、電郵、信函等；b)走訪；c)各種推介會議；d)考察學習，外出培訓。4.4信息的收集、傳遞與處理集團辦公室是集團政務信息、政工信息的歸口管理部門，負責政務、政工信息的收集、整理、報批和發(fā)布工作。4.4.1集團公司各單位、部室應建立信息管理臺賬，記錄有關信息的收集、傳遞及處理情況。4.4.2信息的收集、傳遞應保證及時性和準確性，在必要的情況下，能夠出示信息傳遞的可追溯性證據(jù)。4.4.3一般信息由各職能單位、部室保存，需查詢時征求單位、部門負責人的同意。4.4.4通用信息由各單位、部室公布在網(wǎng)站或相關刊物等媒體，可按所受權限自行查詢。4.4.5保密信息按集團公司下發(fā)的有關保密管理規(guī)定執(zhí)行。4.4.6集團公司重大新聞及突發(fā)事件信息，由相關職能部門向上級匯報。需要向外界發(fā)布新聞、公告信息時，由黨委工作部與新聞媒體聯(lián)絡，并做好發(fā)布準備工作。4.4.7各相關單位、部室按職責分工做好分管業(yè)務范圍內(nèi)信息收集、傳遞和處理工作。4.5信息交流、溝通4.5.1內(nèi)部信息交流、溝通a）集團公司ISO9001管理體系的有關要求，由經(jīng)營管理部負責向有關單位宣傳；b）ISO9001管理體系運行中產(chǎn)生的信息由其產(chǎn)生的單位及時傳遞到有關單位、部室，接受信息的單位要做好記錄；c）集團公司定期召開年度會議、季度例會、月度例會，通報情況，安排工作，溝通信息，并印發(fā)會議紀要；d）緊急狀態(tài)下的信息溝通按集團相關應急預案進行處置；e）發(fā)生重大信息應于當日傳遞到集團公司最高管理者，一般信息應及時傳遞到相應部門負責人。4.5.2外部信息交流、溝通a）外部相關方要求提供信息時，有關單位、部室按集團保密及其它相關規(guī)定給予傳遞或部分傳遞；b）相關方抱怨及其它信息，由各單位、部室第一接收人接受并記錄，及時傳遞到相關責任部門，責任部門應及時記錄、處理，要求答復的要將處理結果及時傳遞給相關方與第一接受人，第一接受人有進行監(jiān)督與相關方進行溝通的權利和義務；c）各職能部門應與本部門業(yè)務范圍內(nèi)對口的集團外各單位部門保持溝通交流；d）各部門及相關負責人要及時獲取法律、法規(guī)、標準類的信息；e）各單位、部室收集、獲取的需要集團領導審閱批示的外部信息、文件等，應由集團辦公室統(tǒng)一整理并上報分管領導審批。4.6協(xié)商4.6.1職工代表參與商討工作場所職業(yè)健康安全的任何變化和有關事故的調(diào)查處理、風險評價和風險控制措施等。4.6.2職工代表向公司各級領導及時反饋員工和其它相關方的意見、建議和合理要求，保護員工合法權益。4.6.3通過職工代表大會、政工會、合理化建議征集和廠務公開的形式，征求員工在管理體系運行、職業(yè)健康安全，包括影響作業(yè)場所的改善等方面的要求和意見，確保員工參與協(xié)商、監(jiān)督和促進管理體的有效運行。4.6.4職工方代表依法就集團公司內(nèi)部工資分配制度、工資分配形式、工資收入水平、工資支付辦法等事項與集團公司方代表進行平等協(xié)商。4.6.5集團領導及相關部門通過聽取匯報或接待處理職工和相關方來信來訪等形式，了解各項要求和抱怨，以便溝通解決相關問題。4.7監(jiān)督與檢查4.7.1本程序執(zhí)行情況由集團辦公室負責組織檢查，由經(jīng)營管理部利用體系審核的形式對各單位、部室的協(xié)商和溝通效果進行考核。4.7.2考核標準執(zhí)行《xx集團有限公司目標管理考核辦法》。5相關文件《關于設立xx集團有限公司機構定員編制委員會的通知》《關于印發(fā)xx