優(yōu)化費用報銷流程 加強企業(yè)財務管理

所謂費用報銷是指企業(yè)各個業(yè)務部門在辦理資金支付后，憑借從供應商、服務提供方獲得的費用發(fā)票到財務部門辦理結算的過程。費用的報銷流程需要企業(yè)經辦人員、部門領導寫明資金支出內容并簽字，并按照財務部門費用報銷規(guī)定填寫報銷單據，最終由財務人員、財務經理簽字后，方可辦理資金結算。費用報銷流程既要簡潔、提高費用報銷的效率，還要具有嚴格的審核過程，通過報銷單據可以清晰地了解費用辦理相關責任人，為日后內部審計、稅務稽核明確相關責任人提供依據。因此，企業(yè)應優(yōu)化費用報銷流程，不斷提高財務管理效率，并降低企業(yè)財務風險。一、企業(yè)優(yōu)化費用報銷流程的重要意義（一）保證企業(yè)財務管理制度順利執(zhí)行。企業(yè)每名工作人員在各個流程中均需要進行費用報銷，財務部門在審核費用報銷憑據時，既要高效，又要認真核對報銷內容、數(shù)量，防止企業(yè)資金浪費：一是如果財務人員制定的報銷流程過于復雜，將大大增加經辦人員、財務人員、管理層公文處理效率，使財務人員將主要的精力放在了審核原始憑證上，影響到了會計信息的質量。二是如果費用報銷流程過于簡單，無法受到財務人員、部門領導的監(jiān)控，將極易造成企業(yè)資金浪費或貪污。因此，企業(yè)通過優(yōu)化費用報銷流程，可以保證財務管理工作正常開展，使企業(yè)經辦人員、財務人員可以明晰報銷具體流程，降低各自工作量。（二）可以保證財務信息披露更加真實。財務人員制定的費用報銷流程中，規(guī)定經辦人所在業(yè)務部門必須為第一審核人，應對原始憑據的數(shù)量、內容與實際情況是否相符進行審核，以保證費用報銷的真實性、合法性。財務部門在對費用票據進行審核時，會根據現(xiàn)行會計基礎核算相關規(guī)定、稅收法規(guī)對發(fā)票的合法性進行再次審核，并通過設計費用報銷流程來規(guī)范企業(yè)工作人員費用報銷行為，財務人員通過審核后將一些不符合財務制度、稅收法規(guī)要求的票據退回，一來降低了企業(yè)稅務風險，二來也提高了企業(yè)會計信息的質量。（三）幫助企業(yè)管理層實現(xiàn)管理會計與業(yè)財融合目標。所謂的業(yè)財融合是指企業(yè)將財務管理融入生產經營各個流程，通過財務報表分析、預算管理等管理會計工具參與到企業(yè)生產經營過程中，使企業(yè)在降低財務風險的同時，提高經營決策的正確度，確保企業(yè)可持續(xù)地發(fā)展。因此，企業(yè)通過優(yōu)化費用報銷流程可以將經營業(yè)務活動產生的票據不斷進行規(guī)范，督促財務人員參與到企業(yè)經營活動當中，有助于企業(yè)業(yè)務與財務的有機融合。（四）明確財務管理職責，提高財務管理效率。財務人員通過優(yōu)化費用報銷流程，加大原始憑證審核力度，可以使企業(yè)業(yè)務部門工作人員了解費用報銷流程與財務管理的重要性。并使工作人員真正了解國家財稅政策與制度，督促工作人員在法律允許范圍內開展經濟業(yè)務。同時，能夠加快企業(yè)內部規(guī)章制度的執(zhí)行，各個企業(yè)針對自身的發(fā)展情況制定了相應的財務管理及費用報銷規(guī)章制度，能夠有效地對企業(yè)內部的財務管理及費用報銷流程產生具體的指導作用。二、目前我國企業(yè)費用報銷中存在的問題（一）費用報銷流程不規(guī)范。費用報銷是企業(yè)財務管理的重要內容，它需要企業(yè)財務人員以流程或制度的形式加以監(jiān)控、規(guī)范。而目前，一些中小型企業(yè)由于對財務管理工作的漠視，在費用報銷過程中只要是領導簽字即可辦理支付，使費用報銷流程流于形式，無法發(fā)揮監(jiān)控作用。例如，一些具有責任心的部門經理可以對費用報銷事項做到心中有數(shù)，一旦部門經理出現(xiàn)記憶偏差或違背企業(yè)利益準則現(xiàn)象則直接影響費用報銷成效。這就需要企業(yè)以費用報銷流程為依托推行配套制度加以管理，確保費用報銷流程管理科學高效，財務管理內容更為精細全面。（二）企業(yè)費用報銷未得到有效的監(jiān)管。費用報銷從表面上來講是支出事宜，實則涉及發(fā)票、報稅、會計信息質量等企業(yè)財務管理事項，通過監(jiān)管可保障費用報銷按照流程合理、合法進行，這就需要企業(yè)做好費用報銷程序監(jiān)管工作，規(guī)避財會信息質量降低、偷稅漏稅等問題的發(fā)生。目前，我國絕大部分企業(yè)的費用報銷是由具體經辦人持有原始費用憑據到業(yè)務領導、財務部門進行審核。這種傳統(tǒng)的費用審核流程的主要弊端在于審核的業(yè)務領導、管理層對某個專業(yè)領域缺少必要的了解，并對財務管理與內部控制制度也缺少必要的認知，常常造成費用報銷過程中出現(xiàn)審核不嚴、違反財經紀律問題。正是由于相關領導對財務核算、稅收法律等財經理論知識的匱乏，使已經獲得領導審批的費用票據交到財務人員手中時，財務人員有時會無奈地對該票據審核通過，增加了企業(yè)財務風險、稅務風險，擾亂了企業(yè)費用報銷流程。（三）企業(yè)費用報銷受到管理層干預。費用報銷的審核是確保經濟業(yè)務實質合法、合規(guī)的前提條件，但由于企業(yè)日常費用報銷頻率的加大且種類繁多，對于一些不經常發(fā)生的特殊費用并沒有通過制度、流程形式加以限定，導致財務人員在審核費用報銷票據時，出現(xiàn)不同財務人員審核結果不一致，對同一性質的報銷所附單據的要求也不一致，甚至會出現(xiàn)同一人在不同時期審核同一性質的費用也會產生不同。產生這種問題的主要原因是不同的人對企業(yè)費用報銷管理辦法和會計準則的理解不一致。（四）企業(yè)未樹立規(guī)范報銷流程意識。優(yōu)化費用報銷流程一方面需要企業(yè)制定完善的流程與制度，另一方面需要企業(yè)工作人員真正樹立良好的報銷意識。而目前，一些企業(yè)工作人員將財務人員費用報銷審核認為是走形式，認為只要是領導簽字就可以辦理一切費用報銷，尚未能樹立財經法律意識。三、企業(yè)優(yōu)化費用報銷流程，加強企業(yè)財務管理的具體途徑通過以上對費用報銷流程現(xiàn)狀的分析可行，一些企業(yè)由于缺少了費用報銷意識，費用報銷審核要點存在缺失，費用報銷程序監(jiān)管不佳，相關制度有待完善等問題客觀存在，影響企業(yè)費用報銷綜合成效。基于此，企業(yè)應持續(xù)優(yōu)化費用報銷流程，通過財務管理完成相關報銷任務，繼而使企業(yè)得以良性發(fā)展。（一）建立完善的費用報銷流程與制度。首先，應對費用報銷的流程進行有效的管理。財務部門應征求各業(yè)務部門意見，要求各業(yè)務部門申報部門費用報銷的特點與流程，使財務部門制定的報銷流程更加符合業(yè)務需要，具有一定的可操作性。同時，征求各業(yè)務部門對費用報銷流程的意見與建議，為日后費用報銷積累更加科學、有效的素材。其次，強化對費用報銷憑證進行管理。財務人員應針對不同業(yè)務類型，以制度的形式對票據樣式、內容、抬頭、數(shù)量等進行限定。再次，對于提交預支差旅費、采購或借款資金等業(yè)務，財務人員應在制度中明確相應的流程，避免因資金大量被占用而使企業(yè)承受過多的財務風險。同時，按照內部控制相關要求，對不同金額的費用報銷制定不同的審批權限與流程，以此來規(guī)范、約束大額費用報銷業(yè)務。從次，費用報銷制度中應明確報銷憑證填寫、處理的時效性，以保證會計核算可以及時反映經濟業(yè)務的本質，避免因費用報銷滯后而增加企業(yè)稅務風險。最后，充分發(fā)揮大數(shù)據、互聯(lián)網信息化技術強化費用報銷管理。隨著企業(yè)資金流加大及費用報銷筆數(shù)的增加，引入信息化管理措施可強化企業(yè)報銷審核能力，為避免信息化管理數(shù)據遺漏等現(xiàn)象，需從安全管理、流程合規(guī)、精準核算角度出發(fā)推行管理制度，突出信息化費用報銷優(yōu)勢，規(guī)避人為因素對企業(yè)費用報銷精確性、時效性帶來的不良影響。（二）強化對費用報銷監(jiān)督與管理。一是財務人員應強化費用報銷憑據的審核。財務人員可通過初步對費用報銷憑據進行審核來實現(xiàn)報銷業(yè)務的真實性、合法性，嚴格按照企業(yè)制定的內部控制、財務結算流程及會計基礎規(guī)范等要求，對費用憑據進行審核，避免一些非法票據來掩蓋非法目的行為的發(fā)生，切實地降低企業(yè)財務風險。例如，企業(yè)財務人員在審核費用報銷憑據時應關注以下關鍵點，包括費用報銷經濟業(yè)務內容、經辦人員與業(yè)務部門領導簽字、發(fā)票開具單位名稱及發(fā)票專用章等。二是具備條件的企業(yè)可以將OA系統(tǒng)與ERP綜合管理軟件相結合，通過信息化技術實現(xiàn)網上費用報銷程序，通過0A系統(tǒng)提醒業(yè)務部門、財務人員、管理層及時處理未報銷單據。三是通過信息化系統(tǒng)將預算指標與報銷系統(tǒng)融合，使財務部門在審核費用報銷業(yè)務時，對于一些超出預算范圍的報銷憑據直接提示停止報銷，這樣可以保證企業(yè)費用報銷得到有效的預算控制，降低企業(yè)資金浪費風險。四是通過制度明確各個業(yè)務部門領導、經理、總經理的費用報銷審批權限，一旦財務部門審核發(fā)現(xiàn)某筆費用報銷單據出現(xiàn)違反財經紀律行為時，直接追究相關審批領導責任。五是財務部門應根據會計核算中的收入與支出配比原則，以制度形式明確費用報銷具體時限要求，例如，一般經濟業(yè)務要在業(yè)務完成的一個月內進行報銷，3個月內報銷的需要報分管領導審批，超過個三個月的，不能報銷。六是限定網上報銷流程的審批時間。超過規(guī)定的時間未審批，系統(tǒng)會自動跳入下一個審批環(huán)節(jié)，系統(tǒng)會默認本環(huán)節(jié)已審批通過，如果在本環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，仍由本環(huán)節(jié)的審批領導負責。（三）強化財務人才的培訓。一是制定再完善、再科學的費用報銷流程與制度，應由具備責任心、業(yè)務能力的財務人員實施方可保證作用的發(fā)揮。因此，企業(yè)應提高對財務人員業(yè)務能力的培養(yǎng)，為財務人員落實報銷制度提供環(huán)境。二是為財務人員在晉升、考察、學習等方面提供機會，充分調動企業(yè)財務人員參與業(yè)務管理的積極性。三是定期組織企業(yè)財務人員就內部控制、預算管理、報銷流程等業(yè)務知識進行培訓，提高業(yè)務水平。財務部要定期給業(yè)務部門講解報銷管理辦法及其在報銷中需注意的事項，這樣可以大大減少不合規(guī)、不合理費用的產生。第四，財務部內部采取定期輪崗，業(yè)務互查等方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，降低糾錯成本，提高工作質量。（四）企業(yè)內部應樹立正確的費用報銷意識。企業(yè)管理層及工作人員應樹立起正確的費用報銷意識，保證獲取的發(fā)票真實、合法，避免個別工作人員利用報銷流程混亂、財務審核不嚴的機會貪污企業(yè)資金。同時，企業(yè)管理層應廣泛宣傳優(yōu)化費用報銷流程的重要意義，督促各個業(yè)務部門嚴格按照財務部門制定的流程開展報銷業(yè)務。另外，企業(yè)應建立財務管理業(yè)績考核機制，對于能夠按照預算指標辦理經濟業(yè)務的部門及工作人員給予一定的獎勵，特別是對于節(jié)省企業(yè)費用資金的工作人員給予精神上、物質上的獎勵。除此之外，企業(yè)應將費用報銷系統(tǒng)與業(yè)務模塊、預算管理模塊、會計核算模塊統(tǒng)一，實現(xiàn)自動化費用報銷管理。隨著電子發(fā)票、移動互聯(lián)及大數(shù)據等新技術的日益成熟，將會推動費用流程化報銷不斷創(chuàng)新，為企業(yè)財務管理、戰(zhàn)略管理提供強有力的數(shù)據支撐，為企業(yè)未來更快適應時代變革提供輔助力量。（五）提高企業(yè)全面預算管理水平。績效評價、預算執(zhí)行、預算編制是預算管理涉及的主要內容，其中預算編制需要依靠預算執(zhí)行進行實踐檢驗，預算執(zhí)行管理的過程之一就是費用報銷程序管理。為了實現(xiàn)收支與預算掛鉤的目的，企業(yè)管理層應樹立正確的預算管理意識，按照相應的財務核算流程填報費用預算審批表，保證各項費用支出嚴格控制在限額之內，避免企業(yè)資金被浪費、超支。同時，強化企業(yè)全面預算管理也可有效規(guī)范企業(yè)經濟業(yè)務行為，降低企業(yè)個別業(yè)務領導隨意支出企業(yè)資金行為。（六）規(guī)范企業(yè)票據管理。一是財務人員在審核費用報銷憑證過程中應強調發(fā)票的合法性，發(fā)票必須加蓋稅務機關監(jiān)制章，或加蓋財政部門公章的行政事業(yè)單位收費票據，并由開具單位加蓋企業(yè)發(fā)票專用章，這樣可以最直接地降低發(fā)票偽造風險及與實際業(yè)務存在差異的風險。二是財務人員應要求經辦人員提供的報銷票據必須符合以下要求，不可缺少如經濟業(yè)務內容、數(shù)量、發(fā)票開具時間、付款單位（抬頭）等內容，發(fā)票表面還應該清潔、可辨，不能存在任何挖補、涂改的痕跡。三是對于一些貨品項目與數(shù)量繁多的報銷業(yè)務，允許在發(fā)票后附貨物清單，并加蓋供應商公章，清單的數(shù)量與金額必須與發(fā)票內容一致。四是財務人員應通過“金稅三期”、增值稅發(fā)票比對系統(tǒng)，對供應商相關信息、發(fā)票真?zhèn)芜M行查驗，這是驗證發(fā)票真?zhèn)蔚淖钪苯?、最高效辦法。五是對于經辦人員將發(fā)票遺失的情況，應要求經辦人員詳細寫明事件緣由，并由經辦人員及業(yè)務部門領導共同簽字后方可辦理費用報銷。對于可以通過網絡系統(tǒng)獲得電子增值稅發(fā)票的情況，經辦人員應積極通過互聯(lián)網下載、打印增值稅發(fā)票，連同情況說明一并向財務部門提供審批。對于無法提供火車票、飛機票、打車票的費用，經辦人需提供的