公司文書(shū)檔案管理制

第頁(yè)共頁(yè)公司文書(shū)檔案管理制一、總則為了規(guī)范公司文書(shū)檔案管理工作，確保公司文書(shū)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、可靠性和安全性，便于公司管理、決策和歷史回溯，制定本《公司文書(shū)檔案管理制》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)本制）。二、基本原則1.法律依據(jù)：公司文書(shū)檔案管理遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和文件管理的規(guī)定，遵守信息保密、安全和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的相關(guān)法律法規(guī)。2.統(tǒng)一管理：公司設(shè)立檔案管理員，負(fù)責(zé)公司文書(shū)檔案的統(tǒng)一管理和監(jiān)督，確保文書(shū)檔案的保管與使用符合規(guī)定。3.完整準(zhǔn)確：公司文書(shū)檔案的錄入、整理、存儲(chǔ)均要求完整準(zhǔn)確，確保檔案能夠真實(shí)反映公司各項(xiàng)管理活動(dòng)的經(jīng)過(guò)和結(jié)果。4.安全保密：公司文書(shū)檔案的保管要加強(qiáng)物理安全和網(wǎng)絡(luò)安全，遵循信息保密的相關(guān)規(guī)定，防止泄露、損毀和篡改。5.流程規(guī)范：公司文書(shū)檔案的流程要求規(guī)范，包括文件的分類(lèi)、編號(hào)、審核、審批、歸檔等環(huán)節(jié)，確保操作規(guī)范性和文件的可控性。6.便于使用：公司文書(shū)檔案要便于快速查詢(xún)和使用，提高信息檢索效率，減少冗余和重復(fù)工作。三、文書(shū)檔案管理職責(zé)1.檔案管理員：負(fù)責(zé)公司文書(shū)檔案的日常管理工作，包括制定和推廣文書(shū)檔案管理規(guī)范、審核文書(shū)檔案的收集和歸檔、指導(dǎo)員工正確使用文書(shū)檔案等。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)檔案的管理工作，包括審核文書(shū)檔案的合規(guī)性、及時(shí)歸檔和更新檔案目錄等。3.員工：按照公司的文書(shū)檔案管理規(guī)范和要求，正確使用和保管文書(shū)檔案，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)。四、文書(shū)檔案的分類(lèi)和編號(hào)1.分類(lèi)：根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，將文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)，包括行政管理文書(shū)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文書(shū)、人力資源管理文書(shū)等。每個(gè)分類(lèi)都要制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范和操作指南。2.編號(hào)：為每個(gè)檔案文件設(shè)置唯一的編號(hào)，包括年份、分類(lèi)、序號(hào)等信息，用于快速識(shí)別和定位。編號(hào)規(guī)則和管理要求由檔案管理員制定并告知各部門(mén)。五、文書(shū)檔案的收集和錄入1.收集：各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)檔案的收集工作，定期將歸檔文件移交給檔案管理員，并填寫(xiě)移交清單，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.錄入：檔案管理員負(fù)責(zé)將已收集的文書(shū)檔案進(jìn)行整理、登記和錄入，按照編號(hào)規(guī)則生成對(duì)應(yīng)檔案目錄，準(zhǔn)確記錄文件的名稱(chēng)、發(fā)文單位、日期等信息。六、文書(shū)檔案的審核和審批1.審核：各部門(mén)在移交歸檔文件之前，要自行對(duì)文件進(jìn)行審核，確保文件的格式、內(nèi)容和合規(guī)性符合要求，以便檔案管理員進(jìn)行后續(xù)的歸檔工作。2.審批：檔案管理員對(duì)移交過(guò)來(lái)的文件進(jìn)行審核，確保文件的數(shù)量和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)與部門(mén)溝通糾正，并在檔案目錄中同步更新。七、文書(shū)檔案的歸檔和存儲(chǔ)1.歸檔：檔案管理員負(fù)責(zé)將被審核通過(guò)的文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔，按照分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的有序性和易查性。2.存儲(chǔ)：檔案管理員負(fù)責(zé)公司文書(shū)檔案的存儲(chǔ)工作，要確保檔案的安全和防止損壞，采取合適的手段保護(hù)檔案的完整性和可靠性，如選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)施、防火、防潮等措施。八、文書(shū)檔案的查詢(xún)和使用1.查詢(xún)：公司員工要有查詢(xún)文書(shū)檔案的需求，可向檔案管理員提出申請(qǐng)，檔案管理員要按照規(guī)定的程序和權(quán)限，提供需要查詢(xún)的文書(shū)檔案。2.使用：公司員工在使用文書(shū)檔案時(shí)，要確保文書(shū)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得隨意修改、復(fù)制和傳播，如有需要要及時(shí)向檔案管理員提出申請(qǐng)。九、文書(shū)檔案的保管期限和銷(xiāo)毀1.保管期限：公司文書(shū)檔案的保管期限要按照國(guó)家的規(guī)定執(zhí)行，包括永久保管、長(zhǎng)期保管和短期保管。檔案管理員要定期對(duì)過(guò)期的文書(shū)檔案進(jìn)行整理，移交給專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行長(zhǎng)期或永久保管。2.銷(xiāo)毀：檔案管理員要對(duì)達(dá)到銷(xiāo)毀期限的文書(shū)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保銷(xiāo)毀的文件無(wú)法恢復(fù)和泄露，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀記錄和報(bào)廢。十、附則1.本制定自頒布之日起執(zhí)行，如有需要可以進(jìn)行修訂和補(bǔ)充。2.檔案管理員對(duì)公司文書(shū)檔案的管理要進(jìn)行定期檢查和考核，對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。3.公司員