試論辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)

摘要為了適應(yīng)高速發(fā)展的現(xiàn)代科技水平以及數(shù)字信息浪潮的沖擊，企業(yè)要重新調(diào)整歷史定位，突破傳統(tǒng)辦公模式，有效控制成本投入，合理利用人力資源?；谟?jì)算機(jī)技術(shù)的辦公自動(dòng)化正是在這強(qiáng)烈的社會(huì)需求下被應(yīng)用到各行各業(yè)，探究如何提高辦公自動(dòng)化效率也成為當(dāng)下的研究熱點(diǎn)。因此該文旨剖析辦公自動(dòng)化的現(xiàn)代定義，結(jié)合KF公司工作現(xiàn)狀，研究如何有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將辦公自動(dòng)化落實(shí)到位。關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；OA系統(tǒng)

一、引言伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，改變了生活、工作的節(jié)奏和方式，我們正在進(jìn)入一個(gè)數(shù)字信息化大時(shí)代，并且以更加開放的姿態(tài)擁抱科技，從過去單一的借助機(jī)器辦公到現(xiàn)在現(xiàn)代化、多元化、自動(dòng)化辦公狀態(tài)，可以說計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)當(dāng)代自動(dòng)化辦公的核心要素。近年來，越來越多企業(yè)、單位引入計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)自動(dòng)化辦公的進(jìn)一步建設(shè)，來適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。二、辦公自動(dòng)化概述（一）辦公自動(dòng)化的定義辦公自動(dòng)化又指OA系統(tǒng)(OA：OFFICEAUTOMATION)是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的現(xiàn)代化辦公理念，最早在1975年由美國首次提出，1978年在日本等國家得到了發(fā)展和廣泛應(yīng)用。通過借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以人為辦公主體，以計(jì)算機(jī)為載體將復(fù)雜的工作簡化，從內(nèi)部上實(shí)現(xiàn)了員工的信息共享和群體的協(xié)同工作，此外還為企業(yè)的管理和決策提供了科學(xué)依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化高效辦公的目的。目前辦公自動(dòng)化雖然沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)定義，但其顯著的優(yōu)勢已經(jīng)在現(xiàn)代辦公領(lǐng)域中愈演愈烈，為現(xiàn)代辦公定義了一種新型辦公方式。（二）辦公自動(dòng)化特點(diǎn)辦公自動(dòng)化的核心是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用來完成企業(yè)智能辦公的需求。辦公自動(dòng)化借助了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將員工之間聯(lián)系在一起作為信息交互的新型橋梁，也能快速處理工作內(nèi)容，達(dá)到了高效溝通和節(jié)約成本的目的。因此辦公自動(dòng)化可以歸結(jié)為以下三個(gè)特點(diǎn)。第一，辦公自動(dòng)化的智能性。能夠?qū)崿F(xiàn)文字、圖像處理，幫助決策、檢測和管理項(xiàng)目等，這也是企業(yè)大力發(fā)展辦公自動(dòng)化最直接的目的。第二，辦公自動(dòng)化的集成性。集軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、員工管理等成為了一個(gè)有機(jī)整體，將內(nèi)部管理系統(tǒng)以及辦公系統(tǒng)與社會(huì)信息有形成了密切聯(lián)系系統(tǒng)。第三，辦公自動(dòng)化的多媒體性。提取多媒體信息如數(shù)字圖像、影音、表格等內(nèi)容并進(jìn)行快速處理，大大提高了辦公效率和辦公質(zhì)量。三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公室自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值（一）擴(kuò)大辦公室范圍，改善辦公環(huán)境互聯(lián)網(wǎng)如同一張大網(wǎng)將世界連接成為一個(gè)整體，如果將每個(gè)用戶看作一個(gè)結(jié)點(diǎn)，那么不管多遠(yuǎn)的距離都可以進(jìn)行交流。互聯(lián)網(wǎng)賦予了辦公自動(dòng)化的集成性，這一特性改變了傳統(tǒng)辦公模式下局限于小范圍的辦公交流，通過遠(yuǎn)程而實(shí)現(xiàn)了異地、異國協(xié)同辦公，有效控制了辦公的交流成本，也方便了辦公的信息交換。辦公自動(dòng)化的集成性還表現(xiàn)在建立信息共享集成環(huán)境，例如建立員工檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)等，將企業(yè)重要的數(shù)據(jù)信息化存儲(chǔ)，節(jié)省了物理存儲(chǔ)空間，提高了查閱、刪除和查找等數(shù)據(jù)操作效率。（二）降低企業(yè)運(yùn)營成本，提高員工工作效率網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到辦公系統(tǒng)的工作流中，打通業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)工程流程壁壘，提高數(shù)據(jù)的有效利用和企業(yè)的信息整合價(jià)值。對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，也能夠利用系統(tǒng)跟蹤員工工作進(jìn)度，掌握工作執(zhí)行情況，實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控及時(shí)反饋的高效管理，幫助領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)決策。（三）改善內(nèi)部協(xié)作辦公自動(dòng)化的智能性表現(xiàn)在了計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?yàn)檗k公提供高效操作系統(tǒng)，例如編輯文檔、接收和發(fā)送各種業(yè)務(wù)報(bào)告以及對其進(jìn)行審查等機(jī)械性工作，通過計(jì)算機(jī)軟件可以自動(dòng)化、規(guī)范化快速處理，實(shí)現(xiàn)了辦公文件的起草、傳閱、審批、簽發(fā)、歸檔等步驟的電子化自動(dòng)流轉(zhuǎn)方式和無紙化辦公，不僅提高辦公效率，也能進(jìn)一步提高挖掘員工潛在價(jià)值的可能性。而各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行審批和簽字時(shí)也能夠在信息平臺(tái)上及時(shí)處理，即將辦公人員放置在了同一個(gè)辦公平臺(tái)進(jìn)行協(xié)同工作。四、辦公室自動(dòng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)的缺點(diǎn)——以KF公司為例（一）員工的工作能力與辦公自動(dòng)化操作之間的矛盾盡管計(jì)算機(jī)技術(shù)為辦公自動(dòng)化提供了有力的技術(shù)支持，大大提高了員工的工作效率，但公司作為一個(gè)崗位豐富的單位，員工年齡、個(gè)人專業(yè)知識(shí)傾向領(lǐng)域不盡相同，也就造成了員工計(jì)算機(jī)能力參差不齊，對于上了年紀(jì)接受新事物能力下降或是不熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的員工來說，多元復(fù)雜的辦公自動(dòng)化操作反而增加了員工的工作量，打擊員工工作熱情。另外，電視臺(tái)也未能重視到這一差距，相應(yīng)的員工上崗培訓(xùn)不到位，沒有真正發(fā)揮出辦公自動(dòng)化操作的最大效益，提高辦公效率成果不顯著。（二）辦公室管理系統(tǒng)有待完善辦公室管理系統(tǒng)是整個(gè)辦公自動(dòng)化的中控系統(tǒng)，是奠定辦公自動(dòng)化方向是否正確、過程是否高效的重要基礎(chǔ)，在推動(dòng)企業(yè)現(xiàn)代化辦公建設(shè)中具有重要作用和意義。但在正式的工作中辦公自動(dòng)化并未全方位落實(shí)，首先缺乏對辦公自動(dòng)化的正確認(rèn)識(shí)，不能有效實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互的高效合作。其次，辦公自動(dòng)化未能落實(shí)到每一個(gè)辦公環(huán)節(jié)，造成計(jì)算機(jī)技術(shù)資源和功能的浪費(fèi)，對推動(dòng)單位進(jìn)步和創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益作用并不大。（三）未能構(gòu)建良好的辦公自動(dòng)化運(yùn)行環(huán)境良好的辦公氛圍是有效落實(shí)辦公自動(dòng)化，提高員工接受度，促進(jìn)員工工作積極性，提升人機(jī)交互協(xié)調(diào)性的重要客觀因素。但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境建設(shè)方面卻有所缺乏，本質(zhì)上仍未跳出傳統(tǒng)辦公模式，辦公環(huán)境中的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化應(yīng)用僅僅作為錦上添花的部分，在辦公過程中處于可有可無的狀態(tài)，沒有根本的、切實(shí)的提高辦公效率。五、加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在KF公司辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的策略基于信息社會(huì)發(fā)展對信息化建設(shè)要求提高而展開的辦公自動(dòng)化建設(shè)工作中，公司單位要落實(shí)辦公無紙化，推動(dòng)辦公自動(dòng)化就要實(shí)現(xiàn)三網(wǎng)融合全臺(tái)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通、單位信息自動(dòng)化程度提升。（一）建立健全的管理體系1.完善協(xié)同工作平臺(tái)管理公司的許多工作例如事項(xiàng)審批、公文匯報(bào)、項(xiàng)目請示等工作都可以借助信息平臺(tái)進(jìn)行交流和管理。在管理過程中要給予自由和規(guī)范兩種協(xié)同工作方式，支持流程權(quán)限節(jié)點(diǎn)自定義，實(shí)現(xiàn)協(xié)同的文檔的歸檔、預(yù)歸檔功能，進(jìn)行項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)，支持簡捷的文字編輯、信息流轉(zhuǎn)、回復(fù)、意見加載，以及附件加載。支持手寫簽名、公章管理、痕跡保留，支持Word、Exccl文件的讀寫，支持單位內(nèi)部協(xié)同信息與電子郵件之間的相互轉(zhuǎn)換。此外，構(gòu)建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，也可以借鑒國外的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合中國國內(nèi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，構(gòu)建一套完整的計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)。2.統(tǒng)一規(guī)范辦公自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)為保障實(shí)施辦公自動(dòng)化過程中是朝著一致的方向建設(shè)和進(jìn)步的，在落實(shí)改進(jìn)策略時(shí)應(yīng)注意以下原則：第一，為了最大程度利用辦公的自動(dòng)化系統(tǒng)的軟硬件平臺(tái)，有效控制成本，要善于繼承和總結(jié)前期的運(yùn)維經(jīng)驗(yàn)。第二，提高安全保障建設(shè)的廣度和維度，外部安全建設(shè)上多方位阻止惡意軟件和惡意攻擊，內(nèi)部安全建設(shè)上采取數(shù)據(jù)多備份存儲(chǔ)的方式保障數(shù)據(jù)的安全。第三，保證操作系統(tǒng)平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)技術(shù)的國際先進(jìn)性。第四，為提高系統(tǒng)的兼容性，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和使用時(shí)要嚴(yán)格參考國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，降低因?yàn)榭陀^條件帶來的不必要影響。第五，人性化設(shè)計(jì)要求保證各功能模塊的簡潔、直觀、易用。第六，系統(tǒng)符合三層瀏覽器/服務(wù)器(B/S)體系結(jié)構(gòu)，功能擴(kuò)展性強(qiáng)。第七，設(shè)計(jì)或引用的系統(tǒng)要具有前瞻性，即能滿足當(dāng)前工作需求的同時(shí)，在未來一段時(shí)間內(nèi)也能正常服務(wù)。（二）建立健全辦公自動(dòng)化操作環(huán)境1.引入適合的辦公軟件公司在將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化中要充分結(jié)合單位實(shí)際情況，以及我國基本的國情等客觀事實(shí)目前市場上存在許多實(shí)用性并不高的辦公自動(dòng)化軟件，不能夠滿足在市場經(jīng)濟(jì)形勢下各種不同行業(yè)領(lǐng)域的不同辦公需求，因此在引入軟件之前，技術(shù)人員要對軟件足夠熟悉，管理層也要考慮到軟件的實(shí)用性，是否與員工能力匹配，避免出現(xiàn)引入軟件不適合單位辦公，無法將軟件與辦公聯(lián)系起來，造成資源浪費(fèi)。公司的辦公主要是服務(wù)人民，因此市面上許多盈利性質(zhì)的辦公自動(dòng)化軟件并不適用，以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì)為如公司涉及到的業(yè)務(wù)有財(cái)務(wù)報(bào)銷、人事管理、各類宣傳、公文發(fā)布與管理等基礎(chǔ)模塊，而企業(yè)則有營銷模塊、生產(chǎn)開發(fā)模塊等。對此，要選擇行業(yè)針對性或功能更強(qiáng)大的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。2.技術(shù)的多元化整合與應(yīng)用為了應(yīng)對多元化時(shí)代的影響，公司在建設(shè)辦公自動(dòng)化的過程中也要注意技術(shù)的多元整合與應(yīng)用，堅(jiān)持單一的技術(shù)或軟件帶來的幫助也是具有局限性的，作為媒體行業(yè)更要有統(tǒng)籌兼顧的思想，才能更好地服務(wù)各個(gè)行業(yè)的人民，因此，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)、通信技術(shù)融會(huì)貫通聯(lián)合起來，全面提高辦公效益。例如借助多媒體技術(shù)，建立公司的公眾號、微博號等，方便與人民群眾進(jìn)行交流，行使合法的權(quán)利。3.軟硬件上保障辦公的安全性計(jì)算機(jī)技術(shù)帶來便捷的同時(shí)也帶來了新的安全威脅，因此,為了使在開發(fā)過程中有效、持續(xù)地提高經(jīng)濟(jì)效益,建立辦公自動(dòng)化操作安全環(huán)境應(yīng)該非常重要。注意安重要信息泄露、財(cái)務(wù)安全等，從技術(shù)上要完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，有效搭建防火墻，為建設(shè)辦公自動(dòng)化環(huán)境提供安全保障。（三）提高員工的工作能力員工的工作能力在辦公自動(dòng)化中發(fā)揮到至關(guān)重要的作用，在推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化中扮演了核心角色。員工是實(shí)施辦公自動(dòng)化的主體，要從根源上切實(shí)提高辦公效率，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化就要提高員工的計(jì)算機(jī)素質(zhì)教育。首先要做好辦公自動(dòng)化宣傳工作，將智能化思想全方位滲透到員工和領(lǐng)導(dǎo)的心中，提高對辦公自動(dòng)化的認(rèn)可度和重視度。其次，要加強(qiáng)員工的培訓(xùn)工作，安排老師帶領(lǐng)學(xué)習(xí)《手冊》內(nèi)容，并定期進(jìn)行考核，保證能夠充分掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，最大程度上利用辦公自動(dòng)化技術(shù)來提高辦公效益。隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入發(fā)展，要降辦公自動(dòng)化相關(guān)知識(shí)納入員工入職考核評價(jià)中，提高員工入職門欖，選拔滿足現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化要求的高質(zhì)量人才。最后，對于技術(shù)人員要關(guān)注行業(yè)最新動(dòng)態(tài)，保持創(chuàng)新性，致力開發(fā)出符合公司要求和人民群眾需求的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境貢獻(xiàn)力量。結(jié)論綜上所述，辦公自動(dòng)化是未來社會(huì)和市場經(jīng)濟(jì)的必然趨勢，是提高企業(yè)辦公效率的有力手段，也是滿足高度信息化、自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)辦公業(yè)務(wù)環(huán)境，良好的單位文化建設(shè)，增強(qiáng)企業(yè)競爭力的重要途徑。所以對公司來說，要持續(xù)推進(jìn)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和落實(shí)，通過更加高效的辦公為人民群眾帶來更高質(zhì)量的服務(wù)。參考文獻(xiàn)[1]周余.計(jì)算機(jī)視覺技術(shù)在農(nóng)村公路自動(dòng)化檢測中的應(yīng)用研究[D].重慶交通大學(xué),2