水利普查檔案講座

水利普查檔案整理原則

與一般方法山東省檔案局法規(guī)經(jīng)科處洪升

Tel13969033360E-mail：hs9341@126.com一、概述二、歸檔文件分類與保管期限劃分三、整理原則四、紙質(zhì)文件整理方法五、特殊載體材料整理方法一、概述（一）本次講座依據(jù)文件水利部、國家檔案局《第一次全國水利普查檔案管理辦法》（2011年4月）國務(wù)院第一次全國水利普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室《部屬有關(guān)單位水利普查歸檔文件材料整理要求》（2011年11月23日）國家檔案局《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB∕T11822-2008)（二）概念說明卷：即案卷，是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案組卷單位。全宗：一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。卷內(nèi)目錄：登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。案卷目錄：以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后或直接印刷在卷皮內(nèi)底面。保管期限：對檔案劃定的存留年限。分為兩種期限，即永久和定期。定期一般分為30年、10年。檔號：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號由全宗號、分類號（或項(xiàng)目代號或目錄號）、案卷號組成?？萍紮n案檔號實(shí)例：

檔號示例01F·13·15—11

案卷號

單項(xiàng)工程代號

工業(yè)建筑類代號

基建檔案類別代號全宗號二、歸檔文件分類與保管期限劃分

水利普查文件材料分為10大類：（一）水利普查管理文件：23項(xiàng)內(nèi)容。1、永久保管期限：本級黨政機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)水利普查工作的文件材料；本級水利普查機(jī)構(gòu)形成的重要文件材料；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本部門主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級和下級部門有關(guān)重要業(yè)務(wù)問題的來往文件材料。2、定期保管期限：本級水利普查機(jī)構(gòu)形成的一般性文件材料；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本部門主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；下級部門報送的工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等材料。（二）河湖基本情況普查：分為河流普查和湖泊普查2類15項(xiàng)內(nèi)容。（三）水利工程基本情況普查：分為水庫工程、水電站工程、水閘工程、泵站工程、堤防工程、農(nóng)村供水工程、塘壩工程、窖（池）工程9類54項(xiàng)內(nèi)容。（四）經(jīng)濟(jì)社會用水情況調(diào)查：分為居民生活典型用水戶、灌區(qū)、規(guī)?；笄蒺B(yǎng)殖場、公共供水企業(yè)、工業(yè)企業(yè)、建筑業(yè)和第三產(chǎn)業(yè)、河道外生態(tài)環(huán)境用水7類35項(xiàng)內(nèi)容。（五）河湖開發(fā)治理保護(hù)情況普查：分為河湖取水口普查、地表水水源地普查、河流治理保護(hù)情況普查、湖泊治理保護(hù)情況普查、入河湖排污口普查5類30項(xiàng)內(nèi)容。（六）水土保持情況普查：分為土壤侵蝕普查、侵蝕溝道普查、水土保持措施普查3類17項(xiàng)內(nèi)容。（七）水利行業(yè)能力建設(shè)情況普查：水利行政機(jī)關(guān)、水利事業(yè)單位、水利企業(yè)、水利社會團(tuán)體、鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利管理單位5類25項(xiàng)內(nèi)容。（八）灌區(qū)專項(xiàng)普查：分為灌區(qū)面積普查、50（含）-2000畝灌區(qū)普查、2000畝及以上灌區(qū)普查3類18項(xiàng)內(nèi)容。（九）地下水取水井專項(xiàng)普查：分為規(guī)模以上機(jī)電井普查、規(guī)模以下機(jī)電井和人力井普查、規(guī)模以上地下水水源地普查3類16項(xiàng)內(nèi)容。（十）水利普查音像、實(shí)物類：3項(xiàng)內(nèi)容。三、整理原則

（一）水利普查文件材料應(yīng)按“卷”為單位，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系和成套、系統(tǒng)，進(jìn)行整理組卷。（二）成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。（三）精裝和平裝書本式文件材料自成一卷的，可保持原狀。在每件文件材料封面的右上角注明檔號，并編制卷內(nèi)目錄和備考表。（四）散裝的圖紙可不裝訂，在每張圖紙右上角（或適當(dāng)位置）注明檔號；一套圖紙一個檔號，但在一套內(nèi)每張圖紙的案卷流水號后面應(yīng)用小括弧注明“幾分之幾”，如：SP1-2-1（1∕18）。案卷卷內(nèi)備考表卷內(nèi)文件N卷內(nèi)文件2卷內(nèi)文件1卷內(nèi)目錄案卷封面(五)檔號編制原則：水利普查檔案檔號由水利普查檔案類別代碼、文件材料類別代碼、案卷流水號組成。

如：SP1-1-1.2.3…n

案卷流水號文件材料類別代碼水利普查檔案類別代碼

水利普查科技檔案檔號的編制為：第一次全國水利普查科技檔案類別代碼(SP1)－文件材料類別代碼－案卷流水號。文件材料類別代碼參見《第一次全國水利普查檔案管理辦法》的附件順序，具體編制檔號如下：1、水利普查管理文件類：SP1-1-1.2.3…n；2、河湖基本情況普查類：SP1-2-1.2.3…n；3、水利工程基本情況普查類：SP1-3-1.2.3…n；4、經(jīng)濟(jì)社會用水情況調(diào)查類：SP1-3-1.2.3…n；5、河湖開發(fā)治理保護(hù)情況普查類：SP1-5-1.2.3…n；6、水土保持情況普查類：SP1-6-1.2.3…n；7、水利行業(yè)能力建設(shè)情況普查類：SP1-7-1.2.3…n；8、灌區(qū)專項(xiàng)普查類：SP1-8-1.2.3…n；9、地下水取水井專項(xiàng)普查類：SP1-9-1.2.3…n；10、水利普查音像、實(shí)物類：SP1-10-1.2.3…n。(六)水利普查中形成的電子文件參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894—2002)進(jìn)行整理歸檔。(七)水利普查中形成的音像材料參照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA／T15—1995)進(jìn)行整理歸檔。(八)水利普查中形成的照片參照《照片檔案管理規(guī)范》(GB／T11821—2002)進(jìn)行整理歸檔。四、紙質(zhì)文件整理方法（一）卷內(nèi)文件材料排列常用方法：

1.按文件材料形成的時間順序排列2.按圖樣材料和文件的編號順序排列3.按文件材料的重要程度排列4.按文件材料的形式特征排列5.案卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)排在一起具體是：管理文件按問題、時間或重要程度排列。業(yè)務(wù)文件按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)，結(jié)合課題階段、工作程序依次排列。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。具體排列時，印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)制件在前，原件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后（如批復(fù)在前，請示在后）；譯文（中文）在前，原文（外文）在后；設(shè)計文件材料目錄在前，設(shè)計圖樣文件在后；綜合性的文件在前，素材性的文件在后；文字材料在前，圖樣在后。(二)卷內(nèi)文件頁號編寫案卷內(nèi)有內(nèi)容的文件材料均用鉛筆編寫頁號，空白頁不編號。單面有內(nèi)容的，頁號編寫在右下角；雙面有內(nèi)容的，頁號編寫在正面的右下角和背面的左下角。成套圖樣或印刷成冊的文件材料自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。(三)案卷封面編制案卷封面應(yīng)采用無酸牛皮紙制作（見附圖）。案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。業(yè)務(wù)類案卷題名主要包括項(xiàng)目名稱或代號、階段名稱、文件類型名稱等（見附圖）。立卷單位填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的部門或單位。起止日期填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。保管期限填寫依照有關(guān)規(guī)定給案卷劃定的保管期限。密級填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。檔號按照有關(guān)規(guī)定填寫。

例：案卷題名

新汶礦業(yè)集團(tuán)孫村煤礦凈水、供水站工程配電、照明竣工圖

孫村煤礦凈水、供水站工程——單項(xiàng)工程配電、照明—————————專業(yè)性質(zhì)竣工圖—————————文件材料名稱

檔號:

（案卷題名）

立卷單位起止日期保管期限密級●●●（四）卷內(nèi)目錄的編制序號文件編號責(zé)任者文件題名日期頁號備注檔號卷內(nèi)目錄①序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號。

②文件編號：填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。③責(zé)任者：填寫文件的制發(fā)單位或責(zé)任者，填寫責(zé)任者應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱；有多個責(zé)任者時，可填寫第一責(zé)任者。

④文件題名：填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

⑤日期：填寫文件形成的時間（年、月、日）。⑥頁號：填寫每件文件材料在確定卷內(nèi)排次序時，編寫的文件首尾頁號，即起止頁號。

⑦備注：填寫需說明情況(如缺損、修改、移出、銷毀等)。

⑧檔號（五）卷內(nèi)備考表編制互見號：說明：

立卷人：

年月日

檢查人：

年月日卷內(nèi)備考表檔號：排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面立卷人——由立卷責(zé)任者簽名立卷日期——填寫完成立卷的時間檢查人——由案卷質(zhì)量審核者簽名檢查日期——填寫案卷質(zhì)量審核的時間說明——標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題互見號——填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型檔號（六）案卷目錄的編制序號檔號案卷題名總頁數(shù)保管期限備注案卷目錄序號：應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號。檔號、案卷題名、保管期限應(yīng)與案卷封面所標(biāo)識一致。?？傢摂?shù)：應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。備注：可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。(七)案卷裝訂裝訂前，首先應(yīng)將原有的訂書釘、回形針等對文件保存有影響的金屬物品拆掉(精裝和平裝等書本式的文件材料除外)。其次對破損文件進(jìn)行修復(fù)，對文字模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制(包括對含有以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡材料制成的文件材料)。對大于A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層次，折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處，折疊時標(biāo)題欄露在右下角。案卷采用三孔一線的方法裝訂，裝訂長度以160mm為宜，裝訂位置在案卷左側(cè)中部，距訂口邊10mm（見上圖）。(八)裝盒卷盒宜采用單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。卷盒的外形尺寸為31Omm×220mm(長×寬)，盒脊厚度設(shè)置為60mm。同一保管期限的文件材料按照檔號順序裝盒。五、特殊載體材料整理方法（一）電子文件1、概念說明：歸檔電子文件：指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。邏輯歸檔：指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

2、歸檔要求：歸檔電子文件移交檔案部門時，應(yīng)采取物理歸檔方式。將帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔。歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

3、整理原則：歸檔電子文件的整理按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）規(guī)定的要求進(jìn)行。歸檔電子文件以件為單位整理。同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問題)或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)(問題)等分類方案進(jìn)行分類。按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。電子文件的著錄應(yīng)參照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）進(jìn)行著錄，同時按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(如責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等)。將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄（二）照片檔案1、整理原則：照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。2、整理方法：⑴分類：應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題進(jìn)行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—問題—年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。⑵排列：應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊時應(yīng)同時考慮不同保密等級照片的定位。

⑶編號：照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼，冊號、張?zhí)柣蛉谔枴⒈９芷谙薮a、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式：格式一：全宗號—保管期限代碼—冊號—張?zhí)柛袷蕉喝谔枴９芷谙薮a—張?zhí)柸谔枺簷n案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、2、3”對應(yīng)代表永久、30年、10年。冊號：在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊的排列從“1”開始的順序編號。張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦詢?nèi)的排列從“1”開始的順序編號。格式二中的張?zhí)柺侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片的排列從“1”開始的順序編號。⑷入冊：照片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。應(yīng)按照分類、排列順序即照片號順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?，組成照片冊。⑸大幅照片的放置：對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照照片號順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。⑹單張照片說明的填寫：①說明的格式：說明應(yīng)用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：題名：照片號：底片號：參見號：時間：攝影者：文字說明：②說明的內(nèi)容：題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。參見號是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。

照片的拍攝時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。攝影者一般填寫個人，必要時可加寫單位。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。⑺大幅照片的說明：對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。⑻組合照片說明的填寫：一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。說明應(yīng)概括提示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)，并指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。3、目錄編制：目錄種類：包括冊內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等?；灸夸洠赫掌瑱n案基本目錄的必備項(xiàng)目，包括照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目。基本目錄的條目應(yīng)按照照片號排序。冊內(nèi)目錄：冊內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項(xiàng)目是：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號排序。冊內(nèi)目錄位于冊內(nèi)最前面。（三）音像檔案：歸檔的磁帶必須貼上標(biāo)簽。錄像帶盒上需標(biāo)注帶編號、檔號、片名、放映時間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語別、密級等標(biāo)識。錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號、檔號、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄制日期、密級、講話時間等。在貯存音像檔案的同時，應(yīng)保存有關(guān)音像檔案的文件資料，內(nèi)容包括：寫操作日期、系列號、文件號、記錄密度模式、當(dāng)前目錄、狀態(tài)、生產(chǎn)者鑒定、使用日期及其它一些需要著錄的內(nèi)容。不得用鉛筆或水溶性墨水書寫。

（四）實(shí)物檔案：1、概念說明：立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實(shí)物為載體的，并具有長遠(yuǎn)保存利用價值的歷史記錄。包括：