發(fā)布會策劃書

發(fā)布會策劃書公布會籌劃書

正文開頭新聞公布會議包括記者款待會、新聞公布會、酒會等多種形式。一般來說，酒會更自由、隨便一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬于其它形式，比方，有的在款待會后進行酒會或茶會。記者款待會一般是專題性的，以“答記者問”為主要特色。另外，新聞公布會由公關(guān)負責(zé)人執(zhí)行即可，而記者款待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞公布會。因此我們重點來探討它。為了使說明更詳細，我們先來假設(shè)一個案例，然后結(jié)合此案例來談：

國內(nèi)A生物制藥企業(yè)研制出一種“艾滋病疫苗”和艾滋病治療新藥“艾而必妥”。該疫苗可以采納注射，也可以采納口服的方式植入人體，植入人體后，三天內(nèi)即充分產(chǎn)生“抗體”。在被注射人通過各種傳播途徑接觸HIV病毒時，“抗體”將自動發(fā)揮免疫功能。而艾滋病治療新藥“艾而必妥”則可掌握病情，逐步到達治療(尚不能根治，根治藥品正在進一步討論中)的效果。其有效性得到藥品治理部門認可，并獲得專利。

A企業(yè)預(yù)備在國內(nèi)大規(guī)模上市該藥品，下一步在國外查找總代理商，為此他們預(yù)備在北京召開公布會。由于該產(chǎn)品填補了國內(nèi)的空白，而且也走在世界醫(yī)藥技術(shù)的前沿，因此，企業(yè)打算花大力氣作好本次新聞公布會。

信息公布的目標受眾為：國內(nèi)藥品、醫(yī)療行業(yè)、成年一般公眾，國外公眾只是兼及。

擬邀請對象：新聞媒體;衛(wèi)生醫(yī)藥治理部門官員、專家;藥品經(jīng)銷商、患者代表或關(guān)懷該事業(yè)的知名人士。

公布會規(guī)模：新聞媒體90家(約100人)，有關(guān)官員專家25人，經(jīng)銷商40人，患者代表3人，知名人士2人。

現(xiàn)在你是國內(nèi)局部的新聞公布會總籌劃、總協(xié)調(diào)，你將如何著手組織?有哪些步驟，留意哪些要點?

新聞公布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大局部：

1、活動籌劃與主題確定

2、節(jié)目籌劃與議程安排

3、資料預(yù)備

4、與會人員邀請、溝通與確定

5、時間、場地落實與場景布置

6、產(chǎn)品展現(xiàn)、演示與信息公布

7、現(xiàn)場氣氛掌握

本案例的參與人數(shù)缺乏200人，應(yīng)屬于中小型的公布會?，F(xiàn)在我們來爭論怎么樣一步一步把它做好。

一、清晰此次公布會所要達成的目標，公布會的類型，以確定其規(guī)格、方向和根本風(fēng)格。

本次公布會主要目的是通過新聞媒體向衛(wèi)生醫(yī)療界、公眾傳達企業(yè)新產(chǎn)品信息，傳達企業(yè)技術(shù)領(lǐng)先的形象，以及“促進人類安康”的品牌形象。公布會的類型屬于信息公布，規(guī)格應(yīng)當(dāng)較高。由于是企業(yè)的信息公布，因此，不同于政治性強的會議，根本風(fēng)格不應(yīng)太嚴厲，正式標準中有活潑。

二、成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。

一個公布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此穿插，必需統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時進展，僅憑一己之力，殊難完成。組織、溝通和協(xié)調(diào)特別重要。

從這個公布會來看，主要的工作可以分為幾大塊：活動籌劃與資料預(yù)備、官員專家邀請與溝通、新聞媒體的邀請與溝通、經(jīng)銷商的邀請與溝通、產(chǎn)品講解與展現(xiàn)、后勤與會務(wù)、現(xiàn)場布置等，建立組織應(yīng)當(dāng)根據(jù)事情而定。

建立組織的原則：一是“專業(yè)原則”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比方，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的預(yù)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組;二是“平衡原則”，因事設(shè)組，每個組的工作量相對平衡;三是“分工原則”，分工應(yīng)當(dāng)明確，職責(zé)清楚，以防止相互推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確;四是“扁平原則”，一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”構(gòu)造，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證敏捷機動，人員不要太多，精干、高效為要;五是“制度原則”，盡管是臨時性組織，但一旦參加組織機構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。

以下是建立機構(gòu)的一種方法：

一個公布會牽涉到各個部門，一般來說，公司高層及分管副總會在籌委會中擔(dān)當(dāng)肯定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會有些講話和表態(tài)。在整個活動中，相關(guān)部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持很重要。

籌辦新聞公布會，牽扯的精力和時間比擬多，有條件的企業(yè)可以請專業(yè)的公關(guān)公司代理。

三、確定時間、流程與目標治理，并做好反愧調(diào)整。

時間的掌握，一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現(xiàn)。留意在安排的時間上要合理,同時要留有余地,一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整，調(diào)配，完善。

流程治理是指在活動中，整個活動是一個系統(tǒng)工程，各項工作內(nèi)容之間的相互連接、協(xié)調(diào)和協(xié)作關(guān)系及其有機組合的過程治理。比方在該活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程治理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個局部有著清楚的熟悉，便于找出工作的關(guān)鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現(xiàn)。

四、活動籌劃、確定活動主題。

活動籌劃主要包括如下內(nèi)容：

1、會議議程籌劃安排

大多數(shù)公布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管公布會是一個正式的會議，但可以做得更活潑一些，尤其是會議的開幕。

從產(chǎn)品的屬性來看，常規(guī)的***跳舞之類明顯不太適合，但是，能夠以一個因捐血而感染艾滋病的母女倆的戲劇性經(jīng)受編寫一段話劇或小品作為開幕，自動引入正題，明顯會別開生面一些，而且不會破壞整個公布會的風(fēng)格。

在會議議程安排時，留意緊湊、連貫，從實踐來看，一般掌握在一到兩個小時為宜。特殊是發(fā)言的時間，演講稿件字數(shù)應(yīng)當(dāng)掌握在把問題講清晰的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鐘到20分鐘之間比擬適宜。

2、主題籌劃

公布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接消失“XXX公布會”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。

比方此次公布會可以有這三種形式：

(1)、A企業(yè)艾滋病防治新藥上市新聞公布會

(2)、“讓人類遠離艾滋脖

——A企業(yè)艾滋病防治新藥上市新聞公布會

(3)、“A企業(yè)·遠離艾滋脖新產(chǎn)品上市新聞公布會

主題將消失在現(xiàn)場的背景板中，傳播媒體也將高頻率地提到，因此應(yīng)以簡潔、上口為要，字數(shù)一般不宜太多。

另外，根據(jù)國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，但凡主題中有“新聞”字樣的公布會，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。一般來說，實踐中，許多企業(yè)略去“新聞”字樣，采納其它稱法。

這樣，整個公布會可以虛擬簡潔議程如下：

“A企業(yè)·遠離艾滋脖新產(chǎn)品上市新聞公布會

議程表

地點：北京國際會議中心X樓XX廳

時間：XX年9月15日(星期X)

上午9：30—11：30

9：00—9：15公司專題介紹片放映

9：15—9：30小型話劇

9：30—9：35主持人宣布會議開頭、來賓介紹

9：35—9：50總裁致辭

9：50—10：10新產(chǎn)品介紹

............

11:00—11：30答記者問

11：30主持人宣布會議閉幕

五、確定參會人員。

確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個公布會的規(guī)格與規(guī)模，進而影響公布會的各個因素。比方，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者便利起見，會議地點或會議的一局部內(nèi)容改為機嘗貴賓室進展，或者時間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作掌握的“關(guān)鍵點”，宜重點來抓。

參會人員的選擇上，效勞公布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強的人員參與。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣大的人。本次公布會官員、專家主要是衛(wèi)生、醫(yī)藥界、質(zhì)量監(jiān)視、工商治理、行業(yè)協(xié)會、學(xué)術(shù)機構(gòu)人士。

患者代表是一個難題，醫(yī)院對艾滋病患者有公平對待及保密的義務(wù)，由于觀念上的緣由，能夠公開出席會議的少，不過，也是可以找到的，但要征得他們的同意。另外，有些國外的球星、影星也已公開是HIV的感染者，可以設(shè)法和他們聯(lián)系。

知名人士，對艾滋病宣傳抱有熱忱的濮存晰可以考慮，設(shè)法與他的經(jīng)紀人取得聯(lián)系，并落實他的時間。

新聞記者則是公布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發(fā)出邀請函，然后電話落實。時間較突然的新聞大事可以采納電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統(tǒng)計工作。本次公布會媒體大約分為四局部：日報型的政府媒體，晚報、都市報等群眾媒體，醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)媒體，國際性或海外媒體。

六、擬定活動籌劃案和詳細操作方案。

活動籌劃案是指導(dǎo)整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供籌劃活動用。一般來說，會議核心成員才供應(yīng)。

詳細操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者幫助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個活動的詳細操作，一般比擬具體，詳細到每一個人每一步，甚至詳細到胸卡的內(nèi)容，時間上詳細到分鐘。一般會議人員人手一份。

七、新聞通稿及相關(guān)資料預(yù)備

供應(yīng)給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按挨次擺放，再在新聞公布會前發(fā)放給新聞媒體，挨次依次為：

1、會議議程

2、新聞通稿

3、演講發(fā)言稿

4、公司宣傳冊

5、有關(guān)圖片

6、紀念品(或紀念品領(lǐng)用券)

7、企業(yè)新聞負責(zé)人名片(新聞公布后進一步采訪、新聞發(fā)表后寄達聯(lián)絡(luò))

新聞通稿包括如下：

1、消息稿。字數(shù)較短，一般在1000字以內(nèi)，公布起來快，有的媒體在公布會完畢不到一小時就已經(jīng)出版。有人喻之為“短槍”。

2、通訊稿。篇幅較長，內(nèi)容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清晰的背景等問題可以進展具體闡述。

消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度供應(yīng)多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。有人喻之為“長矛”。

3、背景材料。

4、圖片資料。

以上資料一般以書面形式供應(yīng)，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。

5、重要發(fā)言。對新聞記者有用的發(fā)言稿。比方，企業(yè)最高負責(zé)人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價值的代表的發(fā)言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標準。

6、公司宣傳冊。

7、參會重要人物、知名人士材料。

八、時間選擇與場地落實、現(xiàn)場布置。

時間選擇在新聞籌劃中是一種藝術(shù)，公布時機選擇不同，效果迥異。

企業(yè)公布會有時要避開重大的大事、會議，比方“2會期間”版面較緊急，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機，比方相關(guān)性大的時候，起到借勢的效果。

比方這次公布會可以選擇在“國際艾滋病宣傳日”，這將起到很好的效果。固然，還要結(jié)合企業(yè)本身的狀況，值不值得等這一時機?來不來得及?有沒有必要?整體分析后作出決策。

另外，在時間上，一般選擇人們簡單記起的日子，如節(jié)日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。假如是星期六、星期天或其他節(jié)假日，可以考慮在下午進展。

場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：

一是品位與風(fēng)格。

場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見。由于各方面的配套好一些。

酒店有不同的星級，從今次公布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。

另外，非正式的會議，或離自然、安康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。

酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，比方人民大會堂、釣魚國賓館政治性較強些，凱賓斯基、希爾頓則德、美的風(fēng)格強一些，有些則體育性質(zhì)強些，如亞運村或奧林匹克。選擇酒店的風(fēng)格要留意與公布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。

二是有用性與經(jīng)濟性。

會議廳容納人數(shù)?主席臺的大小?投影設(shè)備、電源?布景、胸部麥克風(fēng)、遠程麥克風(fēng)?相關(guān)效勞如何?

住宿、酒品、食物、飲料的供應(yīng)?

價錢是否合理?有沒有空間的鋪張?

等等，這些都要考慮。

三是便利性。

離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否便利?

現(xiàn)場布置，含以下幾項主要內(nèi)容：

1、背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體留意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準。

2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。

3、席位擺放。

擺放方式：公布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、爭論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。留意確定主席臺人員。不過，現(xiàn)在許多會議采納主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。

擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。

本次公布會可以這樣排放位置：

(1)一、二排：貴賓與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，地位越高者趨于中間和前面，人員多時可考慮兩排，最邊上的位置空出。必要時有席卡，注明貴賓與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的姓名，有時帶單位與職務(wù)。

(2)三排以下若干排：記者席，電視記者盡量安排在前，通道邊上，攝像機可正對主席臺，也可以對下面的會場進展掃描。

(3)再次為經(jīng)銷商席位。

(4)公司一般人員及旁聽席。

留意席位的預(yù)留，一般在后面會預(yù)備一些無桌子的坐席。

4、相關(guān)設(shè)備在公布會前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。

5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡送牌，一般酒店有這項效勞。事先可請好禮儀小姐迎賓。

一般會議會要求與會者留下名片，預(yù)備好“請賜名片”盒。

九、現(xiàn)場掌握。

現(xiàn)場掌握是表達總協(xié)調(diào)人應(yīng)變力量的一環(huán)，事實上，一個好的協(xié)調(diào)人會將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比方平常做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是由于溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的巰忽。應(yīng)當(dāng)重點重視這些方面;其次，要在事前預(yù)備好備選方案;再次，留意積存現(xiàn)場的敏捷應(yīng)變的處理技巧。

對于前來的官員、經(jīng)銷商要有人伴隨和溝通，對于前來的記者，應(yīng)當(dāng)一視同仁，不能對A媒體公開某些狀況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。

在氣氛的掌握上，總協(xié)調(diào)人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒服。另外一個重要因素是主持人，假如是自己主持則