江西省檔案館文書類電子檔案元數(shù)據(jù)方案

江西省檔案館文書類電子檔案元數(shù)據(jù)方案MetadataStandardforAdministrativeElectronicRecordsofJiangxiArchives〔Version1.0〕江西省檔案局〔館〕2015年1月目次TOC\o"1-3"\t"附錄標(biāo)識,1,四級條標(biāo)題,4,五級條標(biāo)題,5"\h19995前言 614948引言 7241751范圍 8284252標(biāo)準(zhǔn)性引用文件 8247623術(shù)語和定義 8307964元數(shù)據(jù)實體及元數(shù)據(jù)描述方法 924394.1元數(shù)據(jù)元素及其結(jié)構(gòu) 9219164.2元數(shù)據(jù)實體構(gòu)成 10293114.3元數(shù)據(jù)的描述方法 13223085文件實體元數(shù)據(jù)元素描述 13315415.1文件標(biāo)識符 13197665.2檔案門類代碼 14163965.3檔案館代碼 156855.4組織機構(gòu)代碼 15103215.5聚合層次 16291825.6檔號 1670645.7題名 17101395.7.1正題名 17212605.7.2并列題名 18257205.7.3副題名 18118785.7.4說明題名文字 19270645.7.5附件題名 19290225.8主題 20242695.8.1主題詞 20137735.8.2關(guān)鍵詞 2134745.8.3分類號 22327465.8.4機構(gòu)或問題 22194875.8.5人物 2333855.9文件編號 23272485.10責(zé)任者 24317835.11成文時間 24271615.12內(nèi)容摘要 2565145.13組件名稱 25144755.14組件代碼 26188815.15文種 26104425.16語種 27310095.17參考信息 2739635.17.1緊急程度 2818535.17.2主送 28155395.17.3抄送 2978245.17.4頁數(shù) 29104805.18電子檔案生成方式 3055975.19電子檔案名 3059185.20文件大小 31140015.21格式 31152665.21.1格式名稱 32227235.21.2格式版本 32145145.21.3格式描述 333545.21.4格式轉(zhuǎn)換于 336515.22保管期限 34285045.23附注 3446775.24存儲 35324955.24.1縮微號 35174915.24.2在線存址 36283995.24.3離線存址 36266095.25覆蓋范圍 3758485.25.1地域區(qū)間 37284285.25.2時間區(qū)間 38244865.25.3檔案所屬歷史時期 38272425.26外部文件標(biāo)識符 3971255.26.1外部文件標(biāo)識符值 3971995.26.2外部文件標(biāo)識符類型 401415.27數(shù)字化信息 40313745.27.1數(shù)字化授權(quán) 41207605.27.2數(shù)字化時間 4142305.27.3壓縮 425899壓縮方案 4219262壓縮率 43217145.27.4圖像參數(shù) 433388水平分辨率 4419837垂直分辨率 4421869圖像寬度 455112圖像高度 451010色彩空間 4525887位深度 46211105.27.5設(shè)備 4611079設(shè)備類型 471028設(shè)備制造商 4716176設(shè)備型號 4812467設(shè)備序列號 4822918設(shè)備感光器 4929611軟件類型 49337軟件名稱 5013899軟件版本 5026379軟件生產(chǎn)商 51269965.28信息系統(tǒng)描述 52228315.29權(quán)限 52179955.29.1控制標(biāo)識 5398565.29.2版權(quán)信息 5314833版權(quán)所有者 549057版權(quán)ID 5431737版權(quán)期限 55294155.30來源 5535025.30.1獲取方式 56311245.30.2來源名稱 5641975.31密級管理 57201885.31.1密級 5749665.31.2保密期限 58276215.31.3解密時間 58159365.32文件關(guān)聯(lián) 5923305.32.1關(guān)聯(lián)文件標(biāo)識符 5988235.32.2文件關(guān)系類型 60270225.32.3文件關(guān)系 6161295.32.4文件關(guān)系描述 6126255.33編碼數(shù)字簽名 62249805.33.1編碼簽名格式描述 6273655.33.2編碼簽名時間 639985.33.3編碼簽名者 63122475.33.4編碼簽名 64178505.33.5編碼證書 64158415.33.6編碼證書引證 65212885.33.7編碼簽名算法 66226686業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)元素描述 66321016.1文件業(yè)務(wù) 6686396.1.1處置方案 679779方案標(biāo)識符 671474方案類型 687171方案時間 681892方案描述 695124方案狀態(tài) 69139006.1.2處置歷史 706569處置標(biāo)識符 7026851處置行為 7118291處置時間 7224182處置描述 72314936.2職能業(yè)務(wù) 73213776.2.1業(yè)務(wù)類型 7317316.2.2業(yè)務(wù)名稱 7485186.2.3業(yè)務(wù)開始時間 75137166.2.4業(yè)務(wù)結(jié)束時間 7528406.2.5業(yè)務(wù)描述 76229047機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)元素描述 77120347.1機構(gòu)人員標(biāo)識符 7792367.2機構(gòu)人員代碼 77319297.3機構(gòu)人員類型 78164887.4機構(gòu)人員名稱 78278907.5機構(gòu)人員隸屬 7979978法規(guī)實體元數(shù)據(jù)元素描述 80175578.1法規(guī)標(biāo)識符 80133338.2法規(guī)類型 80190478.3法規(guī)名稱 8137568.4發(fā)布時間 81192308.5生效時間 82238669關(guān)系實體元數(shù)據(jù)元素描述 82263659.1關(guān)聯(lián)實體標(biāo)識符 8215689.2實體關(guān)系類型 83157219.3實體關(guān)系 8415268附錄A〔資料性附錄〕文書類電子檔案元數(shù)據(jù)表 8528188附錄B〔資料性附錄〕文書類電子文件歸檔及電子檔案移交精簡集 8917128附錄C〔資料性附錄〕文書類電子檔案元數(shù)據(jù)著錄模板 9125815參考文獻 98

前言本方案由江西省檔案局提出本方案起草單位：江西省檔案局〔館〕本方案主要起草人：汪曉勇、劉平原、毛海帆、傅培超、田丹華、李鵬達、葉超

引言為保障文書類電子檔案的真實性、完整性、可靠性和可用性，系統(tǒng)有效地記錄電子檔案管理過程，特制定本方案。本方案規(guī)定了文書類電子檔案元數(shù)據(jù)實體及其元數(shù)據(jù)元素構(gòu)成，涉及電子檔案形成、登記、歸檔、移交、接收、保存、利用、銷毀等全過程，可指導(dǎo)文書類電子檔案管理系統(tǒng)相關(guān)功能的研制。

江西省檔案館文書類電子檔案元數(shù)據(jù)方案范圍本方案規(guī)定了文書類電子檔案形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程元數(shù)據(jù)設(shè)計、捕獲、著錄的一般要求，適用于單份文書類電子檔案元數(shù)據(jù)的管理。本方案適用于江西省檔案館及省直立檔單位，全省各級國家綜合檔案館、機關(guān)、事業(yè)單位、其它社會組織可以參照執(zhí)行。本方案可用于管理文書類電子檔案，以及經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的紙質(zhì)文書檔案數(shù)字副本。標(biāo)準(zhǔn)性引用文件以下文件中的條款通過本方案的引用而成為本方案的條款。但凡注日期的引用文件，其隨后所有的修改單〔不包括勘誤的內(nèi)容〕或修訂版均不適用于本方案。但凡不注日期的引用文件，其最新版本適用于本方案。GB/T2260-2007中華人民共和國行政區(qū)劃代碼GB2312-1980信息交換用漢字編碼字符集根本集GB/T4880.2-2000語種名稱代碼第2局部3字母代碼GB/T4881-1985中國語種代碼GB/T7156-2003 文獻保密等級代碼與標(biāo)識GB/T7408-2005數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法〔idtISO8601:2000〕GB18030-2005信息技術(shù)中文編碼字符集GB/T18391.3-2009數(shù)據(jù)元的標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化(idtISO/IEC11179.3-2003)GB/T26162.1-2010信息與文獻文件管理第1局部：通則

(idt

ISO15489-1:2001)GB/T26163.1-2010信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1局部：原則

(idtISO23081-1:2006)DA/T1-2000檔案工作根本術(shù)語DA/T13-1994檔號編制規(guī)則DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則DA/T46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案ISO3166-1-2006國家及下屬地區(qū)名稱代碼第1局部:國家地區(qū)代碼〔Codesfortherepresentationofnamesofcountriesandtheirsubdivisions-Part1:Countrycodes〕ISO/TS23081-2:2007信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第2局部概念與實施(Informationanddocumentation-Recordsmanagementprocesses-Metadataforrecords-Part2:Conceptualandimplementationissues)術(shù)語和定義DA/T1-2000、DA/T46-2009定義的以及以下術(shù)語和定義適用于本方案。文書類電子文件administrativeelectronicdocument反映黨務(wù)、政務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營管理等各項管理活動的電子文件。[改寫于DA/T46-2009，定義3.2]文書類電子檔案administrativeelectronicrecords具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的文書類電子文件。元數(shù)據(jù)metadata描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。[GB/T26163.1-2010，定義3.12]實體entity任何已經(jīng)存在的，將要存在的或可能存在的具體的或抽象的事物，包括事物間的聯(lián)系。[ISO23081-2：2007，定義3.6]簡單型simpletype不具有子元素的元素所對應(yīng)的元素類型。[DA/T46-2009，定義3.7]容器型containertype具有子元素且本身不能被賦值的元素所對應(yīng)的元素類型。[DA/T46-2009，定義3.8]復(fù)合型complextype本身可以被賦值且在一定條件下可以具有子元素的元素所對應(yīng)的元素類型。[DA/T46-2009，定義3.9]元數(shù)據(jù)實體及元數(shù)據(jù)描述方法元數(shù)據(jù)元素及其結(jié)構(gòu)本方案參照ISO23081:2采用多實體模式建立文書類電子檔案元數(shù)據(jù)方案，并將其劃分為文件實體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)、機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)、法規(guī)實體元數(shù)據(jù)、關(guān)系實體元數(shù)據(jù)等五類元數(shù)據(jù)實體?？刹捎脝螌嶓w或多實體方案實施本方案。單實體方案僅含文件實體元數(shù)據(jù)。采用多實體方案時，文件實體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)、機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)為必選實體，法規(guī)實體元數(shù)據(jù)、關(guān)系實體元數(shù)據(jù)為可選實體，本方案推薦采用多實體方案構(gòu)建文書類電子檔案元數(shù)據(jù)集。元數(shù)據(jù)實體類型及其涵義規(guī)定如表1所示。表1實體類型及描述中文名稱英文名稱描述文件實體recordentity任一聚合層次的電子檔案業(yè)務(wù)實體businessentity電子檔案得以形成的職能業(yè)務(wù)活動，以及電子檔案的創(chuàng)立、收集、歸檔、轉(zhuǎn)換、遷移、處置等管理活動機構(gòu)人員實體agententity負(fù)責(zé)實施電子檔案管理活動的個人或組織法規(guī)實體mandateentity實施電子檔案管理活動的依據(jù)，包括法律、規(guī)章、政策、標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)規(guī)則等關(guān)系實體relationshipentity與電子檔案管理活動相關(guān)的各實體之間的關(guān)系元數(shù)據(jù)實體構(gòu)成各元數(shù)據(jù)實體的元數(shù)據(jù)元素構(gòu)成如表2至表6所示。圓括弧“〔〕〞內(nèi)標(biāo)示了該元數(shù)據(jù)元素的約束性與可重復(fù)性，M—必選，C—條件選，O—可選，R—可重復(fù)，NR—不可重復(fù)。JXWSM1-149為標(biāo)準(zhǔn)元數(shù)據(jù)，JXWSM150-199為擴展元數(shù)據(jù)，JXWSM200及以上為封裝元數(shù)據(jù)。表2文件實體元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)JXWSM1文件標(biāo)識符(C,NR)JXWSM2檔案門類代碼(O,NR)JXWSM3檔案館代碼(C,NR)JXWSM150組織機構(gòu)代碼(O,NR)JXWSM4聚合層次(M,NR)JXWSM5檔號(M,NR)JXWSM6題名(M,NR)JXWSM7正題名(M,NR)JXWSM8并列題名(O,NR)JXWSM9副題名(O,NR)JXWSM10說明題名文字(O,NR)JXWSM11附件題名(O,NR)JXWSM12主題(M,NR)JXWSM13主題詞(O,NR)JXWSM14關(guān)鍵詞(O,NR)JXWSM15分類號(O,NR)JXWSM16機構(gòu)或問題(M,NR)JXWSM17人物(M,NR)JXWSM18文件編號(M,NR)JXWSM19責(zé)任者(M,NR)JXWSM20成文時間(M,NR)JXWSM21內(nèi)容摘要(O,NR)JXWSM22組件名稱(O,NR)JXWSM23組件代碼(O,NR)JXWSM24文種(O,NR)JXWSM25語種(O,NR)JXWSM26參考信息(O,NR)JXWSM27緊急程度(O,NR)JXWSM28主送(O,NR)JXWSM29抄送(O,NR)JXWSM30頁數(shù)(O,NR)JXWSM31電子檔案生成方式(M,NR)JXWSM32電子檔案名(M,NR)JXWSM33文件大小(M,NR)JXWSM34格式(M,R)JXWSM35格式名稱(M,NR)JXWSM36格式版本(O,NR)JXWSM37格式描述(O,NR)JXWSM38格式轉(zhuǎn)換于(O,NR)JXWSM39保管期限(M,NR)JXWSM40附注(O,NR)JXWSM41存儲(C,NR)JXWSM42縮微號(O,NR)JXWSM43在線存址(C,NR)JXWSM44離線存址(C,NR)JXWSM45覆蓋范圍(O,NR)JXWSM46地域區(qū)間(O,NR)JXWSM47時間區(qū)間(O,NR)JXWSM48檔案所屬歷史時期(O,NR)JXWSM49外部文件標(biāo)識符(O,NR)JXWSM50外部文件標(biāo)識符值(C,NR)JXWSM51外部文件標(biāo)識符類型(O,NR)JXWSM52數(shù)字化信息(C,NR)JXWSM53數(shù)字化授權(quán)(C,NR)JXWSM54數(shù)字化時間(C,NR)JXWSM55壓縮(C,NR)JXWSM56壓縮方案(C,NR)JXWSM57壓縮率(C,NR)JXWSM58圖像參數(shù)(C,R)JXWSM59水平分辨率(C,NR)JXWSM60垂直分辨率(C,NR)JXWSM61圖像寬度(C,NR)JXWSM62圖像高度(C,NR)JXWSM63色彩空間(C,NR)JXWSM64位深度(C,NR)JXWSM65設(shè)備(C,NR)JXWSM66設(shè)備類型(C,NR)JXWSM67設(shè)備制造商(C,NR)JXWSM68設(shè)備型號(C,NR)JXWSM69設(shè)備序列號(O,NR)JXWSM70設(shè)備感光器(O,NR)JXWSM71軟件類型(C,NR)JXWSM72軟件名稱(C,NR)JXWSM73軟件版本(O,NR)JXWSM74軟件生產(chǎn)商(O,NR)JXWSM75信息系統(tǒng)描述(C,R)JXWSM76權(quán)限(M,NR)JXWSM77控制標(biāo)識(C,NR)JXWSM78版權(quán)信息(O,NR)JXWSM79版權(quán)所有者(O,NR)JXWSM80版權(quán)ID(O,NR)JXWSM81版權(quán)期限(O,NR)JXWSM82來源(O,NR)JXWSM83獲取方式(C,NR)JXWSM84來源名稱(O,NR)JXWSM85密級管理(M,NR)JXWSM86密級(M,NR)JXWSM87保密期限(O,NR)JXWSM88解密時間(O,NR)JXWSM89文件關(guān)聯(lián)(C,R)JXWSM90關(guān)聯(lián)文件標(biāo)識符(C,NR)JXWSM91文件關(guān)系類型(O,NR)JXWSM92文件關(guān)系(O,NR)JXWSM93文件關(guān)系描述(O,NR)JXWSM94編碼數(shù)字簽名(O,R)JXWSM95編碼簽名格式描述(C,NR)JXWSM96編碼簽名時間(C,NR)JXWSM97編碼簽名者(C,NR)JXWSM98編碼簽名(C,NR)JXWSM99編碼證書(C,NR)JXWSM100編碼證書引證(O,NR)JXWSM101編碼簽名算法(O,NR)表3業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)JXWSM102文件業(yè)務(wù)(M,NR)JXWSM103處置方案(O,R)JXWSM104方案標(biāo)識符(C,NR)JXWSM105方案類型(C,NR)JXWSM106方案時間(C,NR)JXWSM107方案描述(O,NR)JXWSM108方案狀態(tài)(O,NR)JXWSM109處置歷史(M,R)JXWSM110處置標(biāo)識符(M,NR)JXWSM111處置行為(M,NR)JXWSM112處置時間(M,NR)JXWSM113處置描述(O,NR)JXWSM114職能業(yè)務(wù)(O,NR)JXWSM115業(yè)務(wù)類型(O,NR)JXWSM116業(yè)務(wù)名稱(C,NR)JXWSM117業(yè)務(wù)開始時間(O,NR)JXWSM118業(yè)務(wù)結(jié)束時間(O,NR)JXWSM119業(yè)務(wù)描述(C,NR)表4機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)JXWSM120機構(gòu)人員標(biāo)識符(M,NR)JXWSM121機構(gòu)人員代碼(O,NR)JXWSM122機構(gòu)人員類型(O,NR)JXWSM123機構(gòu)人員名稱(M,NR)JXWSM124機構(gòu)人員隸屬(O,NR)表5法規(guī)實體元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)JXWSM125法規(guī)標(biāo)識符(M,NR)JXWSM126法規(guī)類型(O,NR)JXWSM127法規(guī)名稱(M,NR)JXWSM128發(fā)布時間(M,NR)JXWSM129生效時間(O,NR)表6關(guān)系實體元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)JXWSM130關(guān)聯(lián)實體標(biāo)識符(M,NR)JXWSM131實體關(guān)系類型(O,NR)JXWSM132實體關(guān)系(O,NR)元數(shù)據(jù)的描述方法本標(biāo)準(zhǔn)參考GB/T18391，采用表7所示方法對元數(shù)據(jù)元素進行描述。本標(biāo)準(zhǔn)所描述的元數(shù)據(jù)元素有四個屬性相同：——注冊版本：1.0——注冊機構(gòu)：江西省檔案局——字符集：GB2312-1980、GB18030-2005——語言：中文表7元數(shù)據(jù)元素描述方法編號按一定規(guī)則排列的元數(shù)據(jù)元素的順序號中文名稱元數(shù)據(jù)元素的中文標(biāo)識英文名稱元數(shù)據(jù)元素的英文標(biāo)識定義元數(shù)據(jù)元素含義的描述目的描述該元數(shù)據(jù)元素的必要性和作用約束性采用該元數(shù)據(jù)元素的強制性程度。江西省檔案館實施本方案時，所有元數(shù)據(jù)必選。為方便全省設(shè)區(qū)市、縣級國家綜合檔案館參照執(zhí)行本元數(shù)據(jù)方案，約束性仍按照“必選〞、“條件選〞、“可選〞三種約束性進行描述?！氨剡x〞表示必須采用，“條件選〞表示在特定環(huán)境和條件下必須采用，“可選〞指根據(jù)需要選用或不選用?？芍貜?fù)性元數(shù)據(jù)元素是否可用于屢次描述同一個實體。但凡可重復(fù)的容器型或復(fù)合型元數(shù)據(jù)，其下位所有子元素可以隨上位元數(shù)據(jù)整組重復(fù)元素類型元數(shù)據(jù)元素所屬的類別。本方案將元數(shù)據(jù)元素分為容器型、復(fù)合型和簡單型數(shù)據(jù)類型為表達元數(shù)據(jù)元素值而規(guī)定的值集合的描述符。本方案數(shù)據(jù)類型包括字符型、數(shù)值型、日期型、日期時間型。容器型元數(shù)據(jù)元素沒有數(shù)據(jù)類型編碼修飾體系描述該元數(shù)據(jù)元素應(yīng)遵循的編碼規(guī)則。容器型元數(shù)據(jù)無需著錄值域可以分配給元數(shù)據(jù)元素的值。容器型元數(shù)據(jù)無需著錄缺省值該元數(shù)據(jù)元素的默認(rèn)值。容器型元數(shù)據(jù)無需著錄子元素該元數(shù)據(jù)元素具有的下屬元數(shù)據(jù)元素信息來源元數(shù)據(jù)元素值的捕獲節(jié)點和方法。容器型元數(shù)據(jù)無需著錄相關(guān)元素與該元素有密切聯(lián)系的元數(shù)據(jù)元素著錄說明關(guān)于該元數(shù)據(jù)元素著錄、賦值的標(biāo)準(zhǔn)性說明與例如注釋對元數(shù)據(jù)元素的進一步說明文件實體元數(shù)據(jù)元素描述文件標(biāo)識符編號JXWSM1中文名稱文件標(biāo)識符英文名稱recordsidentifier定義惟一標(biāo)識文書類電子檔案的一組代碼，由國家代碼、檔案館代碼、全宗號、檔案門類代碼、形成年度、順序號等六局部構(gòu)成目的在一個域內(nèi)或多個域之間為文書類電子檔案提供惟一標(biāo)識；提供文書類電子檔案的來源信息；便于文書類電子檔案的存儲、檢索、交換、管理與共享約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱ISO3166-1-2006國家及下屬地區(qū)名稱代碼第1局部：國家代碼國檔發(fā)〔1987〕4號編制全國檔案館名稱代碼實施細則DA/T13-1994檔號編制規(guī)則江西省檔案館電子檔案編碼方案值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時由數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)按預(yù)設(shè)標(biāo)識符構(gòu)成規(guī)則自動生成相關(guān)元素檔案門類代碼〔JXWSM2〕，檔案館代碼〔JXWSM3〕，檔號〔JXWSM5〕，電子檔案名〔JXWSM32〕著錄說明標(biāo)識符構(gòu)成規(guī)則為：國家代碼+檔案館代碼+全宗號+檔案門類代碼+形成年度+順序號。其中，形成年度為電子檔案形成年度，順序號為在形成年度下為電子檔案編制的流水號。例如：“CN436001X043WS200900017〞，該組代碼標(biāo)識的是江西省檔案館館藏X043全宗內(nèi)一件形成于2009年、順序號為00017的文書類電子檔案。注釋本方案所述電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)分別應(yīng)用于檔案室、綜合檔案館。綜合檔案館實施本方案時，本元數(shù)據(jù)元素必選檔案門類代碼編號JXWSM2中文名稱檔案門類代碼英文名稱archivalcategorycode定義唯一標(biāo)識檔案門類的一組字符目的有利于全宗檔案的分類、編目，為全宗檔案的完整與有效管理奠定根底；有利于文書類電子檔案的標(biāo)識、存儲和控制約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱江西省檔案館電子檔案編碼方案值域——缺省值WS子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)按預(yù)設(shè)標(biāo)識符構(gòu)成規(guī)則自動生成相關(guān)元素文件標(biāo)識符〔JXWSM1〕著錄說明檔案門類代碼的構(gòu)成規(guī)則為電子檔案所屬檔案門類的拼音首字母。例如：“WS〞，標(biāo)識的是文書類電子檔案。注釋——檔案館代碼編號JXWSM3中文名稱檔案館代碼英文名稱archivesidentifier定義惟一標(biāo)識國家綜合檔案館的一組代碼目的標(biāo)識文書類電子檔案的來源；有利于文書類電子檔案的集中存儲與共享約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱國檔發(fā)〔1987〕4號編制全國檔案館名稱代碼實施細則值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時由數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)值自動賦值相關(guān)元素文件標(biāo)識符〔JXWSM1〕著錄說明例如：“436001〞注釋國家綜合檔案館實施本方案時，本元數(shù)據(jù)元素必選組織機構(gòu)代碼編號JXWSM150中文名稱組織機構(gòu)代碼英文名稱organizationcode定義對中華人民共和國內(nèi)依法注冊、依法登記的機關(guān)、企、事業(yè)單位、社會團體和民辦非企業(yè)單位頒發(fā)一個在全國范圍內(nèi)唯一的、始終不變的代碼標(biāo)識。目的動態(tài)追溯每一個組織機構(gòu)的歷史開展變化約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱國家質(zhì)檢總局110號總局令《組織機構(gòu)代碼管理方法》值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時由數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)值自動賦值相關(guān)元素——著錄說明——注釋——聚合層次編號JXWSM4中文名稱聚合層次英文名稱aggregationlevel定義文書類電子檔案在全宗整理結(jié)構(gòu)中的位置標(biāo)識，如卷、件等目的標(biāo)識文書類電子檔案的整理層級；為文書類電子檔案的著錄、利用與統(tǒng)計提供基準(zhǔn)；有利于元數(shù)據(jù)庫的管理與控制約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值件子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記或掛接之時由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)值自動賦值相關(guān)元素檔號〔JXWSM5〕著錄說明例如：“件〞注釋——檔號編號JXWSM5中文名稱檔號英文名稱archivalcode定義以字符形式賦予電子檔案的、用以固定和反映電子檔案排列順序的一組代碼目的標(biāo)識電子檔案的分類、聚合、編目結(jié)果；提供電子檔案的來源信息；為電子檔案的統(tǒng)計、利用提供檢索點約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型復(fù)合型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱DA/T13-1994檔號編制規(guī)則江西省檔案館電子檔案編碼方案贛檔字〔2013〕39號江西省文書類電子檔案著錄與數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)整理之時由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)檔號編制規(guī)則自動賦值相關(guān)元素聚合層次〔JXWSM4〕，電子檔案名〔JXWSM32〕著錄說明簡化歸檔文書類電子檔案檔號構(gòu)成規(guī)則為：全宗號+檔案門類代碼?年度+機構(gòu)或問題代碼+保管期限+件號。例如：X043-WS·2002-01-Y-009，該組代碼標(biāo)識的是X043全宗一件形成于2002年、機構(gòu)代碼為01、保管期限為永久，件號為009的文書類電子檔案。注釋各級國家綜合檔案館或檔案室實施本方案時，可以根據(jù)具體的檔號構(gòu)成規(guī)則與業(yè)務(wù)需要擴展設(shè)置檔號〔JXWSM5〕元數(shù)據(jù)的子元素題名編號JXWSM6中文名稱題名英文名稱title定義能揭示文書類電子檔案中心主題的標(biāo)題或名稱目的描述文書類電子檔案主要內(nèi)容及其形成的業(yè)務(wù)背景；為文書類電子檔案的真實、完整和可用提供保障；為利用者提供檢索點約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型復(fù)合型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素正題名〔JXWSM7〕，并列題名〔JXWSM8〕，副題名〔JXWSM9〕，說明題名文字〔JXWSM10〕，附件題名〔JXWSM11〕信息來源——相關(guān)元素成文時間〔JXWSM20〕，主題〔JXWSM12〕，職能業(yè)務(wù)〔JXWSM114〕著錄說明元素本身可以直接被賦值，著錄文件題名；或可以具有子元素，則本元素不賦值，對其子元素賦值注釋——正題名編號JXWSM7中文名稱正題名英文名稱officialtitle定義電子檔案的主要題名，一般指文件文首的題目目的描述電子檔案的主要內(nèi)容，并提供主要檢索途徑約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則贛檔字〔2013〕39號江西省文書類電子檔案著錄與數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素并列題名〔JXWSM8〕，副題名〔JXWSM9〕，說明題名文字〔JXWSM10〕，附件題名〔JXWSM11〕著錄說明例如：關(guān)于填報2012年度檔案事業(yè)統(tǒng)計年報的通知注釋并列題名編號JXWSM8中文名稱并列題名英文名稱coordinatetitle定義以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名目的用第二種語言文字描述電子檔案的主要內(nèi)容，提供檢索途徑約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則贛檔字〔2013〕39號江西省文書類電子檔案著錄與數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素正題名〔JXWSM7〕，副題名〔JXWSM9〕，說明題名文字〔JXWSM10〕，附件題名〔JXWSM11〕著錄說明——注釋——副題名編號JXWSM9中文名稱副題名英文名稱alternativetitle定義解釋或附屬于正題名的另一題名目的使用戶通過題名的解釋文字或附屬信息進一步了解文件內(nèi)容，并檢索到該電子檔案約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則贛檔字〔2013〕39號江西省文書類電子檔案著錄與數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素正題名〔JXWSM7〕，并列題名〔JXWSM8〕，說明題名文字〔JXWSM10〕，附件題名〔JXWSM11〕著錄說明——注釋——說明題名文字編號JXWSM10中文名稱說明題名文字英文名稱othertitleinformation定義題名后對電子檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字目的使用戶進一步了解文件內(nèi)容，并檢索到該電子檔案約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則贛檔字〔2013〕39號江西省文書類電子檔案著錄與數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素正題名〔JXWSM7〕，并列題名〔JXWSM8〕，副題名〔JXWSM9〕，附件題名〔JXWSM11〕著錄說明——注釋——附件題名編號JXWSM11中文名稱附件題名英文名稱annextitle定義文書類電子檔案所含附件的主題或名稱目的使用戶進一步了解文件內(nèi)容，并檢索到該電子檔案約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則贛檔字〔2013〕39號江西省文書類電子檔案著錄與數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素正題名〔JXWSM7〕，并列題名〔JXWSM8〕，副題名〔JXWSM9〕，說明題名文字〔JXWSM10〕著錄說明——注釋——主題編號JXWSM12中文名稱主題英文名稱subject定義電子檔案所表現(xiàn)的中心思想和主要內(nèi)容目的為文書類電子檔案的真實性、完整性、可用性提供保障；深入揭示文書類電子檔案中心內(nèi)容與主題；為管理者與利用者提供高于題名精細粒度的檢索途徑約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型容器型數(shù)據(jù)類型——編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素主題詞〔JXWSM13〕，關(guān)鍵詞〔JXWSM14〕，分類號〔JXWSM15〕，機構(gòu)或問題〔JXWSM16〕，人物〔JXWSM17〕信息來源——相關(guān)元素題名〔JXWSM6〕著錄說明——注釋——主題詞編號JXWSM13中文名稱主題詞英文名稱descriptor定義在標(biāo)引和檢索中用以表達電子檔案主題的標(biāo)準(zhǔn)化的詞或詞組目的揭示電子檔案主題，為用戶提供以主題詞為條件的檢索途徑約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱CCS中國檔案主題詞表國辦秘函〔1997〕350號國務(wù)院公文主題詞表廳字〔1998〕15號中共中央辦公廳公文主題詞表值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素關(guān)鍵詞〔JXWSM14〕，分類號〔JXWSM15〕，機構(gòu)或問題〔JXWSM16〕，人物〔JXWSM17〕，內(nèi)容摘要〔JXWSM21〕著錄說明例如：農(nóng)業(yè)水土保持通知注釋2012年4月6日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，減少了“主題詞〞的內(nèi)容關(guān)鍵詞編號JXWSM14中文名稱關(guān)鍵詞英文名稱keyword定義在標(biāo)引和檢索過程中取自電子檔案題名或正文用以表達主題的，并具有檢索意義的非標(biāo)準(zhǔn)化的詞或詞組目的揭示電子檔案主題，為用戶提供以關(guān)鍵詞為條件的檢索途徑約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素主題詞〔JXWSM13〕，分類號〔JXWSM15〕，機構(gòu)或問題〔JXWSM16〕，人物〔JXWSM17〕，內(nèi)容摘要〔JXWSM21〕著錄說明——注釋——分類號編號JXWSM15中文名稱分類號英文名稱classcode定義采用《中國檔案分類法》對電子檔案進行主題分析，并依照電子檔案的內(nèi)容和特點分門別類后形成的類目標(biāo)記符號目的揭示電子檔案的信息分類結(jié)果，為用戶提供以分類號為條件的檢索途徑約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱CAC中國檔案分類法值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時由著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素主題詞〔JXWSM13〕，關(guān)鍵詞〔JXWSM14〕，機構(gòu)或問題〔JXWSM16〕，人物〔JXWSM17〕著錄說明依據(jù)《中國檔案分類法》和GB/T15418的有關(guān)規(guī)定著錄注釋機構(gòu)或問題編號JXWSM16中文名稱機構(gòu)或問題英文名稱organizationalstructureorfunction定義對電子檔案進行實體分類整理時按部門或問題分類的結(jié)果目的記錄電子檔案來源信息，確保電子檔案的真實、完整，利于電子檔案的管理，提供檢索點約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子文件在辦公自動化系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)登記之后，進行分類、編目之時由文件管理人員或檔案管理人員在辦公自動化系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)使用預(yù)定義值域列表選擇著錄，移交進館時自動導(dǎo)入數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)相關(guān)元素主題詞〔JXWSM13〕，關(guān)鍵詞〔JXWSM14〕，分類號〔JXWSM15〕，人物〔JXWSM17〕著錄說明——注釋——人物編號JXWSM17中文名稱人物英文名稱personalname定義文件內(nèi)容涉及的具有檢索意義的人物姓名目的為管理者和利用者提供檢索點；有利于提高檢索效率約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子文件在辦公自動化系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)登記之后，進行分類、編目之時由著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)半自動化或手工賦值相關(guān)元素主題詞〔JXWSM13〕，關(guān)鍵詞〔JXWSM14〕，分類號〔JXWSM15〕，機構(gòu)或問題〔JXWSM16〕著錄說明通常適用于獎懲、職務(wù)變動等主要內(nèi)容的電子文件，多個人名之間用逗號分隔注釋——文件編號編號JXWSM18中文名稱文件編號英文名稱documentnumber定義文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人賦予文件的順序號，也稱文號目的利于對電子檔案的分類和管理，為用戶提供以文件編號為條件的檢索途徑約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素——著錄說明照實著錄文件編號。例如：“贛檔辦字〔2012〕52號〞注釋——責(zé)任者編號JXWSM19中文名稱責(zé)任者英文名稱author定義對電子檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團體或個人目的明確電子檔案的責(zé)任主體，提供合法性證明，為用戶提供以責(zé)任者為條件的檢索途徑約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素——著錄說明責(zé)任者只有一個時，照原文著錄；責(zé)任者有多個時，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄注釋成文時間編號JXWSM20中文名稱成文時間英文名稱documentdate定義文件形成的日期目的明確文件形成時間，為用戶提供以成文時間為條件的檢索途徑約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型日期型編碼修飾體系標(biāo)識名稱GB/T7408-2005數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素——著錄說明時間精確到日，著錄時按照DA/T22-2000相應(yīng)的規(guī)定采用GB/T7408-2005中日歷日期完全表示法的根本格式Y(jié)YYYMMDD注釋內(nèi)容摘要編號JXWSM21中文名稱內(nèi)容摘要英文名稱Abstract定義對電子檔案核心內(nèi)容的簡短陳述目的提供比標(biāo)題更多的信息，幫助用戶在較短時間內(nèi)了解文件內(nèi)容約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時由著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素主題詞〔JXWSM13〕，關(guān)鍵詞〔JXWSM14〕著錄說明——注釋——組件名稱編號JXWSM22中文名稱組件名稱英文名稱componentname定義文件各組成部件的名稱目的描述文件的組件特征，提供電子檔案原始性、合法性依據(jù)，利于電子檔案的控制和管理約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域主件，附件，轉(zhuǎn)發(fā)件，公文處理單，收文處理單，發(fā)文稿紙，定稿，修改稿，其它缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素——著錄說明——注釋——組件代碼編號JXWSM23中文名稱組件代碼英文名稱componentcode定義文件各組成部件的唯一標(biāo)識符目的描述文件的組件特征，提供電子檔案原始性、合法性依據(jù)，利于電子檔案的控制和管理約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域A，B，C，D，E，F(xiàn)缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素——著錄說明“組件代碼〞與JXWSM22“組件名稱〞對應(yīng)。主件A，附件或轉(zhuǎn)發(fā)件B，公文處理單、收文處理單和發(fā)文稿紙C，定稿D，修改稿E，其它F注釋——文種編號JXWSM24中文名稱文種英文名稱recordtype定義按性質(zhì)和用途確定的文件種類的名稱目的揭示文件的性質(zhì)、特點，反映行文方向，表達目的與要求約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域命令〔令〕，決定，議案，公告，通告，通報，通知，報告，請示，批復(fù)，指示，意見，函，會議紀(jì)要，決議，公報，條例，規(guī)定，[其它]缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時，或登記之后手工對該元數(shù)據(jù)元素進行著錄或修改之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素——著錄說明——注釋值域中的[其它]表示除值域列表中文種以外的其它文種，由用戶根據(jù)實際情況著錄語種編號JXWSM25中文名稱語種英文名稱language定義文書類電子檔案內(nèi)容信息所使用的語言的類別目的該元素使電子檔案的查詢、顯示可以限定于某種語言約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱GB/T4880.2-2000語種名稱代碼第2局部3字母代碼GB/T4881-1985中國語種代碼值域——缺省值默認(rèn)值為“漢語〞子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素——著錄說明著錄GB/T4880.2-2000和GB/T4881-1985中語種的漢語名稱注釋參考信息編號JXWSM26中文名稱參考信息英文名稱referenceinformation定義對電子檔案查考有參考價值的相關(guān)描述目的提供比標(biāo)題更多的信息，幫助用戶在較短時間內(nèi)了解文件背景約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型容器型數(shù)據(jù)類型——編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素緊急程度〔JXWSM27〕，主送〔JXWSM28〕，抄送〔JXWSM29〕，頁數(shù)〔JXWSM30〕信息來源——相關(guān)元素——著錄說明——注釋——緊急程度編號JXWSM27中文名稱緊急程度英文名稱precedence定義公文送達和辦理時間要求的急緩等級目的提供文件背景信息，有助于對文件的理解約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱中辦發(fā)〔2012〕14號黨政機關(guān)公文處理工作條例值域特提，特急，加急，平急缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素——著錄說明按照電子檔案標(biāo)明的緊急程度照實著錄注釋——主送編號JXWSM28中文名稱主送英文名稱principalreceiver定義文件的主要受理者，一般為文件內(nèi)容規(guī)定任務(wù)的主要執(zhí)行者目的明確電子檔案規(guī)定任務(wù)的受理者，說明電子檔案的發(fā)送對象約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素抄送〔JXWSM29〕著錄說明——注釋——抄送編號JXWSM29中文名稱抄送英文名稱otherreceivers定義除主送者以外需要執(zhí)行和知曉文件內(nèi)容的其他接受者目的明確對電子檔案信息需要作一般了解的團體或個人，聲明除主送者以外需要執(zhí)行和知曉文件內(nèi)容的其他接受者約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素主送〔JXWSM28〕著錄說明——注釋——頁數(shù)編號JXWSM30中文名稱頁數(shù)英文名稱totalnumberofpages定義雙套保存時，與電子檔案對應(yīng)的紙質(zhì)文件/檔案的頁數(shù)目的利于檔案的統(tǒng)計、管理約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型數(shù)值型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時辦公自動化系統(tǒng)自動推送到電子檔案管理系統(tǒng)，或?qū)霐?shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值相關(guān)元素——著錄說明——注釋——電子檔案生成方式編號JXWSM31中文名稱電子檔案生成方式英文名稱orignaldocumentcreationway定義文書類數(shù)字檔案內(nèi)容信息比特流首次形成的方式目的有利于原生文書類電子檔案和經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的文書檔案數(shù)字副本的集成管理約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域原生，數(shù)字化缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類數(shù)字檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時或之后由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)自動捕獲，或由數(shù)字化系統(tǒng)自動捕獲并導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)相關(guān)元素——著錄說明著錄對象為原生的文書類電子檔案時，該元數(shù)據(jù)元素著錄為“原生〞；著錄對象為掃描形成的檔案數(shù)字副本時，該元數(shù)據(jù)元素著錄為“數(shù)字化〞注釋——電子檔案名編號JXWSM32中文名稱電子檔案名英文名稱electronicrecordname定義文書類電子檔案當(dāng)前組件的計算機主文件名目的在計算機存儲器中命名、標(biāo)識電子檔案；建立文書類電子檔案與元數(shù)據(jù)之間的穩(wěn)定鏈接；有利于文書類電子檔案的定位利用、有序存儲、控制和長期保存約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記或掛接之時由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)自動捕獲相關(guān)元素文件標(biāo)識符〔JXWSM1〕，檔號〔JXWSM5〕著錄說明建議使用標(biāo)識符或檔號為文書類電子檔案命名，不包括文件名后綴，命名規(guī)則應(yīng)適當(dāng)反映電子檔案來源信息。例如：“CN436001X043WS200900096〞注釋——文件大小編號JXWSM33中文名稱文件大小英文名稱documentsize定義文書類電子檔案的字節(jié)數(shù)目的為文書類電子檔案的真實、可靠提供驗證條件；有利于文書類電子檔案的存儲、交換、統(tǒng)計與管理；有利于對文書類電子檔案比特流變化情況進行跟蹤、審計約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型數(shù)值型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記或掛接之時由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)自動捕獲相關(guān)元素——著錄說明單位為“字節(jié)〞，例如：“568007〞注釋——格式編號JXWSM34中文名稱格式英文名稱format定義文書類電子檔案編碼格式的一組描述信息目的有利于文書類電子檔案的解碼、復(fù)原、利用和長期保存；記錄文書類電子檔案的歷次格式轉(zhuǎn)換信息，為電子檔案的真實、完整、可靠與可用提供保障約束性必選可重復(fù)性可重復(fù)元素類型復(fù)合型數(shù)據(jù)類型——編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素格式名稱〔JXWSM35〕，格式版本〔JXWSM36〕，格式描述〔JXWSM37〕，格式轉(zhuǎn)換于〔JXWSM38〕信息來源——相關(guān)元素——著錄說明——注釋僅采用本元數(shù)據(jù)描述文書類電子檔案的格式時，應(yīng)采用結(jié)構(gòu)化的文本著錄，如例如所示。例如：“格式名稱：PDF，格式描述：PDF是PortableDocumentFormat〔便攜文件格式〕的縮寫，是一種電子文件格式，與操作系統(tǒng)平臺無關(guān)，由Adobe公司開發(fā)而成。PDF文件是以PostScript語言圖象模型為根底，無論在哪種打印機上都可保證精確的顏色和準(zhǔn)確的打印效果，即PDF會忠實地再現(xiàn)原稿的每一個字符、顏色以及圖象；格式轉(zhuǎn)換于：DOC〞。假設(shè)采用本元數(shù)據(jù)的四個子元素共同描述文書類電子檔案格式時，本元數(shù)據(jù)無需著錄，格式轉(zhuǎn)換一次便形成一組元數(shù)據(jù)值。格式名稱編號JXWSM35中文名稱格式名稱英文名稱formatname定義電子檔案存儲的格式的名稱目的便于電子檔案的管理；有助于電子檔案的長期保存約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域TXT，WPS，DOC，RTF，XLS，PDF，JPG，TIF，CEB，[其它]缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)在電子檔案登記或掛接環(huán)節(jié)電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)自動捕獲相關(guān)元素——著錄說明應(yīng)著錄文書類電子檔案名的擴展名，又稱為后綴例如：“DOC〞注釋格式版本編號JXWSM36中文名稱格式版本英文名稱formatversion定義文書類電子檔案存儲格式的版本號目的有利于文書類電子檔案的解碼、復(fù)原、利用和長期保存；記錄文書類電子檔案的歷次格式轉(zhuǎn)換信息，為電子檔案的真實、完整、可靠與可用提供保障約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)在電子檔案登記或掛接環(huán)節(jié)由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)自動捕獲，或由著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)對本元數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)字典預(yù)設(shè)值選擇賦值相關(guān)元素——著錄說明——注釋——格式描述編號JXWSM37中文名稱格式描述英文名稱formatdescription定義電子檔案存儲格式的描述信息目的有利于文書類電子檔案的解碼、復(fù)原、利用和長期保存；記錄文書類電子檔案的歷次格式轉(zhuǎn)換信息，為電子檔案的真實、完整、可靠與可用提供保障約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)在電子檔案登記或掛接環(huán)節(jié)電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)根據(jù)抓取的格式名稱〔JXWSM35〕、格式版本〔JXWSM36〕自動匹配格式描述半自動賦值相關(guān)元素——著錄說明例如：“PDF是PortableDocumentFormat〔便攜文件格式〕的縮寫，是一種電子文件格式，與操作系統(tǒng)平臺無關(guān)，由Adobe公司開發(fā)而成。PDF文件是以PostScript語言圖象模型為根底，無論在哪種打印機上都可保證精確的顏色和準(zhǔn)確的打印效果，即PDF會忠實地再現(xiàn)原稿的每一個字符、顏色以及圖象。〞注釋——格式轉(zhuǎn)換于編號JXWSM38中文名稱格式轉(zhuǎn)換于英文名稱isformatof定義文書類電子檔案轉(zhuǎn)換到當(dāng)前格式的源格式名稱目的有利于文書類電子檔案的解碼、復(fù)原、利用和長期保存；記錄文書類電子檔案的歷次格式轉(zhuǎn)換信息，為電子檔案的真實、完整、可靠與可用提供保障約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式文書類電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)掛接或著錄之時由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)自動捕獲，或由著錄人員手工賦值相關(guān)元素——著錄說明例如：“DOC〞注釋——保管期限編號JXWSM39中文名稱保管期限英文名稱retentionperiod定義為電子檔案劃定的保存年限目的標(biāo)識電子檔案的保存價值，利于電子檔案的鑒定、統(tǒng)計和管理約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域永久，30年，10年，長期，短期缺省值永久子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)著錄之時由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)依據(jù)著錄人員對保管期限數(shù)據(jù)字典選擇結(jié)果半自動賦值相關(guān)元素——著錄說明例如：“永久〞表示該電子檔案永久保存注釋——附注編號JXWSM40中文名稱附注英文名稱annotation定義電子檔案及其元數(shù)據(jù)中需要解釋和補充說明的事項目的為電子檔案提供說明與標(biāo)注有關(guān)事項的途徑約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之后由著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工著錄相關(guān)元素——著錄說明依各元數(shù)據(jù)元素項的順序依次著錄，其它需解釋和補充的列在其后注釋——存儲編號JXWSM41中文名稱存儲英文名稱storage定義文書類電子檔案存儲地址信息目的記錄文書類電子檔案的結(jié)構(gòu)信息，為電子檔案的真實、完整和可用提供保障；有利于電子檔案的平安存儲與有效管理.約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型容器型數(shù)據(jù)類型——編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素縮微號〔JXWSM42〕，在線存址〔JXWSM43〕，離線存址〔JXWSM44〕信息來源——相關(guān)元素——著錄說明——注釋國家綜合檔案館實施本方案時，本元數(shù)據(jù)元素必選縮微號編號JXWSM42中文名稱縮微號英文名稱microformidentifier定義與電子檔案相對應(yīng)的縮微膠片的編號目的在電子檔案及其相應(yīng)的縮微品之間建立關(guān)聯(lián)約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時或之后手工著錄相關(guān)元素在線存址〔JXWSM43〕，離線存址〔JXWSM44〕著錄說明——注釋——在線存址編號JXWSM43中文名稱在線存址英文名稱onlinelocation定義電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)中的在線存儲路徑目的記錄文書類電子檔案的結(jié)構(gòu)信息，為電子檔案的真實、完整和可用提供保障；有利于電子檔案的平安存儲與有效管理.約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記或掛接之后電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)自動捕獲并賦值相關(guān)元素縮微號〔JXWSM42〕，離線存址〔JXWSM44〕著錄說明應(yīng)記錄電子檔案的完整存儲路徑及其電子檔案名例如：HPEVA6100存儲E：\EFileROOT\EFile\WS\X043\2011\CN436001X043WS2011000051.XML注釋當(dāng)國家綜合檔案館實施本方案時，其上位元數(shù)據(jù)存儲〔JXWSM41〕為必選，本元數(shù)據(jù)則也為必選離線存址編號JXWSM44中文名稱離線存址英文名稱offline定義電子檔案離線備份介質(zhì)編號目的有利于電子檔案的平安存儲與有效管理約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱贛檔字〔2013〕39號江西省數(shù)字檔案與數(shù)據(jù)離線備份介質(zhì)管理標(biāo)準(zhǔn)值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)自動完成，或者管理人員完手工完成電子檔案離線備份之后由檔案館〔室〕著錄人員在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)手工賦值，或由數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)從導(dǎo)入源中自動捕獲相關(guān)元素縮微號〔JXWSM42〕，在線存址〔JXWSM43〕著錄說明例如：“436001G2011A0001〞。當(dāng)一件電子檔案同時存儲于多個不同的介質(zhì)時，應(yīng)照實著錄，多個離線備份介質(zhì)編號之間用“；〞隔開，如“436001G2011A0001；436001Y2011A0001〞注釋當(dāng)國家綜合檔案館實施本方案時，其上位元數(shù)據(jù)存儲〔JXWSM41〕為必選，本元數(shù)據(jù)則也為必選覆蓋范圍編號JXWSM45中文名稱覆蓋范圍英文名稱coverage定義文件內(nèi)容涉及的時間和空間范圍的一組元數(shù)據(jù)目的提供特定檢索途徑，使檢索限定于特定地域區(qū)間、時間區(qū)間約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型容器型數(shù)據(jù)類型——編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素地域區(qū)間〔JXWSM46〕，時間區(qū)間〔JXWSM47〕，檔案所屬歷史時期〔JXWSM48〕信息來源——相關(guān)元素——著錄說明——注釋針對文件的時效和作用地區(qū)地域區(qū)間編號JXWSM46中文名稱地域區(qū)間英文名稱effectivearea定義文件內(nèi)容作用效力的地域范圍目的基于地域限制進行資源檢索約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱GB/T2260-2007中華人民共和國行政區(qū)劃代碼值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)捕獲或手工賦值相關(guān)元素——著錄說明地域區(qū)間涉及行政區(qū)劃的，按照GB/T2260-2007中的名稱著錄，其它地域區(qū)間據(jù)實著錄注釋——時間區(qū)間編號JXWSM47中文名稱時間區(qū)間英文名稱effectiveperiod定義文件內(nèi)容具有作用效力的時間范圍目的基于時間區(qū)間限制檢索資源約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標(biāo)識名稱GB/T7408-2005數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)捕獲或手工賦值相關(guān)元素——著錄說明時間區(qū)間可以是一個時間標(biāo)簽、日期或日期范圍，精確到日。采用GB/T7408-2005中由起點和終點標(biāo)識的時間間隔表示法的根本格式或擴展格式，保存日期省略日中時間，YYYYMMDD/YYYYMMDD或YYYY-MM-DD/YYYY-MM-DD。例如：1985年8月10日至1995年8月10日表示為：19850810/19950810或1985-08-10/1995-08-10注釋——檔案所屬歷史時期編號JXWSM48中文名稱檔案所屬歷史時期英文名稱archivesperiod定義對檔案形成所屬歷史時期的描述目的提供檔案背景信息，便于用戶了解、利用檔案約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域民國檔案，革命歷史檔案，現(xiàn)行檔案，明清檔案缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)捕獲或手工賦值相關(guān)元素——著錄說明——注釋——外部文件標(biāo)識符編號JXWSM49中文名稱外部文件標(biāo)識符英文名稱externalrecordidentifier定義文書類電子檔案在域內(nèi)或域外其它管理系統(tǒng)的標(biāo)識符信息目的記錄文書類電子檔案的來源信息和關(guān)聯(lián)信息約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型容器型數(shù)據(jù)類型——編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素外部文件標(biāo)識符值〔JXWSM50〕，外部文件標(biāo)識符類型〔JXWSM51〕信息來源——相關(guān)元素——著錄說明——注釋——外部文件標(biāo)識符值編號JXWSM50中文名稱外部文件標(biāo)識符值英文名稱externalrecordidentifiervalue定義構(gòu)成外部文件標(biāo)識符的一組字符串目的建立文書類電子檔案的背景信息和關(guān)聯(lián)信息約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)自動捕獲并賦值，或由檔案著錄人員手工著錄相關(guān)元素——著錄說明例如：“〞注釋其上位元數(shù)據(jù)外部文件標(biāo)識符〔JXWSM49〕被選時，本元數(shù)據(jù)也為必選外部文件標(biāo)識符類型編號JXWSM51中文名稱外部文件標(biāo)識符類型英文名稱externalrecordidentifiertype定義文書類電子檔案外部文件標(biāo)識符的類別目的建立文書類電子檔案的背景信息和關(guān)聯(lián)信息約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域室編檔號，系統(tǒng)標(biāo)識符，URL，[其它]缺省值——子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)登記之時電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)自動捕獲并賦值相關(guān)元素——著錄說明例如：“URL〞注釋“室編檔號〞是指檔案室為文書類電子檔案編制的檔號，“系統(tǒng)標(biāo)識符〞是指在某信息系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)自定義規(guī)則編制的標(biāo)識符，“URL〞是指著錄對象的統(tǒng)一資源定位符，“[其它]〞是指根據(jù)實際需要自定義的其它外部標(biāo)識符類型數(shù)字化信息編號JXWSM52中文名稱數(shù)字化信息英文名稱digitizationattributes定義紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化全程的一組關(guān)鍵特征描述信息目的記錄傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本形成的背景信息，為數(shù)字副本的真實可靠提供證據(jù)約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型容器型數(shù)據(jù)類型編碼修飾體系——值域——缺省值——子元素數(shù)字化授權(quán)〔JXWSM53〕，數(shù)字化時間〔JXWSM54〕，壓縮〔JXWSM55〕，圖像參數(shù)〔JXWSM58〕，設(shè)備〔JXWSM65〕信息來源——相關(guān)元素——著錄說明——注釋當(dāng)國家綜合檔案館需要通過數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)管理傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本時，本元數(shù)據(jù)元素必選數(shù)字化授權(quán)編號JXWSM53中文名稱數(shù)字化授權(quán)英文名稱digitizationauthorization定義檔案數(shù)字化批準(zhǔn)書及實施數(shù)字化轉(zhuǎn)換責(zé)任方信息約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型簡單型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系——值域——缺省值子元素——信息來源捕獲節(jié)點捕獲方式對紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化掃描開始之時或之后由數(shù)字化系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)文本半自動賦值并導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)，或由數(shù)字化人員手工批量賦值相關(guān)元素——著錄說明以自由文本方式著錄，主要包括檔案數(shù)字化批準(zhǔn)書以及實施數(shù)字化轉(zhuǎn)換責(zé)任機構(gòu)的描述信息。例如：“經(jīng)2010年12月6日召開的局務(wù)會研究確定，X035全宗檔案為本館第三期數(shù)字化工程的數(shù)字化對象。經(jīng)省政府采購辦〔2011〕集中5號函批復(fù)對本期數(shù)字化工程實行政府集中采購，并