辦公用品采購管理規(guī)定

最新辦公用品采購管理規(guī)定

一、總則

1、為加強(qiáng)公司辦公用品管理，節(jié)約成本，提高效率，規(guī)范流程,

明確責(zé)任，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，特

制定本制度；

2、本制度所指的辦公用品系指用于公司日常辦公所需之耐用物

品和消耗品，包括：文具、紙薄、辦公室自動(dòng)化耗材、食堂宿舍等生

活用品、勞保用品、衛(wèi)生清潔用品等。

二、權(quán)責(zé)

1、辦公用品由行政部辦公室（以下簡(jiǎn)稱行政辦）集中管理，實(shí)行

統(tǒng)一采購、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一回收處理；

2、行政專員具體負(fù)責(zé)辦公用品的采購和日常管理；

3、行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品的采購流程以及價(jià)格、供應(yīng)商等

情況進(jìn)行嚴(yán)格審核，并直接負(fù)責(zé)大宗辦公用品的洽談和采購；

4、財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品采購價(jià)格的審計(jì)，并定期審核辦公

用品臺(tái)賬；

5、總經(jīng)理對(duì)行政部的辦公用品采購管理實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問

題應(yīng)及時(shí)糾偏。

三、申購

1、各部門根據(jù)本部門對(duì)辦公用品的需求，于每周的最后一個(gè)工

作日提報(bào)下一周辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽后報(bào)行政專

員;

2、行政專員依據(jù)各部門的辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃，及時(shí)查對(duì)庫存，

對(duì)確有缺項(xiàng)的，應(yīng)及時(shí)編制辦公用品購置計(jì)劃，經(jīng)詢價(jià)、比價(jià)后，確

定合適的供應(yīng)商；

3、填寫《辦公用品申購表》，報(bào)行政部經(jīng)理和總經(jīng)理審批后實(shí)

施采購；

4、凡一次性購買金額預(yù)計(jì)超過600元的，行政辦必須安排兩人

一起外出采購；

5、對(duì)于大宗辦公用品，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)詢價(jià)和議價(jià)、選擇合

格供貨商，并簽訂購銷合同。行政專員在過程中實(shí)施配合。

四、核銷

1、采購物資時(shí)，行政專員必須向供應(yīng)商索取正規(guī)發(fā)票和物品清

單，如供應(yīng)商未能開具正式物品清單的，行政專員須依據(jù)實(shí)際購買的

物品、規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、數(shù)量等，自行編制采購物資清單，作為報(bào)

銷憑證；

2、物資采購?fù)戤叄氃?0個(gè)工作日內(nèi)，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，

經(jīng)行政部經(jīng)理、總經(jīng)理審核后，按實(shí)際支出報(bào)銷費(fèi)用。財(cái)務(wù)部門須對(duì)

報(bào)銷憑證予以嚴(yán)格審核，對(duì)于不符合申購流程和報(bào)銷憑證不全者，應(yīng)

予拒銷。

五、領(lǐng)用和發(fā)放

1、員工領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，行政專員按

照《辦公用品領(lǐng)用單》發(fā)放辦公用品；

2、辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分，由行政專員統(tǒng)一

調(diào)換或回收；

4、員工離職時(shí)，須根據(jù)有關(guān)規(guī)定與行政專員交接辦公用品。

六、登記和管理

1、行政專員須建立和登記辦公用品臺(tái)賬，做好辦公用品的購置、

發(fā)放和庫存管理；

2、財(cái)務(wù)部須會(huì)同行政專員定期或不定期盤點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物,

保證賬實(shí)相符；

3、辦公用品存放過程中應(yīng)避免受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證

辦公用品的功用和性能；

4、行政專員須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合

理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。

七、其他

1、本制度由行政部制訂，并負(fù)責(zé)解釋；

2、今后若有未盡事宜，由行政部另行發(fā)文通知。

辦公用品采購管理規(guī)定

一、總則

為了加強(qiáng)對(duì)行政行政采購活動(dòng)的管理和監(jiān)督，合理申購與領(lǐng)用，

節(jié)約辦公費(fèi)用，特制定本管理辦法。本管理辦法適用于公司各部門。

二、管理細(xì)則

1、歸口管理部門：采購由公司行政人事部按審批權(quán)限實(shí)行按需

采購制度，公司行政人事部負(fù)責(zé)公司管理各部門的采購，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部

分別進(jìn)行核算與實(shí)施監(jiān)督。

2、請(qǐng)購程序:

（一）日常辦公用品請(qǐng)購：由行政部在每月初根據(jù)各部門庫存狀況

分別編制''請(qǐng)購單"，直接財(cái)務(wù)資產(chǎn)部審核批準(zhǔn)后實(shí)施采購。

（二）特殊辦公用品請(qǐng)購：如需對(duì)日常辦公用品目錄之外的辦公用

品進(jìn)行采購，由使用部門在每月初報(bào)送“請(qǐng)購單”（突發(fā)請(qǐng)購可特殊

處理，但需提前3天申請(qǐng)，給予一定的采購時(shí)間）。

（三）如因開展單個(gè)項(xiàng)目，如：招標(biāo)會(huì)議、大型活動(dòng)、人力資源培

訓(xùn)等，請(qǐng)購數(shù)量較大時(shí)，除在單項(xiàng)預(yù)算中對(duì)辦公用品預(yù)算作出單獨(dú)說

明外，在請(qǐng)購或領(lǐng)用時(shí)須單獨(dú)填制請(qǐng)購單或辦理領(lǐng)用手續(xù)。

（四）除日常辦公用品外的其它請(qǐng)購單的報(bào)送流程：各子公司報(bào)

送流程：公司各部門第一負(fù)責(zé)人公司財(cái)返行政部；

（五）請(qǐng)購單的報(bào)送時(shí)間：各部門每月第一個(gè)工作日?qǐng)?bào)送到行政

部，行政部匯總后報(bào)送財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核后于當(dāng)天報(bào)送常務(wù)副總經(jīng)

理，返集團(tuán)行政部（遇節(jié)假日順延），經(jīng)集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)人復(fù)核確認(rèn)后

于三個(gè)工作日采購到位。

（六）所有請(qǐng)購單需注明“品名、單價(jià)、數(shù)量、金額”等內(nèi)容，不

得隨意涂改。

3、內(nèi)部管理：

（一）辦公用品領(lǐng)用時(shí)間為全天。各部門、公司員工根據(jù)每月申請(qǐng)

及實(shí)際

工作需要至行政部領(lǐng)用辦公用品。

（二）所有員工對(duì)辦公用品必須愛護(hù)，厲行節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，禁止

貪污，降低消耗費(fèi)用。辦公室用品只能用于辦公，不得移作他用或私

用。

（三）行政部負(fù)責(zé)辦公用品管理;做到辦公用品齊全、量足質(zhì)優(yōu)、

庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管規(guī)范。

（四）辦公室用品管理一定要做到干凈、清潔、注意安全、防火、

防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。

4、收發(fā)管理：

㈠驗(yàn)收：

采購人員按請(qǐng)購單的要求進(jìn)行采購后，應(yīng)將采購物品、采購有關(guān)

發(fā)票及有效票據(jù)協(xié)同請(qǐng)購單交予辦公用品管理人員進(jìn)行核對(duì)，并辦理

入庫手續(xù)，辦公用品管理人員應(yīng)核對(duì)采購物品數(shù)量、質(zhì)量（是否符合

請(qǐng)購要求），填寫入庫單（入庫單采取訂本式、一式三聯(lián)、且連續(xù)編號(hào)），

入庫單應(yīng)詳細(xì)填寫品名、單價(jià)、數(shù)量、金額。三聯(lián)單一聯(lián)存根聯(lián)、一

聯(lián)采購員、一聯(lián)記賬聯(lián)）。

所有入庫單均應(yīng)有驗(yàn)收人、采購員兩人簽字。辦理入庫后除存根

聯(lián)外其他二聯(lián)均交予采購員作為費(fèi)用報(bào)銷原始憑證附件。所有辦公

用品采購均需辦理入庫手續(xù)。

（二）領(lǐng)用：

所有辦公用品領(lǐng)用均須辦理領(lǐng)用手續(xù);領(lǐng)用時(shí)均需在行政的領(lǐng)用

登記本上簽。

行政領(lǐng)用登記本需有“領(lǐng)用日期、品名、單位、數(shù)量、單價(jià)、金

額、部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)用人簽字”等內(nèi)容。

領(lǐng)用人領(lǐng)用日常辦公用品，按附件2“辦公用品領(lǐng)用規(guī)定”辦理;

特殊辦公用品的領(lǐng)用遵循“誰請(qǐng)購、誰領(lǐng)用”的原則。

文印室公用耗材領(lǐng)用由文員辦理領(lǐng)用手續(xù)，由行政部門負(fù)責(zé)人簽

核。部門負(fù)責(zé)人對(duì)領(lǐng)用真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)，行政文員對(duì)領(lǐng)用真實(shí)

性、合規(guī)性（是否超出領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)）實(shí)施監(jiān)督，對(duì)存在質(zhì)疑之領(lǐng)用可以拒

絕并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

各部門辦公用品領(lǐng)用的費(fèi)用統(tǒng)計(jì)以領(lǐng)用登記本的內(nèi)容為依據(jù)。

（三）采購借支與報(bào)銷：

采購員借支實(shí)行備用金制，采購回后及時(shí)辦理入庫并到財(cái)務(wù)報(bào)

銷，特殊情況可酌情另行借支。

在辦理入庫手續(xù)后，采購員應(yīng)將采購發(fā)票及其他有效票據(jù)連同入

庫單（記賬聯(lián)）、請(qǐng)購單交予財(cái)務(wù)費(fèi)用會(huì)計(jì)審核。針對(duì)采購未完之請(qǐng)購

單，費(fèi)用會(huì)計(jì)審核時(shí)可根據(jù)入庫單情況在請(qǐng)購單上作已報(bào)銷標(biāo)志，并

將請(qǐng)購單退回采購員。

財(cái)務(wù)核算與監(jiān)督：費(fèi)用會(huì)計(jì)在審核采購報(bào)銷憑證時(shí)，在編制記賬

憑證時(shí)，應(yīng)將入庫單抽出單獨(dú)留存，所有已入庫采購物品均先計(jì)入“材

料物資”科目，當(dāng)月材料物資增加額應(yīng)等于當(dāng)月入庫單金額合計(jì)。費(fèi)

用會(huì)計(jì)根據(jù)文員報(bào)送的“辦公用品領(lǐng)用匯總表”，對(duì)當(dāng)月入庫、領(lǐng)用

進(jìn)行核對(duì)，必要時(shí)可對(duì)期末庫存進(jìn)行監(jiān)盤，核對(duì)無誤后，賽用會(huì)計(jì)根

據(jù)部門費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表填制當(dāng)月部門辦公用品領(lǐng)用分?jǐn)倯{證，如借：營(yíng)業(yè)

費(fèi)用一辦公賽用-營(yíng)銷中心，貸：材料物資。由于各部門費(fèi)用統(tǒng)計(jì)是

根據(jù)各部門各品種領(lǐng)用數(shù)量*計(jì)劃價(jià)格（固定）進(jìn)行核算，而財(cái)務(wù)材料

物資是以實(shí)際成本入賬，所以應(yīng)定期（季度）按期末庫存*計(jì)劃價(jià)格計(jì)

算結(jié)果與材料物資余額比較，將價(jià)差視同消耗轉(zhuǎn)為費(fèi)用。

5、行政臺(tái)賬管理：

（一）建立各子公司庫存明細(xì)表；

（二）入庫分開，入庫單以各子公司區(qū)別，各子公司有各自一本入

庫單；

（三）報(bào)銷分開，除公用文印資料無法分開外。

（四）針對(duì)員工領(lǐng)用，如對(duì)非消耗品，可重復(fù)使用物品應(yīng)建立個(gè)人

臺(tái)賬，員工離職時(shí)應(yīng)辦理退還手續(xù)（作負(fù)數(shù)領(lǐng)用單），如同品種部門再

領(lǐng)回可不重計(jì)部門費(fèi)用，如該部門內(nèi)部已調(diào)劑使用，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確

認(rèn)已收回。

（五）辦公用品管理文員應(yīng)在月終作統(tǒng)計(jì)核算（核算期間為當(dāng)月1

日-31日），于次月2日前公司完成“辦公用品領(lǐng)用匯總表”和