公司檔案管理制度

第頁共頁公司檔案管理制度一、總則為了規(guī)范公司的檔案管理工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，保障公司檔案的完整性和安全性，特制定本《公司檔案管理制度》。本制度適用于公司內(nèi)所有相關(guān)部門及員工，在公司檔案管理工作中應嚴格遵守本制度的規(guī)定。二、檔案管理的原則1.法律合規(guī)性原則：公司檔案管理工作應遵循國家有關(guān)法律法規(guī)，以及行業(yè)、地方規(guī)章制度的規(guī)定。2.統(tǒng)一性原則：公司檔案管理工作應以統(tǒng)一標準和統(tǒng)一規(guī)定為基礎(chǔ)，統(tǒng)一命名和分類，統(tǒng)一管理和歸檔。3.完整性原則：公司檔案管理工作應確保檔案的完整性，包括分類齊全、文件齊全、信息齊全等。4.安全性原則：公司檔案管理工作應確保檔案的安全性，包括避免檔案遺失、破壞、泄露等情況發(fā)生。5.高效性原則：公司檔案管理工作應通過合理的流程和規(guī)范的操作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。三、檔案管理的責任1.公司領(lǐng)導層對檔案管理負有全面領(lǐng)導責任，應組織制定檔案管理制度和檔案管理計劃，確保檔案管理工作的順利進行。2.檔案管理部門負責公司檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、檢索等工作。3.各部門負責本部門檔案的管理工作，包括檔案的整理、登記、出借、歸還等工作。4.檔案管理員是檔案管理的主體，應具備專業(yè)知識和技能，保證檔案管理工作的準確性和安全性。四、檔案管理的流程1.檔案的收集：各部門應按照規(guī)定的流程和標準，將產(chǎn)生的文件、合同、備忘錄等有價值的文件及時交到檔案管理部門。2.檔案的整理：檔案管理部門應對收到的檔案進行整理，按照分類規(guī)則進行排序、編號，并登記到電子檔案系統(tǒng)中。3.檔案的歸檔：檔案管理部門應根據(jù)檔案的重要性和保管期限，將檔案進行適當?shù)臍w檔，確保檔案的安全和有效管理。4.檔案的檢索：各部門需要查找檔案的時候，應在電子檔案系統(tǒng)中進行檢索，根據(jù)檔案編號或關(guān)鍵詞進行查找。5.檔案的借閱：各部門需要借閱檔案的時候，應向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可借閱，借閱期限一般為一個月。6.檔案的歸還：各部門在借閱檔案后，應按時歸還，如有特殊情況需延期歸還，需提前申請并經(jīng)批準。7.檔案的銷毀：檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限和歸檔要求，按照規(guī)定的程序和方式進行檔案的銷毀。五、檔案管理的要求1.檔案管理部門應建立健全的檔案管理制度和檔案管理流程，確保檔案管理的規(guī)范性和有效性。2.檔案管理部門應配備合適的人員和設(shè)備，保證檔案管理工作的順利進行。3.各部門應建立檔案統(tǒng)一管理制度，明確檔案的分類和命名規(guī)則，確保檔案的整潔有序。4.各部門應經(jīng)常對檔案進行清理和整理，及時歸還借出的檔案，確保檔案的完整性和安全性。5.檔案管理部門應定期對檔案進行盤點和檢查，確保檔案的準確性和完整性。六、檔案管理的措施1.檔案管理部門應建立健全的安全措施，包括防火、防水、防盜等措施，確保檔案的安全。2.檔案管理部門應建立電子檔案系統(tǒng)，將檔案的相關(guān)信息和電子文件進行登記和歸檔，方便檢索和管理。3.檔案管理部門應建立檔案借閱登記制度，明確檔案的借閱流程和責任人，確保檔案的安全可控。4.檔案管理部門應定期對檔案進行備份和存儲，避免因意外情況導致檔案的損失和泄露。七、檔案管理的監(jiān)督和評估1.公司領(lǐng)導層應對檔案管理工作進行監(jiān)督，定期進行評估，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改。2.檔案管理部門應加強對各部門檔案管理工作的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并糾正不符合制度要求的情況。3.公司可以委托第三方機構(gòu)對檔案管理工作進行評估，以提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。八、附則