學院檔案工作業(yè)務建設規(guī)范

學院檔案工作業(yè)務建設規(guī)范1引言1.1為了加強學校檔案工作的業(yè)務建設，逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理，更有效地保護和利用檔案，為學校和社會服務，根據(jù)檔案工作法律、法規(guī)制訂本規(guī)范。1.2本規(guī)范是評估學校檔案工作的重要依據(jù)之一。2檔案工作業(yè)務建設的基本原則2.1學校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。2.2嚴格實行部門立卷制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，即納入學校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。2.3學校檔案工作要努力提高科學管理水平，逐步采用先進技術，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足學校和社會的需要。3檔案工作基本任務3.1宣傳和貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法律法規(guī)、方針政策，規(guī)劃全校檔案工作。3.2制訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責監(jiān)督、指導、檢查執(zhí)行情況。3.3接收（征集）、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計全校各類檔案及有關資料。3.4編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源。3.5組織實施檔案數(shù)字化和電子文件歸檔與管理工作。3.6開展檔案利用工作。3.7建立健全學校檔案工作網(wǎng)絡，負責對學校各部、處、院、所等單位的專（兼）職檔案人員進行業(yè)務培訓。3.8利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。3.9開展檔案學術研究和交流活動。3.10對學校所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導3.11完成學校領導交辦的其他任務。4檔案的收集4.1收集的范圍4.1.1學校在教學、科研、管理等各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的材料。4.1.1.1文書檔案，包括學校各黨群及行政職能部門在管理工作中形成的文件材料。4.1.1.2科技檔案，包括教學、科學研究、基本建設、儀器設備、出版物、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、博士后、專利等文件材料。4.1.1.3會計檔案，包括會計核算活動中形成的文件材料。4.1.1.4聲像檔案，包括學校各項活動中形成的，以及校外單位形成的與學校有關的，并對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用的照片以及視頻、音頻資料。4.1.1.5實物檔案，包括在學校各項活動中形成或獲得的有保存價值的實物，如榮譽證書、獎狀、獎章、獎杯、禮品、錦旗、印信、名人字畫及學校發(fā)展中有紀念意義的物品及其他有保存價值的實物。4.1.1.6歸檔電子文件，是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存在，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀，可在通信網(wǎng)絡上傳送，且具有參考和利用價值，并作為檔案保存的電子文件。4.1.2征集與學校有關的各種有保存價值的文件材料，如反映學校歷史的文件材料、校內(nèi)教職工在非職務活動中形成的文件材料等。4.1.3將來可能并入學校的有關單位的檔案。4.1.4將來上級部門決定由學校檔案館保存的撤銷單位的檔案。4.2立卷歸檔分工4.2.1職能部門立卷歸檔是學校檔案工作的基本制度。4.2.2文書檔案由形成、處理、承辦的職能部門負責歸檔。全校性、綜合性的文件材料由辦公室負責歸檔。跨部門的文件根據(jù)情況采取以下幾種方式處理：由學校黨委討論，以行政名義發(fā)出的文件，歸入辦公室；由業(yè)務部門起草，內(nèi)容主要涉及某方面業(yè)務工作的，即使以學校行政名義發(fā)出的文件，也應歸入具體的業(yè)務部門，但如果內(nèi)容涉及全局性、綜合性的文件，則歸入辦公室；幾個部門聯(lián)合辦理的文件，一般歸入主辦部門，如無法確定主辦部門，則歸入最后承辦的部門或批示“退存”的部門。4.2.3科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案分別由各類文件材料的形成單位負責歸檔。4.3歸檔文件的質(zhì)量要求4.3.1各門類檔案總的質(zhì)量要求是：遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。4.3.2歸檔文件材料必須準確反映學校教學、科研及管理活動的真實面貌，手續(xù)完備，制作和書寫材料有利于長期保存。4.3.3文書檔案一般不得跨年度歸檔，特殊情況按照下列原則處理：跨年度的請示與批復，放在復文年度；沒有復文的，放在請示年度；跨年度的會議文件放在會議開幕年度；跨年度的非訴訟案件放在結(jié)案年度。4.3.4科技檔案按階段、結(jié)構、部件等分別組卷。具體參閱《**學院科技檔案歸檔規(guī)范》。4.3.5根據(jù)學校工作和國家積累歷史文化財富的需要，研究文件材料的保存價值，確定文件材料的保管期限。4.3.5.1凡反映學校主要職能活動、中心工作和基本歷史面貌的，對學校和社會具有長遠利用價值的文件材料，以及在維護國家、集體和個人權益等方面具有永久性憑證價值和文化價值的各種形式和載體的文件材料，列為永久保管。主要包括：學校制定的法規(guī)政策性文件材料；召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；機構演變、人事任免等文件材料；房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料。4.3.5.2凡反映學校一般工作活動，在較長時期內(nèi)對學校和社會具有查考利用價值的，以及對維護國家、集體和個人權益等方面具有憑證價值的各種形式和載體的文件材料，列為長期保管。主要包括：學校處理一般工作問題的文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料；關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；直屬上級機關和非直屬上級機關頒發(fā)的屬于學校主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的文件材料，上級機關和同級機關頒發(fā)的非學校主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的文件材料。4.3.5.3凡在短時期內(nèi)對學校工作具有查考利用價值的不同形式和載體的文件材料，列為短期保管。4.3.6以卷為單位整理檔案時，卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列，配套的特殊載體的文字材料按有關規(guī)定整理。每個案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄，對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化，若原有題名無實質(zhì)內(nèi)容或無題名的，要重新擬定并在前后加[]。沒有責任者或具體日期的文件，要考證清楚，及時補上。案卷題名要簡明確切，部分案卷題名可以是項目名稱的代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱。4.3.7以件為單位整理檔案時按下列原則排列：正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。每一件文件按要求排列好后，有文字或圖表的頁面（無論單面或雙面），均應依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁號。每一件文件首頁上端的空白處必須加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、機構、館編件號和頁數(shù)、盒號等項目。4.3.8備考表置于卷內(nèi)或盒內(nèi)文件之后，包括卷內(nèi)或盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。4.3.8.1卷內(nèi)或盒內(nèi)文件情況說明：填寫卷內(nèi)或盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。4.3.8.2整理人：負責整理歸檔文件的人員。4.3.8.3檢查人：負責檢查歸檔文件的分管領導。4.3.8.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。4.4歸檔時間和手續(xù)4.4.1文書檔案在次年6月底前歸檔；科研、基建項目和專題性、成套性較強的檔案，在項目完成通過驗收后3個月內(nèi)歸檔；會計檔案實行隔年歸檔制度，每年6月底以前完成歸檔工作；聲像檔案、實物檔案根據(jù)其產(chǎn)生的實際情況實時歸檔。4.4.2隨時接收上級規(guī)定應接收的檔案。4.4.3接收檔案時必須履行相應手續(xù)，填寫移交清單（冊），一式二份，交接雙方簽字，并各持一份備查。5檔案的整理5.1根據(jù)全宗劃分的原則，學校全部檔案按照一個全宗進行整理。5.2檔案的分類、編號、排架5.2.1在收集齊全的基礎上，將全部檔案按一定原則和方法逐件、逐卷分類編號，其編號方法按《**學院檔案實體分類主表》確定。5.2.2從體現(xiàn)各類檔案內(nèi)在聯(lián)系和邏輯性出發(fā)，結(jié)合學校具體情況，組織檔案實體排架，全部檔案采用縱橫和橫縱相結(jié)合的排架方法。5.2.3檔案分類、編號、排架一經(jīng)確定，不可隨意變動。6檔案檢索工具的編制6.1案卷目錄、歸檔文件目錄應根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制。6.2從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索工具和參考資料，如全宗介紹、分類目錄、專題目錄等。7檔案信息化管理將檔案信息化管理納入學校檔案工作的議事日程，加強硬件建設，配備信息化管理所需設施設備；采取“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”策略，分步有序地推進檔案數(shù)字化建設工作；加強檔案管理系統(tǒng)建設，實現(xiàn)與學校電子政務系統(tǒng)及其他業(yè)務系統(tǒng)的協(xié)同工作與資源共享；加強檔案館網(wǎng)頁建設，實現(xiàn)檔案信息資源共享。8檔案的保管8.1庫房要求8.1.1庫房要配備防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施。8.1.2庫房標準溫度為14-24℃，標準濕度為45-60%。8.1.3建設庫房溫濕度調(diào)控系統(tǒng)，配備去濕機、加濕器、空調(diào)機、消毒機等設備。8.2定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查，并作相關記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。如遇特殊情況應及時檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對破損、褪變檔案及時修補、復制，對復寫紙、圓珠筆、鉛筆字跡進行加固處理。8.3聲像及其他特殊載體檔案的保管，按有關規(guī)定執(zhí)行。8.4建立全宗卷，以積累存儲檔案實體分類方案、立卷說明、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等。8.5注重檔案信息安全防護，安裝防火墻和殺毒軟件，定期修復系統(tǒng)漏洞和升級殺毒包等；采用聯(lián)機備份與脫機備份相結(jié)合的方式保證檔案數(shù)據(jù)長期安全有效；對檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息采用訪問控制技術實施安全保護；建立檔案管理系統(tǒng)日志。9檔案的鑒定銷毀9.1根據(jù)**學院檔案保管期限的原則規(guī)定，定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定。9.2在校長（教育部“第27號令”規(guī)定）直接領導下，檔案館和有關職能部門共同組成鑒定小組，通過直接鑒定的方法，對保管期限已滿的檔案提出銷毀或延長保管期限的意見，將擬銷毀的檔案登記造冊，經(jīng)分管校領導批準后按照規(guī)定程序銷毀，至少由2人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的，按有關規(guī)定執(zhí)行。10檔案統(tǒng)計10.1建立健全統(tǒng)計臺賬，掌握檔案收集、整理、利用、移出、銷毀及館內(nèi)其他各種情況的數(shù)據(jù)，并按部、省、市檔案部門和學校主管部門的要求及時報送各種統(tǒng)計報表。10.2對統(tǒng)計數(shù)字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進的措施和建議，向?qū)W校領導報告。11檔案的利用11.1檔案人員要熟悉館藏，主動提供利用，積極發(fā)揮助手和參謀作用。11.2珍貴檔案以復制件代替原件提供利用。11.3館藏檔案，除未解密和劃控使用的檔案外，用戶憑有效證件，履行檔案利用審批手續(xù)后均可利用?？萍紮n案開發(fā)利用按國家檔案局、國家科委《開發(fā)利用科學技術檔案信息資源暫行辦法》執(zhí)行。利用涉密檔案，須經(jīng)學校保密部門批準。11.4凡利用館藏檔案者，均應按本館規(guī)定辦理利用手續(xù)，對因私利用學籍檔案的有關人員按國家和學校有關規(guī)