電子文件歸檔課件

一、依據(jù)1、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894—20022、國家檔案局第6號(hào)令《電子公文歸檔管理暫行辦法》3、重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)4、重慶市電子文件歸檔與管理細(xì)則5、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范1二、相關(guān)概念1、電子文件：電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2、電子公文：我們這里專指各單位通過統(tǒng)一配置的電子公文處理系統(tǒng)（自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、OA系統(tǒng)或業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)）形成的具有規(guī)范格式和電子簽章的公文的電子數(shù)據(jù)，它是電子文件的一種。

23、歸檔電子文件：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。4、電子檔案：指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，具有保存和利用價(jià)值，按電子文件歸檔管理規(guī)定處理已歸檔的電子文件及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)（如背景信息、文件格式、產(chǎn)生文件的軟件、硬件系統(tǒng)信息等）。5、電子文件歸檔就是通過電子計(jì)算機(jī)將整理好的電子文件和它生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性記錄材料或光盤等載體上儲(chǔ)存。只有具有參考和利用價(jià)值的電子文件才可歸檔保存，電子文件歸檔后即形成電子檔案。

二、相關(guān)概念3電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系：（1）相同點(diǎn)：①都是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。具有檔案的本質(zhì)屬性和基本作用。②都應(yīng)遵循檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等基本原則。（2）不同點(diǎn)：①電子檔案的信息與載體可以分離②電子檔案必須依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備和技術(shù)才能識(shí)別、處理和輸出。4電子文件歸檔管理工作應(yīng)遵循以下原則（一）集中統(tǒng)一管理原則。各機(jī)關(guān)單位形成處理的各類電子文件均應(yīng)由本機(jī)關(guān)文書處理部門統(tǒng)一收集管理；應(yīng)歸檔保存的各種電子文件，經(jīng)規(guī)范整理后，移交本單位檔案部門集中管理。（二）全程管理原則。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立健全各項(xiàng)工作制度和工作程序，結(jié)合各種信息技術(shù)和措施手段的應(yīng)用，從電子文件產(chǎn)生開始，直到被永久保存或銷毀，不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，實(shí)施全程控制和管理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中形成或涉及的有關(guān)電子文件處理的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)同電子文件一同歸檔保存。5（三）前端控制原則。各單位在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段就要充分考慮電子文件生命周期各個(gè)階段的管理要求，在電子文件的形成階段就要考慮電子文件歸檔管理和長期保管的要求。（四）真實(shí)性保障原則。采取措施確保電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息在經(jīng)過傳輸、遷移后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。（五）電子、紙質(zhì)文件并存原則。電子公文形成單位應(yīng)將具有保存價(jià)值的電子公文輸出制成紙質(zhì)公文，與電子公文一同歸檔保存，并準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)它們之間的聯(lián)系。6三、電子文件的收集

（一）收集要求1、按照紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行收集2、要同時(shí)收集電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息，文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式3、對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本相關(guān)參數(shù)、使用說明、操作手冊(cè)。對(duì)專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成為通用型電子文件，不能轉(zhuǎn)換的要同時(shí)收集專用軟件及其操作手冊(cè)、使用說明。4、永久、長期（30年）保存的電子文件應(yīng)同時(shí)制作紙質(zhì)件。5、要保證電子文件的原始性

7（二）收集方法1、用備份或下載的方法捕獲電子文件。（捕獲：指對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和存儲(chǔ)的方法與過程）2、注意收集生成電子文件的軟件、硬件系統(tǒng)背景信息（即該電子文件所依存的操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)和最低的硬件配置）。在具體操作中，可以只在對(duì)軟件、硬件系統(tǒng)更換時(shí)收集背景信息即可。3、填寫電子文件登記表，電子表格和紙質(zhì)表格分別保存。4、電子文件登記表要與背景信息一同刻錄保存。8目前，對(duì)于已經(jīng)使用了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)或業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的部門，要注意對(duì)這兩種系統(tǒng)形成的電子公文和業(yè)務(wù)文書進(jìn)行電子歸檔，在歸檔時(shí)還要注意對(duì)該軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行收集存檔，以便將來系統(tǒng)更換時(shí)，能夠支持讀取原有電子文件。在軟件系統(tǒng)中如未集成電子文件歸檔功能，在電子文件歸檔時(shí)，需要將電子文件從系統(tǒng)中導(dǎo)出，再根據(jù)對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔辦法進(jìn)行分類、劃分期限歸檔。9四、電子文件的歸檔定義：定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門（檔案室）移交，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保管的脫機(jī)載體上。它存在邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。邏輯歸檔：指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門（檔案室）移交的過程。10（一）歸檔時(shí)間：一般以次年6月底完成物理歸檔，重大專題活動(dòng)、突發(fā)事件在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成物理歸檔。邏輯歸檔，在有條件的單位可以實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸。（二）歸檔份數(shù)：永久、長期（30年）的一式三套，一套封存保管（A，一般移交國家綜合檔案館存檔），一套提供利用（B），一套異地保存（C）。短期（10年）的一式兩套。111、載體要求：只讀光盤或一次性刻錄光盤，禁止使用軟磁盤和可擦寫光盤、U盤作為電子檔案存儲(chǔ)載體。在刻錄時(shí)實(shí)行一次性刻錄。2、歸檔電子文件登記表、機(jī)讀目錄、元數(shù)據(jù)一并歸檔。3、專用軟件產(chǎn)生的特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的應(yīng)用軟件。4、歸檔方法：把電子文件的最終版本存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體上。（三）歸檔要求：真實(shí)、完整12電子文件歸檔注意事項(xiàng)1．紙質(zhì)、電子文件歸檔應(yīng)統(tǒng)一。歸檔電子文件的歸檔范圍與紙質(zhì)檔案歸檔范圍一致，紙質(zhì)檔案有什么，歸檔電子文件就應(yīng)有什么。排序與編號(hào)和紙質(zhì)檔案盒內(nèi)檔案順序與編號(hào)應(yīng)相吻合，便于利用。2．歸檔電子文件應(yīng)做到：真實(shí)、完整、齊全、清晰。每份文件應(yīng)齊全完整，文件頁數(shù)不缺、不漏。轉(zhuǎn)發(fā)文的附件不能遺漏。文件紅頭必須與紙質(zhì)檔案一樣。掃描的文件必須清晰、版面整潔。13電子文件歸檔注意事項(xiàng)3．報(bào)表格式統(tǒng)一。黨員報(bào)表、財(cái)會(huì)報(bào)表、干部報(bào)表等超出掃描儀幅面的大表，要用數(shù)碼相機(jī)等進(jìn)行拍照或利用拼接技術(shù)處理，以TIFF或JPG格式存儲(chǔ)。4．會(huì)議記錄的要求。各機(jī)關(guān)單位形成的會(huì)議記錄一般不多，大多為手寫，這些會(huì)議記錄要掃描形成電子文件，進(jìn)行歸檔。14電子文件歸檔注意事項(xiàng)5．有請(qǐng)示無批復(fù)的文件。事情已辦理，但沒有批復(fù)文件的請(qǐng)示文件，在請(qǐng)示文件的首頁請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批“此事已辦理”，并簽上領(lǐng)導(dǎo)人的名字。這樣的文件掃描制成電子文件，才具有實(shí)際意義，不然在今后的工作中看見這份文件也不了解是否已得到上級(jí)的答復(fù)辦理。6．發(fā)文草稿的電子文件不作要求，該份電子文件可只掃描錄入正文。7．一件中歸檔的電子文件的格式要統(tǒng)一?；蚴菆D像,或是電子文檔,不能既有掃描圖像,又有電子文檔。15文件掃描時(shí)的參數(shù)設(shè)定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T31-20051、掃描色彩模式掃描的色彩模式通常采用黑白二值。（1）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。（2）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。（3）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。16文件掃描時(shí)的參數(shù)設(shè)定2、掃描分辨率紙質(zhì)文件掃描分辨率一般設(shè)定為200dpi。照片檔案的掃描分辨率應(yīng)設(shè)定為600dpi。3、圖像處理及存儲(chǔ)。對(duì)不符合質(zhì)量要求的圖像進(jìn)行糾偏、去污、圖像拼接和裁邊等處理，然后存儲(chǔ)。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。17根目錄━━━━━━━━━━━━━━━━━━↓↓↓說明文件蓍錄文件電子文件子目錄━━━━━━━━━━━━↓↓一件電子文件子目錄一件電子文件子目錄↓↓電子文件電子文件

電子文件歸檔時(shí)刻錄成光盤時(shí)，光盤內(nèi)信息的組織結(jié)構(gòu)18說明文件：文件名：README.TXT，有關(guān)本存儲(chǔ)載體的各種信息，包括全宗名稱、全宗號(hào)、歸檔年度、盤號(hào)、保管期限、制作人、制作時(shí)間。蓍錄文件：文件名DESCRIPT.XML歸檔電子文件登記表電子版本。歸檔電子文件子目錄：目錄名DATA

一件電子文件子目錄：

目錄名：

分類名稱＋全宗號(hào)+歸檔年度+保管期限+件號(hào)

如1－1－2003－Y－1，分類名稱：文書、會(huì)計(jì)、照片、聲像、科技等，可按照自身單位形成的檔案種類分類，用數(shù)字1、2、3來表示類目名稱，每一名稱對(duì)應(yīng)一種檔案。19歸檔光盤電子文件目錄

光盤號(hào)：第頁編號(hào)題名形成時(shí)間文件數(shù)據(jù)格式備注（對(duì)應(yīng)的電子文件的編號(hào)）（電子文件標(biāo)題）（電子文件發(fā)布時(shí)間）（電子文件自身格式（如pdf/jpg/word格式等）可以在此填寫對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件的檔號(hào)1－1－2007－Y－1關(guān)于xxxx

的通知20070310word1-1-2007-y-120永久和長期（30年）的可以存入一張光盤，短期（10年）的原則上應(yīng)分開存儲(chǔ)。電子文件數(shù)量少的單位也可永、長（30年）、短（10年）同時(shí)存入一張光盤。光盤和包裝盒封面上應(yīng)編有一致的序號(hào)。

序號(hào)區(qū)分不同保管期限，編流水號(hào)。位置在光盤正上方，用油性筆或?qū)Ｓ霉獗P筆書寫。（盡量不要粘貼標(biāo)簽）刻錄光盤時(shí)采用整盤刻錄（disk-at-oncerecording）方式，不得使用多段刻錄（multisessionrecording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為：NEROBURNING６、WINONCD６以上版本。對(duì)磁性載體每2年、光盤每4年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，對(duì)存儲(chǔ)載體的壽命、存儲(chǔ)載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問題進(jìn)行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)補(bǔ)救。存儲(chǔ)在磁帶上的電子檔案，每年應(yīng)倒帶一次，五年轉(zhuǎn)存一次。檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要做好登記?？啼浌獗P注意事項(xiàng)21注意通過檔案管理軟件進(jìn)行了原文數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)加工處理的歸檔電子文件的歸檔管理，可以將原文數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)同時(shí)刻錄到光盤上，在說明文件中進(jìn)行相關(guān)軟硬件系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)版本說明，并將相關(guān)軟件系統(tǒng)進(jìn)行備份保存。目前，檔案局委托檔案數(shù)字化加工處理中心加工處理的各單位移交進(jìn)館的檔案,數(shù)字化后返還給各單位的數(shù)據(jù)光盤中即包含了其檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)，未再填寫說明文件。22電子檔案載體（即電子檔案光盤等）包裝盒封面分為正面、背面和背脊。正面項(xiàng)目：全宗名稱、題名、起止年度、保管期限、件數(shù)、檔號(hào)、套號(hào)等。背面主要填寫背景信息：光盤種類、文件類型、責(zé)任者、制作時(shí)間、制作軟件、制作單位等。背脊項(xiàng)目：全宗號(hào)、套別等載體如可多次讀寫，應(yīng)設(shè)置為禁止寫操作狀態(tài)。只讀光盤無此規(guī)定。如果有專門包裝可以寫下面內(nèi)容23下面介紹電子檔案的種類電子檔案可以由以下幾方面的文件構(gòu)成：（一）字處理文件

1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、對(duì)于其它類型的文檔，如果無法轉(zhuǎn)換為XML或TXT格式，則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。24（二）圖像文件

1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

4、對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。

5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對(duì)于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi，對(duì)于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。

6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對(duì)于16mm膠片來說分辨率不低于200dpi，對(duì)于35mm膠片來說分辨率不低于600dpi。25（三）圖形文件

1、如制圖軟件AutoCAD等制作形成的工程圖形等。

2、圖形文件的存儲(chǔ)要求參見圖像文件的存儲(chǔ)要求。

3、歸檔時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對(duì)相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息應(yīng)一并存檔。（四）影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。26（五）聲音文件

1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。（六）多媒體文件

1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、多媒體文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存檔。27（七）數(shù)據(jù)庫文件

1、數(shù)據(jù)庫文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲(chǔ)。

2、對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息較多，存儲(chǔ)時(shí)注意數(shù)據(jù)的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、超文本文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息應(yīng)一并存檔。（九）計(jì)算機(jī)程序

1、計(jì)算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、計(jì)算機(jī)程序依賴的軟、硬件平臺(tái)說明應(yīng)一并歸檔。（十）數(shù)據(jù)文件

1、數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲(chǔ)辦法參考以上各類型的存儲(chǔ)辦法。

28電子檔案管理注意事項(xiàng)電子文件存檔時(shí)必須檢查病毒及其他危害計(jì)算機(jī)的隱患，對(duì)于不能清除隱患的電子文件不得存檔。對(duì)于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的單位的具體要求：

1、電子檔案應(yīng)存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機(jī)容錯(cuò)等備份措施。每年應(yīng)對(duì)上一年度形成的電子檔案數(shù)據(jù)刻盤保存。

2、內(nèi)部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。

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