辦公信息化實例教程課件第4章

辦公信息化實例教程第4章辦公中表格的基本應用2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用了解常用電子表格的類型和Excel宏的概念熟悉Excel中公式和函數(shù)的使用方法掌握利用Word制作表格和利用Excel制作圖表的方法熟練掌握利用Excel創(chuàng)建表格和格式化工作表的方法學習目標2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用辦公中的電子表格概述利用Word制作個人求職簡歷表利用Excel制作員工檔案管理表利用Excel制作公司產(chǎn)品銷售圖表利用Excel函數(shù)實現(xiàn)員工工資管理本章小結及實訓章節(jié)內(nèi)容2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用辦公中的電子表格可分為兩大類：表格內(nèi)容以文字為主的文字表格和以數(shù)據(jù)信息為主的數(shù)字表格。4.1辦公中的電子表格概述2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用4.2.1制作個人求職簡歷表實例4.2.2操作步驟4.2.3主要知識點4.2利用Word制作個人求職簡歷表2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用簡歷是一個人的“活名片”，利用簡明直觀的框架、清新亮麗的色彩等方式，有重點地表達個人簡歷有助于求職的成功。在本例中，將主要解決如下問題：如何插入（繪制）表格并修改結構如何輸入特殊符號如何設置不同的文字方向如何設置表格的邊框和底紋4.2.1制作個人求職簡歷表實例

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用推薦：簡歷模板網(wǎng)（）。這個網(wǎng)站提供了簡歷模板、校徽庫、自薦信和求職信范文、簡歷和求職信書寫技巧等大量內(nèi)容。其中，簡歷模板提供了中文、英文等多種語言和WORD、PPT等多種格式，還針對不同崗位（如導游、國貿(mào)等）、不同工作經(jīng)驗類型（如應屆畢業(yè)生、一年工作經(jīng)驗等）進行區(qū)分。同類網(wǎng)站：我的簡歷網(wǎng)、簡歷中國網(wǎng)推薦：簡歷模板網(wǎng)2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（1）啟動Word程序，新建一個名為“個人求職簡歷表”的文檔。（2）從效果圖中可以看出，該表格的大致可以分為20行、1列。因此，可以先使用插入表格的方法插入一個1×20的表格。然后再使用繪制表格的方法進一步的細化。因此，點擊“插入”功能區(qū)/“表格”工具組/“表格”下拉按鈕，在下拉列表中選擇“插入表格”命令，打開“插入表格”對話框。在對話框中將列數(shù)設置為“1”，將行數(shù)設置為“20”，在“自動調(diào)整”操作中選擇“根據(jù)窗口調(diào)整表格”，單擊“確定”按鈕，即可插入一個1×20的表格。

4.2.2操作步驟

1．創(chuàng)建表格框架

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（3）調(diào)整行高。插入一個1×20的表格以后，選中整個表格，右擊，在打開的快捷菜單中選擇“表格屬性”，打開“表格屬性”對話框，選擇“行”選項卡，將行高指定為0.8厘米。然后多次單擊“下一行”按鈕，將第9行和第20行設置為3厘米，點確定。（4）調(diào)整頁邊距。在“頁面布局”功能區(qū)中將“頁邊距”工作組中的“左”和“右”分別設置為2.5厘米。（5）繪制表格。選擇“設計”功能區(qū)/“繪圖邊框”工具組/“繪制表格”命令，繪制出行、列數(shù)符合要求的表格，并對行高和列寬做適當調(diào)整。在需要合并單元格的地方進行合并單元格，這樣，表格框架就制作好了。

1.創(chuàng)建表格框架

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（1）完成表框架的創(chuàng)建后，輸入要求的文字及數(shù)字內(nèi)容。（2）改變文字方向?！盎举Y料”欄中的“照片”的文字方向是豎向的，設置的方法如下：選擇該單元格，右擊，在快捷菜單中選擇“文字方向”，打開“文字方向”對話框，選擇所需的樣式，確定后輸入“照片”二字即可。（3）在表格內(nèi)輸入特殊符號。將光標置于“英語水平”一行中的“CET-4”之前，選擇“加載項”功能區(qū)/“菜單命令”工作組/“特殊符號”命令，在彈出的“插入特殊符號”對話框中選擇“特殊符號”選項卡，。選擇“□”符號后，單擊“確定”按鈕，即可將“□”符號插入到“CET-4”之前。以同樣的方法在“CET-6”、“其它：”項之前添加“□”符號。在“職業(yè)狀態(tài)”一行中的“全職”、“兼職”、“鐘點工”項之前添加“○”符號的方法同上。

2．輸入表格內(nèi)容

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（1）設置字體。將表格中所有文字的字體設置為宋體，小四號字，并將第1、6、10、15、19行的文字設置為粗體。（2）設置表格內(nèi)文本對齊方式。先將所有的單元格設置為水平方向居中，垂直方向左對齊，單擊表格左上角的小方塊（“移動表格”控點）全選表格，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“單元格對齊方式”命令的下一級菜單。然后，再把個別需要在垂直和水平都居中的單元格選中，用同樣的方法，設置為“中部居中”。（3）設置邊框和底紋。本例中，設置表格外邊框為黑色雙線、0.5磅，“基本資料”行下邊框為黑色實線、1.5磅，“教育經(jīng)歷”、“工作經(jīng)歷”、“求職意向”、“個人自傳”行上下邊框為黑色實線、1.5磅，其余內(nèi)邊框為黑色實線、0.5磅。

3．修飾表格

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用選中整個表格，右擊出現(xiàn)快捷菜單，選擇“邊框和底紋”命令，在彈出的“邊框和底紋”對話框中單擊“線型”列表框右側的下拉按鈕，選擇雙線線型；單擊“粗細”下拉按鈕，選擇0.5磅；單擊“框線”按鈕，選擇“外側框線”對表格外邊框進行設置。使用相同的方法，可對內(nèi)邊框及有特殊要求的邊框線進行設置。邊框設置好后，可對本例中“基本資料”、“教育經(jīng)歷”、“工作經(jīng)歷”、“求職意向”、“個人自傳”行進行底紋設置。選擇需要設置底紋的單元格，選擇“開始”功能區(qū)/“段落”工具組/“底紋”命令，將底紋顏色設置為淺灰色。

修飾表格

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用將光標置于表中第一行的第一個字符之前，按回車鍵，即可在表格之前插入一個空行。輸入“個人求職簡歷表”，進行字體、字號的適當設置。也可以先選定表格的第一行，然后執(zhí)行“布局”功能區(qū)/“合并”工具組/“拆分表格”命令，實現(xiàn)在表格之前插入一空行后輸入表頭文字。至此，一份個人簡歷已經(jīng)制作好了，讀者可根據(jù)不同專業(yè)需要、不同應聘職業(yè)要求制作各種各樣的簡歷，也可以使用Word提供的個人簡歷模板。4．設置簡歷表表頭2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用1．表格框架的建立與編輯在Word中建立表格框架有兩種方法：插入表格和繪制表格。在本例復雜表格的制作中，綜合使用了兩種方法。首先利用插入表格方法制作總體框架，確定表格的行列數(shù)，然后再使用繪制表格方法進行表格的復雜制作。修改表格框架可利用“布局”功能區(qū)/“行和列”工具組中的插入行或列功能以及“合并”工具組中的“合并單元格”和“拆分單元格”命令進行單元格的合并與拆分，提高建立表格框架的效率。

4.2.3主要知識點

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用表格框架建立好之后，除了按要求輸入文字、數(shù)字等內(nèi)容之外，還可以插入符號、編號、圖片、日期和時間、超鏈接等對象。文本在移動和復制時，可以利用“開始”功能區(qū)中的“剪切”、“復制”、“粘貼”命令實現(xiàn)，也可以通過鼠標拖動的方法實現(xiàn)。利用鼠標拖動的方法為：如果移動文本，可將選定內(nèi)容直接拖動到目標單元格；如果復制文本，則在按住【Ctrl】鍵的同時將選定內(nèi)容拖動到目標單元格。

2．表格內(nèi)容的輸入與編輯

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用在對表格的設置、修飾和美化時，可通過“表格屬性”對話框完成各項操作。選擇“布局”功能區(qū)/“單元格大小”工具組/“屬性”命令，彈出“表格屬性”對話框。在“表格”選項卡中，可對表格進行對齊方式、文字環(huán)繞方式、邊框和底紋等設置。在“行”和“列”選項卡中，可進行行高、列寬、是否允許跨頁斷行、是否在各頁頂端以標題行形式重復出現(xiàn)等的設置。在“單元格”選項卡中，可設置單元格的大小，以及單元格中內(nèi)容的垂直對齊方式。

3．表格屬性的設置

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用若要將一個表格拆分成兩個表格，可先選定作為第二個表格的首行，然后執(zhí)行“布局”功能區(qū)/“合并”工具組/“拆分表格”命令即可。若將已拆分的兩個工作表合并，則將光標置于兩個表格中間回車符處，按Delete鍵，合并兩張工作表。4．拆分、合并表格2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用如果用戶想快速設置表格格式，可直接利用Word2010中提供的多種預先設定的表格格式。單擊表格中任意一個單元格，選擇“設計”功能區(qū)/“表格樣式”工具組，打開“其他”樣式列表，選擇符合要求的樣式，直接套用即可。5.表格自動套用格式2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用Word表格中的數(shù)據(jù)可以進行簡單的計算操作，如加、減、乘、除等。（1）將鼠標放置于存放計算結果的單元格中。（2）選擇“布局”功能區(qū)/“數(shù)據(jù)”工具組/“公式”命令，彈出“公式”對話框。（3）如果“公式”文本框中提示的公式不是計算所需要的公式，則將其刪除。在“粘貼函數(shù)”下拉列表中選擇所需要的公式，例如求平均值，應選擇“AVERAGE()”函數(shù)。（4）在公式的括號中輸入單元格地址，例如，求單元格A1和A4單元格中數(shù)值的平均值，應建立公式“=AVERAGE（A1，A4）”。如果求A1到A4單元格中數(shù)值之和，公式為：“=SUM(A1:A4)”（5）在“編號格式”文本框中輸入或選擇數(shù)字格式。單擊“確定”按鈕，計算結果就會顯示在選定的單元格中。6.表格中數(shù)據(jù)計算2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用在Word中，可以對表格中的內(nèi)容進行適當?shù)呐判颉＃?）選擇要排序的列或單元格。（2）選擇“布局”功能區(qū)/“數(shù)據(jù)”工具組/“排序”命令，彈出“排序”對話框。在對話框中選擇排序依據(jù)和類型，若有多個排序依據(jù)和類型，要依次選定。單擊“確定”按鈕即可。7.排序操作

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（1）將表格轉換成文本。選定要轉換的表格，選擇“布局”功能區(qū)/“數(shù)據(jù)”工具組/“表格轉換成文本”命令，彈出“表格轉換成文本”對話框，選擇對話框中的一種字符作為替代列邊框的分隔符后，單擊“確定”按鈕即可。（2）將文本轉換成表格。將已經(jīng)輸入的文字轉換成表格時，需要使用分隔符標記列的開始位置，使用段落標記標明表格的換行。具體操作方法為：在要劃分列的位置處插入所需分隔符，分隔符可以為逗號、空格等；在需要表格換行處，直接輸入回車鍵，然后選定要轉換的表格，選擇“插入”功能區(qū)/“表格”下拉列表中的“文本轉換成表格”命令，彈出“將文字轉換成表格”對話框。在“文字分隔位置”欄中，選擇所使用的分隔符選項，單擊“確定”按鈕即可實現(xiàn)轉換。8.表格與文本互轉2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用4.3.1制作公司產(chǎn)品銷售表格和圖表實例4.3.2操作步驟4.3.3主要知識點

4.3利用Excel制作公司產(chǎn)品銷售表格和圖表

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用在本實例中，國貿(mào)電器銷售公司主要經(jīng)營6種產(chǎn)品，2013年下半年各產(chǎn)品的銷售情況，現(xiàn)在要這些銷售數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，并且需要根據(jù)數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)圖表。4.3.1制作公司產(chǎn)品銷售表格和圖表實例

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用本實例中，主要解決如下問題：如何創(chuàng)建Excel表框架如何利用輸入技巧快捷地錄入數(shù)據(jù)如何對工作表進行格式化設置如何使用函數(shù)求和、求平均數(shù)如何制作圖表如何格式化圖表本實例中，主要解決如下問題2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用1．創(chuàng)建產(chǎn)品銷售表格（1）創(chuàng)建產(chǎn)品銷售表格的框架首先啟動Excel，在出現(xiàn)的Book1工作薄中選擇Sheet1工作表雙擊，更名為“產(chǎn)品銷售表”；然后按照課本圖4-21所示樣式建立數(shù)據(jù)表格；最后以“下半年銷售統(tǒng)計”為名將工作簿存盤在硬盤上。4.3.2操作步驟

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-21初步創(chuàng)建好的表格2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（2）調(diào)整行高和列寬：初次輸入后，有些列的列寬可能寬度不夠，將光標定位到兩列的列標中間，當光標變成“”后，拖動鼠標到合適的寬度?；蛘?，在兩列的列標之間雙擊，也可以將前一列調(diào)整到最合適的寬度，以上兩種方法同樣可以調(diào)整字段行的行高。（3）利用填充柄輸入月份：在剛才的內(nèi)容輸入上，只需在A2中輸入“七月”即可，其他的月份可以使用Excel中的序列填充完成，方法如下，單擊選中A2后，用鼠標拖動右下角的填充柄到A7，則A3～A7自動填充“八月”～“臘月”。操作步驟2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（4）制作表格標題①插入標題行。制作表格標題時，首先要在字段名前插入一行，右擊第1行行號，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，這樣就會在字段名前插入一行，如圖4-22所示。②合并單元格。選中A1～G1，單擊“開始”功能區(qū)/“對齊方式”工具組/“合并后居中”按鈕（即），這樣，A1～G1就合并成了一個單元格A1。③輸入標題內(nèi)容。將光標定位在A1中，先輸入“國貿(mào)電器銷售有限公司”，然后按“Alt+Enter”，在單元格中換行，再輸入“2013年下半年產(chǎn)品銷售表（單位：元）”即可，如圖4-23所示。操作步驟2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用

圖4-22在字段名前插入一行圖4-23輸入標題后的銷售表格2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（5）利用自動求和按鈕輸入合計和平均數(shù)在圖4-21的表格中，B9～G9和B10～G10的單元格中需要分別計算各種產(chǎn)品在下半年銷售額的總數(shù)和平均值，具體操作步驟如下：①先將光標放在單元格B9上，單擊“開始”功能區(qū)/“編輯”工具組/“自動求和”按鈕，屏幕上出現(xiàn)求和函數(shù)SUM以及求和數(shù)據(jù)區(qū)域，如圖所示4-24所示。觀察數(shù)據(jù)區(qū)域是否正確，若不正確請重新輸入數(shù)據(jù)區(qū)域修改公式操作步驟2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-24求和后等待確定參數(shù)區(qū)域的函數(shù)2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用②單擊編輯欄上的“√”按鈕或按Enter鍵，即確定公式，則B9中很快顯示對應結果。③選中單元格B9，利用鼠標左鍵拖動其填充柄一直到G9，則可以將B9中的公式快速復制到C9：G9區(qū)域，也就是B9：G9區(qū)域中每一個單元格就會自動計算出來對應結果。④求平均值的方法和上面類似，先選中B10，選擇“開始”功能區(qū)/“編輯”工具組/“自動求和”按鈕下拉列表中的“平均值”，如圖4-25所示。結果就會在該單元格中顯示求平均值函數(shù)AVERAGE以及求平均值的數(shù)據(jù)區(qū)域。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-25選擇“平均值”2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用⑤單擊編輯欄上的“√”按鈕或按Enter鍵即可計算出結果。同樣，利用填充柄復制公式至C10：10即可。結果如下圖所示。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（6）設置表格格式表格中所有的數(shù)據(jù)輸入完畢后，還需要對表格進行格式化設置，比如設置字體、數(shù)字格式、文字對齊方式以及表格的底紋和邊框等。本例中的具體格式設置如下：①設置數(shù)字格式。選中單元格B9～G10區(qū)域，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”，打開“單元格格式”對話框，選擇“數(shù)字”選項卡，如圖4-27所示，在“分類”中選擇“貨幣”，“小數(shù)位數(shù)”為“1”，確定后就將“合計”和“平均值”中的數(shù)據(jù)設置成了保留一位小數(shù)的貨幣格式。②設置對齊方式。選中整個數(shù)據(jù)區(qū)域A2:G10，打開“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項卡，如圖4-28所示，將“水平對齊”和“垂直對齊”分別設置為“居中”。操作步驟2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-27設置單元格的類型圖4-28設置單元格的對齊格式2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用③設置字體格式。首先選中標題單元格A1，打開“單元格格式”對話框，選擇“字體”選項卡，將顏色設置為“藍色”，將標題中的“國貿(mào)電器銷售有限公司”的字體和字號分別設置為“黑體”，16號，將“2013年下半年產(chǎn)品銷售表”的字體和字號分別設置為“楷體”和20號，將“（單位：元）”的字體和字號分別設置為“楷體”和12號。按此方法，將數(shù)據(jù)區(qū)域A2:G10中的字號設置為14號。④設置邊框和底紋。首先選中A1:G10，打開“設置單元格格式”對話框，在“邊框”選項卡中單擊“外邊框”和“內(nèi)部”，如圖4-29所示，為表格設置邊框。選中A1單元格，在“單元格格式”對話框中選擇“填充”選項卡，將單元格背景色設置為黃色，如圖4-30所示。按照此方法，將B2～G2，A3～A8,A9～G10單元格區(qū)域中的背景顏色設置為不同顏色即可。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用

圖4-29設置單元格的邊框格式圖4-30設置單元格的底紋格式2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用將工作表中的數(shù)據(jù)制作成數(shù)據(jù)圖表，有兩種方法：一是將圖表嵌入到原工作表中，二是將圖表生成一個單獨的工作表。在本例中的兩個圖表，均是嵌入到原工作表中的，單獨工作表上的圖標制作方法見4.3.3。（1）制作銷售柱形圖①選擇數(shù)據(jù)區(qū)域。圖表來源于數(shù)據(jù)，制作數(shù)據(jù)圖表前最好先選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，本例須選取A2：G8。2．制作銷售圖表

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用②插入圖表。點擊“插入”功能區(qū)／“圖表”工具組/“柱形圖”下拉按鈕，在如下圖左側所示的“二維柱形圖”中選擇“簇狀柱形圖”，即可初步插入一個柱形圖，如右側圖。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用③切換行/列。因為要在圖例中顯示產(chǎn)品的名稱，所以要交換行和列的位置，方法如下：點擊“設計”功能區(qū)／“數(shù)據(jù)”工具組/“切換行/列”命令，即可交換圖例和坐標軸中的系列名稱，如圖4-33所示。④添加圖表標題。選擇“布局”功能區(qū)/“標簽”工具組/“圖表標題”下拉列表中的“圖標上方”，結果就會在圖標的上方插入圖表標題提示框，輸入文字“下半年產(chǎn)品銷售圖”，結果如圖4-34所示。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-33切換行/列后的圖表圖4-34添加標題后的圖表2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用⑤圖表的格式化。初步創(chuàng)建好數(shù)據(jù)圖表后，可以為圖表上各個區(qū)域進行格式化設置，方法為有兩種：一是選擇需要設置格式的對象，在“格式”功能區(qū)的“形狀樣式”工具組和“藝術字樣式”中分別設置對象的線條、填充和文字的樣式等；二是用鼠標右鍵單擊需要修改格式的對象，從彈出的菜單中選擇“設置××格式”命令，在打開的對話框中，選擇所需修改的項目進行相應修改即可。如本例中的圖表標題的格式修改為：字體為16號，邊框為紅色，加粗為2磅，底紋為淺綠色。在圖表標題上右擊，在快捷菜單中選擇“設置圖表標題格式”命令，彈出“設置圖表標題格式”對話框，如圖4-35所示，分別設置填充、邊框顏色和樣式等，結果如圖4-36所示。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-35“設置圖表標題格式”對話框圖4-36為圖表標題設置格式2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖例：底紋為茶色。圖表區(qū)：底紋填充為漸變填充，填充的樣式為“雨后初晴”。橫向坐標軸：字體顏色為粉紅色，對齊的方式為傾斜-30度。按以上要求修改完圖表的格式后，效果就如課本圖4-19所示。和上面類似的方法，本例中其他需要修改的地方分別是：2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用按本例要求，要根據(jù)下半年的各產(chǎn)品的銷售總額制作出銷售餅圖，這類圖表一般要求的數(shù)據(jù)區(qū)域是不連續(xù)的，具體操作步驟如下：①插入三維餅圖。在銷售數(shù)據(jù)表中，選擇產(chǎn)品名稱所在一行的連續(xù)區(qū)域B2:G2，按Ctrl鍵的同時，再選“合計”一行所在的連續(xù)區(qū)域B9:G9。點擊“插入”功能區(qū)/“圖表“工具組/“餅圖”下拉按鈕，在如圖4-37所示的下拉列表中選擇“三維餅圖”，即可初步插入一個三維餅圖，如圖4-38所示。（2）制作銷售餅圖2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-37選擇插入三維餅圖2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用

圖4-38初步制作的三維餅圖2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用②改變餅圖布局。選擇“設計”功能區(qū)/“圖標布局”工具組/“布局1”命令，結果如圖4-39所示。③添加標題和圖例標簽。選擇“布局”功能區(qū)/“標簽”工具組/“圖表標題”命令，在下拉列表中選擇“圖標上方”，在標題輸入處輸入“下半年各產(chǎn)品銷售總額比例圖”；選擇“布局”功能區(qū)/“標簽”工具組/“圖例”下拉列表中的“在右側顯示圖例”，結果如圖4-40所示。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-39改變過布局的餅圖圖4-40添加標題和圖例的餅圖2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用④對餅圖進行三維旋轉。餅圖的角度是可以自由變化的，選擇“布局”功能區(qū)/“背景”工具組/“三維旋轉”命令，彈出如圖4-41所示的對話框，將X值設為150°，透視設置為20°。圖4-41設置餅圖的三維旋轉2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用⑤餅圖的格式化設置。圖表標題：填充為黃色，邊框顏色為紅色，1.5磅，字體顏色為紅色，16號字。圖例：形狀樣式為“彩色輪廓—強調(diào)顏色6”。圖表區(qū)：填充為圖案“紙莎草紙”。

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用1．工作簿、工作表與單元格2．插入、刪除、移動和隱藏工作表3．工作簿與工作表的保護4．行高和列寬的調(diào)整5．設置單元格格式6．自動套用格式和樣式7．圖表4.3.3主要知識點

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用工作簿是Excel中計算和存儲數(shù)據(jù)的文件，通常所說的Excel文件就是工作簿文件，在Excel2003和Excel2007及以上版本中保存的擴展名分別為.xls和.xlsx。工作表是一個二維表格，最多可以包含1048576行和16348列，其中行是自上而下從1到1048576進行編號，列號則由左到右采用A、B、C……Z，Z列之后，使用兩個字母表示，即AA、AB、AC……AZ、BA、BB……ZZ來表示。每一格稱為一個單元格。每個單元格均由其所處的行和列來命名其單元格地址（名字），例如：C列第5行的單元格地址為“C5”。單元格是工作表的最小單位，也是Excel保存數(shù)據(jù)的最小單位。在工作表中單擊某個單元格，該單元格邊框加粗顯示，表明該單元格為“活動單元格”。1．工作簿、工作表與單元格

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用一個工作薄中可以有很多張工作表，但是默認的情況只有3張，如果需要插入一張新的工作表，方法如下：如圖4-42所示，單擊工作表標簽區(qū)最后面的“插入工作表”按鈕，即可插入一張新的工作表。刪除工作表的方法，在需要刪除工作表的標簽上右擊，如圖4-43所示，在彈出的菜單中選擇“刪除”即可將工作表刪除。

2．插入、刪除、移動和隱藏工作表

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-42插入新的工作表圖4-43刪除工作表2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用移動工作表：工作表的標簽位置決定工作表的層次關系，如果需要移動工作表，將鼠標指針放在需要移動的工作表標簽上，拖動鼠標到合適的位置即可移動工作表。隱藏工作表：若要隱藏某個工作表，在該工作表標簽上右擊，在彈出的菜單中選擇“隱藏”命令即可將工作表隱藏，也可以在任一工作表上右擊，在彈出的菜單中選擇“取消隱藏”命令來顯示出隱藏的工作表。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用對于一些重要的工作簿，為了避免其他用戶惡意修改或刪除源數(shù)據(jù)，可以使用Excel中自帶的工作簿保護功能來進行保護。（1）保護工作簿Excel允許對整個工作簿進行保護，這種保護分為兩種方式：一種是保護工作簿的結構和窗口，另一種則是加密工作簿。①保護工作簿的結構和窗口。首先打開將要保護的工作簿，選擇“審閱”功能區(qū)/“更改”工具組/“保護工作簿”命令，打開“保護工作簿”對話框，勾選“結構”和“窗口”，在“密碼（可選）”文本框中輸入保護密碼，如圖4-44所示。設置完成后，單擊“確定”按鈕，彈出“確認密碼”對話框，在“重新輸入密碼”文本框中再次輸入工作簿保護密碼，確定后保存工作簿即設定好保護該工作簿的結構和窗口。

3．工作簿與工作表的保護

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-44“

保護工作簿”對話框2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用再次打開工作簿后，不能對工作簿的結構和窗口進行修改，即不能添加、刪除工作表和改變工作表的窗口大小。②加密工作簿。在當前工作簿中，選擇“文件”/“信息”/“保護工作簿”命令，如圖4-45所示，在下拉列表中選擇“用密碼進行加密”命令，彈出如圖4-46所示的“加密文檔”對話框。在“密碼”文本框中輸入保護密碼，單擊“確定”按鈕，會彈出“確認密碼”對話框，再次輸入相同的密碼，保存工作簿即可設置完成，當關閉工作簿再次打開時，會彈出“密碼”提示框，在輸入正確的密碼后，才能打開工作簿。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用

圖4-45用密碼進行加密圖4-46“加密文檔”對話框2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用保護工作表功能可以實現(xiàn)對單元格、單元格格式、插入行/列等操作的鎖定，防止其他用戶隨意修改。打開工作表，選擇“審閱”功能區(qū)/“更改”工具組/“保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，如圖4-47所示。在“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入工作表保護密碼，在“允許此工作表的所有用戶進行”列表框中根據(jù)需要勾選或取消復選框選項，單擊“確定”按鈕，在彈出的“確認密碼”對話框中再次輸入密碼，單擊“確定”按鈕即可。當需要撤消工作表保護時，在“審閱”功能區(qū)/“更改”工具組/“撤消工作表保護”命令，在打開的“撤消工作表保護”對話框中輸入當初設定的保護密碼，單擊“確定”按鈕即可。（2）保護工作表2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-47“保護工作表”對話框圖4-48設置行高2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用行高和列寬的調(diào)整方法一般有三種：（1）直接拖動行列之間的分隔線來調(diào)整。（2）選中要調(diào)整行高和列寬的行或列，單擊右鍵，在快捷菜單中選擇“行高”或“列寬”，在打開的行高或列寬的對話框中輸入具體的值，如圖4-48所示。（3）在列（行）標上的列－列（行－行）之間雙擊，可以將前一列（行）的列寬（行高）調(diào)整到合適的尺寸。4．行高和列寬的調(diào)整

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用Excel的單元格格式包括很多項，有數(shù)字、對齊、字體、邊框、填充、保護等。在單元格中右擊，選擇“設置單元格格式”命令，即彈出“設置單元格格式”對話框，如圖4-49所示。5．設置單元格格式

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用利用Excel提供的套用表格格式或樣式功能可以快速設置表格的格式，為用戶節(jié)省大量的時間，制作出優(yōu)美的報表。Excel2010共提供了幾十種不同的工作表格式，其使用步驟如下：（1）在工作表中選擇需要設置樣式的單元格區(qū)域。（2）選擇“開始”功能區(qū)/“樣式”工具組/“套用表格格式”命令，在打開如圖4-50所示的“套用表格格式”下拉列表中選擇一種需要的表格樣式，此時會彈出一個對話框，如圖4-51所示，讓用戶選擇數(shù)據(jù)區(qū)域以及標題行，確定后會套用之前選擇的樣式。6．自動套用格式和樣式

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-50“套用表格格式”對話框圖4-51表數(shù)據(jù)來源2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（1）圖表類型。Excel提供了豐富的圖表功能，標準類型有柱形圖、條形圖、餅圖等14種，每一種還有二維、三維、簇狀、百分比圖等供選擇。自定義類型則有“彩色折線圖”、“懸浮條形圖”等20種。對于不同的數(shù)據(jù)表，應選擇最適合的圖表類型，才能使表現(xiàn)的數(shù)據(jù)更生動、形象。在辦公實踐中，使用較多的圖表有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點圖5種。制作時，圖表類型的選取最好與源數(shù)據(jù)表內(nèi)容相關。比如：要制作某公司上半年各月份之間銷售變化趨勢，最好使用柱形圖、條形圖或折線圖；用來表現(xiàn)某公司人員職稱結構、年齡結構等，最好采用餅圖；用來表現(xiàn)居民收入與上網(wǎng)時間關系等，最好采用XY散點圖。主要的圖表類型及特點如下。7．圖表

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用柱形圖：用于描述數(shù)據(jù)隨時間變化的趨勢或各項數(shù)據(jù)之間的差異。條形圖：與柱形圖相比，它強調(diào)數(shù)據(jù)的變化。折線圖：顯示在相等時間間隔內(nèi)數(shù)據(jù)的變化趨勢，它強調(diào)時間的變化率。面積圖：強調(diào)各部分與整體間的相對大小關系。餅圖：顯示數(shù)據(jù)系列中每項占該系列數(shù)值總和的比例關系，只能顯示一個數(shù)據(jù)系列。XY散點圖：一般用于科學計算，顯示間隔不等的數(shù)據(jù)的變化情況。氣泡圖：是XY散點圖的一種特殊類型，它在散點的基礎上附加了數(shù)據(jù)系列。圓環(huán)圖：類似于餅圖，也可以顯示部分與整體的關系，但能表示多個數(shù)據(jù)系列。股市圖：用來分析說明股市的行情變化。雷達圖：用于顯示數(shù)據(jù)系列相對于中心點以及相對于彼此數(shù)據(jù)類別間的變化。曲面圖：用來尋找兩組數(shù)據(jù)間的最佳組合。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（2）創(chuàng)建圖表。創(chuàng)建圖表有兩種方法，一是利用“插入”功能區(qū)/“圖表”工具組中選擇不同圖表的類型；二是是利用F11或Alt+F1功能鍵快速制作單獨的柱形圖表。（3）圖表的存在形式。Excel的圖表有嵌入式圖表和工作表圖表兩種類型。嵌入式圖表與創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)源在同一張工作表中，打印時也同時打印為；工作表圖表是只包含圖表的工作表，打印時與數(shù)據(jù)表分開打印。無論哪種圖表都與創(chuàng)建它們的工作表數(shù)據(jù)相連接，當修改工作表數(shù)據(jù)時，圖表會隨之更新。（4）圖表的編輯與格式化。圖表創(chuàng)建好之后，可根據(jù)需要對圖表進行修改或對其某一部分進行格式設置。如圖4-52顯示的是數(shù)據(jù)圖表中各個部分的區(qū)域劃分及其名稱表示。在數(shù)據(jù)圖表區(qū)域，將鼠標置于任一個區(qū)域，停留一段時間，會出現(xiàn)區(qū)域名稱的自動提示。

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-52數(shù)據(jù)圖表各個部分名稱2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用當創(chuàng)建完一個圖表后，功能區(qū)會增加“設計”、“布局”和“格式”3個選項卡，可以進行以下幾個方面的設置：“設計”功能區(qū)：可以設置圖表的布局、樣式、數(shù)據(jù)的行/列切換以及圖表的位置等。如本例中可以將柱狀圖表移動到一個單獨的工作表中，方法如下：選擇“設計”功能區(qū)/“位置”工具組/“移動圖表”命令，如圖4-53所示，在彈出的對話框中選擇“新工作表”，在文本框中輸入“單獨的柱狀圖”，確定后就會將該圖表移動到一個新的工作表中，如圖4-54所示。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-53“移動圖表”對話框圖4-54單獨的柱狀圖2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用“布局”功能區(qū)：添加圖表的標簽，設置圖表的坐標軸、背景、插入圖片、文本框和形狀，對數(shù)據(jù)走勢進行分析等。“格式”功能區(qū)：針對圖表中的某一個區(qū)域可以詳細設置該區(qū)域的格式，如邊框、填充的顏色和樣式等。還可以設置文本的藝術字效果，對多個對象進行組合排列，以及設置對象的大小等。如果對圖表的某個區(qū)域設置格式，還可以在區(qū)域上右擊，選擇“設置╳╳格式”命令，在彈出“設置╳╳格式”對話框中進行詳細設計。例如，可以在圖表中設置繪圖區(qū)背景。在繪圖區(qū)位置單擊右鍵，從彈出的菜單中選擇“設置繪圖區(qū)格式”，在彈出的“設置繪圖區(qū)格式”對話框中單擊的“填充”按鈕，根據(jù)需求設置顏色即可。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（5）圖表的更新。隨著數(shù)據(jù)圖表的數(shù)據(jù)源表格中數(shù)據(jù)的變化，有時需要對數(shù)據(jù)圖表進行更新，主要包括以下幾項內(nèi)容。自動更新。當數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，圖表會自動更新。向圖表添加數(shù)據(jù)。復制需要添加的數(shù)據(jù)，粘貼到圖表中即可。從圖表中刪除數(shù)據(jù)系列。從圖表中選擇數(shù)據(jù)系列，按Delete鍵即可。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用4.4.1工資管理實例4.4.2操作步驟4.4.3主要知識點

4.4利用Excel的函數(shù)制作員工檔案工資管理表

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用為了實現(xiàn)員工檔案管理和工資管理的完整性，在此，建立“員工檔案工資管理”工作簿。在該工作簿中，包含“主界面”、“員工檔案信息表”、“計算比率及標準表”、“員工工資表”、“員工工資條”等5張工作表。“主界面”用于在“員工檔案工資管理”工作簿中實現(xiàn)各工作表之間的切換和鏈接。效果如圖4-55所示。4.4.1工資管理實例

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-55主界面效果圖2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用“員工檔案信息表”包括員工編號、姓名、性別、學歷、身份證號、出生日期、年齡、工作時間、工齡、部門、職位、家庭住址、聯(lián)系電話等主要個人信息，效果如圖4-56所示。圖4-56員工檔案信息表2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用根據(jù)國家計算標準發(fā)布的社會保險、住房公積金、個人所得稅等計算標準，創(chuàng)建在工資管理中相關的計算比率表和企業(yè)內(nèi)部制度規(guī)定的其他計算標準表。在“計算比率及標準表”中包含“社會保險和住房公積金表”、“單位工資標準表”、“個人應稅稅率表”和“單位補貼標準表”等。效果如圖4-57所示。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-57計算比率與標準表2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用

“員工工資表”主要包含員工的各類工資和補貼以及應該扣除的各種保險金和個人所得稅等信息，反映了每位員工工資組成的明細。從而統(tǒng)計出本月員工應發(fā)工資、應扣工資和實發(fā)工資信息。效果如圖4-58所示圖4-57計算比率與標準表.2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-58員工工資表2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用“員工工資條”是根據(jù)“員工工資表”制作出的每位員工的個人工資條，效果如圖4-59所示。圖4-59員工工資條2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用如何利用輸入技巧快捷地錄入數(shù)據(jù)如何設置數(shù)據(jù)的有效性如何使用函數(shù)如何使用關聯(lián)表格如何使用宏如何打印工作表在本實例中，主要解決以下問題：2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用1．新建“員工檔案工資管理”工作簿（1）啟動Excel，屏幕上有默認的Sheet1、Sheet2、Sheet3三個工作表。添加2個新工作表Sheet4、Sheet5。（2）將五張工作表的名稱依次更改為：“主界面”、“員工檔案信息”、“計算比率及標準”、“員工工資表”、“員工工資條”。（3）更改工作表的標簽。分別在五個工作表標簽上右擊，選擇“工作表標簽顏色”，在打開的顏色設置面板中分別設置5個工作表標簽為5種不同的顏色。（4）保存工作簿，并以“員工檔案工資管理”為名存盤。4.4.2操作步驟

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（1）選取“主界面”工作表。單擊“視圖”功能區(qū)，取消“顯示”工具組中“網(wǎng)格線”復選框，從而取消了工作表中的網(wǎng)格線。（2）選擇整個工作表，利用“開始”功能區(qū)/“填充”按鈕，設置工作表填充顏色為淺青綠色。（3）利用插入藝術字的方法，插入藝術字標題“員工工資管理”，并進行適當?shù)母袷皆O置。（4）利用插入形狀在藝術字下方繪制圓角矩形，并進行填充效果、線條顏色以及圖形大小設置。（5）設置圓角矩形圖與對應工作表的超級鏈接。例如：選擇“員工檔案信息”矩形，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“超鏈接”命令，打開“插入超鏈接”對話框，如圖4-60所示，在“鏈接到”中選擇“本文檔中的位置”，在右面的選擇框中選擇“員工檔案信息”工作表即可。2．制作“主界面”工作表

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-60“插入超鏈接”對話框2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（1）制作標題和字段名：首先選取“員工檔案信息表”工作表，在第二行中的中分別輸入員工檔案信息表中的字段名共13個。然后，合并單元格區(qū)域A1:M1，在其中輸入“員工檔案信息表”。（2）設置字體和對齊方式。（3）設置特殊單元格格式：有些特定的數(shù)據(jù)需要事先設置好格式，才能正確的輸入，例如：編號、身份證號碼、出生日期、工作時間等。①設置編號、身份證號碼、家庭住址列單元格格式為“文本”型。②將“出生日期”列設置為“日期”型，“工作時間”設置為“自定義”類型中的日期型。在“單元格格式中”對話框中，將工作表中的“出生日期”列設置為“日期”型中的“××年×月×日”類型。如圖4-61所示。將工作表中的“工作時間”列設置為“××××年××月××日”的日期類型，在“日期型”中找不到這種類型，這時在“分類”中選擇“自定義”，在右面的類型中選擇相近的“yyyy”年“m”月“d”日“”，在這個類型中插入一個“m”和一個“d”，這時類型就變成了“yyyy”年“mm”月“dd”日“”,如圖4-62。3．制作“員工檔案信息表”工作表

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-61設置日期類型圖4-62設置自定義類型2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（4）設置數(shù)據(jù)有效性具體操作步驟如下：①設置身份證號碼列的數(shù)據(jù)有效性。

選擇“身份證號碼”項下的單元格區(qū)域，如E3：E25單元格區(qū)域（假設表中有23條記錄，實際操作時需要根據(jù)記錄具體人數(shù)選?。?。選擇“數(shù)據(jù)”功能區(qū)/“數(shù)據(jù)工具”工具組/“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。如圖4-63所示。在“設置”選項卡中，設置“允許”為“文本長度”、“數(shù)據(jù)”為“等于”、“長度”為“18”。在“輸入信息”選項卡中，選中“選定單元格時顯示輸入信息”；在“標題”文本框中輸入“提示：”；在“輸入信息”文本框中輸入“請輸入18位身份證號碼！”，如圖4-64所示。單元格或單元格區(qū)域設置輸入提示信息后，如用戶選擇對應單元格，系統(tǒng)就會出現(xiàn)提示信息，輸入人員可以根據(jù)輸入信息的提示向其中輸入數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)超出范圍。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-63“數(shù)據(jù)有效性”對話框圖4-64“輸入信息”選項卡2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用在“出錯警告”選項卡中，選中“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告”；將“標題”設置為“身份證號碼位數(shù)不對錯誤?。　?；將“錯誤信息”設置為“輸入的身份證號碼不是18位，請重新輸入！”，“樣式”中共有3個選項：停止、警告、信息，一般設置為“停止”。如圖4-65所示。圖4-65“出錯警告”選項卡2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用在單元格或單元格區(qū)域設置出錯警告信息后，如果用戶選擇對應單元格，輸入超出范圍的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將會發(fā)出警告聲音，同時自動出現(xiàn)錯誤警告信息。在“輸入法模式”選項卡中有隨意、打開和關閉（英文模式）三種輸入法模式。其中選擇“打開”將會使選擇的單元格或區(qū)域在被選中時，自動切換為中文輸入狀態(tài)，“關閉”與它相反，而“隨意”不受限制。本例中，將其設置為“隨意”。設置完成后，單擊“確定”按鈕即可。這樣，當輸入身份證號碼時，在鼠標右下角會出現(xiàn)相應的提示信息，如圖4-66所示。當輸入的號碼位數(shù)不正確時會出現(xiàn)出錯警告對話框，如圖4-67所示。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-66輸入提示信息示意圖圖4-67警告對話框2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用②設置性別、學歷、部門、職位等序列的數(shù)據(jù)有效性在輸入員工信息前，可以先設置性別、學歷、部門、職位等列的數(shù)據(jù)有效性，以備在輸入信息時可以選擇錄入。首先設置“性別”的序列的數(shù)據(jù)有效性。選中C3：C25單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)功能區(qū)/“數(shù)據(jù)工具”工具組/“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，如圖4-68所示。在“設置”選項卡下的“允許”項選擇“序列”，在“來源”框中輸入“男,女”，序列中的各項以英文狀態(tài)的逗號分隔，單擊“確定”按鈕。在數(shù)據(jù)輸入時，其單元格右側會出現(xiàn)下拉按鈕，提供數(shù)據(jù)信息的選擇性輸入。如圖4-69所示。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用

圖4-68“性別”項數(shù)據(jù)有效性設置圖4-69選擇性輸入示意圖2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（5）輸入員工檔案基本信息在輸入信息時，為了提高工作效率可以利用Excel輸入技巧快捷地錄入數(shù)據(jù)。其中：①編號字段可以按序列填充方式輸入。在A3單元格中輸入第1位員工的編號，如：“0001”。將光標移到A3單元格右下角，向下拖動填充柄，即可完成員工編號的快速輸入。②姓名、身份證號碼、工作時間、家庭住址需要管理員自行錄入；性別、學歷、部門、職位可以通過數(shù)據(jù)有效性設置進行選擇錄入；③利用函數(shù)從身份證號碼中自動提取出生日期：身份證號碼與一個人的性別、出生年月、籍貫等信息是緊密相連的。按照規(guī)定，18位身份證號碼的第7、8、9、10位為出生年份(四位數(shù))，第11、第12位為出生月份，第13、14位代表出生日期。在F3單元格中輸入：=CONCATENATE(MID(E3,7,4),"年",MID(E3,11,2),"月",MID(E3,13,2),"日")按回車鍵后，即可從身份證號碼中提取員工出生日期。將光標移到F3單元格右下角，拖動填充柄復制公式，即可從員工的身份證號碼中提取員工的出生日期。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用④利用公式和日期函數(shù)計算員工年齡和工齡：當員工檔案信息表中員工的工作時間和出生日期確定后，可通過編輯公式直接計算出員工的工齡和年齡。將光標置于G3單元格中，輸入“=YEAR(TODAY())-YEAR(F3)”，按Enter鍵，即可計算出第一位員工的年齡。復制公式計算出所有員工的年齡。利用同樣方法，在I3單元格中輸入“=YEAR(TODAY())-YEAR(H3)”，進行員工工齡的計算。⑤工作表的格式化：工作表數(shù)據(jù)輸入完成后，要對工作表進行必要的格式化。利用前面介紹的知識進行工作表的設置。設置表格邊框的方法如下：選擇A1：M25,右擊，打開“單元格格式”對話框,在“邊框”選項卡中設置表格的內(nèi)邊框和外邊框，如圖4-70所示。設置內(nèi)部框線為細線，外邊框線為粗線，還可對邊框線條的具體樣式和顏色做進一步選擇。設置完畢后，單擊“確定”按鈕，返回工作表，此時整個表格已添加上邊框。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用圖4-70“邊框”選項卡2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（1）選擇“計算比率及標準”工作表，在該表中建立單位工資標準表、員工補貼標準表、社會保險和住房公積金表、個人應稅稅率表等多個表，并分別輸入課本中表4-3至表4-6所示對應的數(shù)據(jù)信息。（2）相關數(shù)據(jù)輸入完成后，可以對單元格進行字體、對齊方式、填充、邊框等設置，效果如圖4-57所示。4．創(chuàng)建“計算比率及標準”表

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（1）選擇“員工工資表”，按照前面的方法分別輸入標題和各字段名，對標題及字段行進行格式設置。包括合并單元格、字體、對齊方式、邊框和填充設置等，設置效果如圖4-58所示。（2）在員工利用公式自動獲取“編號”、“姓名”、“部門”、“職位”信息。選中B3單元格，在公式編輯欄中輸入公式“=員工檔案信息!A3”，按回車鍵即可。拖動填充柄復制公式即可從“員工基本信息”表中自動提取其他員工的編號。按同樣方法，在C3單元格中輸入公式“=員工檔案信息!B3”，在D3單元格中輸入公式“C3=員工檔案信息!J3”，在E3單元格中輸入公式“D3=員工基本信息!K3”，完成“姓名”、“部門”、“職位”字段信息的自動獲取。5．創(chuàng)建員工工資表

2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（3）根據(jù)“計算比率及標準”表中“單位工資標準表”中的工資發(fā)放標準，確定員工“基本工資”和“崗位工資”。在F3單元格中輸入公式按回車鍵，獲取該員工基本工資。同樣，在在G3單元格中輸入公式以獲取員工的崗位工資。復制公式，獲得其他員工的基本工資。（4）計算員工的工齡工資：員工的工齡工資是根據(jù)員工在單位工作時間的長短而設立的工資項。員工在單位的工齡越高，所得的工齡工資就越高。例如，每增加一年工齡，其工齡工資將增加20元。在H3單元格中輸入公式“=員工檔案信息!I3*20”，按回車鍵即可根據(jù)員工的工齡計算出員工的工齡工資。利用公式填充功能計算出所有員工的工齡工資。2023/12/23制作人：王惠斌孟曉峰辦公中表格的基本應用（5）根據(jù)“計算比率及標準”表中“員工補貼標準表”中的員工補貼標準，確定員工“住房補貼”“交通補貼”和“醫(yī)療補貼”。在I3單元格中輸入公式“=VLO