分公司公文處理暫行辦法

分公司公文處理暫行辦法總則第一條為了加強中國石油天然氣股份有限公司華東銷售分公司（以下簡稱華東公司）的公文管理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，參照《國家機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）和《中國石油天然氣股份有限公司公文處理暫行辦法》（石油辦字[2000]第325號），制定本辦法。第二條華東公司的公文（包括電報，下同），是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達黨和國家、集團公司、股份公司的方針、政策，貫徹股東大會、董事會決議，發(fā)布規(guī)章，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和洽商工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。第四條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密及股份公司、華東公司商業(yè)秘密的安全。公文在簽發(fā)以前，不得議論和外傳。第五條華東公司機關(guān)及所屬各單位應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第六條華東公司經(jīng)理（黨委）辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管華東公司機關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)所屬各單位的公文處理工作。各分公司辦公室負責(zé)本單位的公文處理工作，應(yīng)配備專職人員負責(zé)公文處理工作。第七條本辦法適用于華東公司機關(guān)，各分公司?？毓晒緟⒄請?zhí)行。第二章公文種類華東公司的公文種類主要有：（一）決定適用于對重要事項或行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（二）通知適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬單位的公文，向所屬單位發(fā)布規(guī)章制度，傳達要求所屬單位執(zhí)行、辦理、遵守和需要周知的事項，任免人員。（三）通報適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或情況。（四）報告適用于向上級部門或有關(guān)主管部門匯報工作，反映情況，請求備案，答復(fù)上級部門或有關(guān)主管部門的詢問。（五）請示適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)適用于答復(fù)下級單位的請示事項。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。（九）會議紀(jì)要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章公文格式第九條華東公司公文一般有秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級。涉及股份公司、華東公司秘密的公文應(yīng)標(biāo)明“商業(yè)秘密”。緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。（二）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（三）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。華東公司文件字號為：華東銷字[200X]X號；華東公司部門文件字號為：華東銷X字[200X]X號。各分公司發(fā)文字號自行確定。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。（四）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在“附注”處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（五）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。（六）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（七）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（八）公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（九）成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（十）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。（十一）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。（十二）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十三）文字從左至右橫寫、橫排。第十條公文各組成部分的表示規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。分公司文件發(fā)文單位標(biāo)識式樣附后。第十一條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mmХ297mm），左側(cè)裝訂。行文規(guī)則第十二條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十三條行文關(guān)系應(yīng)當(dāng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。第十四條華東公司可以與有關(guān)公司聯(lián)合行文。第十五條華東公司機關(guān)部門之間、分公司之間、部門與分公司之間不行文、不聯(lián)合行文。第十六條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送單位，涉及幾個單位業(yè)務(wù)的，一般也只送一個主管的單位，其他單位可以抄送，但不得抄送其下級單位?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。第十七條除上級單位負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位負責(zé)人報送“請示”、“意見”、“報告”。第五章發(fā)文辦理第十八條發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十九條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及股份公司、華東公司的有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的性質(zhì)、職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門因主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)商，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級負責(zé)人裁定。第二十一條公文送負責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十二條以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或主持工作的負責(zé)人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。第二十三條公文正式印制前，應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第六章收文辦理第二十四條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十五條收到公文，辦公室應(yīng)當(dāng)進行審核。對需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見，送負責(zé)人批示后交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不應(yīng)由本單位辦理的公文，經(jīng)負責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回來文單位并說明理由。第二十六條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦部門并說明理由。第二十七條公文辦理中遇到涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級負責(zé)人協(xié)調(diào)或裁定。第二十八條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第二十九條送負責(zé)人批示或者有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第七章公文歸檔第三十條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中國石油天然氣股份有限公司檔案工作規(guī)定（試行）》，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得將應(yīng)當(dāng)歸檔的公文據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第三十一條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進行分類整理（分類），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。第三十二條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第三十三條本單位負責(zé)人兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼任職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。第三十四條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第三十五條擬制、修改和簽批公文，所用字跡材料要耐久，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍墨水進行書寫，紙張必須符合存檔要求。公文管理第三十六條公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)，審核、用印、歸檔和銷毀。第三十七條各單位辦公室應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。第三十八條公文除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)單位負責(zé)人或辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十九條公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章。第四十條公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力。公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十一條不具備歸檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，可以銷毀。第四