分公司公文處理暫行辦法

分公司公文處理暫行辦法總則第一條為了加強(qiáng)中國(guó)石油天然氣股份有限公司華東銷售分公司（以下簡(jiǎn)稱華東公司）的公文管理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，參照《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)[2000]23號(hào)）和《中國(guó)石油天然氣股份有限公司公文處理暫行辦法》（石油辦字[2000]第325號(hào)），制定本辦法。第二條華東公司的公文（包括電報(bào)，下同），是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)黨和國(guó)家、集團(tuán)公司、股份公司的方針、政策，貫徹股東大會(huì)、董事會(huì)決議，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和洽商工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第四條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密及股份公司、華東公司商業(yè)秘密的安全。公文在簽發(fā)以前，不得議論和外傳。第五條華東公司機(jī)關(guān)及所屬各單位應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第六條華東公司經(jīng)理（黨委）辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管華東公司機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)所屬各單位的公文處理工作。各分公司辦公室負(fù)責(zé)本單位的公文處理工作，應(yīng)配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。第七條本辦法適用于華東公司機(jī)關(guān)，各分公司?？毓晒緟⒄?qǐng)?zhí)行。第二章公文種類華東公司的公文種類主要有：（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門和不相隸屬單位的公文，向所屬單位發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)要求所屬單位執(zhí)行、辦理、遵守和需要周知的事項(xiàng)，任免人員。（三）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。（四）報(bào)告適用于向上級(jí)部門或有關(guān)主管部門匯報(bào)工作，反映情況，請(qǐng)求備案，答復(fù)上級(jí)部門或有關(guān)主管部門的詢問(wèn)。（五）請(qǐng)示適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。（九）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章公文格式第九條華東公司公文一般有秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。（一）涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級(jí)。涉及股份公司、華東公司秘密的公文應(yīng)標(biāo)明“商業(yè)秘密”。緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。（二）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（三）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。華東公司文件字號(hào)為：華東銷字[200X]X號(hào)；華東公司部門文件字號(hào)為：華東銷X字[200X]X號(hào)。各分公司發(fā)文字號(hào)自行確定。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。（四）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在“附注”處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（五）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（六）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。（七）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（八）公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（九）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（十）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。（十一）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。（十二）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。（十三）文字從左至右橫寫、橫排。第十條公文各組成部分的表示規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。分公司文件發(fā)文單位標(biāo)識(shí)式樣附后。第十一條公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mmХ297mm），左側(cè)裝訂。行文規(guī)則第十二條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十三條行文關(guān)系應(yīng)當(dāng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。第十四條華東公司可以與有關(guān)公司聯(lián)合行文。第十五條華東公司機(jī)關(guān)部門之間、分公司之間、部門與分公司之間不行文、不聯(lián)合行文。第十六條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位，涉及幾個(gè)單位業(yè)務(wù)的，一般也只送一個(gè)主管的單位，其他單位可以抄送，但不得抄送其下級(jí)單位?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第十七條除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”、“報(bào)告”。第五章發(fā)文辦理第十八條發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十九條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及股份公司、華東公司的有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的性質(zhì)、職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十條擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門因主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)商，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)負(fù)責(zé)人裁定。第二十一條公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十二條以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。第二十三條公文正式印制前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第六章收文辦理第二十四條收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十五條收到公文，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。對(duì)需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)，送負(fù)責(zé)人批示后交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不應(yīng)由本單位辦理的公文，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。第二十六條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦部門并說(shuō)明理由。第二十七條公文辦理中遇到涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)或裁定。第二十八條審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第二十九條送負(fù)責(zé)人批示或者有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第七章公文歸檔第三十條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中國(guó)石油天然氣股份有限公司檔案工作規(guī)定（試行）》，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得將應(yīng)當(dāng)歸檔的公文據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第三十一條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等進(jìn)行分類整理（分類），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。第三十二條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第三十三條本單位負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼任職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。第三十四條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第三十五條擬制、修改和簽批公文，所用字跡材料要耐久，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍(lán)墨水進(jìn)行書寫，紙張必須符合存檔要求。公文管理第三十六條公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)，審核、用印、歸檔和銷毀。第三十七條各單位辦公室應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。第三十八條公文除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十九條公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章。第四十條公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力。公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十一條不具備歸檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，可以銷毀。第四