清華大學(xué)-管理秘書實(shí)務(wù)

目標(biāo)一角色認(rèn)知與職業(yè)管理

如果想成為一名優(yōu)秀的秘書，就要學(xué)會秘書求職中所需的技能和對職業(yè)生涯的規(guī)劃和管理，做到對本職工作科學(xué)地認(rèn)知，對職業(yè)角色準(zhǔn)確地定位，對秘書崗位從內(nèi)心深處真正的理解和熱愛。

任務(wù)一：工作認(rèn)知與角色定位

劉強(qiáng)從名牌大學(xué)畢業(yè)后，應(yīng)聘到了一家大企業(yè)做了部門經(jīng)理的秘書，對于他的選擇，大家紛紛給出評價(jià)，有人說：“秘書，就是給老板打工打雜的人，沒有很好的開展前景〞；有人說：“秘書，是年輕人的職業(yè)，上了年紀(jì)還要提前想好別的出路。〞；有人說：“秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的紅人，權(quán)力可大了，管著很多人，是一份美差。〞；有人說：“秘書工作很瑣碎，女人做似乎更適合〞……，聽到大家對秘書職業(yè)的不同評價(jià)，劉強(qiáng)心里也很困惑，“秘書〞到底是一份什么樣的工作呢？劉強(qiáng)的困惑在于大家對秘書職業(yè)的評價(jià)各不相同，因此劉強(qiáng)急需對秘書工作進(jìn)行明確的認(rèn)知，對自己的工作角色進(jìn)行科學(xué)的定位。

要成為一名優(yōu)秀的職業(yè)秘書，首先應(yīng)該對秘書職業(yè)的定義、工作特點(diǎn)和職業(yè)素養(yǎng)等方面有一個全面和明晰的了解。知識點(diǎn)一：認(rèn)知秘書工作

一什么是秘書？〔一〕秘書的內(nèi)涵及歷史：“秘書〞一詞的內(nèi)涵從古至今是不斷開展變化的：秘書工作的“四個轉(zhuǎn)變〞：秘書工作的“四個轉(zhuǎn)變〞是由中央秘書工作負(fù)責(zé)人在1985年1月全國秘書長會議上提出來的，具體是：〔1〕由單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策；

〔2〕由單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；

〔3〕由被動效勞轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有冢?/p>

〔4〕由憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理

“四個轉(zhuǎn)變〞的提出，說明秘書工作的參謀作用得到了充分的肯定。秘書工作人員已不僅是辦事員，是工作助手，而且是參謀人員。同時(shí)也對秘書工作、秘書人員提出了三方面的更高要求，即：綜合處理信息、主動效勞與科學(xué)化管理，也是中國式秘書與國際接軌的必要條件?！捕趁貢亩x：1.秘書是一種專業(yè)職務(wù)和廣泛的社會職業(yè)。2.秘書工作是針對領(lǐng)導(dǎo)及與領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的各項(xiàng)工作，核心是“領(lǐng)導(dǎo)意圖及決策〞。3.秘書工作的定位是輔助、協(xié)調(diào)、參謀，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)處理、決策、執(zhí)行的助手。4.秘書活動的根本方式是綜合處理各項(xiàng)事務(wù)并進(jìn)行相關(guān)的信息管理。縱觀整個秘書學(xué)的開展歷程，尤其是西方國家秘書職業(yè)化的開展過程，結(jié)合國內(nèi)外學(xué)者對“秘書〞的根本界定，我們認(rèn)為：現(xiàn)代意義上的秘書，是具備專業(yè)技能職務(wù)資格、圍繞著領(lǐng)導(dǎo)層或個人進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的輔助決策和管理，幫助組織或個人實(shí)現(xiàn)“效能最大化〞的管理類應(yīng)用型技術(shù)人才。在我們對“秘書〞進(jìn)行定義描述的時(shí)候，除了學(xué)界對秘書工作達(dá)成的共識，還特別強(qiáng)調(diào)了秘書的專業(yè)技能職務(wù)資格和“管理與秘書〞之間的關(guān)聯(lián)這兩個方面。秘書的專業(yè)技能職務(wù)資格：我國在1998年由勞動和社會保障部推出了“國家秘書職業(yè)資格鑒定考試〞，考試分為知識鑒定和技能鑒定兩個局部，考試等級分為高級秘書〔二級、三級〕、中級秘書〔四級〕、初級秘書〔五級〕。另外由

LCCIEB英國倫敦工商會考試局〔LondonChamberofCommerceandIndustryExaminationsBoard〕提供的LCCIEB職業(yè)文秘專業(yè)證書和教育部考試中心和英國劍橋大學(xué)考試委員會(UCLES)合作在我國實(shí)施的社會化職業(yè)證書考試所提供的劍橋秘書證書考試也是為各行業(yè)提供規(guī)的、國際標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代秘書的重要資格認(rèn)證。這說明秘書的職業(yè)化開展對秘書的從業(yè)資格也逐漸做出了新的要求，從業(yè)的資格證書可能會成為越來越多的秘書求職者的敲門磚，但僅僅有證書是不夠的，關(guān)鍵是在秘書工作的實(shí)踐中進(jìn)行所學(xué)技能的應(yīng)用和提高，積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中做到知行合一是最重要的。管理科學(xué)與秘書的緊密關(guān)聯(lián)：〔1〕秘書工作的主要實(shí)施范圍是圍繞著組織的管理和決策層展開的，現(xiàn)代秘書工作越來越能夠表達(dá)出管理科學(xué)的根本內(nèi)涵。會議工作具體事務(wù)管理科學(xué)關(guān)鍵理念管理能力會前管理確定議題、計(jì)劃組織（目標(biāo)管理）有預(yù)見性和針對性地選擇和確定科學(xué)可行的程序流程決策力準(zhǔn)備材料會場布置組織分工會中管理會務(wù)內(nèi)外協(xié)調(diào)（內(nèi)：各司其職、統(tǒng)一指揮；外：會議相關(guān)各單位、部門協(xié)調(diào)）領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)（溝通管理）高效率及富有成效的問題溝通模式協(xié)調(diào)力會后管理會后反饋（決議的貫徹落實(shí)跟蹤檢查）控制（績效管理）促進(jìn)績效產(chǎn)生的信息督查和反饋機(jī)制執(zhí)行力〔2〕秘書工作中輔助領(lǐng)導(dǎo)所進(jìn)行的各項(xiàng)管理事務(wù)的實(shí)踐又在實(shí)際操作中升華了管理科學(xué)的理論、實(shí)現(xiàn)了管理方法的探究，對培養(yǎng)和塑造新型的專業(yè)管理人才起著重要作用。正因?yàn)槿绱?，從事秘書工作的很多人，?jīng)過多年的磨礪，最終走向了領(lǐng)導(dǎo)和管理的崗位?！?〕從國際秘書職業(yè)開展的趨勢來看，秘書職業(yè)自身的開展也表達(dá)了秘書與管理科學(xué)緊密的關(guān)聯(lián)性。成立于1942年的美國國際專業(yè)秘書協(xié)會于1998年改名為“行政專業(yè)協(xié)會〞，即“國際行政管理者協(xié)會會〞INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFESSIONALS縮寫IAAP〔4〕除了具體的工作實(shí)踐與管理科學(xué)的密切關(guān)聯(lián)，秘書工作的特性要求從業(yè)人員要具備較強(qiáng)的自我管理技能。知識點(diǎn)二：秘書的職業(yè)角色定位

一秘書的職業(yè)定位

特點(diǎn)作用角色定位職業(yè)素養(yǎng)職業(yè)道德機(jī)要性信息樞紐參謀嚴(yán)謹(jǐn)自制良好的職業(yè)作風(fēng)：保守機(jī)密輔助性輔佐輔助助手謙虛謹(jǐn)慎明確的職業(yè)意識：不越級越位綜合性統(tǒng)籌協(xié)調(diào)組織者、公關(guān)者溝通合作正確的職業(yè)態(tài)度：科學(xué)公正技術(shù)性高校優(yōu)化管理技術(shù)人員精益求精卓越的職業(yè)理想：敬業(yè)精業(yè)秘書工作的機(jī)要性要具備嚴(yán)謹(jǐn)自制的職業(yè)素養(yǎng)，言談舉止時(shí)刻要符合工作職責(zé)的要求，養(yǎng)成保守機(jī)密的良好工作作風(fēng)。秘書的根本素質(zhì)中，最重要的莫過于“嘴緊〞了。我能把飯碗保到今天，全靠“啞三年，聾三年，瞎三年〞這個口訣本來是古代韓國女性出嫁當(dāng)兒媳的訓(xùn)誡。的信條。作為秘書，即使是對一句話、一封郵件、一頁文件也不能大意，不能說的決不說，不能透露的決不透露，做到守口如瓶，滴水不漏。秘書應(yīng)該將“秘密〞看得和自己的命一樣重要?！鹗ゼА渡蚍蛉酥潞蟠鷷贰步鹗ゼ琼n國最高齡的秘書、是秘書界的教母〕秘書工作的輔助性秘書要樹立“效勞意識〞，養(yǎng)成“謙虛謹(jǐn)慎、戒驕戒躁〞的職業(yè)素養(yǎng)，具備明確的職業(yè)角色定位，甘當(dāng)幕后英雄，絕不能在工作中“越級越位〞。秘書工作的綜合性秘書工作事務(wù)性工作多，管理對象復(fù)雜廣泛，需要處理和協(xié)調(diào)各種工作關(guān)系。對于任何事情，你都要能夠在短時(shí)間內(nèi)抓住重點(diǎn)與核心、看透本質(zhì)，然后有的放矢地進(jìn)行籌備。我說要掌握各部門的具體工作，并不是說要干預(yù)他們的工作，而是指在充分了解各部門職能的根底下，靈活整合業(yè)務(wù)資源，把CEO交代下來的任務(wù)進(jìn)行最有效率的分工，以到達(dá)事半功倍的效果?！鹗ゼА渡蚍蛉酥潞蟠鷷访貢ぷ鞯募夹g(shù)性秘書在工作過程中要具備特定的專業(yè)技能、技術(shù)知識和掌握必要的科學(xué)管理的方法技巧，樹立“從優(yōu)秀走向卓越〞的職業(yè)理想。業(yè)務(wù)能力出眾的人，往往都是對自己的業(yè)務(wù)不懈鉆研的人。我們每天都在重復(fù)著同樣的工作，有的人屬于"當(dāng)一天和尚撞一天鐘"型，每天只管完成任務(wù)、從來不思進(jìn)?。欢械娜四敲磿诠ぷ髦胁粩嗨伎?、研究，努力尋求更好的工作方法。久而久之，這兩種人的差距便會顯現(xiàn)出來。后者通過對業(yè)務(wù)的不懈鉆研，最終會成為這方面的專家，從而在劇烈的職場競爭中嶄露頭角?！鹗ゼА渡蚍蛉酥潞蟠鷷愤@樣一道測試題：一位秘書接過老板收到的一份客戶，馬上就去做了復(fù)印件，這是為什么？有人答復(fù)是備忘，有人答復(fù)是留底，有人答復(fù)是工作效率高……但正確的答案是：那份是熱敏紙，時(shí)間久了字跡會褪色?！拔疫€能做什么、我還知道什么、我還要學(xué)什么〞，這就是企業(yè)需要的秘書的“流行思維〞。二、秘書工作的分類及具體實(shí)務(wù)

日常事務(wù)管理：辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理接待事務(wù)來訪接待、安排效勞等會議管理會議安排、會場布置、會議效勞、會議文件的處理等行政事務(wù)管理信訪事務(wù)〔群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等調(diào)查研究事務(wù)〔搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇〕文件管理文書檔案事務(wù)〔文書撰寫、制作、處理和檔案管理〕寫作事務(wù)〔各種文體的寫作〕公關(guān)管理協(xié)調(diào)工作〔政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等〕督察工作〔催促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況〕所謂的敬業(yè)精神是指付出特別的努力，以提高工作本身的價(jià)值?！突礃I(yè)公式：工作表現(xiàn)＝工作意愿+工作能力實(shí)訓(xùn)提高實(shí)訓(xùn)目的：在實(shí)訓(xùn)中深刻理解和掌握秘書職業(yè)特點(diǎn)及角色定位，為下一步學(xué)習(xí)打下根底。實(shí)訓(xùn)形式：討論、發(fā)言根據(jù)案例擬定公司招聘秘書人員的招聘書；案例：嘉美集團(tuán)是一家集家居設(shè)計(jì)、家具制作、室內(nèi)外裝潢于一體的大型公司，為了廣泛吸納優(yōu)秀人才、加快集團(tuán)公司開展，適應(yīng)市場改革需求，根據(jù)實(shí)際情況擬招聘秘書類崗位人員共3人，其中總經(jīng)理秘書、綜合秘書及前臺接待秘書各一名。如果你是人力資源部經(jīng)理，為了招聘到優(yōu)秀的秘書人員：1.請你根據(jù)對秘書職業(yè)的了解，撰寫一份招聘書，重點(diǎn)要寫出對不同秘書崗位人員的從業(yè)資格、職業(yè)素養(yǎng)及技能的要求。2、擬定面試流程及題目

在你所在的班級或團(tuán)隊(duì)中，你認(rèn)為誰最適合從事秘書工作？列出至少6個特點(diǎn)并進(jìn)行評價(jià)說明