客服專業(yè)知識及突發(fā)事件處理技巧頁

2023/12/7可編輯1客服專業(yè)知識及突發(fā)事件處理技巧主講人：2023/12/7可編輯2目錄第一章房屋交付控制程序第二章客戶服務控制程序第三章社區(qū)服務控制程序第四章顧客財產管理程序第五章突發(fā)事件處理技巧2023/12/7可編輯3第一章房屋交付控制程序重點把控業(yè)主簽字的有效性及資料填寫的嚴謹性規(guī)范性驗證（清單、入伙通知書）簽《前期物業(yè)服務協(xié)議》《業(yè)主臨時管理規(guī)約》領取資料、填寫業(yè)主檔案簽銀行卡代扣協(xié)議，繳納費用領取物品（鑰匙、貓眼、門鈴等）接房驗收1（閉合）接房驗收2（嚴格把控）裝修申請搬遷入住填寫《房屋驗收交接表》,《維修單》領取《居家手冊》《業(yè)主尊利手冊》《貼心服務卡》《溫馨提示》等填寫《業(yè)主入住清單》2023/12/7可編輯4

第二章客戶服務控制程序服務收費作業(yè)指導書1、物業(yè)管理服務費2、機動車占位費3、特約有償服務費4、業(yè)主共用水電費用分攤（反推管理漏洞，如：樓道照明異常）5、場地及房屋租賃費6、其他收費項目（如保證金、修復款、代收費）2023/12/7可編輯5

第二章客戶服務控制程序信息反饋作業(yè)指導書業(yè)主報修處理作業(yè)指導書2023/12/7可編輯6

第二章客戶服務控制程序前期裝修咨詢提出裝修申請安排二次驗房（驗智能化、暖氣打壓、閉水試驗）合格業(yè)主提供相關裝修資料不合格維修業(yè)主驗收滿意填裝修申請表簽訂相關協(xié)議告知裝修注意事項交納裝修相關費用，發(fā)放裝修許可證、裝修工人許可證開始裝修裝修結束后初驗復驗合格，每周一三五下午退還保證金結束裝修公司營業(yè)執(zhí)照及資質證書復印件、裝修工人照片及身份證復印件2023/12/7可編輯7

第二章客戶服務控制程序把握裝修監(jiān)管的關鍵時期，建立扎實的客戶關系性質功能利益裝修監(jiān)管檢查違規(guī)情況保障業(yè)主利益及外立面2023/12/7可編輯8

第二章客戶服務控制程序回訪作業(yè)指導書每周回訪率不低于30%，但以下情況需做100%回訪：1、由外來施工項目的維修2、對上下水等緊急項目3、業(yè)主投訴回訪；4、業(yè)主反饋的有效信息?；卦L內容：1、業(yè)主報修或投訴是否已得到處理或回復；2、業(yè)主對處理的過程是否滿意；3、業(yè)主對公司的服務還有何建議2023/12/7可編輯9

第二章客戶服務控制程序商戶管理作業(yè)指導書商戶管理公約商戶消防安全責任書2023/12/7可編輯10

第三章社區(qū)服務控制程序社區(qū)文化活動作業(yè)指導書社區(qū)戶外宣傳、張貼管理作業(yè)指導書促銷及宣傳行為管理作業(yè)指導書2023/12/7可編輯11

第四章顧客財產管理程序顧客財產包括：

1、已接管的物業(yè)，包括各類建筑物及公用設施；

2、便民服務中顧客送交維修或加工的物品；

3、管轄區(qū)的車輛管理；

4、空置房、未交付房屋鑰匙；（已經裝修鑰匙管理）

5、顧客個人保密信息資料；

6、拾遺的物品等。

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第四章顧客財產管理程序1.物品放行作業(yè)指導書2.物業(yè)租賃服務作業(yè)指導書3.鑰匙管理作業(yè)指導書4.空置房管理作業(yè)指導書5.物品拾遺作業(yè)指導書6.業(yè)主房屋代租作業(yè)指導書7.投訴及建議處理作業(yè)指導書2023/12/7可編輯13

第五章突發(fā)事件處理技巧1.顧客投訴產生的原因分析

2.顧客投訴心理分析

3.顧客投訴處理技巧

4.突發(fā)事件處理

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第五章突發(fā)事件處理技巧1.顧客投訴產生的原因分析

投訴是指——顧客由于我們工作上的失職、失誤、失度、失控，傷害了他們的自尊或利益，而向管理人員或有關部門提出的口頭或書面意見。2023/12/7可編輯15

第五章突發(fā)事件處理技巧1.顧客投訴產生的原因分析

就物業(yè)管理工作而言，引起住戶投訴的原因可分為主觀與客觀兩大類。主觀原因客觀原因不尊重顧客工作不負責任產品缺陷設計不合理外部環(huán)境差政策法規(guī)不健全態(tài)度方面言語方面措施方面2023/12/7可編輯16

第五章突發(fā)事件處理技巧1.顧客投訴產生的原因分析不尊重顧客之“態(tài)度方面”：a、只顧自己聊天，不理顧客b、對待非業(yè)主時，愛理不理c、與業(yè)主談話時，暗示出不耐煩或將離開的樣子d、不注意語言修養(yǎng)，有意無意沖撞住戶（諷刺、挖苦、辱罵、責備）e、

一味的講述不考慮對方的意愿f、

上門服務時，不遵守業(yè)主的家庭習慣g、工作懶散、怠惰、離規(guī)范服務相差甚遠。主觀原因2023/12/7可編輯17

第五章突發(fā)事件處理技巧1.顧客投訴產生的原因分析主觀原因不尊重顧客之“言語方面”：a、不打招呼，也不回話b、說話過于隨便c、完全沒有客套話d、不恰當的玩笑e、無端懷疑住戶或對住戶的來訪者有不禮貌的言語舉止2023/12/7182023/12/7可編輯19

第五章突發(fā)事件處理技巧1.顧客投訴產生的原因分析主觀原因不尊重顧客之“措施方面”：a、業(yè)主與管理處的溝通聯(lián)系不方便b、事故發(fā)生前未做預防措施c、補救措施不得力d、因考慮不周而出現(xiàn)問題e、詢求問題未能及時回復f、尋求自我解脫而轉嫁責任2023/12/7可編輯20

第五章突發(fā)事件處理技巧1.顧客投訴產生的原因分析主觀原因工作不負責任：a、忘記或搞錯了住戶交代辦理的事情。b、損壞、遺失住戶的物品。c、服務項目殘缺不全，維修、服務不及時，隨意停水、停電。d、大型機電、機械設備維修、保養(yǎng)不及時，造成住戶生活不便。2023/12/7可編輯21

第五章突發(fā)事件處理技巧1.顧客投訴產生的原因分析客觀原因產品缺陷設計不合理外部環(huán)境差政策法規(guī)不健全2023/12/7可編輯22

第五章突發(fā)事件處理技巧2.顧客投訴心理分析求尊重的心理求發(fā)泄的心理求補償的心理逃避責任的心理極端敵視的心理綜合的心理2023/12/7可編輯23

第五章突發(fā)事件處理技巧3.顧客投訴處理技巧溝通技巧行為孕育行為。1.心理學的互惠關系定律——你對我友善，我對你也友善；你對我不友好，我盡量友好地對待你。2.你可以選擇你的行為，但你的行為決定結果。溝通者誓言——無論我是否同意你的觀點，我都將尊重你，給予你說出它的權利，并且以你的觀點去理解它，同時將我的觀點更有效地與你交換。2023/12/7可編輯24

第五章突發(fā)事件處理技巧3.顧客投訴處理技巧溝通技巧1、我們所做的每一件事都是在溝通；（前臺見到業(yè)主來訪的起立相迎）2、發(fā)出信息的總是要影響接收信息的方式；（專注傾聽業(yè)主的神態(tài)）3、真正的溝通是信息的被接受，而不只是種意圖；4、我們開始傳遞信息的方式往往決定了我們溝通的結果；5、溝通是雙向的，我們既要收集信息，又要給予信息；6、溝通是一種交誼舞。2023/12/7可編輯25

第五章突發(fā)事件處理技巧3.顧客投訴處理技巧基本技巧一謝二謙、三聽四辦、五幫忙六解釋、七理智八匯報1.對顧客的表揚需婉言感謝；2.對顧客的意見虛心接受，以主人翁的態(tài)度和姿態(tài)；3.注意傾聽顧客的要求和不滿；4.合理要求及時解決當場可以解決的當場處理，并向上級匯報；不能當場處理的，交由上級或部門經理親自或指派專人處理；5.對顧客投訴的與自己無關業(yè)務要盡量幫助；對委屈深，意見大的顧客多做工作；7.對暴跳如雷的投訴顧客要理智冷靜；8.及時將處理結果進行記錄并向有關人員匯報或知會。2023/12/7可編輯26

第五章突發(fā)事件處理技巧3.顧客投訴處理技巧處理禁忌切忌“大事化小”的態(tài)度和“不聞不問”的“冷處理”方式

不要以企業(yè)的規(guī)定為“擋箭牌”杜絕“不管怎樣，先把顧客打發(fā)走再說”的做法2023/12/7可編輯27

第五章突發(fā)事件處理技巧3.顧客投訴處理技巧正確對待顧客的憤怒1、憤怒的顧客也是顧客2、顧客憤怒的原因

1)

顧客發(fā)現(xiàn)自己的需求被拒絕的一種反應；2)要求企業(yè)采取足以滿足需求的某種行動的一種心理過程。3、決不能以憤怒對憤怒4、平息憤怒的技巧1)

充分傾聽2)

同情和理解3)就問題本身達成一致4)

立刻道歉5)

表達同感的技巧5.平息顧客憤怒時的“禁止”法則2023/12/7可編輯28業(yè)主投訴及建議作業(yè)指導書業(yè)主投訴客服接待員判別投訴類型報相關部門責任人及客服專員責任部門提出整改措施并限期解決客服專員對處理情況進行追蹤檢查客服接待員追蹤是否完成客服中心記錄存檔客服中心分析匯總上報處理完畢保修辦限期處理向客戶作相應的解釋公司與有關部門協(xié)商解決客服接待員追蹤是否解決向業(yè)主解釋說明取得顧客理解否

否

是

二類設訴

三類設訴

一類設訴填寫《工作聯(lián)系單》

接收者記錄投訴并報客服接待員客服接待員告知業(yè)主2023/12/7可編輯29

第五章突發(fā)事件處理技巧4.突發(fā)事件處理突發(fā)事件——打破正常的管理或服務秩序，意外發(fā)生的具有一定影響或造成人身傷害或財產損失的事件。突發(fā)事件的分類：安全類：治安、消防、交通類突發(fā)事件；設備類：房屋、設施、設備類突發(fā)事件；環(huán)境類：自然災害造成的緊急救援核救護的事件、因社會疫情引起的事件、油類于化學品可控范圍內的泄露事件等各種因環(huán)境原因引起的突發(fā)事件；客戶服務類：因各種原因發(fā)生于客戶相關的各類事件；其它類：管理瑕疵、公共傳媒類突發(fā)事件。2023/12/7可編輯30

第五章突發(fā)事件處理技巧4.突發(fā)事件處理案例回顧2023/12/7可編輯31

第五章突發(fā)事件處理技巧4.突發(fā)事件處理處理突發(fā)事件的原則可順不可逆可緩不可急可散不可聚2023/12/7可編輯32

第五章突發(fā)事件處理技巧4.突發(fā)事件處理處理突發(fā)事件的程序及時向管理中心或上級匯報；現(xiàn)場人員及時進行處理，控制事態(tài)的擴大；組織人員疏散圍觀人員，采取相應的措施救護傷者；注意保護現(xiàn)場；事情嚴重及時向部門負責人匯報或向相關部門報警；事件平息后，要事后關注，以免其它報復行為發(fā)生。2023/12/7可編輯33

第五章突發(fā)事件處理技巧4.突發(fā)事件處理

處理突發(fā)事件的注意事項1.負責調解人員應耐心傾聽事情經過，但需保持中立，采取勸解和協(xié)調方式，尋求雙方認同的觀點和方法以緩和矛盾，化