第二章-檔案工作概論 教學課件

第二章檔案工作概論第一節(jié)檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì)一、檔案工作的內(nèi)容檔案工作，從廣義上說，包括了檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作和檔案出版工作等，這些都屬于檔案事業(yè)。檔案事業(yè)基本內(nèi)容包括：（1）檔案事業(yè)管理工作。（2）機關檔案室工作。（3）檔案館工作。（4）檔案專業(yè)教育工作。（5）檔案科學技術研究工作。（6）檔案宣傳出版工作。（7）檔案國際交往與合作。

從狹義上講，是指檔案室、文件中心、檔案館所從事的檔案業(yè)務工作。檔案工作的基本內(nèi)容包括八個方面：（1）檔案的接受和征集（2）檔案的價值鑒定（3）檔案的整理（4）檔案的保管（5）檔案的編目和檢索（6）檔案的編輯與研究（7）檔案的利用服務（8）檔案統(tǒng)計

檔案工作的基本要求：（一）了解各環(huán)節(jié)的特殊性檔案業(yè)務的各項工作都有不同的內(nèi)容，各負專門的任務，每項工作都必不可少，所以都是重要的。因此，應該全面地做好各個環(huán)節(jié)的工作，不要輕視某項具體任務；同時，又要抓住每個環(huán)節(jié)的特點，不應苛求某一環(huán)節(jié)超出它的特殊矛盾去解決所有問題。（二）協(xié)調(diào)系統(tǒng)的整體性檔案工作是由相對穩(wěn)定的各個環(huán)節(jié)組成的一個有機整體系統(tǒng)，各環(huán)節(jié)之間互相制約，互相促進。因此，不能孤立地、靜止地看待和進行各項業(yè)務工作，應該按照各環(huán)節(jié)間相互關系的規(guī)律性使各項工作互相配合。（三）掌握諸環(huán)節(jié)的基本關系從檔案工作各個環(huán)節(jié)的作用中，可以看出它們之間一條最基本的關系：收集、鑒定、整理、保管、檢索、統(tǒng)計（六環(huán)節(jié)）等各項環(huán)節(jié)中，都貫穿著社會需要和提供利用工作的要求。二、檔案工作的性質(zhì)和意義（一）檔案工作的性質(zhì)（1）檔案工作是一項管理性的工作（2）檔案工作是一項服務性的工作（3）檔案工作是一項政治性的工作（4）檔案工作是一項文化性的工作（二）檔案工作的意義（作用）（1）行政作用（2）業(yè)務作用（3）文化作用（4）法律作用（5）教育作用第二節(jié)我國檔案工作的基本原則

為了適應社會主義事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)一指導全國檔案工作，在檔案工作不斷發(fā)展的實踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則。我國檔案工作的基本原則是：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。（1959年1月7日《關于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知》）一、全國檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則

（一）統(tǒng)一領導，統(tǒng)一管理加強黨和政府對檔案工作的統(tǒng)一領導，統(tǒng)一地管理國家全部檔案以及黨政檔案工作統(tǒng)一管理的原則，至今仍然適合我國的情況。一切黨政機關、團體、企事業(yè)單位以及組織和個人，在處理檔案事務時，必須按照《檔案法》以及黨和政府有關規(guī)定辦事，不得各自為政。（二）國家全部檔案由各級檔案機構分別集中保存，并實行黨、政檔案的統(tǒng)一管理一切機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織形成的檔案，必須按照國家的規(guī)定，均由本單位的檔案機構集中管理，不得據(jù)為己有或由承辦單位和個人分散保存；各機關檔案中需要長遠保存的，由各級檔案館集中保管；一切檔案非依規(guī)定和批準手續(xù)，不得任意轉(zhuǎn)移、分散或銷毀。檔案信息系統(tǒng)的結構分為兩種類型：多流型和單流型。AB管理管理AB檔案形成檔案利用AABB檔案管理檔案形成檔案利用（三）全國檔案工作，由各級檔案行政管理機構統(tǒng)一地、分層負責地進行監(jiān)督和指導為了有效地實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，不僅要把檔案分別集中在各機關檔案室和各級檔案館，而且要在全國范圍內(nèi)對檔案業(yè)務工作進行統(tǒng)一的全面管理。

1959年以前，各級黨和政府分別管理黨務系統(tǒng)和政務系統(tǒng)的檔案；1959年以后，根據(jù)中共中央的指示，全國各系統(tǒng)、各部門、各級的檔案工作逐步統(tǒng)一起來，實行黨政檔案工作的集中統(tǒng)一管理，對黨政檔案工作統(tǒng)一指導和統(tǒng)一制度，是我國檔案管理的一個特點。二、維護檔案的安全與完整檔案的完整性包括數(shù)量上的完整和質(zhì)量上的完整，數(shù)量上的完整是指檔案材料收集齊全，質(zhì)量上的完整指整理系統(tǒng)。檔案的安全包括檔案的實體安全和檔案的內(nèi)容安全兩個方面。三、便于社會各方面的利用便于社會各方面的利用，這是檢驗檔案工作的主要標準，它體現(xiàn)了檔案工作的根本目的。全部檔案管理工作，最終都是為了提供檔案給社會主義事業(yè)的各項工作利用。便于社會各方面的利用：是檔案工作的出發(fā)點和歸屬。我國檔案工作的基本原則三個方面的思想內(nèi)容，互相聯(lián)系，互相作用。實行統(tǒng)一的檔案管理，才能有利于檔案的完整與安全，才能保證檔案的有效、準確的加以利用；保證檔案的完整和安全，才能體現(xiàn)檔案的價值，提高利用的效用，同時也有利于集中管理；方便了檔案的利用，實現(xiàn)了檔案的價值，才能體現(xiàn)統(tǒng)一管理和保障檔案的完整、安全的意義。這是我國檔案管理三原則之間的辯證關系。第三節(jié)檔案機構

按照《檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，根據(jù)統(tǒng)一領導、分級管理的原則，對國家的全部檔案和全國檔案工作，必須設置全國規(guī)模的檔案機構進行管理。一、檔案室檔案室是各機關（包括團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機關檔案的內(nèi)部機構。是整個機關的組成部分，屬于單位和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機構。黨、政、軍機關的檔案室是國家的機要部門，具有機要部門性質(zhì)。（一）檔案室的地位和作用檔案室的地位和作用表現(xiàn)在兩個方面：一方面，檔案室是單位內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門。另一方面，應向各級檔案館移交檔案的檔案室是整個檔案工作的基礎。（二）檔案室的性質(zhì)檔案室是機關的內(nèi)部組織機構檔案室的主要任務是服務于本機關，是提高機關工作質(zhì)量和效益的必要條件。檔案室是保存檔案的過渡性機構

（三）檔案室的任務基本任務是：集中統(tǒng)一地管理本機關各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料。具體任務：（1）對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督；（2）負責管理本單位的全部檔案和相關資料，并積極組織提供利用；（3）定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交。（四）檔案室的類型（1）普通檔案室：管理普通檔案，統(tǒng)一管理本單位的黨政工團的基礎檔案。（2）科技檔案室：管理科學技術檔案，管理科技部門、研發(fā)部門的技術資料等。（3）音像檔案室：管理特殊載體材料的檔案。（4）人事檔案室：專門管理人事資料的檔案。（5）綜合檔案室：管理本單位全部檔案的檔案室。（6）聯(lián)合檔案室：同一地區(qū)的多家單位聯(lián)合建立的具有檔案管理權限的檔案室。（7）檔案信息中心：某地區(qū)檔案管理中心，負責本地區(qū)的全部檔案資料的管理。二、文件中心和檔案寄存中心（一）文件中心（1）文件中心的含義及其產(chǎn)生背景文件中心是一種社會化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機構，它的設置一般不像檔案室一樣隸屬于一個文件形成單位，而是按地區(qū)按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性檔案管理機構。（2）文件中心的特征

1）文件中心主要是一種實體性管理機構。

2）文件中心是一種社會化、集約化和專業(yè)化程度很高的檔案管理機構。

3）文件中心對其保管的處于休眠階段的文件只有保管權，而無所有權，文件的所有權仍屬于其形成機關。

4）文件中心是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構，它要對雙方負責。3、文件中心的類型政府性文件中心商業(yè)性文件中心（二）檔案寄存中心檔案寄存中心是指由國家綜合檔案館設立的，為各類企業(yè)、社會團體以及個人提供檔案寄存有償服務的機構。（三）檔案事務所1、檔案事務所的含義檔案事務所是指提供檔案事務服務的一種商業(yè)性檔案服務機構。2、檔案事務所的服務對象和服務范圍檔案事務所的服務對象是廣大的個人或有關單位；服務范圍只有幫助辦理相關檔案的保管手續(xù)的功能。3、檔案事務所的性質(zhì)及其管理檔案事務所是獨立經(jīng)營、獨立核算、自負盈虧的企業(yè)型單位。在用人制度上一般采取聘任制和臨時工制相結合的辦法。三、檔案館國家檔案館第一歷史檔案館歷史檔案館第二歷史檔案館

中央級

綜合性檔案館地方級（一）檔案館的性質(zhì)根據(jù)《檔案法》和有關文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國家的科學文件事業(yè)機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。是科學文化事業(yè)機構。（二）檔案館的基本職責與具體任務基本職責是：保管好檔案，提供檔案為社會各方面利用。基本任務：1、接收與征集本級各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料，科學地管理；2、通過多種方式，積極地開展檔案資料的利用工作；3、參與編史修志。專業(yè)檔案館（一）專業(yè)檔案館的基本含義是指國家專門管理某一方面或某一特殊專業(yè)和技術活動中形成的檔案而設置的檔案館。（二）專業(yè)檔案館的類型1、特殊載體檔案館2、城市建設檔案館3、部門檔案館內(nèi)部檔案機構主要是指在某一機關或組織內(nèi)部設立的，保管本單位形成的檔案，并主要為本單位提供服務的檔案機構。企業(yè)檔案館檔案室（一）企業(yè)檔案館的含義是收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館。（二）企業(yè)檔案館的特點：綜合性與專業(yè)性并存。（三）企業(yè)檔案館的職能：1、負責本企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計工作。2、編研檔案信息，開發(fā)檔案信息資源。3、宣傳教育職能。4、定期向國家檔案館移交檔案四、檔案行政管理機構（一）檔案行政管理機構定義檔案行政機構，如各級檔案局、處等，是黨和國家指導和管理檔案工作的部門。由于我國的黨、政檔案工作實行統(tǒng)一管理，因而各級檔案行政機構，同樣也既是黨的機構，又是國家的機構。（二）檔案行政管理機構的基本職責在統(tǒng)一管理黨務、行政檔案工作的原則下，分層負責地掌管全國檔案事務，對全國檔案工作進行監(jiān)督、檢查與指導。（三）檔案行政管理機構的具體任務

1、擬定檔案工作的規(guī)章、辦法，建立國家檔案工作制度，制定檔案工作的發(fā)展規(guī)劃；

2、指導和監(jiān)督各機關、部隊、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作；規(guī)劃和籌建檔案館，在業(yè)務上指導檔案館工作；五、檔案機構之間的相互關系

1、上級檔案行政管理機構，對下級檔案行政機構具有業(yè)務指導和監(jiān)督的關系；

2、檔案行政管理機構，對同級檔案館和檔案室等檔案業(yè)務機構具有業(yè)務指導和監(jiān)督的關系；

3、機關檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關系；

4、各級各類檔案館（室）之間，均無隸屬關系，但有一定的協(xié)作關系。3、研究和審查有關檔案保存價值、檔案保管期限的原則和標準，監(jiān)督和審議有關檔案的銷毀問題；

4、組織和指導檔案工作業(yè)務經(jīng)驗的交流、檔案干部的專業(yè)教育和檔案科學研究；

5、組織和參與檔案工作的國際交流。六、我國當前檔案機構的狀況檔案館是集中保管黨和國家重要檔案的基地，是社會各方面利用檔案信息資源的中心，檔案館工作是我國檔案事業(yè)的主體。截至2008年，全國共有各級各類檔案館3987個，其中國家綜合檔案館3161個，國家專門檔案館245個，部門檔案館146個，企業(yè)檔案館215個，文化事業(yè)單位檔案館126個，科技事業(yè)單位檔案館94個。檔案館總建筑面積570.6萬平方米，其中庫房面積285.6萬平方米。全國各級各類檔案館共保存檔案25284.5萬卷、7635.8萬件；錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案72.3萬盤；照片檔案2459.3萬張；底圖5759萬張；電子檔案中的磁帶46.7萬盤、磁盤22.5萬張、光盤48萬張；縮微平片458.3萬張、開窗卡217.3萬張、卷片25506.6萬幅；資料4059.6萬冊。全國各級各類檔案館共開放檔案7267.4萬卷（件）；保管需進行搶救的全國重點檔案4084.8萬卷（件），已搶救檔案758.3萬卷(件)。

截至目前，2001年底中央國家機關檔案室有111個。