公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

公司標(biāo)準(zhǔn)化辦公程序的假設(shè)干治理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)化辦公程序的假設(shè)干治理規(guī)定目的：為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案治理工作，標(biāo)準(zhǔn)文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護(hù)企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史參考文件：總公司《檔案治理方法》、《經(jīng)濟(jì)檔案治理方法》《檔案補(bǔ)充修改制度》《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》《檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度》《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》收文：1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦準(zhǔn)時(shí)分類(lèi)、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦，綜合辦準(zhǔn)時(shí)催促催收。2ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序準(zhǔn)時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日，急件馬上辦，不得積壓。3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)簽收辦理，并將承辦結(jié)果準(zhǔn)時(shí)反響到綜合辦，通過(guò)綜合辦反響到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記.4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù)，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過(guò)一天.閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并準(zhǔn)時(shí)送還綜合辦。5、涉及幾個(gè)部門(mén)合辦的文件,要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)交由主辦部門(mén)組織辦理，并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。6、嚴(yán)格保密制度,依據(jù)文件的密級(jí)加強(qiáng)治理，依據(jù)文件密，假設(shè)喪失文件發(fā)生，應(yīng)馬上逐級(jí)上報(bào)，嚴(yán)峻處理。發(fā)文:12、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應(yīng)人員簽字。3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件,由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽，會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā).4、擬稿需依據(jù)公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書(shū)寫(xiě)清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā).5、文件、資料、報(bào)表的打印，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負(fù)責(zé)校對(duì)，公文應(yīng)在最終打印打字員、校對(duì)員的姓名.6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔.歸檔:1室設(shè)立兼職檔案人員，檔案室歸口綜合辦.2號(hào)、編目等程序，專(zhuān)、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。收集：對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室?guī)椭⒕聿块T(mén)確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件.整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室?guī)椭鞑渴覍?duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)展分類(lèi)，公司全部檔案共分為十一類(lèi)，即：綜合類(lèi)、黨群工作類(lèi)、行政治理類(lèi)、財(cái)務(wù)治理類(lèi)、審計(jì)類(lèi)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、建筑工程類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、科學(xué)技術(shù)類(lèi)、建筑設(shè)計(jì)類(lèi)、人事檔案類(lèi)。檔案價(jià)值鑒定：對(duì)各部室分類(lèi)后的文件,依據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類(lèi)文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)展鑒定,確定其保存價(jià)值，分為永、長(zhǎng)、短三種歸檔文件。排列：部室同一保管期限、同一類(lèi)文件按發(fā)文時(shí)間挨次排列。歸檔文件以“件”為單位，請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列挨次為：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后;文字材料在前，圖紙、照片在后。專(zhuān)題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。裝訂:文件按“件“裝訂，永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。編號(hào)：歸檔文件按文件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章，填寫(xiě)年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置.編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類(lèi)文件按室編件號(hào)挨次裝盒，并逐件編制歸檔文件名目和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗(yàn)收，辦理檔案移交手續(xù)。3保密性，且文件材料必需準(zhǔn)確地反映出公文的形成過(guò)程和公司在經(jīng)營(yíng)治理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。4歸檔并負(fù)責(zé)妥當(dāng)保管證件及文件.5等有關(guān)材料，由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。6職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍，由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì)，并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類(lèi)立卷,由部門(mén)經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查.7財(cái)務(wù)部保管一年.保管期滿后，由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查.8部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。9即歸檔。10、人事檔案中工資審定、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后，10～20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時(shí)歸檔。11各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤(pán)備份存檔。12理歸檔，其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本.利用：歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總名目和檔案分類(lèi)目錄等其他檢索工具,以備借閱。統(tǒng)計(jì)：詳見(jiàn)附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。銷(xiāo)毀：詳見(jiàn)附件《檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度》.1用，一切用印、開(kāi)具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過(guò)綜合辦。2、綜合辦要確保印信工作的正常開(kāi)展,防止濫用和消滅漏洞,加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的治理。3批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記，方能辦理。4、分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管,除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù).5、需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù).營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印，并應(yīng)準(zhǔn)時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用“字樣。6介紹信編號(hào)及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)全都，如介紹信開(kāi)出后未用，應(yīng)交回綜合辦，附于存根備查.7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告,涉及重要事項(xiàng)，還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。8因特別狀況需持空白介紹信外出辦事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。9加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù).10經(jīng)理填寫(xiě)《用印審批表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。11部室要準(zhǔn)時(shí)清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清楚。12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要結(jié)實(shí)加鎖，不能隨便放置。如因治理不善，造成事故，要視狀況追究責(zé)任。1EMS2、一般公函,本著降低本錢(qián)削減辦公費(fèi)用的原則，由各部室按平信自行郵寄.3EMS合辦應(yīng)準(zhǔn)時(shí)處理，保證當(dāng)日遞送,不得拖延。4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。范圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)治理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品.公用品的合理使用。參考文件：總公司《行政辦公設(shè)備治理規(guī)定》1、辦公設(shè)備由綜合辦依據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。2各使用部門(mén)負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明緣由,聯(lián)系修理，并建立相應(yīng)的修理臺(tái)帳。4體由綜合辦處置。5件。67依據(jù)部門(mén)所需，由專(zhuān)人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù).8批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置.9購(gòu)置，并將選購(gòu)物品分類(lèi)進(jìn)帳。1領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由各部室自行購(gòu)置。2圖書(shū)入庫(kù)及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字前方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。3及進(jìn)展圖書(shū)資料的登記.4、綜合辦應(yīng)依據(jù)ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書(shū)資料上加蓋“有效版本”章。5、借閱人員應(yīng)疼惜圖書(shū),因個(gè)人緣由損壞、