公司行政接待工作操作手冊(附圖)

公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)XXXXXXXXX公司行政接待工作操作手冊一、目的為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則。二、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各種對外接待工作和各部門。三、管理行政后勤部為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤保障；公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，可報行政后勤部，并協(xié)助擬定接待計劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、行政后勤部協(xié)調(diào)的重要接待，一般情況下應(yīng)提前2天告知行政后勤部。行政后勤部在一天內(nèi)負(fù)責(zé)擬定接待計劃并與發(fā)起部門會商同意。四、計劃與準(zhǔn)備公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共1頁，當(dāng)前為第1頁。1、行政后勤部在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，對來賓接待，應(yīng)了解來賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、生活習(xí)慣、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計劃，排出《行程計劃單》，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共1頁，當(dāng)前為第1頁。2、行政后勤部根據(jù)來賓情況按計劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、行政后勤部根據(jù)來賓情況提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)；需住宿的應(yīng)提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好來賓下榻酒店。4、行政后勤部根據(jù)擬接待來賓的等級分類及公司領(lǐng)導(dǎo)要求計劃安排接待工作事項，包括：來賓用餐、入住酒店、車輛、游覽路線、購物商場、娛樂項目等等。5、如接待行程安排涉及會議或會談，由行政后勤部負(fù)責(zé)提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作：①確保公司環(huán)境、會議室、洗手間清潔、室溫適度；②視具體情況準(zhǔn)備及擺放公司簡介或宣傳冊、會議文件資料、紙筆、文件袋、水果、香煙及茶水杯等；③根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)或來賓臺簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備；④一般安排在公司會議室進(jìn)行，如需安排在公司外場所進(jìn)行的，來訪對應(yīng)部門按照《公司會議管理規(guī)定》提前2天報行政后勤部。6、行政后勤部根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好。車輛駕駛?cè)藛T由行政后勤部協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、如有需要行政后勤部應(yīng)根據(jù)情況提前為客戶購買或預(yù)訂車票及機票。8、現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人為全程陪同客戶的現(xiàn)場負(fù)責(zé)任，應(yīng)按照行程計劃單所列的事項向第一責(zé)任人，如行政（副）總監(jiān)或董事會秘書，報告每一階段接待落實情況及存在問題，協(xié)調(diào)解決方案報第一責(zé)任人。五、接待標(biāo)準(zhǔn)1、一級接待標(biāo)準(zhǔn)：一級接待來賓應(yīng)為：副處級及以上政府領(lǐng)導(dǎo)；學(xué)校、科研院所專家、教授；中介機構(gòu)主要負(fù)責(zé)人；或公司認(rèn)定為特別重要客戶、合作伙伴等；隨行人員或直系親屬等。全程陪同人員：董事會秘書或行政（副）總監(jiān)、行政后勤部工作人員。⑴迎接：行政（副）總監(jiān)、行政后勤部部長在機場、車站出口迎接；董事長、董事會秘書、分管副總或總監(jiān)在公司樓下迎接；公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共2頁，當(dāng)前為第2頁。⑵參觀：分管副總或總監(jiān)、行政后勤部部長陪同，由分管副總或總監(jiān)沿途介紹公司基本情況以及到達(dá)項參觀地點后詳細(xì)介紹相關(guān)事項的信息；公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共2頁，當(dāng)前為第2頁。⑶座談：參照本手冊第四條第5點要求執(zhí)行；⑷用餐標(biāo)準(zhǔn)：消費控制在2000元左右/桌（10～12人）；酒水、香煙應(yīng)按照禮品領(lǐng)用管理向行政后勤部提前領(lǐng)用；⑸下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：行政后勤部根據(jù)情況預(yù)定四星級以上（含四星級）及同等類型酒店單間；⑹行政后勤部根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提前安排制定旅行社計劃湖南省內(nèi)參觀游覽路線。7、行政后勤部根據(jù)領(lǐng)用公司已儲備的禮節(jié)性禮品一般不超過1000元/份；如需要購買的按照《業(yè)務(wù)費用管理辦法》提前2天向行政后勤部報批，并有行政后勤部統(tǒng)一購買；8、車輛：人數(shù)在兩人以內(nèi)的安排轎車迎接；兩人以上的安排7座商務(wù)車；由行政后勤部指派駕齡超過5年的司機。如公司車輛在當(dāng)時無法到位滿足需要行政后勤部負(fù)責(zé)外借車輛或者向指定旅行社租用車輛；9、送往：由行政（副）總監(jiān)、董事會秘書、行政部經(jīng)理陪同來賓到機場、車站送行，行政經(jīng)理應(yīng)提前聯(lián)系并辦理好登機或等車票證，協(xié)助來賓辦理好行李托運手續(xù)；待來賓入閘后，送行人員方可離開。特別重要貴賓需要安排頭等等候室的，應(yīng)至少提前3個小時通知行政后勤部；2、二級標(biāo)準(zhǔn)：二級接待來賓應(yīng)為：處級以上副廳級以下政府、學(xué)校、科研院所、事業(yè)、企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)；或公司認(rèn)定為重要客戶的主要負(fù)責(zé)任人或主要部門負(fù)責(zé)人等。陪同人員：行政后勤部經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理1、迎接：由行政后勤部人員到公司駐地門口迎接，引導(dǎo)來賓。2、參觀：行政后勤部經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由行政后勤部經(jīng)理沿途介紹公司基本情況以及到達(dá)項目地后詳細(xì)介紹項目的相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共3頁，當(dāng)前為第3頁。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：消費控制在1000元左右/頓；酒水、香煙應(yīng)按照禮品領(lǐng)用管理向行政后勤部提前領(lǐng)用；公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共3頁，當(dāng)前為第3頁。5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：行政后勤部根據(jù)情況預(yù)定四星級或同等類型酒店；6、行政后勤部領(lǐng)用禮節(jié)性禮品，標(biāo)準(zhǔn)不超過500元。7、行政后勤部根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提前安排周邊參觀游覽路線。8、送往：行政部經(jīng)理陪同來賓到機場、車站送行，行政經(jīng)理應(yīng)提前聯(lián)系并辦理好登機或等車票證，協(xié)助來賓辦理好行李托運手續(xù)；待來賓入閘后，送行人員方可離開。特別重要貴賓需要安排頭等等候室的，應(yīng)至少提前3個小時通知行政后勤部；10、二級接待的來回交通費由來賓承擔(dān)；住宿費用及游覽計劃費用由公司承擔(dān)。三級標(biāo)準(zhǔn)：三級接待來賓應(yīng)為：處級以下政府、學(xué)校、科研院所、事業(yè)、企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)；或公司認(rèn)定為一般客戶的主要負(fù)責(zé)任人等。陪同人員：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員1、迎接：有相關(guān)部門一般員工到場迎接；2、用餐標(biāo)準(zhǔn)為：500元以內(nèi)/頓；3、住宿為三星級或同等類型酒店。4、三級級接待可由行政部安排200元標(biāo)準(zhǔn)禮品；5、送往：由相關(guān)部門一般員工同來賓到機場、車站送行，陪同人員應(yīng)提前聯(lián)系并辦理好登機或等車票證，協(xié)助來賓辦理好行李托運手續(xù)；待來賓入閘后，送行人員方可離開。6、車輛：由申報部門向行政后勤部按照車輛管理規(guī)定使用公司工勤車輛；7、三級接待住宿費一般由客戶承擔(dān)，經(jīng)申報部門主管副總經(jīng)理同意可報銷住宿費用。四級標(biāo)準(zhǔn)：四級接待來賓應(yīng)為：非公司在冊公司客戶及其關(guān)系人、總經(jīng)理室成員的一般關(guān)系人等。四級接待不設(shè)接送及招待環(huán)節(jié)。公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共4頁，當(dāng)前為第4頁。行政后勤部可按申報部門要求協(xié)助預(yù)訂交通工具票證、聯(lián)系酒店及旅行社。公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共4頁，當(dāng)前為第4頁。六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時:提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進(jìn)行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、進(jìn)電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。七、注意事項接待中涉及機要事務(wù)、秘密文件、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機密，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共5頁，當(dāng)前為第5頁。安排一級及二級接待應(yīng)提前指定全程陪同人員作為現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人，如無特殊情況不得離場，因故離場的應(yīng)立即更換現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人，確保一二級接待全程皆有現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人。公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共5頁，當(dāng)前為第5頁。八、信息反饋現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人應(yīng)及時安照行程計劃表匯報時間，向第一責(zé)任人匯報行程進(jìn)展情況，并負(fù)責(zé)撰寫接待情況簡報報公司總經(jīng)理室。九、商務(wù)接待中的座次安排1、關(guān)于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。圖圖1中餐桌座次安排示意圖圖圖2西餐桌座次安排示意圖公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共6頁，當(dāng)前為第6頁。公司行政接待工作操作手冊(附圖)(1)全文共6頁，當(dāng)前為第6頁。2、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。3、關(guān)于乘車的座次安排（商務(wù)車參照）

小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。圖3圖3乘車座次安排示意圖圖5圖5沙發(fā)座位安排示意圖圖圖4長條桌座位安排示意圖注：A為客方席位；B為主方席位公司行政接待工作操