OA流程培訓(xùn)詳解

陳君集團(tuán)辦公室OA管理員KOA系統(tǒng)使用操作演示7/2/20191如何登錄KOA系統(tǒng)在IE瀏覽器里輸入KOA地址所有的OA用戶命名方式為姓的全拼加名的開頭字母，特殊的后面加了數(shù)字，初始密碼均為：12345678例：姓名

帝企鵝 則OA用戶為diqe 密碼：123456787/2/20192出現(xiàn)以下提示框(新用戶則默認(rèn)為12345678)如何登錄KOA系統(tǒng)7/2/20193點(diǎn)擊修改密碼如何修改密碼7/2/20194如何修改密碼出現(xiàn)以下提示框修改密碼后等待二三分鐘生效7/2/20195如何查看公司規(guī)范管理制度點(diǎn)擊此處可按類別、部門等查詢方式查詢規(guī)章制度7/2/20196如何收發(fā)郵件注意：每個用戶郵箱默認(rèn)大小為100M，請及時清理垃郵件，并把重要資料及附件另存到本機(jī)上。點(diǎn)擊以下兩處紅框均可打開郵箱點(diǎn)擊郵件后出現(xiàn)此對話框7/2/20197如何收發(fā)郵件點(diǎn)擊發(fā)郵件出現(xiàn)以下對話框此處填寫內(nèi)容此處可添加附件注意：在發(fā)送不重要的郵件信息可點(diǎn)選發(fā)送不保存則不會存在已發(fā)郵件里；保存為草稿則會存在草稿箱里，如需繼續(xù)編輯此郵件則在草稿箱里打開直接編輯7/2/20198如何收發(fā)郵件可選擇收件人或地址本選擇你要發(fā)送郵件的對象，會出現(xiàn)以下提示框可按部門也可按姓名選擇收件人；左圖為按部門選擇，如果要選擇整個部門則選中上一級部門再雙擊你要選擇的部門最后點(diǎn)確定7/2/20199如何收發(fā)郵件此為按姓名選擇收件人在此框輸入OA用戶名或中文名點(diǎn)搜索例：如選擇信息部陳君，則可直接輸入chenj或陳君搜索。在備選列表里會出現(xiàn)很多以chenj開頭的用戶，則雙擊你要選擇的用戶OK如碰到相同中文的用戶則選中一個看此描述是否為你要選擇單位或部門的人員7/2/201910如何做郵箱設(shè)置為你的郵件加上簽名、自動回復(fù)、收件助理及顯示選項四個功能7/2/201911如何查看郵箱使用狀況選擇使用狀況可查看即時郵箱使用情況7/2/201912如何批量刪除郵件：系統(tǒng)默認(rèn)每頁顯示的郵件數(shù)是60條，如圖所示可以將其更改為任意數(shù)后按Enter鍵確認(rèn)。然后點(diǎn)擊全選標(biāo)記，如圖：打勾后，選擇刪除或永久刪除即可。注意事項：每個用戶的郵箱容量為100M；刪除郵件時，如選擇刪除，郵件刪除后會保存在個人郵箱的回收站中，回收站的郵件同樣會占用郵箱空間。如選擇永久刪除，即刪除后郵件將從服務(wù)器上刪除，無法挽回。7/2/201913如何查看待辦事宜待辦事宜一種工作提醒的方式分類：處理、通知處理：表示該文檔需要你進(jìn)行審核（以紅色星形標(biāo)識符表示）通知：表示該文檔請你進(jìn)行查閱(以綠色星形標(biāo)識符表示)注意：通知看過后即不顯示在待辦項里7/2/201914如何取消及查看已處理待辦在主頁點(diǎn)擊待辦事宜，打開待辦事宜的窗口之后，選擇需要取消的待辦，再點(diǎn)擊右上角可以查看自己已處理的待辦。系統(tǒng)設(shè)置保留已處理待辦的時間為三天。7/2/201915如何篩選待辦事宜對于待辦事宜較多的同事，可以在待辦事宜窗口左邊點(diǎn)擊按類別查看選擇通知或處理類型，如左圖，這樣可以避免取消需自己處理的待辦。。7/2/201916如何提交新聞新聞系統(tǒng)包括:公司新聞（公司重大新聞）人事動態(tài)（人事任免及組織架構(gòu)調(diào)整）政策通知（公司規(guī)章管理制度及一管性通知）促銷動態(tài)（公司促銷活動）會議紀(jì)要（經(jīng)營班子會議紀(jì)要）資源之窗（業(yè)內(nèi)或其它相關(guān)新聞）點(diǎn)擊新聞系統(tǒng)出現(xiàn)下列對話框7/2/201917如何提交新聞點(diǎn)擊新建后出現(xiàn)此對話框,紅色框起部份為必填項注意:插入圖片的時候先瀏覽選擇好你要選的圖片后再把光標(biāo)移到你要插入圖片的位置后點(diǎn)擊插圖7/2/201918如何提交新聞可選擇新聞重要性一般改為0天不選擇為所有人員可閱讀新聞到重要性為：普通、重要、非常重要三類時如右圖7/2/201919如何提交新聞改為0天在主頁中顯示圖片此項必填文字滾動效果勾選上新聞到重要性為：圖片新聞時如右圖，圖片新聞一般用于公司新聞。注意：插入圖片請把尺寸調(diào)整一下，把寬度改到700即可7/2/201920如何查找新聞點(diǎn)擊新聞系統(tǒng)后直接可以按新聞的重要也可按日期來查詢：系統(tǒng)默認(rèn)每頁顯示的新聞是60條，如圖所示可以將其更改為任意數(shù)后按Enter鍵確認(rèn)。7/2/201921各功能模板里常用審批流1、公文流程——文件報批單、工作聯(lián)系單、工程維修單、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、團(tuán)購業(yè)務(wù)超標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)惠申請、促銷方案審批2、人事流程——請假、異動、出差、招聘需求3、行政流程——物料需求、物料采購、行政總務(wù)、行政維修4、采購流程——促銷申請、撤柜申請5、信息流程——OA及POS權(quán)限申請、互聯(lián)網(wǎng)使用申請、POS系統(tǒng)需求申請、OA增設(shè)審批流申請6、財務(wù)流程——貨款及費(fèi)用支出審批表、支出預(yù)測月度審批、備用金領(lǐng)用申請7/2/201922審批流程申報及審批操作步驟選擇正確的流程類別，例：做一份考勤更改單。則點(diǎn)擊人事流程后點(diǎn)擊右上角新建按鈕7/2/201923選擇具體的流程模板新建后會出現(xiàn)此對話框，再點(diǎn)選你要使用的流程模板7/2/201924填寫內(nèi)容打*號的為必填項，申請單編號系統(tǒng)會自動產(chǎn)生7/2/201925填寫內(nèi)容按照表格填寫完善審批內(nèi)容便于領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門審批7/2/201926審批流程設(shè)置串行——一個節(jié)點(diǎn)上面兩個人都必需要審核后才會跳轉(zhuǎn)至下一節(jié)點(diǎn)并行——一個節(jié)點(diǎn)上面兩個人同時收到待辦，任何一個人審批后都跳至下一節(jié)點(diǎn)處理人顯示的是崗位，可把鼠標(biāo)放在崗位處則會顯示姓名7/2/201927提交流程申請?zhí)峤簧暾埖牧鞒绦枳⒁猓阂?、檢查每個流程節(jié)點(diǎn)是否都有處理人二、檢查流程文檔內(nèi)容是否有誤暫存會存在草稿箱里面，可繼續(xù)編輯7/2/201928流程的撤回、催辦廢棄與撤回的區(qū)別：一、廢棄的流程無法重新提交二、撤回的流程可以重新進(jìn)行編輯、提交、刪除在我的文檔里找到提交的文檔打開在審批流程里如下圖：7/2/201929我的文檔：可查看所有本人提交的流程文檔。包括待審、通過的文檔等審批文檔：可查看所有本人審批過的文檔。包括在待審狀態(tài)文檔，以及已審的文檔查看流程的審批記錄7/2/201930查看流程已審批記錄分類查看所有文檔7/2/201931流程的審批處理方式：通過、駁回、廢棄、溝通、轉(zhuǎn)辦通過:表示同意申請或者同意以上處理人意見駁回:表示不同意申請或者不同意以上處理人意見△ 駁回去向的選擇△ 重新提交后直接返回到本節(jié)點(diǎn)7/2/201932流程的審批廢棄：終止該流程的流轉(zhuǎn)，提交人將無權(quán)限撤回流程溝通：流程審批時，需相關(guān)人提供處理意見。轉(zhuǎn)辦：將該流程的審批權(quán)限轉(zhuǎn)移給另一人，當(dāng)選擇的處理人審批后，系統(tǒng)以待辦形式會通知轉(zhuǎn)辦者文檔已處理。7/2/201933流程提交及審核的注意事項1、上傳圖片附件的時候，注意將圖片格式轉(zhuǎn)換為JPG格式；2、流程提交后一定要在提交成功的提示窗口出現(xiàn)后再關(guān)閉窗口；3、流程提交后不能使用后退鍵，應(yīng)將當(dāng)前窗口關(guān)閉；4、不要隨便使用流程的撤回功能，當(dāng)節(jié)點(diǎn)處于溝通節(jié)點(diǎn)時不要撤回流程文檔；當(dāng)部門領(lǐng)導(dǎo)及上分管領(lǐng)導(dǎo)已通過審批時，如果撤回流程，需先與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通確認(rèn)后方可撤回流程文檔。5、草稿、駁回、撤回的流程文檔，120天后系統(tǒng)會自動處理為“廢棄”。6、處理流程文檔，當(dāng)選擇駁回時，如下圖所示：注意是否需要選擇“重新提交后直接返回到本節(jié)點(diǎn)”該選項7/2/201934流程提交及審核的注意事項7、如碰到最后一個節(jié)點(diǎn)是簽字節(jié)點(diǎn)，則是需要此節(jié)點(diǎn)人員加節(jié)點(diǎn)抄送給相關(guān)人員（流程說明上面就有）注意：一定要注意選擇抄送不是審核！8、在公文流轉(zhuǎn)里的任何流程模板，在提交時的基本信息里有欄收文單位，此收文單位無任何意義。（如工作聯(lián)系單，需要發(fā)送給信息部，在收文單位里面選擇信息部，則信息部人員收不到此單，只有在流程里面選擇抄送給信息部，信息部