會議管理制度

會議管理制度公司全部的會議本著精簡、效能的原則運行，為使公司的會議運行有序和規(guī)范化，提高會議的行政決策效率，特制訂本制度。一、會議種類公司會議根據(jù)工作需要分為常設會議、定時會議和臨時不定時會議等三類。（一）常設會議按照《公司法》的有關(guān)規(guī)定，公司法定的常設會議有：1、股東會會議。股東會會議分為定時會議和臨時會議。2、3、監(jiān)事會會議。（二）定時會議1、公司領(lǐng)導班子碰頭會。由董事長或總經(jīng)理召集，每月召開一次，對公司重大問題進行研究、決策。2、公司總經(jīng)理辦公會議。每月單周的星期一早上8:30時的辦公會議，公司中層以上人員參加；每月雙周的星期一早上8:30時的司務會議，全體員工參加。3、部門工作會議。各部門每七天五下午召開，檢查本周工作完畢狀況，制訂下周工作安排計劃，各部門負責人完畢“公司辦公會議部門工作狀況報告”。4、民主生活會。由公司黨委定時召開民主生活會。（三）臨時不定時會議1、公司根據(jù)工作需要召開的工作研討會、專項討論會等。2、公司受市政府委托或協(xié)助有關(guān)單位組織召開的跨行業(yè)協(xié)調(diào)會、全市性大會等。3、根據(jù)董事長、總經(jīng)理建議召開的各類臨時會議。4、黨委會議，根據(jù)公司需要，不定時召開。二、會議管理（一）綜合辦公室統(tǒng)一管理各類會議，全部會議均須在綜合辦公室登記備案（公司常設會議按《公司章程》辦理）。（二）會務工作重要由綜合辦公室承接，其它部門主辦的會議，綜合辦公室予以協(xié)助。（三）綜合辦公室、計劃財務部須在年度計劃中提出全年會議工作計劃和費用預算報董事長、總經(jīng)理同意后執(zhí)行。計劃財務部要加強對會議開支預算方案的審核，減少不合理費用，并確保合理的會議經(jīng)費及時到位。（四）嚴格控制未預見的臨時性會議，這類會議的經(jīng)費需要由董事長和總經(jīng)理睬簽同意后方可支用。（五）會議資料由綜合辦公室負責整頓、歸檔，其它部門主辦會議的資料按期移交給檔案室。三、會議程序（一）會前準備。1、對常設、定時性會議綜合辦公室或承接部門在會前應明確會議的主題，提前告知出席會議人員和工作人員做好會議準備工作。臨時性會議視狀況另定。2、對重大會議，承接部門應提出會議組織方案，呈送公司重要領(lǐng)導審批，組織方案內(nèi)容以下：（1）會議名稱；（2）會議時間；（3）會議地點；（4）會議主題和任務；（5）會議議程；（6）會議主持人；（7）出席人員（名單）；（8）會議財務（支出收人）預算；（9）接待工作闡明；（10）會議籌辦狀況及進展；（11）（可能）存在的問題、解決方案及規(guī)定；（12）策劃時間進度表。經(jīng)公司領(lǐng)導同意后按會議組織方案執(zhí)行。（二）會議告知。會議承接部門根據(jù)會議要項擬定會議告知，提前發(fā)送到出席會議的部門或個人。股東會會議應當于會議召開15日以前書面告知全體股東。董事會會議應當于會議召開10日以前書面告知全體董事。監(jiān)事會會議應當于會議召開10日以前書面告知全體監(jiān)事。受市政府委托組織召開的全市性大會，對出席會議的重要人員應通過電話等形式確認與否如期出席，并做出對應安排。（三）會務安排工作。會議承接部門應做好會務安排工作，涉及會議材料準備，會議場合布置，會議設備如攝影機、錄音筆、擴音話筒等調(diào)試，茶水準備、服務，安排專人拍照、錄音、統(tǒng)計等。1、會議材料應準時準備好，數(shù)量精確，裝訂規(guī)范。規(guī)定：（1）裝訂前，認真檢查有無缺頁、倒裝，字體顏色不均等現(xiàn)象，無誤后方可裝訂，力求規(guī)范、美觀。（2）全部裝袋材料規(guī)定整潔，一律與公司紅頭紙大小截切整潔。（3）按文獻資料分發(fā)目錄序號排列裝袋，裝袋后檢查有無漏裝、多裝現(xiàn)象。（4）重大會議材料，提前分送到出席會議的市領(lǐng)導和各參會單位牽頭。2、會議場合的布置。應提前搞好會議室衛(wèi)生，掛好橫幅，按參加會議人數(shù)準備好座位，有市領(lǐng)導參加的會議根據(jù)公司領(lǐng)導意見制作領(lǐng)導席牌，夏天提前20分鐘啟動空調(diào)，總體規(guī)定是莊重、簡潔、含有親和力。3、調(diào)試好攝影機、電腦錄音筆、擴音話筒等會議設備，確保會議正常進行。4、按參加會議人數(shù)準備好茶葉、水杯、開水，會議期間視具體狀況安排工作人員續(xù)茶水。5、安排專人拍照、錄音、文字統(tǒng)計，規(guī)定精確、完整。數(shù)碼相機、電腦錄音筆采制的相片、錄音應在完畢后交檔案室輸入電腦轉(zhuǎn)存。股東會會議統(tǒng)計由出席會議的董事和統(tǒng)計員簽名，董事會會議統(tǒng)計由出席會議的董事和統(tǒng)計人簽名，監(jiān)事會會議統(tǒng)計由出席會議的監(jiān)事和統(tǒng)計人簽名，以上三種會議統(tǒng)計均作為公司檔案由董事會秘書保存。（四）會議記律。1、全體參加會議人員應準時出席會議，不得遲到，有事或半途退會應向會議承接部門請假，報公司領(lǐng)導同意方予請假。2、會議主持人和與會人員要做好會前準備?？偨?jīng)理辦公會議，各部門必須以書面提綱形式報告上周工作完畢狀況及本周工作安排，于會議前報董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)