淺談綜合檔案室的設(shè)置

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔淺談綜合檔案室的設(shè)置法律文秘101作者：第三組指導(dǎo)老師：何酉寧【中文摘要】：為了迎接成都近期的檔案評(píng)估工作，也為更好地做好我公司的檔案管理工作，現(xiàn)我公司決定建立一個(gè)科學(xué)的綜合檔案室。由第三組專業(yè)檔案管理專員帶隊(duì)，通過調(diào)查以及科學(xué)研究，并且嚴(yán)格按照綜合檔案室的有關(guān)設(shè)立制度，得出了此方案。該方案主要要點(diǎn)囊括了綜合檔案室的具體建設(shè)方案以及綜合檔案室的具體管理方案。本公司位于成都金沙區(qū)，擁有一幢辦公大樓的1-8層，我們考慮各方面因素后決定將綜合檔案室建在本公司大樓的2樓和3樓建設(shè)，其中包括四個(gè)部分：檔案室、檔案閱覽室、電子檔案室及辦公室。綜合檔案室的總面積達(dá)320多平方米。建設(shè)此綜合檔案室需要花費(fèi)的物力費(fèi)用，我們初步預(yù)算結(jié)果是共計(jì)人民幣79830元。【關(guān)鍵詞】：綜合檔案室、建設(shè)方案、管理方案【英文摘要】：Tomeetthearchivalevaluationwork,workingforbetterfilemanagementofthecompany,thecompanydecidedtoestablishascientificcomprehensivearchives.Bythethirdgroupofprofessionalarchivalauthoritythroughsurveysandresearch,strictlyaccordingtotheregistryofthesystemtocomeupwiththisscenario,includeprogrammes,Archives,archivesreadingroom,e-archivesandoffices.Thetotalareaofmorethan320squaremeters.【關(guān)鍵詞】：comprehensive、programmes目錄【前言】 3【正文】： 31·綜合檔案室的選址 31.1選址要求： 31.2實(shí)際選址 41.3選址分區(qū) 41.3.1立體分區(qū) 41.3.2平面分區(qū)圖 52．公司綜合檔案室管理制度 82.1總則 82.2檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求 92.3檔案立檔、分類、歸檔及保存期限 92.4檔案日常管理 112.5附則 132.6檔案員職責(zé) 133.綜合檔案室的布置 133.1檔案室 133.2檔案閱覽室 143.3電子檔案室 153.4辦公室 164．檔案的裝具、保管材料 174.1檔案裝具 174.1.1分類 174.1.2無酸紙檔案盒 184.1.3檔案用品 194.1.4電子檔案裝具 194.2檔案保管 224.2.1保管制度 224.2.2歸檔電子文件保管 225.檔案管理基礎(chǔ)性文件 255.1企業(yè)事業(yè)單位文件材料 255.1.1檔案管理期限表 255.2文件材料歸檔 305.2.1檔案歸檔 325.3檔案鑒定銷毀 335.3.1檔案鑒定銷毀制度 335.3.2檔案銷毀清冊(cè) 345.4檔案統(tǒng)計(jì) 355.4.1檔案統(tǒng)計(jì) 355.4.2檔案統(tǒng)計(jì)表 355.5檔案全宗 36【參考文獻(xiàn)】 37【前言】：為迎接檔案評(píng)估工作，也為更好地做好公司的檔案管理工作，我公司決定建立一個(gè)科學(xué)的綜合檔案室。由第三組專業(yè)檔案管理專員通過調(diào)查以及科學(xué)研究，嚴(yán)格按照檔案室有關(guān)設(shè)立制度，得出了此方案，要點(diǎn)囊括了綜合檔案室的建設(shè)方案以及綜合檔案室的管理方案。本公司在成都金沙擁有一幢大樓的1-8層辦公大樓，計(jì)劃將綜合檔案室選在2樓和3樓建設(shè)，包括檔案室、檔案閱覽室、電子檔案室及辦公室?？偯娣e達(dá)300多平方米。具體方案本論文將具體闡述?！菊摹浚?·綜合檔案室的選址1.1選址要求：要遠(yuǎn)離污染源，對(duì)于冶煉廠、煤礦等重污染源，應(yīng)距離5公里；對(duì)化工、橡膠、電渡等中等污染源應(yīng)距離3.7公里；對(duì)食品、皮革加工廠等輕污染源應(yīng)距離2公里。如果無法避開這些污染源，則館址一定要選在污染源的常年上風(fēng)向。地下檔案庫進(jìn)行空氣交換的采風(fēng)口一定要遠(yuǎn)離城市污水管的出氣口、大型化糞池和污水處理池，并且保持采風(fēng)口處于正壓狀態(tài)，避免腐蝕性氣體進(jìn)入庫內(nèi)，腐蝕有關(guān)重要文件。檔案庫要避開工業(yè)鍋爐和采暖鍋爐。檔案庫最好安排在二樓以上的樓層，如果無法滿足，則地面高度應(yīng)選比當(dāng)?shù)貧v史記錄的最高洪水水位高600mm以上。避免在距離海邊或鹽湖邊3.7公里之內(nèi)作為建設(shè)館址，如果無法避免，則應(yīng)該建設(shè)密閉檔案庫，空調(diào)降溫，并且不可取鹽漬土壤為建筑材料。館址不宜選在塵土飛揚(yáng)的路邊或沙石場(chǎng)，如無法避免，則門窗一定要背離污染源。1.2實(shí)際選址本公司的地址在成都金沙一幢大樓1-8層，綜合檔案室就設(shè)在本公司大樓的二、三樓。滿足選址要求?？偯娣e為320平方米1.3選址分區(qū)1.3.1立體分區(qū)3.3.電子檔案閱覽室1.3.2平面分區(qū)圖（1）二樓（閱覽室及電子閱覽室）（2）三樓（檔案室及辦公室）（3）說明①圖標(biāo)說明②文字說明各館室的最小面積均能容納目前各資料存放，還考慮一定的發(fā)展空間。地板承重大于5kN/m2，采用密集架不小于12kN/m2。門高2m，寬1m，門窗加防塵橡膠條密封，窗戶裝雙層玻璃并嚴(yán)格密封。墻面刷無光漆給水管、排水管、雨水管不穿越館室，消防栓設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近?？照{(diào)安裝位置已避免空調(diào)出風(fēng)直接吹向文件資料。窗簾為雙層窗簾，內(nèi)層為普通窗簾布，外層為防紫外線窗簾布。外墻采光窗與檔案裝具間的通道相對(duì)應(yīng)主通道凈寬為3.00m，兩行裝具間凈寬為1.00m，裝具端部與墻的間隔為0.60m。閱覽室天然采光的窗地面積比為1:5；避免陽光直射和眩光，窗設(shè)遮陽設(shè)施；閱覽室每座4.0m2，單間房間面積12.0m2；閱覽室內(nèi)設(shè)置有自動(dòng)防盜監(jiān)控系統(tǒng)空調(diào)設(shè)施和電熱裝置單獨(dú)設(shè)置配電線路，并穿金屬管保護(hù)。照明設(shè)計(jì)防止顯示屏出現(xiàn)燈具影像和反射眩光，檔案庫和查閱15、檔案等用房采用熒光燈，有過濾紫外線和安全防火措施。電源開關(guān)設(shè)于庫房外，并設(shè)有防止漏電的安全保護(hù)裝置。檔案室、閱覽室等房間設(shè)置有火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)施。全部采用水噴霧滅火系統(tǒng)或非鹵代烷氣體滅火系統(tǒng)。2．公司綜合檔案室管理制度2.1總則1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。2.2檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門資料管理1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。2.3檔案立檔、分類、歸檔及保存期限（一）檔案質(zhì)量檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。（二）立檔檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后?？缒甓鹊囊?guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷?？缒甓葧?huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。（三）分類檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。（四）檔案編號(hào)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。（五）歸檔①、歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。②、歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股東名冊(cè)（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則（4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄（5）財(cái)務(wù)報(bào)表（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（8）工程設(shè)計(jì)圖（9）公司規(guī)章制度（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書2、10年保存：（1）預(yù)算、決算書類（2）會(huì)計(jì)憑證（3）事業(yè)計(jì)劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書4、1年以下暫時(shí)保存：（1）結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。（三）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)。2.4檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀?！稒n案銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。2、銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人?！稒n案銷毀清冊(cè)》需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（三）移交1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。2.5附則（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)行政部備案后，與本制度具有同等效力。（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。2.6檔案員職責(zé)1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查找。3.綜合檔案室的布置3.1檔案室檔案室的布置為了有效的保護(hù)檔案以及合理的擺放檔案。檔案室應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，應(yīng)做到防水、防盜、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光防有害氣體的措施保證檔案的安全，每天進(jìn)行檢查并填寫《日常檢查記錄表》。檔案室應(yīng)安置溫濕度計(jì)，溫度應(yīng)控制在10-30攝氏度之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在40-70%之間。檔案室面積約200平方米，共擺放80個(gè)密集架，分10排，每排8個(gè)以東面墻為平行線依次排放。防磁柜20個(gè)靠北面墻擺放，照片檔案柜20個(gè)排放在密集架與防磁柜中間這樣看上去會(huì)比較有層次感。在門進(jìn)去右側(cè)擺放一個(gè)置物架以方便來查閱檔案人員放置物品。溫度計(jì)與濕度計(jì)各五只分別放在四個(gè)角落以及中央。換氣扇八個(gè)分別安放在東面與西面墻上。墻貼標(biāo)語10張。節(jié)能燈20盞、掃帚拖帕各5把、吸塵器5個(gè)、抹布10張、雞毛撣5個(gè)垃圾桶兩只。抗霉宰蟲片，自然防蟲劑，外藥防蛀防霉劑。安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火裝置,空調(diào)設(shè)備和除濕機(jī),還有窗戶四扇，防紫外線窗簾.防盜大門。工作中需用的打孔機(jī)和切紙刀。成本：80個(gè)密集架16000，防磁柜20個(gè)共計(jì)4000元，照片檔案柜20個(gè)2000元，溫度計(jì)與濕度計(jì)各五只共計(jì)50元，換氣扇八個(gè)40元，墻貼標(biāo)語10張，50元，節(jié)能燈20盞100元，清潔用品共計(jì)400元，安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火裝置2000元，空調(diào)設(shè)備和除濕機(jī)3000元,防紫外線窗簾2000元.防盜大門2000元，建立檔案室成本共計(jì)31640元。3.2檔案閱覽室檔案閱覽室利用企業(yè)公開檔案，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的歸屬感、對(duì)企業(yè)計(jì)劃任務(wù)的認(rèn)同感，進(jìn)而形成團(tuán)結(jié)進(jìn)取的企業(yè)精神。企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得持續(xù)性發(fā)展，必須高度重視企業(yè)文化建設(shè)，努力完成從隨意管理、制度管理到文化管理的轉(zhuǎn)變和升華。企業(yè)文化是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的微觀經(jīng)營(yíng)管理文化，是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中所形成的企業(yè)精神、價(jià)值觀念、經(jīng)營(yíng)理念、文化氛圍，以及廣大員工認(rèn)同的道德規(guī)范、行為方式的總和。加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，是內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外樹形象，提高企業(yè)整體素質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、健康、和諧發(fā)展的有效途徑。檔案作為企業(yè)的信息寶庫、文化財(cái)富和載體,在企業(yè)文化建設(shè)中將發(fā)揮越來越重要的作用。而檔案閱覽室為干部職工提供了一個(gè)學(xué)習(xí)知識(shí)的平臺(tái)，閱覽室現(xiàn)有藏書1000余冊(cè)，內(nèi)容涉及中外文學(xué)、時(shí)事熱點(diǎn)、公路交通管理等諸多領(lǐng)域，較好滿足了單位職工多方面閱讀需要，同時(shí)該站以圖書閱覽室為載體，充分發(fā)揮理論聯(lián)系實(shí)際為目標(biāo)，通過組織開展讀書知識(shí)競(jìng)賽、讀書心得交流、成立讀書興趣小組等方式豐富干部職工文化生活，引導(dǎo)干部職工樹立終身學(xué)習(xí)、快樂學(xué)習(xí)的理念，有效提升了思想道德、科學(xué)文化、技術(shù)水平等素質(zhì)，為企業(yè)文化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。檔案閱覽室的占地面積約40平方米，設(shè)施主要有：桌椅20套，分4排擺放每排5套，置物柜兩架排放在進(jìn)門右側(cè)，節(jié)能燈6盞。中外文學(xué)、時(shí)事熱點(diǎn)、公路交通管理等藏書1000余冊(cè)，窗戶兩扇，普通窗簾，墻貼標(biāo)語，空調(diào)一臺(tái)，換氣扇4個(gè)，門兩扇，打印機(jī)一臺(tái)，文件柜一架，檔案柜一個(gè)，書柜一個(gè)，電話一部，盆景20盆每套桌子上擺放一盆可以美化環(huán)境讓人身心愉悅。另外在兩扇門左側(cè)各擺放一顆大盆景。、掃帚拖帕各兩把、吸塵器1個(gè)、抹布15張、雞毛撣3個(gè)垃圾桶兩只。安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火裝置，驅(qū)蟲劑和空氣清新劑。把每天最新的消息放在顯著的地方方便閱讀。成本：桌椅20套每套100元共計(jì)2000元，置物柜兩架共計(jì)200元，節(jié)能燈6盞共計(jì)60元，藏書1000余冊(cè)共計(jì)5000元，普通窗簾共計(jì)200元，墻貼標(biāo)語共計(jì)20元，空調(diào)一臺(tái)共計(jì)2000元，換氣扇4個(gè)共計(jì)80元，打印機(jī)一臺(tái)300元，文件柜一架50元，檔案柜一個(gè)100元，書柜一個(gè)50元，電話一部50元，盆景22盆200元，掃帚拖帕各兩把共計(jì)20元、吸塵器1個(gè)50元、抹布15張40元、雞毛撣3個(gè)垃圾桶兩只共計(jì)20元?；馂?zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火裝置共計(jì)2000元，驅(qū)蟲劑和空氣清新劑共計(jì)20元。建立檔案閱覽室的成本大約在12460元人民幣。3.3電子檔案室目前公司的檔案管理是用文本式的有紙化管理，但是在實(shí)際工作中涉及到資料查找的時(shí)候，往往需要花費(fèi)許多時(shí)間去查找，不能時(shí)時(shí)事事做到現(xiàn)找現(xiàn)有，特別是查找一份“陳年”的資料。建議公司檔案管理在文本式的有紙化管理基礎(chǔ)上，同時(shí)建立一個(gè)電子檔案庫，這樣會(huì)大大的方便檔案的管理、使用。建立電子檔案室有利于：資料查取的方便、快捷。電子檔案室的建立，不用再一頭鉆到紙堆中苦苦尋找；現(xiàn)只用輕輕幾點(diǎn)，就能找到想找的資料。外來資料不容易丟失。外來資料往往在反復(fù)使用、還沒有入檔之前很容易丟失，目前公司也存在這一情況；但是如果實(shí)行了電子檔案管理，制定公司一拿到相關(guān)的外來資料，就把它先存到電腦上的規(guī)定，那么就根本不存在外來資料丟失的情況。資料的安全。從防盜上來考慮，它同有紙化檔案管理安全性一樣。如果保管電子檔案的電腦不上網(wǎng)，那么基本不存在黑客的入侵；病毒破壞電腦可能性也極大降低。因?yàn)槭请娮踊瘷n案，那么就不存在紙張的缺點(diǎn)；我們每隔半年/一年進(jìn)行一次資料的備份，徹底保證資料的安全不丟失。建立電子檔案室的方案一、購買10臺(tái)電腦（也可以用淘汰的舊電腦，因?yàn)闄n案管理對(duì)電腦配置要求不高）放置于復(fù)印機(jī)房，用數(shù)據(jù)線把它同復(fù)印機(jī)連接起來（公司復(fù)印機(jī)有打印功能），方便查找資料的打印。二、指定專人管理。為了公司檔案文件的安全、保密，規(guī)定此電腦不能同Internet連接；指定專人（一般為綜合部檔案管理者）持有此電腦的密碼，由專人查取，并不定期更改電腦密碼。三、電子檔案的輸入、整理目前各公司基本都用電子化辦公，如該檔案文件是由我公司起草，那么一定有電子版本，可直接輸入；如該檔案文件是外來文件，那么可通過掃描儀（公司有）把資料以圖片形式掃描到電腦上去，以圖片形式保管。電子檔案的整理可以參照目前有紙化檔案管理來進(jìn)行，一般以時(shí)間順序和各部門、子公司為主線進(jìn)行檔案歸類放置（同一文件夾下可以有許多個(gè)文件夾，便于資料的歸類、查找）?？梢园鸭葘儆诩?，又屬于乙的檔案同時(shí)歸類到甲、乙文件夾下面，便于資料查找、使用。成本。建立電子檔案庫的成本為購買10臺(tái)電腦（配置要求不高）的費(fèi)用，約為30000元。人力成本因?yàn)槭蔷C合部人兼職，那么這筆管理費(fèi)用相當(dāng)于沒有。3.4辦公室辦公室是領(lǐng)導(dǎo)辦公的地方，其環(huán)境的好壞直接決定了領(lǐng)導(dǎo)的辦公效率，所以其裝飾很重要。我公司辦公室占地面積約20平方米。以下是為布置辦公室所提供的方案：桌椅一套，盆景兩盆，魚缸一個(gè)，空調(diào)一臺(tái)，清潔用具一套，電腦一臺(tái)，打印機(jī)，復(fù)印機(jī)，傳真機(jī)，卷簾，保險(xiǎn)柜，文件柜子。成本，桌椅100元，盆景80元，魚缸200元，空調(diào)2000元，清潔用具50元，電腦2000元，打印機(jī)300元，傳真機(jī)200元，卷簾200元，保險(xiǎn)柜500元，文件柜100元。共計(jì)成本5730元4．檔案的裝具、保管材料4.1檔案裝具4.1.1分類檔案館(室)存放并保護(hù)檔案的裝置或容器。主要有封閉式箱柜、單柱式固定架、復(fù)柱式固定架、積層架、活動(dòng)式密集架、卷皮和卷盒等。各種架子也用于圖書館存放圖書。無論何種裝具,都必須對(duì)檔案無損害作用,并且制作經(jīng)濟(jì)，使用便利。（一）封閉式箱柜即帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。其優(yōu)點(diǎn)是能有效地防塵和阻止其他有害物質(zhì)的侵襲，而且搬運(yùn)挪動(dòng)便利；缺點(diǎn)是造價(jià)高，占據(jù)庫房有效空間大，單位面積存儲(chǔ)量小。這種存儲(chǔ)檔案的方法沿襲已久，在中國(guó)古代就已使用(見石室金匱)，現(xiàn)今中國(guó)檔案部門仍廣泛采用。（二）固定架采用方形空心鐵柱作主支柱，單節(jié)架僅用兩根立柱，在立柱兩側(cè)沖有許多等距的插孔，根據(jù)需要的間距插入掛板，掛板上搭放擱板。單節(jié)架旁再并接立柱，即成雙節(jié)架，依次并接可延長(zhǎng)成多節(jié)架。架子四框和底座用螺栓組合。該架耗材少，結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單適用。（三）復(fù)柱式固定架有單面架和雙面架兩種。其結(jié)構(gòu)、性能、規(guī)格與單柱式固定架略同，不同的是主支柱用雙柱或三柱，比單柱架穩(wěn)定性好，負(fù)載力強(qiáng)，每排架的節(jié)數(shù)可任意延長(zhǎng)。（四）積層架俗稱通天架。是密集型的固定架群，適用于特高房間和專門修建的中間不設(shè)或少設(shè)樓層的大型庫房。它以單柱式固定架為基本單元，垂立于地面并疊接至樓頂，構(gòu)成高大架體。在各立柱連接處的平面上，鋪以鋼板或混凝土板，作為人行道。該架充分利用空間，容量大，負(fù)荷均勻分布于墻基和柱腳地基上，可節(jié)省庫房建筑投資，但不利于防火。（五）活動(dòng)式密集架是在復(fù)柱式雙面固定架的底座上安裝軸輪，能沿地面鋪設(shè)的小導(dǎo)軌直線移動(dòng)的架子，可根據(jù)需要將多個(gè)架子靠攏或分開。分手動(dòng)和電動(dòng)兩種，手動(dòng)又有手搖式和手推式，手推式又分軌道型和懸梁型。走動(dòng)方向有橫向和縱向之分。該架將固定通道變?yōu)闄C(jī)動(dòng)通道，使庫房單位面積上的檔案存儲(chǔ)量增大，但對(duì)庫房地面的承載力要求也高,按中國(guó)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的規(guī)定，承載力為每平方米1200千克。（6）卷皮和卷盒是檔案部門專用的一種裝具。用于固定檔案整理成果，確立檔案保管單位，并保護(hù)檔案不致散失和毀損。卷皮即以相連或不相連的封面和封底將檔案夾在其中，有的裝訂成冊(cè)，有的不裝訂。有軟質(zhì)和硬質(zhì)兩種，軟質(zhì)卷皮不易站立，一般專制卷盒盛放，再存于柜架內(nèi)，硬質(zhì)卷皮類似卷匣，其背脊和邊沿可標(biāo)明案卷標(biāo)題和類別、年代等，能豎立放。卷皮和卷盒一般用塑料或紙張制作，有些國(guó)家規(guī)定使用無酸紙和紙板，并不得使用漿糊。4.1.2無酸紙檔案盒無酸紙檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲(chǔ)存文件的裝具！通常無酸紙裱糊制作的檔案盒，由于無酸紙不含酸性另采用國(guó)際上先進(jìn)的AKD中性施膠工藝.無酸腐蝕，使檔案可以長(zhǎng)期保存.不變質(zhì).不褪色.具有防蟲.防霉等特點(diǎn)，對(duì)裝訂在盒子內(nèi)的檔案文件沒有腐蝕破壞，使用方便，現(xiàn)在全國(guó)都在逐步無酸紙檔案盒替換掉過去老式笨重的紙板檔案盒和牛皮紙檔案盒，無酸紙檔案盒共有幾十類，分別裝各種文件和資料！無酸紙檔案盒一般尺寸為31*22cm(封面)，但是由于脊背不同檔案盒一般分為31*22*2－6cm(特殊尺寸也可以根據(jù)客戶要求定做)屬于國(guó)標(biāo)尺寸國(guó)標(biāo)檔案盒,可根據(jù)客戶要求定做非標(biāo)尺寸檔案盒,可加LOGO單位名稱等進(jìn)行設(shè)計(jì).根據(jù)檔案盒的性能用途不同,我們可以按照客戶的要求設(shè)計(jì),客戶滿意后在進(jìn)行印。4.1.3檔案用品作用檔案用品是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲(chǔ)存文件的裝具。檔案用品是每個(gè)企業(yè)單位.政府部門及學(xué)校乘檔案的比不可少。它是為了方便用于乘檔案及檔案補(bǔ)充修改查看于一體的多功能辦公用品。是各個(gè)檔案部門辦公人員將檔案文件歸檔的裝具。分類：檔案盒：文書檔案盒，科技檔案盒，人事檔案盒，會(huì)計(jì)檔案盒，光盤檔案盒，照片檔案盒等檔案設(shè)備：裝訂機(jī)，除濕機(jī)，防磁柜，溫濕度記錄儀，檔案柜等檔案周邊用品：防蟲防霉劑，活性炭，卷繩，檔案目錄，裱糊紙，號(hào)碼機(jī)等。4.1.4電子檔案裝具信息的存儲(chǔ)是各種科學(xué)技術(shù)得以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。長(zhǎng)久以來，人類在不斷地探索和尋求保存信息的方法和載體。作為信息的載體，古代有甲骨、金石、竹簡(jiǎn)絲帛等，后來有了紙張、膠片和磁帶。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化信息載體不斷出現(xiàn)，目前主要有磁性載體、光學(xué)載體和磁光性載體。目前的數(shù)字信息存儲(chǔ)載體及其特點(diǎn)：（一）磁帶：在本世紀(jì)４０年代以前，磁帶已作為錄音介質(zhì)出現(xiàn)，盡管數(shù)字記錄技術(shù)發(fā)展迅速，作為存儲(chǔ)載體的電子計(jì)算機(jī)磁帶仍大量用于數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)中。它有以下特點(diǎn)：１、存儲(chǔ)容量大：每盤ｌ／２英寸標(biāo)準(zhǔn)帶的存儲(chǔ)容量為５—５０ＭＢ，若用ＧＣＲ記錄，６２５０磁帶每盤容量在１４０ＭＢ以上。由于可以脫機(jī)存儲(chǔ)，磁帶的容量可以說是無限的；２、磁帶的面積／體積比大，占據(jù)空間小；磁帶的價(jià)格低，性價(jià)比高；３、磁帶作為硬磁盤的可靠又經(jīng)濟(jì)的大容量備份存儲(chǔ)，可以和硬磁盤長(zhǎng)期共存；４、磁帶是最早出現(xiàn)的磁性存儲(chǔ)載體，其標(biāo)準(zhǔn)化程度高。５、磁帶是串行記錄，存取速度慢；磁帶是接觸式工作，易使磁帶、磁頭磨損；磁帶作為存儲(chǔ)載體宜用在：數(shù)據(jù)存儲(chǔ)按順序進(jìn)行處理，并且在每次處理過程中幾乎對(duì)文件的全部記錄都要讀取；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大而讀取次數(shù)較少，如電子檔案；適于作硬磁盤的備份載體，特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，為保護(hù)數(shù)據(jù)而進(jìn)行備份的載體。（二）硬磁盤：有以下一些特點(diǎn)：１、存儲(chǔ)容量大，硬磁盤的存儲(chǔ)容量一般為幾兆字節(jié)到幾千兆字節(jié)，甚至可高達(dá)上萬兆字節(jié)；２、隨機(jī)存儲(chǔ)方式，存取速度快，平均存取時(shí)間２５ｍｓ（毫秒）；３、數(shù)據(jù)傳輸率高，由于記錄密度高、磁盤轉(zhuǎn)速快，其數(shù)據(jù)傳輸率最高可達(dá)每秒１５兆字節(jié)；４、可靠性高。通常硬磁盤與驅(qū)動(dòng)器裝在一起，構(gòu)成一個(gè)密閉系統(tǒng)，不易受周圍環(huán)境影響，所以工作穩(wěn)定性好、可靠性高；５、價(jià)格較磁帶、軟磁盤貴；６、固定硬磁盤不能象磁帶、軟磁盤那樣脫機(jī)存放。所以，硬磁盤宜作為網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)脑诰€存儲(chǔ)載體，而不宜作為電子檔案的存儲(chǔ)載體。（三）軟磁盤，有以下特點(diǎn)：ｌ、與硬磁盤相比，軟磁盤驅(qū)動(dòng)器結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，成本低，價(jià)格便宜；體積小、重量輕，便于攜帶；２、與磁帶相比，它采用隨機(jī)存取方式，數(shù)據(jù)存取速度快?３、有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，所以有良好的互換性，并能脫機(jī)存儲(chǔ)；４、與硬磁盤和磁帶相比，軟磁盤的存儲(chǔ)容量較低；５、與硬磁盤相比，數(shù)據(jù)傳輸率低。目前軟磁盤多用在微機(jī)上，主要用于存儲(chǔ)軟件和信息。在積累過程中，可用軟磁盤存儲(chǔ)信息，但軟磁盤不能作為電子檔案的保存載體，因?yàn)檐洿疟P的存儲(chǔ)容量低，要用若干張軟磁盤去存儲(chǔ)一盤磁帶或一張光盤存放的信息，這不便于保管且易丟失；同時(shí)，軟磁盤極易受環(huán)境影響而變形，容易發(fā)生存取錯(cuò)誤，從而使數(shù)據(jù)丟失。（四）光盤：它的存取原理是：把激光束焦成小于ｌｕｍ的微小光點(diǎn)，能量高度集中，使存儲(chǔ)載體上的被照射點(diǎn)產(chǎn)生物理、化學(xué)變化，從而進(jìn)行物理標(biāo)記，用這種方法來進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄。ｌ、光盤有很多種類，一般有（１）只讀式光盤。（２）一次寫多次讀光盤。這種光盤允許用戶自行記錄一次但不可消去。（３）可擦寫光盤。這種光盤不僅能用激光記錄信息，而且還可以擦除信息，也就是說可擦除所記錄信息并能重新寫入新的信息。２、光盤的特點(diǎn)有：（１）記錄密度高、存儲(chǔ)容量大。（２）非接觸式的寫入和讀取信息。光盤是以激光進(jìn)行寫入和讀取信息，而不是采用硬磁盤浮動(dòng)式磁頭機(jī)構(gòu)或軟磁盤及磁帶的接觸式讀取機(jī)構(gòu)，在使用過程中不會(huì)損壞光盤，因而光盤的使用壽命較長(zhǎng)。（３）數(shù)據(jù)傳輸率高。因記錄密度大，就為提高數(shù)據(jù)傳輸率提供了條件?，F(xiàn)在有的光盤每一道數(shù)據(jù)傳輸速率為５０ＭＢ／Ｓ以上，通過改進(jìn)光學(xué)系統(tǒng)還可以提高數(shù)據(jù)傳輸率。（４）存取速度快。采用隨機(jī)存取方式，存取速度快。（５）存儲(chǔ)費(fèi)用低。因存儲(chǔ)容量大，從單位存儲(chǔ)容量角度看，存儲(chǔ)成本低。（６）易保存。因有保護(hù)層，所以盤片不易損壞。（７）沒有完整的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（ＣＤ盤除外）。缺少系統(tǒng)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，因而兼容性差。光盤適用于存儲(chǔ)大容量和利用率高的文件，也適合作多媒體系統(tǒng)的存儲(chǔ)載體，如ＣＤ視盤等。因缺少系統(tǒng)的國(guó)際和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，并且發(fā)展速度極快，暫不宜作為永久保存電子檔案的載體。4.2檔案保管4.2.1保管制度檔案保管制度為確保檔案的完整與安全,最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù),特制定如下制度:一、本單位形成的全部檔案、資料由檔案室集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得據(jù)為已有。二、根據(jù)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求,做好檔案的收集、整理、鑒定和統(tǒng)計(jì)工作。三、檔案室內(nèi)檔案柜排列整齊,檔案資料存放有序,便于查找利用。四、加強(qiáng)檔案的庫房管理和安全保密工作,做到“八防、四不”即:防火、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防潮、防蟲蛀、防有害氣體、防盜;不丟失、不積壓、不泄密、不失密。五、嚴(yán)格履行檔案移交、接收等手續(xù)。六、認(rèn)真做好鑒定工作,不得擅自銷毀檔案。如須銷毀,須先編制銷毀清冊(cè),在鑒定小組批準(zhǔn)簽字后,專人監(jiān)銷,方能銷毀。4.2.2歸檔電子文件保管

１、溫、濕度要求：環(huán)境溫度選定范圍：１７℃一２０℃；相對(duì)濕度選定范圍：３５％～４５％。（１）高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長(zhǎng)溫度范圍內(nèi)，溫度每升高１０℃，其生長(zhǎng)速度可加快１—２倍，霉菌生長(zhǎng)的最適溫度一般為２０—３５℃。檔案害蟲生長(zhǎng)的最適溫度為２２℃一３２℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在１０℃以上，每升高１０℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快ｌ一２倍（２）高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。霉菌的生長(zhǎng)濕度一般在７５％以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的４４％一６７％，這這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。措施：（１）密閉。密閉的重點(diǎn)是門窗。（２）通風(fēng)調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。（３）其它措施：增溫，降溫，加濕，減濕（去濕機(jī)，去濕劑—氯化鈣和硅膠，空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)）等。２、防光與防空氣污染和灰塵（１）防光：光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。（２）防空氣污染：有害氣體常見的有，二氧化硫（ＳＯ２）、硫化氫（Ｈ２Ｓ）、二氧化氮（ＮＯ２）、氯氣（ＣＬ２）。在種種因素的作用下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子文件保存載體耐久性削弱。（３）防灰塵：灰塵會(huì)給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會(huì)增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動(dòng)而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時(shí)還具有吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。措施：（１）密閉。密閉的重點(diǎn)是門窗。（２）改善檔案庫房建筑；設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)；改善存放電子文件保存載體的保護(hù)條件，實(shí)行避光保存；最大限度地減少利用過程中的曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；庫房盡量使用無紫外線燈光照明；（３）凈化空氣。３、防治有害生物：危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有５０余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。措施：（１）密閉。密閉的重點(diǎn)是門窗。（２）預(yù)防：環(huán)境條件的控制（控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存）；化學(xué)預(yù)防（防霉劑的使用方法：添加劑法、浸漬法、噴霧法、涂布法、熏蒸法）；（３）消毒：化學(xué)消毒（熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲酸、鄰一苯酚、環(huán)氧乙烷）；物理消毒＜真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷６０一Ｙ射線輻射消毒）４、避開磁場(chǎng)和電場(chǎng)。防止電磁場(chǎng)干擾，以免損壞電子文件保存載體上記錄的信息。措施：（１）避開電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等；（２）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。５、防機(jī)械應(yīng)力，防止電子文件保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。措施：正確排放，應(yīng)選擇直立豎放，一般不要平放或堆放。６、防突發(fā)性事件。如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭(zhēng)等人為或自然因素的破壞。措施：電子文件保存載體一套異地保存。5.檔案管理基礎(chǔ)性文件5.1企業(yè)事業(yè)單位文件材料企業(yè)事業(yè)三位文件材料是企業(yè)事業(yè)單位在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接產(chǎn)生和形成的反映生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)開發(fā)等各方面情況的各種信息記錄材料。5.1.1檔案管理期限表企業(yè)內(nèi)部資料序號(hào)名稱保管年限1宣傳策劃類協(xié)議I30年2宣傳策劃類協(xié)議II30年3宣傳策劃類協(xié)議III30年4經(jīng)銷商宣傳策劃材料30年5經(jīng)銷商資料永久6總經(jīng)辦文件永久72011協(xié)議類資料30年8展銷文件10年9行政文件永久10企業(yè)內(nèi)訓(xùn)資料永久11其他合作類協(xié)議永久12董事長(zhǎng)檔案I永久13董事長(zhǎng)檔案II永久14認(rèn)證證書和認(rèn)證標(biāo)志管理辦法和工傷保險(xiǎn)條例永久企業(yè)外來文件序號(hào)名稱保管年限12012年文件30年22012年文件30年32012年文件30年42011年相關(guān)材料（補(bǔ)一）30年52011年度相關(guān)材料I30年62011年度相關(guān)材料II30年72011年度相關(guān)材料III30年82011年度相關(guān)材料IV30年92011年度相關(guān)材料V30年102012年度相關(guān)材料I30年112012年度相關(guān)材料II30年122012年度相關(guān)材料III30年132012年度相關(guān)材料V30年142012年度相關(guān)材料IV30年152012年度相關(guān)材料VI30年162012-2012年度企業(yè)內(nèi)部文件永久外部會(huì)議資料 序號(hào)名稱保管年限1采購指南10年2五礦化工專刊10年3成都市外經(jīng)貿(mào)局文件資料30年4四川省交易團(tuán)第97屆廣交會(huì)攤位安排通知書文件30年5四川省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局文件30年6第八屆海峽兩岸經(jīng)貿(mào)交易會(huì)、第三屆中國(guó)四川商品交易會(huì)參展指南10年7國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局司（局）函10年8申鷺達(dá)集團(tuán)有限公司第98屆廣交會(huì)保證姓名優(yōu)新特類展位參展申請(qǐng)材料10年9犀浦鎮(zhèn)工會(huì)第三次代表大會(huì)材料袋10年10中標(biāo)認(rèn)證中心2010廈門年會(huì)資料10年11外貿(mào)第105屆廣交會(huì)工作情況通報(bào)合同文件10年12機(jī)械裝備驗(yàn)收項(xiàng)目30年13高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定申請(qǐng)材料30年14成都市人民政府辦公室文件30年15中華人民共和國(guó)專利法、中華人民共和國(guó)專利法實(shí)施細(xì)則永久16成都市科技工作會(huì)議材料袋30年17共青團(tuán)成都市委文件30年18成都市科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)勵(lì)大全光榮冊(cè)10年19中共成都市犀浦鎮(zhèn)委員會(huì)文件成都委【2012】2號(hào)30年20關(guān)于召開全省出口品牌工作會(huì)議的通知10年21皮鞋國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)審定材料永久22華西都市報(bào)10年23成都市企事業(yè)專利信息檢索與分析應(yīng)用培訓(xùn)班資料10年24中國(guó)鞋業(yè)第六次會(huì)員代表大會(huì)既行業(yè)職業(yè)經(jīng)理人俱樂部10年第二次全體理事會(huì)會(huì)議資料10年26四川省對(duì)外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作廳文件30年27泰山南路特通數(shù)據(jù)研究中心決策者參考文件10年28企業(yè)改制上市與資產(chǎn)評(píng)估文件永久29香港融資座談會(huì)-四川省會(huì)議資料30年30全國(guó)皮鞋制品標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)建筑五金分技術(shù)委員會(huì)文件10年31四川省成都市足閣有限公司文件30年32專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表文件永久33成都市經(jīng)濟(jì)委員會(huì)文件30年34四川省成都市知識(shí)產(chǎn)權(quán)局文件30年35《皮鞋安全》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)工作會(huì)議日程文件30年36中國(guó)皮鞋進(jìn)出口商會(huì)文件30年372010年1-3季度經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況和企業(yè)技術(shù)中心建設(shè)情況文件30年38成都市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督協(xié)會(huì)章程文件30年39四川省皮鞋行業(yè)協(xié)會(huì)通知文件10年40成都商標(biāo)文件永久412012年科技會(huì)議文件30年42中華人民共和國(guó)自動(dòng)進(jìn)口許可證文件永久43四川省成都市總工會(huì)文件永久44成都市第二屆職工技能運(yùn)動(dòng)會(huì)開幕式職工技能大賽競(jìng)賽手冊(cè)10年45工會(huì)資料、住房公基金條例、合同法文件永久46電力工程施工合同文件10年47四川省成都市人民政府奮戰(zhàn)80天會(huì)議資料30年48四川大學(xué)科技成果匯編資料10年49四川省成都市郵政局文件10年50節(jié)能節(jié)水產(chǎn)品認(rèn)證培訓(xùn)教材文件10年51重大危險(xiǎn)源申報(bào)登記培訓(xùn)教材文件永久52成都市犀浦鎮(zhèn)工會(huì)第四次代表大會(huì)程序表文件10年532010年-2012年5月廣告宣傳費(fèi)支出匯總表文件10年54商標(biāo)國(guó)際注冊(cè)實(shí)施辦法文件永久55成都市人民政府文件10年56四川省成都市總工會(huì)文件30年57生活創(chuàng)造雜志10年58工會(huì)信息雜志10年59科學(xué)與文化雜志10年60四川省質(zhì)量協(xié)會(huì)文件30年61四川省電信有限公司成都市分公司文件30年62四川省交易團(tuán)第100屆廣交會(huì)攤位安排通知文件10年63廣交會(huì)申報(bào)文件10年64鞋業(yè)捐贈(zèng)活動(dòng)傳播報(bào)告文件30年65四川省對(duì)外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作廳文件關(guān)于第99屆廣交會(huì)籌備工作的通知10年66第12屆中國(guó)國(guó)際鞋業(yè)貿(mào)易博覽會(huì)10年672010年四川品牌產(chǎn)品（北京）展覽會(huì)組委會(huì)辦公室文件10年68廣交會(huì)104屆10年69發(fā)展黨員工作文件選編文件永久702011年四川國(guó)際商務(wù)會(huì)展有限公司展覽三部展覽計(jì)劃文件30年71四川省成都市科學(xué)技術(shù)局文件30年72中國(guó)四川商品交易會(huì)組委會(huì)文件10年73四川亞太商標(biāo)專利事務(wù)所有限公司文件10年742011中國(guó)名牌文件30年75四川省成都市慈善總會(huì)文件30年76中標(biāo)認(rèn)證文件30年77申鷺達(dá)用房記錄表、經(jīng)銷商會(huì)議高管亮相儀式籌備會(huì)文件10年78成都市組團(tuán)參加印度展工作方案文件10年79四川省“污染減排與環(huán)境友好型社會(huì)”主題研討活動(dòng)既綠色成都2012年度論壇活動(dòng)指南文件30年80知識(shí)產(chǎn)權(quán)質(zhì)押融資與管理培訓(xùn)會(huì)會(huì)議資料文件30年81光榮榜文件永久82四川省福茂對(duì)外經(jīng)濟(jì)服務(wù)貿(mào)易有限公司文件30年83鞋業(yè)協(xié)會(huì)年會(huì)資料2012年度文件30年842012年CQC節(jié)水展文件30年85成都市第二屆皮鞋行業(yè)職工技能比賽產(chǎn)品清單文件10年86105屆廣交會(huì)2012年度30年87國(guó)家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)領(lǐng)域文件永久88至理律師事務(wù)所證券法律業(yè)務(wù)文件永久89國(guó)家工商行政管理總局公告文件永久90在全市環(huán)境保護(hù)工作會(huì)議上的講話演講稿文件30年91中國(guó)四川商品交易會(huì)組委會(huì)文件30年5.2文件材料歸檔文件材料歸檔制度第一條為規(guī)范文件材料歸檔工作，豐富、完善檔案信息資源，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，制定本制度。第二條本制度所稱文件材料是指本單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的各種形式和載體的記錄。第三條各部門應(yīng)當(dāng)把文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入本部門的職責(zé)范圍，列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，納入相關(guān)考核。第四條擔(dān)負(fù)文件材料積累、整理和歸檔業(yè)務(wù)的人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和及時(shí)歸檔。第五條檔案部門應(yīng)及時(shí)深入各部門了解、督促和指導(dǎo)有關(guān)人員做好文件材料的形成及應(yīng)歸檔文件材料的積累、整理和歸檔工作。第六條文件材料歸檔的基本要求（一）歸檔文件的制作和書寫材料應(yīng)當(dāng)有益于長(zhǎng)久保存，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙；（二）歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、簽批手續(xù)完備；（三）歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定；（四）歸檔文件材料的整理應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)、規(guī)范；（五）聲像材料（包括照片、錄音、錄像等）和實(shí)物要與文字說明一起歸檔；外文材料要與翻譯材料一起歸檔；電子文件要與紙質(zhì)文件一起歸檔。第七條文件材料的歸檔范圍（略）文件材料的歸檔時(shí)間（一）各職能部門形成的綜合管理性文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；（二）工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔，建設(shè)周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分階段、分單項(xiàng)歸檔；（三）外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件資料在開箱驗(yàn)收或接收后先登記，等安裝調(diào)試完后，隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔；（四）本單位負(fù)責(zé)人和職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在公務(wù)活動(dòng)結(jié)束后即時(shí)交有關(guān)人員歸檔；（五）會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后歸檔，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，隔年向檔案部門移交；（六）職工人事管理文件材料辦理完畢后，由人事管理部門整理并定期向檔案部門移交；（七）實(shí)行文檔一體化或采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)形成的電子文件應(yīng)即時(shí)歸檔；（八）下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：1.沒有及時(shí)歸檔的零散文件材料；2.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；3.設(shè)備儀器的維修文件材料；4.產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件材料；5.機(jī)構(gòu)變動(dòng)或職工調(diào)動(dòng)、離崗等留在部門或個(gè)人手中的文件材料；6.應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料；7.其它臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。第九條歸檔文件材料的整理參照國(guó)家、省及南京市有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。第十條應(yīng)歸檔的文件材料一般歸檔一份，重要的和使用頻繁的文件材料可根據(jù)需要確定歸檔份數(shù)。第十一條文件材料歸檔時(shí)，由承辦部門填寫歸檔材料移交清單，重要項(xiàng)目文件材料歸檔時(shí)還應(yīng)編寫歸檔說明，并經(jīng)過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。交接雙方根據(jù)文件材料移交清單清點(diǎn)，核對(duì)無誤后，在《檔案移交（接收）登記表》上簽字，移交清單由交接雙方各保留一份。第十二條檔案部門根據(jù)《檔案工作考核辦法》的規(guī)定，按時(shí)考核各部門立卷歸檔情況。5.2.1檔案歸檔文件歸檔登記表文件名稱文件編號(hào)文件總頁數(shù)歸檔編號(hào)歸檔存放處保管期限保密等級(jí)說明：歸檔時(shí)間送交人接收人變更修改記錄修改日期更改單號(hào)送交人接收人存檔變更記錄5.3檔案鑒定銷毀5.3.1檔案鑒定銷毀制度為了全面地確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確的判斷檔案的保管期限，有關(guān)人員需定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，使保存的檔案能反映和維護(hù)本企業(yè)的主要職能活動(dòng)的歷史面貌，且便于保管和利用，并能最大限度地位本公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。鑒定原則鑒定檔案的保存價(jià)值，應(yīng)堅(jiān)持全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本企業(yè)制定的檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期的鑒定，準(zhǔn)確的判定檔案的存毀。檔案鑒定的主要任務(wù)是對(duì)檔案密級(jí)的確定和調(diào)整，對(duì)檔案價(jià)值的鑒定，通過鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值得的檔案進(jìn)行銷毀；對(duì)具有保存價(jià)值的檔案科學(xué)的確定保管期限；對(duì)保管限期永久、長(zhǎng)期的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保管和保護(hù)。保管期限劃分原則是：凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管；凡是在短時(shí)間內(nèi)對(duì)本企業(yè)有參考價(jià)值的文件材料列為短期保管。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。組織管理本企業(yè)檔案管理的鑒定工作在檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組的主持下按規(guī)定進(jìn)行。鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由公司分管領(lǐng)導(dǎo)，有關(guān)部門人員和檔案人員組成。檔案鑒定采用直接鑒定法，即直接對(duì)檔案內(nèi)容具體分析和詳細(xì)審查，逐套、逐卷、逐份地判定其價(jià)值，分初步鑒定與期滿鑒定兩種。初步鑒定是文件材料歸檔時(shí)的鑒定，由檔案業(yè)務(wù)人員會(huì)同歸檔單位及有關(guān)人員進(jìn)行；期滿鑒定是歸檔后鑒定，對(duì)間隔一定時(shí)間已到保管期限檔案的鑒定，由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)檔案部門提出的鑒定申報(bào)報(bào)告組織實(shí)施。因此，檔案工作人員必須定期或不定期地對(duì)保管的檔案材料進(jìn)行檢查，對(duì)需要鑒定的檔案及時(shí)提出申請(qǐng)報(bào)告，鑒定會(huì)議應(yīng)建立記錄備忘備查，參加鑒定人員應(yīng)簽字人員應(yīng)簽字蓋章已示負(fù)責(zé)。（3）在檔案的鑒定過程中，發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。三、銷毀手續(xù)（1）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握慎重從事的原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定。對(duì)經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值要銷毀的檔案，由檔案人員編制銷毀清冊(cè)，鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)及全體成員簽字后，寫出銷毀報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可銷毀。檔案銷毀清冊(cè)及報(bào)告應(yīng)各編制一式兩份，待檔案銷毀后一份存檔，一份入全宗卷。銷毀時(shí)，應(yīng)指派兩人以上在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人與在銷毀檔案前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，核對(duì)無誤后送到指定地點(diǎn)銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人必須在銷毀冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并簽字蓋章以示負(fù)責(zé)。5.3.2檔案銷毀清冊(cè)檔案銷毀清冊(cè)順序號(hào)案卷或文件標(biāo)題文件日期文號(hào)數(shù)量備注5.4檔案統(tǒng)計(jì)5.4.1檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過表冊(cè)和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)的工作過程。它是了解、認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作總體情況的重要手段。5.4.2檔案統(tǒng)計(jì)表各類別檔案案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì)表單位：年度類別按保管期限統(tǒng)計(jì)合計(jì)永久小累計(jì)長(zhǎng)期小累計(jì)短期小累計(jì)文書檔案9494件87件87件155件155件351件會(huì)計(jì)檔案169卷169卷169卷業(yè)務(wù)檔案3397卷895卷866卷5158卷聲像檔案

（照片）86卷86卷電子檔案355張355張榮譽(yù)檔案37件37件企業(yè)離退休

人員檔案7322卷7322卷填表人：填報(bào)日期：年月日5.5檔案全宗全宗——全宗是全部卷宗的意思，全宗的一般含義是指一個(gè)獨(dú)立單位或個(gè)人的全部檔案。檔案全宗表檔案類別2008年（卷）2009年（卷）2010年（卷）2011年（卷）2012年（卷）合計(jì)（卷）黨群檔案4354694856270行政檔案109139134105116603教學(xué)檔案121120170149124684科研檔案2718722812157基建檔案1102273878儀器設(shè)備檔案321471458出版物檔案2829262432139外事檔案811814748財(cái)會(huì)檔案35315995991541聲像錄像帶錄音帶檔案照片1盒4盒3盒13盒3盒18盒5052張合計(jì)7225416004813993578【參考文獻(xiàn)】[1]王立維，陳武英.檔案管理學(xué)簡(jiǎn)明教程[M].杭州：浙江大學(xué)出版社，2006[2]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005[3]徐永軍.商務(wù)檔案管理[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005論文分工：1.首部，選址以及管理制度，格式整理侯孟君2.綜合檔案室的布置張念3.檔案的裝具、保管材料成艷4．尾部，檔案管理基礎(chǔ)性文件丁玄精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔《中小企業(yè)管理全能版》183套講座+89700份資料/Shop/40.shtml《總經(jīng)理、高層管理》49套講座+16388份資料/Shop/38.shtml《中層管理學(xué)院》46套講座+6020份資料

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