集團(tuán)公司會(huì)議管理制度

PAGE三茅人力資源網(wǎng)：HR找資料上三茅資料：/ XX集團(tuán)會(huì)議管理制度鑫科公司會(huì)議管理制度第1頁(yè)目錄TOC\o"1-3"\h\z第一章 總則 1第二章 會(huì)議形式 1第三章 會(huì)議組織 2第四章 會(huì)議效率管理 4第五章 會(huì)議室管理 6第六章 附則 6附錄：會(huì)議記錄簿 7鑫科集團(tuán)公司會(huì)議管理制度偉誠(chéng)實(shí)業(yè)（深圳）有限公司會(huì)議管理辦法發(fā)出會(huì)議通知；會(huì)務(wù)準(zhǔn)備；做會(huì)議記錄和攝像、錄音；整理會(huì)議紀(jì)要、決議；相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱改、簽批；印發(fā)有關(guān)部門、人員，并歸檔。確立會(huì)議議題會(huì)議的議題可能有以下的來(lái)源：公司領(lǐng)導(dǎo)提出和各部門提出，總裁辦收集等。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，即可召開會(huì)議。對(duì)定期的常規(guī)會(huì)議，在會(huì)前應(yīng)明確該次會(huì)議主題和臨時(shí)出席或列席人員。對(duì)不定期的重要會(huì)議，承辦人應(yīng)提出會(huì)議企劃報(bào)告，該報(bào)告包括：1、會(huì)議名稱；2、會(huì)議主旨和目標(biāo)；3、會(huì)議議項(xiàng)；4、會(huì)議時(shí)間；5、會(huì)議議程；6、會(huì)議主持人；7、出席人員（名單）；8、會(huì)議財(cái)務(wù)（支出收入）預(yù)算；9、現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；10、籌劃備時(shí)間進(jìn)度等。該報(bào)告批準(zhǔn)后方執(zhí)行。提前發(fā)出會(huì)議通知通知內(nèi)容包括：時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、議題、議程、編組等；方式：由會(huì)議承辦人通過(guò)口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會(huì)召開的確認(rèn)；出席會(huì)議的重要或主要人員，應(yīng)通過(guò)電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。通知時(shí)間：根據(jù)會(huì)議要項(xiàng)擬訂會(huì)議通知，并提前發(fā)送。會(huì)務(wù)準(zhǔn)備會(huì)務(wù)準(zhǔn)備包括以下內(nèi)容：會(huì)議場(chǎng)所布置座次布局、會(huì)議需用設(shè)備的準(zhǔn)備與調(diào)試、出席者主賓座次銘牌、資料袋（內(nèi)裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長(zhǎng)線、麥克風(fēng)和播放系統(tǒng)、錄音工具、茶水、飲料、水果或點(diǎn)心，投影儀、幻燈片和白板或黑板等。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。各部門召開本部門會(huì)議，由本部門指定負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的起草人。幾個(gè)部門召開聯(lián)席會(huì)議，由幾個(gè)部門協(xié)商指定一個(gè)部門負(fù)責(zé)起草會(huì)議紀(jì)要，且在會(huì)議室使用時(shí)間登記表上登記會(huì)議的召集人或主持人。一個(gè)部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的起草工作。各部門起草會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求：必須全面記錄會(huì)議的內(nèi)容；必須準(zhǔn)確記錄與會(huì)人的意見(jiàn)，不能以個(gè)人的喜好、觀點(diǎn)而增刪內(nèi)容，或加入記錄人自己的觀點(diǎn)；會(huì)議紀(jì)要必須做到全而精，要詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出；起草會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用打印體（其正文部分字體要求是宋體小四號(hào)）；時(shí)間緊急的情況也可采用手寫體；但為了長(zhǎng)久保持要求用墨水筆寫，同時(shí)要保持紙面清潔；會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)后的三天之內(nèi)提交總裁辦存檔；會(huì)議紀(jì)要一般要由總裁或執(zhí)行總裁簽發(fā)，重要決議必須經(jīng)所有參會(huì)人員閱讀簽字后存檔。會(huì)議效率管理判斷會(huì)議效率的高低有以下的標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議是否按預(yù)期進(jìn)行目的及議題是否清晰，是否徹底討論會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備是否完善資料是否齊全會(huì)議日程是否有計(jì)劃性參加者是否預(yù)先了解主題討論離題是否嚴(yán)重會(huì)議氣氛是否熱烈建設(shè)性發(fā)言數(shù)量是否得出結(jié)論或?qū)Σ咛岣邥?huì)議效率的要領(lǐng)要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始時(shí)間；要在開頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說(shuō)明；要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者；在會(huì)議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害?是否全體人員都專心聆聽發(fā)言?發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)?應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論；在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間；應(yīng)當(dāng)把整理出來(lái)的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)；應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。會(huì)議禁忌事項(xiàng)發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕；不可取用不正確的資料；不可打斷他人的發(fā)言；不要中途離席。會(huì)議管理技巧控制出席人數(shù)，與會(huì)無(wú)關(guān)者不參加；每次會(huì)議須明確主題；對(duì)重大或有分歧的議題，在會(huì)議上爭(zhēng)執(zhí)不下時(shí)，主持人應(yīng)及時(shí)制止且擱置該問(wèn)題，會(huì)后再議；會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，相對(duì)控制每位發(fā)言時(shí)間；對(duì)多個(gè)議題的會(huì)議，每段時(shí)間只集中充分地討論其中一個(gè)議項(xiàng)。主持人可在每一議項(xiàng)或每隔一段發(fā)言時(shí)間做出小結(jié)，及時(shí)做出決定。會(huì)議室管理會(huì)議室使用登記手續(xù)凡需用會(huì)議室的部門及人員須提前做預(yù)約登記手續(xù)；會(huì)議室預(yù)約登記手續(xù)由總裁辦辦理；會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議紀(jì)要送總裁辦備案。會(huì)議室必備的物品、用品和環(huán)境會(huì)議室備有會(huì)議桌、椅；會(huì)議室備有飲水機(jī)；會(huì)務(wù)準(zhǔn)備有特殊要求的，請(qǐng)與總裁辦協(xié)商；會(huì)議室保潔。會(huì)議室使用環(huán)境衛(wèi)生的要求注意保持會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生；嚴(yán)禁在會(huì)議室吃東西；嚴(yán)禁在會(huì)議室及桌面，堆放與會(huì)議室配套物品無(wú)關(guān)的設(shè)施；嚴(yán)禁在會(huì)議室處理與工作無(wú)關(guān)的事情。會(huì)議室維護(hù)費(fèi)用由總裁辦編制預(yù)算并執(zhí)行。附則本辦法的擬定或者修改由總裁辦負(fù)責(zé)，報(bào)總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。本辦法由總裁辦負(fù)責(zé)解釋。

附錄：會(huì)議記錄簿時(shí)間地點(diǎn)主持人記錄人