技術(shù)檔案管理系統(tǒng)規(guī)章制度

技術(shù)檔案管理制度總則1、為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充足發(fā)揮技術(shù)檔案在公司運(yùn)行和發(fā)展中的作用，更加好地為生產(chǎn)、技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。2、我司技術(shù)檔案是指技術(shù)部門（涉及車間）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、施工安裝等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖樣、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購(gòu)的圖樣、資料、圖書等。3、公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，確保其技術(shù)文獻(xiàn)材料的積累，達(dá)成收集齊全、整頓系統(tǒng)，并按本制度及時(shí)歸檔。以確保全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。4、按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)部主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)（含技術(shù)）、質(zhì)量、設(shè)備、施工、安裝等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)成全公司技術(shù)檔案的完整、精確、系統(tǒng)、安全和有效運(yùn)用。技術(shù)文獻(xiàn)資料的歸檔1、每一種產(chǎn)品完畢或告一段落后，都要有完整、精確、系統(tǒng)的技術(shù)文獻(xiàn)資料，并按公司形成文獻(xiàn)資料的歸檔范疇和規(guī)定，將所形成的文獻(xiàn)資料加以系統(tǒng)的整頓，構(gòu)成保管單位（卷、代、冊(cè)、盒），由主管審查后及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。2、技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或文獻(xiàn)資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見《文獻(xiàn)控制程序》可百度查找下載)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷規(guī)定或技術(shù)文獻(xiàn)資料不全的，管理人員有權(quán)回絕接受。3、凡需歸檔的文獻(xiàn)資料，應(yīng)盡量符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)和公司原則的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，筆跡工整，圖樣按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。4、凡各部門形成的圖樣類文獻(xiàn)，經(jīng)各部門主管簽字后，向檔案室移交歸檔。5、凡外來、外購(gòu)回公司的圖樣資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖樣、使用闡明書、電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須告知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。6、在資料歸檔時(shí)，由各部門主管擬定資料的重要程度，資料普通分為重要級(jí)、普通級(jí)兩種，重要級(jí)必須標(biāo)明“重要”字樣，普通級(jí)可不標(biāo)記。綜合檔案室的任務(wù)和人員的職責(zé)1綜合檔案室的任務(wù)：1．1、集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、精確和安全，并及時(shí)、精確地提供運(yùn)用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)重要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。1．2、協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文獻(xiàn)資料的形成積累和對(duì)的地整頓、立卷歸檔工作。1．3、承當(dāng)技術(shù)文獻(xiàn)資料的接受、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。2、技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：2．1、認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，確保技術(shù)檔案工作任務(wù)的完畢。主動(dòng)主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。2．2、科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案，承接技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接受、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。2．3、恪守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。2．4、嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。2．5、保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。技術(shù)檔案的鑒定和銷毀1、認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為六個(gè)月。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。2、凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，避免失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。技術(shù)檔案的保管和借閱1、對(duì)接受來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位寄存，妥善保管，方便運(yùn)用。2、認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年終全方面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整頓出檢查報(bào)告，交企管部主管審查。企管部主管根據(jù)檢查報(bào)告的成果，對(duì)出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整治，并對(duì)檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。3、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并推行同意和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。避免檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。4、技術(shù)檔案的保密制度：4．1、全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的技術(shù)檔案（涉及外來、外購(gòu)的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文獻(xiàn)資料，原始底圖等），要由技術(shù)主管和企管部主管共同同意后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。4．2、技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等狀況，應(yīng)立刻上報(bào)并采用方法作妥善解決。4．3、非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。5技術(shù)檔案的借閱：5．1、凡我司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文獻(xiàn)借閱記錄表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期償還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5．2、技術(shù)檔案和多個(gè)設(shè)備闡明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需經(jīng)企管部主管同意方能借出。5．3、經(jīng)同意借出之檔案，每次最長(zhǎng)時(shí)間為8小時(shí)。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未償還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并規(guī)定其限期償還。到期尚未償還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格）報(bào)企管部主管審查，總經(jīng)理同意后，送公司財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處分。事后借閱者如能償還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長(zhǎng)短，可按處分金額的1/2至全額返回。5．4、借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整狀況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處分，由檔案管理員報(bào)企管部主管審查，總經(jīng)理同意后，送公司財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處分。

技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放1、凡歸檔的技術(shù)文獻(xiàn)資料，普通應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文獻(xiàn)發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。2、需加工制作的工裝類圖樣文獻(xiàn)，應(yīng)復(fù)制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放生產(chǎn)部門作采購(gòu)備料，以及轉(zhuǎn)交質(zhì)檢部進(jìn)行檢查，其中裝配圖發(fā)放于生產(chǎn)車間保管，供生產(chǎn)員工的管理使用；一套發(fā)放采購(gòu)部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。3、用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收根據(jù)的裝配圖、加工圖、資料文獻(xiàn)等應(yīng)復(fù)制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)檢部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。發(fā)放圖樣或文獻(xiàn)都需經(jīng)會(huì)簽才算有效。4、用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收根據(jù)的泥芯圖，應(yīng)曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。5、用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)復(fù)制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。6、作為驗(yàn)收根據(jù)的檢查卡片，應(yīng)復(fù)制三份，發(fā)放質(zhì)檢部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。7、因工作因素，需要發(fā)放各使用場(chǎng)合的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場(chǎng)合。未規(guī)定發(fā)放場(chǎng)合的文獻(xiàn)應(yīng)編制《文獻(xiàn)發(fā)放清單》（參見《文獻(xiàn)控制程序》），發(fā)放清單由文獻(xiàn)編制部門填寫，部門主管同意后交檔案室。檔案室按清單的規(guī)定發(fā)放至各使用場(chǎng)合，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場(chǎng)合、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、與否受控等，并有接受人員簽字。其它需要文獻(xiàn)的單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請(qǐng)，填寫《文獻(xiàn)領(lǐng)用申請(qǐng)單》（參見《文獻(xiàn)控制程序》），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文獻(xiàn)編制部門主管同意后，可簽名領(lǐng)取。8、發(fā)放各使用場(chǎng)合的文獻(xiàn)資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時(shí)，可到檔案室換取新文獻(xiàn)，原破壞或污損文獻(xiàn)資料由檔案室回收后報(bào)廢解決。凡使用者無法提供原文獻(xiàn)資料，而規(guī)定檔案室重新發(fā)放時(shí)，文獻(xiàn)使用者應(yīng)承當(dāng)重復(fù)發(fā)放文獻(xiàn)的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)（曬）制資料的實(shí)際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)企管部主管審查，總經(jīng)理同意后，送交公司財(cái)務(wù)部。技術(shù)檔案和受控技術(shù)文獻(xiàn)的更改1、當(dāng)文獻(xiàn)編制部門需對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改告知單。對(duì)顧客提供的文獻(xiàn)資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有顧客同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)告知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，對(duì)應(yīng)部門主管簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別，并將修改告知保存?zhèn)洳椤?、技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改告知單發(fā)放各對(duì)應(yīng)的文獻(xiàn)受控場(chǎng)合，以確保文獻(xiàn)的使用得到有效控制。