圖書館管理集成系統(tǒng)中同刊異號現(xiàn)象的研究

圖書館管理集成系統(tǒng)中同刊異號現(xiàn)象的研究

出版物的回顧和構建意味著數(shù)字化。換句話說，根據(jù)統(tǒng)一標準，科學方法將出版數(shù)據(jù)合理組織為相互連接的數(shù)據(jù)集合，并將其存儲在計算機上，并通過圖書館管理系統(tǒng)保存數(shù)據(jù)并為讀者提供服務。為實現(xiàn)期刊文獻管理的標準化、自動化和信息檢索查詢的高效快捷操作,2007年上半年起,南京曉莊學院圖書館(以下簡稱我館)利用匯文文獻信息服務系統(tǒng)(以下簡稱匯文系統(tǒng))對各校區(qū)圖書館館藏期刊進行了回溯建庫。雖然利用文獻實體建庫任務艱巨,但能夠保證著錄信息全面和一定的著錄質量。通過匯文系統(tǒng)添加館藏信息的功能,我館實現(xiàn)了對期刊流通、閱覽的自動化管理。1視角,對出版期刊的信息進行溯源在OPAC(OnlinePublicAccessCatalog,聯(lián)機公共檢索目錄)中,“讀者最關心的不是刊的書目信息,而是本館是否收藏了他所需要的館藏信息,即某種期刊的某一期。所以我們回溯建庫既要回溯建設書目,又要著錄館藏信息”。由于期刊具有連續(xù)性、繼承性、動態(tài)性等特點,它在出版過程中常常出現(xiàn)刊名、出版周期等方面的變化,在運用匯文系統(tǒng)開展期刊回溯建庫工作時具有復雜性和特殊性,部分數(shù)據(jù)存在著錄項目不全、分類錯誤等問題,具體可歸為如下幾類。1.1一些基于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)的描述是不完整1.1.1用目錄數(shù)據(jù)體制獲取所需的著作權信息在利用匯文系統(tǒng)的連續(xù)出版物模塊進行期刊訂購時,需要填寫訂購期刊對應的MARC(MachineReadableCatalogue,機器可讀目錄)數(shù)據(jù),并將其作為期刊記到的依據(jù)。而在記到所用的訂單上一般只有刊名、出版頻率、國內統(tǒng)一刊號等信息,其MARC數(shù)據(jù)并不完整。例如,我館的《暨南學報》用索刊號C/351檢索時,無相應MARC數(shù)據(jù);用題名檢索時,可以檢索出只含刊名信息、無索刊號的不完整的MARC數(shù)據(jù)。這類MARC數(shù)據(jù)是根據(jù)記到所用的訂單信息著錄的,難免存在著錄不全等問題,需要在期刊回溯建庫過程中補充完整。1.1.2被繼承機制著錄不完整的數(shù)據(jù)在自建期刊MARC數(shù)據(jù)時,錄入字段的選擇標準一般采用中文圖書的錄入標準,這可能會造成期刊某些必備字段被遺漏或一些字段的著錄不規(guī)范,形成不完整的MARC數(shù)據(jù)。例如,我館的《中州學刊》用索刊號C/339和題名分別進行檢索時,均能檢索出含索刊號、刊名等部分信息,缺少440字段、606字段等必備字段信息的著錄,以致MARC數(shù)據(jù)不完整。這一般是由于編目人員習慣采用中文圖書錄入標準或個人業(yè)務水平有限造成的。1.2現(xiàn)有期刊分類各分館在期刊著錄時可能因為采用的分類法不同、分類法的版本不一樣、著錄標準與標引深度不一致、種次號分配方法不同,普遍存在“同刊異號、異刊同號”現(xiàn)象。例如,我館的《求索》用合刊索刊號C/345檢索時,無相應MARC數(shù)據(jù);用題名檢索時,能夠檢索到MARC數(shù)據(jù),但該MARC數(shù)據(jù)的905字段中的索刊號是A75/40,與合刊索刊號不符,此屬同刊異號現(xiàn)象。這是由于各館采用的期刊分類標引標準不一致造成的,擁有《求索》紙質合刊的分館將其歸入C/345,而負責建設期刊書目數(shù)據(jù)庫的分館則把《求索》歸入A75/40,由此產生同刊異號現(xiàn)象。又如,我館的《中央民族大學學報》用合刊索刊號C/302檢索時,檢索結果是《南京理工大學學報》,而非《中央民族大學學報》,此屬異刊同號現(xiàn)象。其原因是由于工作人員粗心,在書寫紙質合刊索刊號時把《南京理工大學學報》的索刊號誤寫到《中央民族大學學報》紙質合刊上。1.3重復數(shù)據(jù)的產生由于各分館采用不同的索刊號和排架方法,可能會出現(xiàn)一些重復數(shù)據(jù)或錯誤數(shù)據(jù);還有些期刊由于在套錄、自建數(shù)據(jù)時沒有用多個檢索點查重,也可能會產生一些重復數(shù)據(jù)。原因主要有以下幾點:1.3.1用多個檢索點查重情況下本數(shù)據(jù)的內容和使用方法由于記到用的MARC數(shù)據(jù)只有刊名、出版頻率等信息,沒有索刊號等其他數(shù)據(jù),工作人員在套錄或自建數(shù)據(jù)時沒有查重或沒有用多個檢索點查重,以致沒有將新的MARC數(shù)據(jù)覆蓋粘貼在記到用的MARC數(shù)據(jù)上,如此一來,在題名檢索時就會檢索出不完整的MARC數(shù)據(jù)。例如,我館的《廣西社會科學》用索刊號C/354檢索時,有完整的MARC數(shù)據(jù);用題名檢索時,檢索出不完整的MARC數(shù)據(jù),這就是由不完整MARC數(shù)據(jù)導致的重復數(shù)據(jù)。1.3.2重復數(shù)據(jù)的刪除在套錄或自建數(shù)據(jù)時,由于沒有用多個檢索點查重,以致對分類錯誤的MARC數(shù)據(jù)沒有及時刪除,存在分類錯誤的重復數(shù)據(jù)。例如,我館的《銀行家》用索刊號F/187檢索時,有完整的MARC數(shù)據(jù);用題名檢索時,檢索出的MARC數(shù)據(jù)的905字段中的索刊號是H319/992,可見,此重復數(shù)據(jù)是由分類錯誤造成的。1.4檢索出名義和強化文獻信息服務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫由于本地書目數(shù)據(jù)庫、套錄庫、外部MARC數(shù)據(jù)之間的關系較為復雜,在數(shù)據(jù)轉換過程中,經常會出現(xiàn)將館藏記錄添加到別的MARC數(shù)據(jù)下的錯誤。例如,我館的《早期教育》用合刊索刊號G6/52:1檢索時,沒有MARC數(shù)據(jù);用題名檢索時,檢索出同名圖書書目數(shù)據(jù)。這是由于期刊書目數(shù)據(jù)庫中沒有《早期教育》的MARC數(shù)據(jù),而有些文獻信息服務系統(tǒng)在數(shù)據(jù)轉換過程中會把同名圖書書目數(shù)據(jù)從圖書書目數(shù)據(jù)庫轉換到期刊書目數(shù)據(jù)庫,由此導致館藏記錄與MARC數(shù)據(jù)不對應。又如,我館的《江蘇通訊》用合刊索刊號D/1(1)和題名檢索時,均可檢索出《研究生入學考試政治理論課》的MARC數(shù)據(jù)。這是由于工作人員誤操作(即將《江蘇通訊》館藏記錄添加到《研究生入學考試政治理論課》MARC數(shù)據(jù)條目下)造成的。1.5檢索結果不同由于編目人員缺乏責任心,在著錄檢索點時不夠規(guī)范,錄入了多余的空格、符號,或字母的大小寫輸入不規(guī)范等,以致在用不同檢索點檢索時,檢索結果不一樣。例如,我館的《國土資源遙感》用索刊號S/52檢索時,沒有MARC數(shù)據(jù);用題名檢索時,有完整的MARC數(shù)據(jù),其MARC數(shù)據(jù)905字段中的索刊號卻仍是S/52,這就是由于檢索點著錄不規(guī)范造成的。如果檢索點著錄規(guī)范,用S/52和題名檢索時,均可以檢索出同一MARC數(shù)據(jù)。1.6期刊期刊中添加重、輕內容的創(chuàng)客版數(shù)據(jù)題名相同而版本不同的期刊有很多,套錄和自建數(shù)據(jù)時,往往容易少套錄或少建數(shù)據(jù)。例如,我館的《天津大學學報》(哲學社會科學版)用合刊索刊號C/314檢索時,沒有MARC數(shù)據(jù);用《天津大學學報》進行題名檢索時,僅檢索出《天津大學學報》(自然科學版)的MARC數(shù)據(jù),少了1條《天津大學學報》(哲學社會科學版)的MARC數(shù)據(jù)。這可能是編目人員在套錄或自建數(shù)據(jù)時,少套錄(或少自建)了1條《天津大學學報》(哲學社會科學版)的MARC數(shù)據(jù),只套錄(或自建)了1條《天津大學學報》(自然科學版)的MARC數(shù)據(jù)。1.7多版版的多源目錄可套目錄的期刊師范類院校合并或師范類?？圃盒Ｉ竞?其學報的刊名變動較多(如師大學報和師專學報),而且時而以簡稱校名命名時而以全稱校名命名,頻繁變動。這些學報一般有多種版本,如哲學社會科學版、自然科學版,有的有源目錄可套,有的無源目錄可套,極其容易誤套錄。例如,我館的《陜西師大學報》(哲學社會科學版),(1)用合刊索刊號C/44檢索時,檢索出《陜西師范大學學報》(哲學社會科學版)的MARC數(shù)據(jù);(2)用《陜西師大學報》進行題名檢索時,沒有MARC數(shù)據(jù);(3)用《陜西師范大學學報》進行題名檢索時,檢索出《陜西師范大學學報》(自然科學版)的MARC數(shù)據(jù),少1條關于哲學社會科學版的MARC數(shù)據(jù)。1.8《特區(qū)與開發(fā)經濟》期刊在出版過程中經常出現(xiàn)改名、繼承、替代、分出、合并等情況,使得“血緣關系”非常復雜,給期刊管理帶來諸多不便。最常見的是刊名更改、繼承。例如,我館的《物流管理》用合刊索刊號F/12檢索出《特區(qū)與開發(fā)經濟》的MARC數(shù)據(jù),在其311字段顯示@a1999年起改名:《特區(qū)經濟與港澳臺經濟》(復印報刊資料);而用題名《物流管理》檢索出的《特區(qū)經濟與港澳臺經濟》的MARC數(shù)據(jù),在其440字段顯示@12001@a物流管理。可見,需分別用索刊號和題名檢索,對照連接字段和繼承字段,才能確定該刊是有繼承關系的改名刊。2處理方法2.1覆蓋擄過相關數(shù)據(jù)的激活自編的不完整的MARC數(shù)據(jù)對應館藏,我們應采取覆蓋原MARC數(shù)據(jù)的方法加以解決。到CALIS(ChinaAcademicLibrary&InformationSystem,中國高等教育文獻保障系統(tǒng))數(shù)據(jù)中心下載并復制所需數(shù)據(jù),激活原MARC數(shù)據(jù)界面,選擇“覆蓋粘貼MARC”,這樣原來的數(shù)據(jù)就得到了更新,而且不影響原有記錄對應的館藏。記到用的不完整的MARC數(shù)據(jù)雖然不對應館藏,但也不能將其刪除,因為這條記錄是在匯文系統(tǒng)Libsys3.0(或升級后的Libsys4.0)連續(xù)出版物模塊的訂購中添加使用的,系統(tǒng)不允許自行刪除。因此,建議采取用新的MARC數(shù)據(jù)覆蓋粘貼在記到用的MARC數(shù)據(jù)上面的方法,新的MARC數(shù)據(jù)可以通過套錄和自編兩種方式獲得。2.2分類及期刊管理分類表的選取、類目分級的設立都直接影響期刊的管理和服務,期刊分類必須遵循的基本原則是:(1)分類級別宜寬不宜細;(2)難以入類的期刊歸入上位類;(3)盡量避免使用總論復分表和組配方式等。因此,筆者建議,應根據(jù)目前所在館的期刊情況統(tǒng)一分類標準和標引深度,按規(guī)則將數(shù)據(jù)庫中各分館的期刊數(shù)據(jù)進行核實、合并、修改和升級,用分類號和期刊的種次號作為期刊的索刊號。2.3檢查期刊數(shù)據(jù)庫的質量期刊回溯建庫時,應及時核實、修改、刪除館藏期刊中的重復數(shù)據(jù)和錯誤數(shù)據(jù)。同時,重視查重工作,因為查重的質量直接影響到期刊數(shù)據(jù)庫的質量。若忽視查重工作,新建或重新下載1條完整的MARC數(shù)據(jù),則有的刊就有了兩條MARC數(shù)據(jù),這將造成數(shù)據(jù)重復。有些期刊由于多種原因,刊名、刊號、ISBN及郵發(fā)代號都有變化,這時其查重必須通過多種途徑(如刊名、刊號等)進行,注意MARC數(shù)據(jù)中4--字段的鏈接和3--字段中的附注說明,避免一刊多條記錄或空記錄。2.4對應關系的對應關系首先,編目人員應找出數(shù)據(jù)出錯的原因,進行刪除或合并等操作,以及時修改和追加館藏與MARC數(shù)據(jù)的對應關系。其次,加強編目人員的責任心和業(yè)務素質,使之掌握匯文系統(tǒng)編目模塊與回溯建庫工作相關的功能與使用方法,掌握機編規(guī)則、標準、格式和數(shù)據(jù)轉換等技術,熟練掌握對外來數(shù)據(jù)的套錄方法,對套錄不到的數(shù)據(jù)能夠進行簡單編目,明確各數(shù)據(jù)庫之間的關系以及MARC數(shù)據(jù)與新增館藏之間的對應關系。2.5規(guī)范錄入文字期刊回溯建庫工作要把錄入的準確性放在數(shù)據(jù)庫建設的首位,規(guī)范著錄標準。編目人員要規(guī)范著錄,對于作為檢索點的字段(如200字段@a子字段),避免錄入錯別字、多余的空格和符號,規(guī)范標點符號和字母的大小寫輸入,否則將會影響檢索結果的準確性和檢索效率,影響MARC數(shù)據(jù)的質量。2.6@i子字段同一刊物由于存在各種版本,在套錄數(shù)據(jù)時,對于MARC數(shù)據(jù)的選取非常重要。題名相同版本不同的期刊選取MARC數(shù)據(jù)時需仔細查看091字段、092字段、200字段、220字段、330字段和905字段,尤其是200字段和905字段。因為200字段的@i子字段一般注明不同版本,如哲學社會科學版、自然科學版等;905字段是館藏字段,其@a子字段中的索刊號也可表明其版本,分類號C表明哲學社會科學版,分類號N表明自然科學版。例如,我館的《云南師范大學學報》(哲學社會科學版)的MARC數(shù)據(jù)中200字段和905字段著錄如下:上例中,200字段@i子字段表明該學報是哲學社會科學版,905字段@a子字段中索刊號C/368也能夠表明該學報是哲學社會科學版。2.7rc期刊著錄對于題名更改且版本不同的期刊,必須按標準MARC數(shù)據(jù)分別予以著錄,并在4--字段中說明該刊的變化情況,不僅要著錄刊名變化前的期刊,還要對刊名變化后的期刊進行著錄。例如:改刊名前期刊的著錄如下:2.8準確著錄出期刊的分類號,正確編制出和整理出的期刊為了保證編目的完整性和準確性,在著錄中要借助參考工具書、訂購指南、網上信息資源等盡可能地了解現(xiàn)有期刊的來龍去脈,了解其創(chuàng)刊、分刊、合刊等一系列變化,以確定分類號的繼承或變化及連接款目的應用。為了使期刊改名、繼承等復雜的關系得到梳理并在編目中得到體現(xiàn),對4--等字段需要進行詳細、準確著錄,以明晰期刊發(fā)展變化的脈絡,使期刊的訂購、上架等工作簡易、輕松。例如,改名刊的繼承關系,原刊刊名雖已更改,但期刊的性質、學術方向不發(fā)生變化,這時需在430和440字段進行相應著錄。改名期刊還存在索刊號如何編制的問題,筆者認為,應在保留原有索刊號的情況下,在刊次號上加以區(qū)分。3期刊精神創(chuàng)造期刊書目數(shù)據(jù)庫與圖書書目數(shù)據(jù)庫的主