圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的沖突與應(yīng)對(duì)供需互動(dòng) 實(shí)現(xiàn)雙贏圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)加工外包的實(shí)踐及思考

圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的沖突與應(yīng)對(duì)供需互動(dòng)實(shí)現(xiàn)雙贏圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)加工外包的實(shí)踐及思考

在圖書(shū)館，業(yè)務(wù)外包是指圖書(shū)館與另一家圖書(shū)館簽訂的業(yè)務(wù)合同，并委托給其他機(jī)構(gòu)處理其所有或部分的工作。在業(yè)務(wù)外包中,因圖書(shū)館與代理機(jī)構(gòu)之間追求目標(biāo)的差異,因此在外包合作過(guò)程中不可避免地會(huì)產(chǎn)生種種沖突。如何正確認(rèn)識(shí)沖突和有效預(yù)防沖突,引導(dǎo)和規(guī)范圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包工作是我們所要關(guān)注的重點(diǎn)。河北理工大學(xué)圖書(shū)館自2004年12月由更換文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)之后開(kāi)始粗加工外包的嘗試,2007年10月開(kāi)始嘗試深加工外包并持續(xù)至今。目前已先后和中國(guó)教育圖書(shū)進(jìn)出口公司、北京百萬(wàn)莊圖書(shū)大廈(原機(jī)械工業(yè)出版社)、北京人天書(shū)店、武漢三新書(shū)業(yè)等多家館配商合作深加工外包。本文以河北理工大學(xué)圖書(shū)館文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)為例,對(duì)采編業(yè)務(wù)外包中遇到的實(shí)際問(wèn)題提出了巨細(xì)兼?zhèn)涞慕鉀Q方案,以期探索出對(duì)采編業(yè)務(wù)外包可資借鑒的應(yīng)對(duì)方法。1深加工的流程采編工作的核心業(yè)務(wù)是采訪、驗(yàn)收、編目、分類(lèi)和典藏這五大部分,非核心業(yè)務(wù)則主要指書(shū)刊的物理加工即貼磁條、條碼,加蓋館藏章,按文獻(xiàn)類(lèi)型或典藏地不同加貼區(qū)別型色帶等。粗加工外包多指采編的這些非核心業(yè)務(wù)的外包,因其簡(jiǎn)單及技術(shù)含量較低,館配商基本都能做到。而深加工外包則因各館管理系統(tǒng)的不同而導(dǎo)致外包的程度各有差異。極端的例子是核心業(yè)務(wù)及非核心業(yè)務(wù)全部外包,即所謂的“全加工外包”,圖書(shū)從采訪到上架流通全部由館配商負(fù)責(zé)。這不僅要求實(shí)行全加工外包的圖書(shū)館除了必須制定并出具非常詳細(xì)完備的采訪細(xì)則、加工細(xì)則外,還要制定嚴(yán)格的圖書(shū)到館驗(yàn)收細(xì)則,而且對(duì)館配商的要求非常高,館配商必須有相當(dāng)雄厚的加工實(shí)力,否則根本無(wú)法滿足圖書(shū)館的數(shù)據(jù)及加工要求。因此深加工的“深”是指比粗加工多了貼索書(shū)號(hào)書(shū)標(biāo)這道工序。對(duì)使用分類(lèi)號(hào)和種次號(hào)作為索書(shū)號(hào)的圖書(shū)館而言,因?yàn)樯婕暗金^配商編目數(shù)據(jù)和圖書(shū)館方配給索書(shū)號(hào)后數(shù)據(jù)分批次的“往返”,因此理順采編業(yè)務(wù)深加工外包的各個(gè)流程非常必要。我館的采編工作流程如下圖:考慮到采編業(yè)務(wù)模塊的特點(diǎn),我館對(duì)圖書(shū)采訪、驗(yàn)收、分類(lèi)、典藏四大核心業(yè)務(wù)未實(shí)行外包而由本館采編人員完成。外包給館配商的業(yè)務(wù)主要包括:編目數(shù)據(jù),貼磁條、條碼,加蓋館藏章,用自動(dòng)打號(hào)機(jī)打財(cái)產(chǎn)號(hào)(也叫登錄號(hào)),在書(shū)名頁(yè)右上角鉛筆抄寫(xiě)索書(shū)號(hào);我館每1種圖書(shū)的復(fù)本一般為2或3冊(cè),要求每種書(shū)的最小財(cái)產(chǎn)號(hào)加蓋“此書(shū)不外借”章并在書(shū)脊的索書(shū)號(hào)標(biāo)簽上方加貼一個(gè)“此書(shū)不外借”簽;隨書(shū)光盤(pán)標(biāo)注該書(shū)索書(shū)號(hào)并單獨(dú)處理;外文原版書(shū)及影印版圖書(shū)書(shū)脊上加貼色帶且合并一個(gè)批次處理。從我們的合作館配商那里了解到,相對(duì)于其他圖書(shū)館的深加工外包,我館的加工工序較多且復(fù)雜,加工的細(xì)化對(duì)館配商的加工能力是個(gè)很大的考驗(yàn)。2“批次”技術(shù)是分好的工作流程的控制因素我館采編部現(xiàn)有采訪人員1名,分類(lèi)人員3名,每種圖書(shū)復(fù)本一般控制在3冊(cè),年購(gòu)書(shū)量約4萬(wàn)冊(cè)。我館根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)以及對(duì)圖書(shū)加工的要求制訂了詳細(xì)的加工細(xì)則。細(xì)則涉及編目規(guī)則、著錄格式、分類(lèi)主題標(biāo)引,圖書(shū)的加工裝飾,隨書(shū)光盤(pán)或附件的處理,等等,并給每一家合作館配商提供了一本按照我館加工要求的樣書(shū)。我館在給館配商的加工細(xì)則中明確規(guī)定,將編目數(shù)據(jù)每個(gè)批次控制在300—350條左右,這樣每個(gè)批次大約容納圖書(shū)1000冊(cè)左右(約30包)。根據(jù)分類(lèi)人員的數(shù)量和每個(gè)分類(lèi)人員日均分類(lèi)數(shù)量測(cè)算,每一批次如果控制在這樣的規(guī)模,館配商給圖書(shū)館編目數(shù)據(jù)的輸送和圖書(shū)館分類(lèi)人員配完索書(shū)號(hào)返回館配商的速度都比較快,雙方都能認(rèn)可彼此的工作強(qiáng)度。對(duì)于館配商來(lái)講,他們外包的難點(diǎn)在于MARC數(shù)據(jù)的著錄、主題標(biāo)引這兩大技術(shù)層面;而對(duì)圖書(shū)館來(lái)講,深加工外包后采編工作的重心在圖書(shū)分類(lèi)這一技術(shù)層面,因此控制好館配商編目數(shù)據(jù)的配送和圖書(shū)館分類(lèi)配索書(shū)號(hào)的進(jìn)度是完成一個(gè)批次圖書(shū)整個(gè)加工過(guò)程快慢的決定因素。除去圖書(shū)采訪出版社按訂單配送圖書(shū)這一環(huán)節(jié)所占用的時(shí)間,一般一個(gè)批次的圖書(shū)從編目數(shù)據(jù)到物理加工的全部完成直至發(fā)貨到館的周期大約2周即可完成。通過(guò)近幾年的實(shí)踐我們發(fā)現(xiàn),“批次”是貫穿采編業(yè)務(wù)整個(gè)流程中至關(guān)重要的主線。從采訪的“批查重”到“批量自動(dòng)驗(yàn)收”,再到“批次送編交接”,最后到“批次送交典藏”“批次送交流通”,整個(gè)工作流程都是按一個(gè)批次來(lái)完成的。如果不分批次,分編完的圖書(shū)在系統(tǒng)MARC導(dǎo)出時(shí)就不能導(dǎo)出帶索書(shū)號(hào)和典藏地的完整的館藏MARC數(shù)據(jù),且返給館配商的數(shù)據(jù)沒(méi)有索書(shū)號(hào)和館藏信息館配商就無(wú)法按既定流程正常加工,外包業(yè)務(wù)就無(wú)法正常完成。只有館配商將帶有館藏信息的編目數(shù)據(jù)分批次送達(dá)到館后,在采訪模塊下由“批量自動(dòng)驗(yàn)收”按批次導(dǎo)入到本館套錄庫(kù)中,再送編交接后分類(lèi)人員才可以分類(lèi)配索書(shū)號(hào)。一般情況下批次一經(jīng)確定,如果在分類(lèi)過(guò)程中在該批次發(fā)現(xiàn)有重書(shū)、外文書(shū)、館藏記錄信息有誤的書(shū)混在其中,就必須及時(shí)將這些書(shū)替換下來(lái),否則該批次帶館藏記錄信息的MARC數(shù)據(jù)就無(wú)法從系統(tǒng)中導(dǎo)出。對(duì)于外文書(shū)和館藏記錄信息有誤的圖書(shū)因?yàn)椴挥猛硕皇菗Q成符合要求的書(shū),因此除了對(duì)加工流程有影響外,不會(huì)對(duì)館配商造成成本上的損失。而對(duì)于重復(fù)的書(shū)來(lái)說(shuō)就比較復(fù)雜,因?yàn)檫@部分書(shū)要退掉,這些書(shū)館配商在前期是加工過(guò)的,也即已經(jīng)加蓋了館藏章,所以退換重書(shū)是館配商最不愿意接受的。而對(duì)于圖書(shū)館來(lái)講,在已經(jīng)送編的批次中換書(shū)就要相應(yīng)更換替換書(shū)的MARC記錄,無(wú)形中等于增加了工作量,也同樣影響分編的速度,進(jìn)而影響整個(gè)加工流程的進(jìn)度。所以在分好的批次中換書(shū)是圖書(shū)館和館配商都不希望出現(xiàn)的。那么如何盡量避免以上情況的出現(xiàn),如果出現(xiàn)上述情況又該如何解決呢?2.1關(guān)于重書(shū)2.1.1資料的運(yùn)輸和出口控制通常由招標(biāo)產(chǎn)生的館配商不止一家,對(duì)于采訪經(jīng)費(fèi)穩(wěn)定的圖書(shū)館,采訪人員應(yīng)該制定周密的采訪計(jì)劃,采用現(xiàn)采和訂單結(jié)合的方式,控制好各館配商之間的訂單配給時(shí)間間隔,最好在獲得訂單的館配商將比較規(guī)范的MARC數(shù)據(jù)配送到館后再更換另一家采訪。2.1.2查重方式優(yōu)化在采訪模塊的批查重中,可以按題名、責(zé)任者、ISBN、出版社及叢編項(xiàng)等任選其一的單途徑方式查重,也可以任選其中的幾項(xiàng)按“邏輯與”的方式組合查重。通過(guò)工作實(shí)踐發(fā)現(xiàn),單途徑查重往往會(huì)導(dǎo)致成套書(shū)、多卷書(shū)的漏訂以及重書(shū)的漏檢。例如用“叢編項(xiàng)”查重,如果MARC中沒(méi)有加注225及410叢編項(xiàng)字段就會(huì)漏檢;而如果采用(題名+ISBN)的組合方式查重,在MARC數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤的情況下則可有效地減少重書(shū)的出現(xiàn)。2.1.3館藏蝦數(shù)據(jù)不規(guī)范在工作中我們發(fā)現(xiàn)僅僅依賴于只在采訪時(shí)對(duì)導(dǎo)入采集器的館藏信息查重不可避免地會(huì)出現(xiàn)重書(shū),這其中的原因有館藏MARC數(shù)據(jù)的不規(guī)范以及采訪數(shù)據(jù)不規(guī)范等。從流程圖中可以看出,我們?cè)趫D書(shū)MARC數(shù)據(jù)到館前分別進(jìn)行了采訪時(shí)查重、訂購(gòu)前查重和編目前查重共3次查重,如果編目數(shù)據(jù)基本規(guī)范,重書(shū)可以避免。2.1.4重的查重與安全查重的關(guān)系在工作中我們發(fā)現(xiàn),館配商有書(shū)重復(fù)配送的情況,因此嚴(yán)格館配商的自查重非常重要。另外,MARC數(shù)據(jù)的規(guī)范與否也直接關(guān)系到查重的準(zhǔn)確率。因此在采購(gòu)合同或加工細(xì)則中要明確自查重的責(zé)任歸屬和因MARC數(shù)據(jù)著錄不規(guī)范而對(duì)加工人員實(shí)行的罰扣規(guī)定,從根源上控制。2.1.5遠(yuǎn)程信息管理外采系統(tǒng)可以滿足圖書(shū)館采訪人員外出采購(gòu)時(shí)圖書(shū)館書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)不能連接而又需要進(jìn)行書(shū)目查重的需求。其原理是在圖書(shū)館建立一個(gè)外采服務(wù)程序,外采系統(tǒng)客戶端通過(guò)與服務(wù)的通信實(shí)現(xiàn)與數(shù)據(jù)庫(kù)保持實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)交流。遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)同步將書(shū)目及訂購(gòu)數(shù)據(jù)寫(xiě)入圖書(shū)館的數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)將現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)數(shù)據(jù)傳回圖書(shū)館數(shù)據(jù)庫(kù),從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)不必回館后重新進(jìn)行訂購(gòu)數(shù)據(jù)的處理,減少了重復(fù)工作量。有條件的圖書(shū)館完全可以通過(guò)購(gòu)買(mǎi)外采系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采訪的根本優(yōu)化。2.2關(guān)于西方的書(shū)籍2.2.1“圖書(shū)分揀”的界定西文圖書(shū)混雜在中文圖書(shū)的批次中并按照CN-MARC著錄導(dǎo)致的圖書(shū)加工不順暢,其根本原因是館配商的加工人員搞不清楚西文圖書(shū)如何界定。因此在加工細(xì)則中對(duì)西文圖書(shū)要明確界定標(biāo)準(zhǔn)。我館對(duì)西文圖書(shū)的界定、驗(yàn)收、著錄有明確規(guī)定:第一類(lèi),西文原版圖書(shū),直接按西文圖書(shū)驗(yàn)收加工,按USMRAC著錄;第二類(lèi),對(duì)國(guó)內(nèi)影印版圖書(shū),如科學(xué)出版社等出版的國(guó)外數(shù)學(xué)名著系列(影印版)叢書(shū),界定為西文文獻(xiàn),按西文圖書(shū)驗(yàn)收及USMRAC標(biāo)準(zhǔn)著錄;第三類(lèi),國(guó)內(nèi)出的西文學(xué)術(shù)專(zhuān)著,各專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)匯編或選讀,學(xué)科專(zhuān)業(yè)外語(yǔ)教學(xué)用書(shū),包括雙語(yǔ)專(zhuān)業(yè)教材,專(zhuān)業(yè)外文文獻(xiàn)導(dǎo)讀等界定為西文文獻(xiàn)。但實(shí)際情況是,盡管我們?cè)诮o館配商出具的“圖書(shū)加工外包細(xì)則”中對(duì)西文圖書(shū)的界定有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的說(shuō)明,館配商在加工過(guò)程中仍不能準(zhǔn)確挑選出西文圖書(shū)。主要原因是,館配商在圖書(shū)分揀環(huán)節(jié)一般配備的加工人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)對(duì)外文圖書(shū)如何界定的培訓(xùn),而上述第三類(lèi)國(guó)內(nèi)出版的西文學(xué)術(shù)專(zhuān)著、學(xué)科專(zhuān)業(yè)外語(yǔ)教學(xué)用書(shū)及雙語(yǔ)專(zhuān)業(yè)教材等,這些圖書(shū)一般在圖書(shū)的封面或書(shū)脊上都著有中文書(shū)名,圖書(shū)外表特征的中文化很容易讓分揀人員認(rèn)為是中文圖書(shū)而按中文書(shū)處理,等到進(jìn)入編目環(huán)節(jié),有的編目員也界定不清,結(jié)果按照CNMARC著錄,混在中文圖書(shū)的批次中就將編目數(shù)據(jù)配送到館,并批量自動(dòng)驗(yàn)收送編交接了。我館的西文圖書(shū)驗(yàn)收、著錄、分配館藏地、上架流通等與中文圖書(shū)是明確分開(kāi)的,但是因?yàn)轲^配商對(duì)加工人員多是計(jì)件付酬,且館配商做加工外包也并非只是一家兩家,規(guī)模大的館配商往往是同時(shí)和上百家圖書(shū)館合作外包,因此往往是說(shuō)說(shuō)容易操作起來(lái)難。這時(shí)除了經(jīng)常和館配商加工部的負(fù)責(zé)人多溝通外,還應(yīng)要求館配商在做編目數(shù)據(jù)前由專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)已分好批次的圖書(shū)重檢一遍。2.2.2文化特征影響到分揀人員我館對(duì)西文圖書(shū)的采訪一直以來(lái)是和中文圖書(shū)混采。對(duì)于加工外包而言,館配商的加工人員對(duì)西文圖書(shū)界定不清多見(jiàn)于影印版圖書(shū)或國(guó)內(nèi)出版的西文專(zhuān)著等,這類(lèi)圖書(shū)的外表特征中文化使分揀人員誤以為中文圖書(shū)而錯(cuò)分。近兩年的實(shí)踐表明,盡管在加工細(xì)則中明確標(biāo)明了西文圖書(shū)的界定標(biāo)準(zhǔn),也不可避免錯(cuò)分情況的發(fā)生。因此,規(guī)避中西文圖書(shū)交織在一起的較適宜方法是將中西文圖書(shū)分開(kāi)采訪,在訂單處理時(shí)要求館配商單獨(dú)提供西文圖書(shū)征訂目錄。對(duì)于現(xiàn)采時(shí)因未及時(shí)判明文種造成的錯(cuò)選除了在確定最終訂單時(shí)剔除以外,還可以要求館配商在加工分揀和編目著錄時(shí)對(duì)“疑似”西文的圖書(shū)全部篩出并制成詳細(xì)的電子表格發(fā)給圖書(shū)館,由圖書(shū)館采編人員最終確認(rèn)后再加工處理。2.3館配商的驗(yàn)收館藏記錄信息一旦和相應(yīng)圖書(shū)錯(cuò)位而在驗(yàn)收或典藏中又未能發(fā)現(xiàn),那么圖書(shū)在流通環(huán)節(jié)勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。我館的信息服務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置的“唯一約束條件”可避免在數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)和已存在的館藏記錄信息重復(fù)。但是如果不是和已有的館藏記錄重復(fù),系統(tǒng)則無(wú)法識(shí)別。通過(guò)實(shí)踐,我們發(fā)現(xiàn)避免或盡量減少出現(xiàn)這種情況的途徑有兩種:(1)規(guī)劃好提供給館配商的財(cái)產(chǎn)號(hào)區(qū)間和條碼號(hào)區(qū)間,確保準(zhǔn)確無(wú)誤。一經(jīng)確定了加工外包的合作館配商,圖書(shū)館采編部門(mén)就要根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃或已購(gòu)書(shū)量劃分財(cái)產(chǎn)號(hào)區(qū)間和條碼號(hào)區(qū)間分配給館配商,和幾家書(shū)商合作就需要分成幾塊。因此必須規(guī)劃好提供給館配商的財(cái)產(chǎn)號(hào)區(qū)間和條碼號(hào)區(qū)間,確保準(zhǔn)確無(wú)誤且決不能交織串段,否則后果不堪設(shè)想。例如我館目前與兩家館配商合作,就要分別劃分出兩個(gè)區(qū)段提供給兩家館配商。本館使用的文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)將館藏記錄信息設(shè)置在906字段的$a財(cái)產(chǎn)號(hào)、$d條碼號(hào),并且每種書(shū)有幾個(gè)復(fù)本就有幾個(gè)906字段,館配商在做數(shù)據(jù)時(shí)必須按該設(shè)置放置館藏記錄信息,否則不能批量驗(yàn)收。因此導(dǎo)數(shù)據(jù)這一流程也可以作為驗(yàn)收把關(guān)的一個(gè)重要步驟,在進(jìn)行“批量自動(dòng)驗(yàn)收”時(shí)可逐個(gè)記錄瀏覽906字段的館藏記錄信息,確認(rèn)財(cái)產(chǎn)號(hào)和條碼號(hào)無(wú)誤后再執(zhí)行“導(dǎo)入”操作。(2)把好圖書(shū)到館驗(yàn)收的最后一關(guān)。館配商將加工好的圖書(shū)按批次送貨到館后,采編人員在采訪模塊中的統(tǒng)計(jì)菜單下打印財(cái)產(chǎn)賬清單。在“個(gè)別登錄賬清單”下選擇“按種打印”,檢索出要打印的批次后對(duì)照該批次的財(cái)產(chǎn)賬清單中列出的每種圖書(shū)復(fù)本的財(cái)產(chǎn)號(hào)段和條碼號(hào)段逐一對(duì)圖書(shū)進(jìn)行驗(yàn)收。如果有錯(cuò)號(hào)或與圖書(shū)錯(cuò)位現(xiàn)象就需典藏模塊中及時(shí)更正過(guò)來(lái),使圖書(shū)和館藏記錄信息一一對(duì)應(yīng),切實(shí)把好圖書(shū)從采編