圖書館采編業(yè)務外包的沖突與應對供需互動 實現(xiàn)雙贏圖書館采編業(yè)務加工外包的實踐及思考

圖書館采編業(yè)務外包的沖突與應對供需互動實現(xiàn)雙贏圖書館采編業(yè)務加工外包的實踐及思考

在圖書館，業(yè)務外包是指圖書館與另一家圖書館簽訂的業(yè)務合同，并委托給其他機構(gòu)處理其所有或部分的工作。在業(yè)務外包中,因圖書館與代理機構(gòu)之間追求目標的差異,因此在外包合作過程中不可避免地會產(chǎn)生種種沖突。如何正確認識沖突和有效預防沖突,引導和規(guī)范圖書館業(yè)務外包工作是我們所要關(guān)注的重點。河北理工大學圖書館自2004年12月由更換文獻信息服務系統(tǒng)之后開始粗加工外包的嘗試,2007年10月開始嘗試深加工外包并持續(xù)至今。目前已先后和中國教育圖書進出口公司、北京百萬莊圖書大廈(原機械工業(yè)出版社)、北京人天書店、武漢三新書業(yè)等多家館配商合作深加工外包。本文以河北理工大學圖書館文獻信息管理系統(tǒng)為例,對采編業(yè)務外包中遇到的實際問題提出了巨細兼?zhèn)涞慕鉀Q方案,以期探索出對采編業(yè)務外包可資借鑒的應對方法。1深加工的流程采編工作的核心業(yè)務是采訪、驗收、編目、分類和典藏這五大部分,非核心業(yè)務則主要指書刊的物理加工即貼磁條、條碼,加蓋館藏章,按文獻類型或典藏地不同加貼區(qū)別型色帶等。粗加工外包多指采編的這些非核心業(yè)務的外包,因其簡單及技術(shù)含量較低,館配商基本都能做到。而深加工外包則因各館管理系統(tǒng)的不同而導致外包的程度各有差異。極端的例子是核心業(yè)務及非核心業(yè)務全部外包,即所謂的“全加工外包”,圖書從采訪到上架流通全部由館配商負責。這不僅要求實行全加工外包的圖書館除了必須制定并出具非常詳細完備的采訪細則、加工細則外,還要制定嚴格的圖書到館驗收細則,而且對館配商的要求非常高,館配商必須有相當雄厚的加工實力,否則根本無法滿足圖書館的數(shù)據(jù)及加工要求。因此深加工的“深”是指比粗加工多了貼索書號書標這道工序。對使用分類號和種次號作為索書號的圖書館而言,因為涉及到館配商編目數(shù)據(jù)和圖書館方配給索書號后數(shù)據(jù)分批次的“往返”,因此理順采編業(yè)務深加工外包的各個流程非常必要。我館的采編工作流程如下圖:考慮到采編業(yè)務模塊的特點,我館對圖書采訪、驗收、分類、典藏四大核心業(yè)務未實行外包而由本館采編人員完成。外包給館配商的業(yè)務主要包括:編目數(shù)據(jù),貼磁條、條碼,加蓋館藏章,用自動打號機打財產(chǎn)號(也叫登錄號),在書名頁右上角鉛筆抄寫索書號;我館每1種圖書的復本一般為2或3冊,要求每種書的最小財產(chǎn)號加蓋“此書不外借”章并在書脊的索書號標簽上方加貼一個“此書不外借”簽;隨書光盤標注該書索書號并單獨處理;外文原版書及影印版圖書書脊上加貼色帶且合并一個批次處理。從我們的合作館配商那里了解到,相對于其他圖書館的深加工外包,我館的加工工序較多且復雜,加工的細化對館配商的加工能力是個很大的考驗。2“批次”技術(shù)是分好的工作流程的控制因素我館采編部現(xiàn)有采訪人員1名,分類人員3名,每種圖書復本一般控制在3冊,年購書量約4萬冊。我館根據(jù)以往的經(jīng)驗以及對圖書加工的要求制訂了詳細的加工細則。細則涉及編目規(guī)則、著錄格式、分類主題標引,圖書的加工裝飾,隨書光盤或附件的處理,等等,并給每一家合作館配商提供了一本按照我館加工要求的樣書。我館在給館配商的加工細則中明確規(guī)定,將編目數(shù)據(jù)每個批次控制在300—350條左右,這樣每個批次大約容納圖書1000冊左右(約30包)。根據(jù)分類人員的數(shù)量和每個分類人員日均分類數(shù)量測算,每一批次如果控制在這樣的規(guī)模,館配商給圖書館編目數(shù)據(jù)的輸送和圖書館分類人員配完索書號返回館配商的速度都比較快,雙方都能認可彼此的工作強度。對于館配商來講,他們外包的難點在于MARC數(shù)據(jù)的著錄、主題標引這兩大技術(shù)層面;而對圖書館來講,深加工外包后采編工作的重心在圖書分類這一技術(shù)層面,因此控制好館配商編目數(shù)據(jù)的配送和圖書館分類配索書號的進度是完成一個批次圖書整個加工過程快慢的決定因素。除去圖書采訪出版社按訂單配送圖書這一環(huán)節(jié)所占用的時間,一般一個批次的圖書從編目數(shù)據(jù)到物理加工的全部完成直至發(fā)貨到館的周期大約2周即可完成。通過近幾年的實踐我們發(fā)現(xiàn),“批次”是貫穿采編業(yè)務整個流程中至關(guān)重要的主線。從采訪的“批查重”到“批量自動驗收”,再到“批次送編交接”,最后到“批次送交典藏”“批次送交流通”,整個工作流程都是按一個批次來完成的。如果不分批次,分編完的圖書在系統(tǒng)MARC導出時就不能導出帶索書號和典藏地的完整的館藏MARC數(shù)據(jù),且返給館配商的數(shù)據(jù)沒有索書號和館藏信息館配商就無法按既定流程正常加工,外包業(yè)務就無法正常完成。只有館配商將帶有館藏信息的編目數(shù)據(jù)分批次送達到館后,在采訪模塊下由“批量自動驗收”按批次導入到本館套錄庫中,再送編交接后分類人員才可以分類配索書號。一般情況下批次一經(jīng)確定,如果在分類過程中在該批次發(fā)現(xiàn)有重書、外文書、館藏記錄信息有誤的書混在其中,就必須及時將這些書替換下來,否則該批次帶館藏記錄信息的MARC數(shù)據(jù)就無法從系統(tǒng)中導出。對于外文書和館藏記錄信息有誤的圖書因為不用退而只是換成符合要求的書,因此除了對加工流程有影響外,不會對館配商造成成本上的損失。而對于重復的書來說就比較復雜,因為這部分書要退掉,這些書館配商在前期是加工過的,也即已經(jīng)加蓋了館藏章,所以退換重書是館配商最不愿意接受的。而對于圖書館來講,在已經(jīng)送編的批次中換書就要相應更換替換書的MARC記錄,無形中等于增加了工作量,也同樣影響分編的速度,進而影響整個加工流程的進度。所以在分好的批次中換書是圖書館和館配商都不希望出現(xiàn)的。那么如何盡量避免以上情況的出現(xiàn),如果出現(xiàn)上述情況又該如何解決呢?2.1關(guān)于重書2.1.1資料的運輸和出口控制通常由招標產(chǎn)生的館配商不止一家,對于采訪經(jīng)費穩(wěn)定的圖書館,采訪人員應該制定周密的采訪計劃,采用現(xiàn)采和訂單結(jié)合的方式,控制好各館配商之間的訂單配給時間間隔,最好在獲得訂單的館配商將比較規(guī)范的MARC數(shù)據(jù)配送到館后再更換另一家采訪。2.1.2查重方式優(yōu)化在采訪模塊的批查重中,可以按題名、責任者、ISBN、出版社及叢編項等任選其一的單途徑方式查重,也可以任選其中的幾項按“邏輯與”的方式組合查重。通過工作實踐發(fā)現(xiàn),單途徑查重往往會導致成套書、多卷書的漏訂以及重書的漏檢。例如用“叢編項”查重,如果MARC中沒有加注225及410叢編項字段就會漏檢;而如果采用(題名+ISBN)的組合方式查重,在MARC數(shù)據(jù)準確無誤的情況下則可有效地減少重書的出現(xiàn)。2.1.3館藏蝦數(shù)據(jù)不規(guī)范在工作中我們發(fā)現(xiàn)僅僅依賴于只在采訪時對導入采集器的館藏信息查重不可避免地會出現(xiàn)重書,這其中的原因有館藏MARC數(shù)據(jù)的不規(guī)范以及采訪數(shù)據(jù)不規(guī)范等。從流程圖中可以看出,我們在圖書MARC數(shù)據(jù)到館前分別進行了采訪時查重、訂購前查重和編目前查重共3次查重,如果編目數(shù)據(jù)基本規(guī)范,重書可以避免。2.1.4重的查重與安全查重的關(guān)系在工作中我們發(fā)現(xiàn),館配商有書重復配送的情況,因此嚴格館配商的自查重非常重要。另外,MARC數(shù)據(jù)的規(guī)范與否也直接關(guān)系到查重的準確率。因此在采購合同或加工細則中要明確自查重的責任歸屬和因MARC數(shù)據(jù)著錄不規(guī)范而對加工人員實行的罰扣規(guī)定,從根源上控制。2.1.5遠程信息管理外采系統(tǒng)可以滿足圖書館采訪人員外出采購時圖書館書目數(shù)據(jù)庫不能連接而又需要進行書目查重的需求。其原理是在圖書館建立一個外采服務程序,外采系統(tǒng)客戶端通過與服務的通信實現(xiàn)與數(shù)據(jù)庫保持實時數(shù)據(jù)交流。遠程數(shù)據(jù)同步將書目及訂購數(shù)據(jù)寫入圖書館的數(shù)據(jù)庫通過無線網(wǎng)絡將現(xiàn)場采購數(shù)據(jù)傳回圖書館數(shù)據(jù)庫,從而實現(xiàn)現(xiàn)場采購不必回館后重新進行訂購數(shù)據(jù)的處理,減少了重復工作量。有條件的圖書館完全可以通過購買外采系統(tǒng)實現(xiàn)采訪的根本優(yōu)化。2.2關(guān)于西方的書籍2.2.1“圖書分揀”的界定西文圖書混雜在中文圖書的批次中并按照CN-MARC著錄導致的圖書加工不順暢,其根本原因是館配商的加工人員搞不清楚西文圖書如何界定。因此在加工細則中對西文圖書要明確界定標準。我館對西文圖書的界定、驗收、著錄有明確規(guī)定:第一類,西文原版圖書,直接按西文圖書驗收加工,按USMRAC著錄;第二類,對國內(nèi)影印版圖書,如科學出版社等出版的國外數(shù)學名著系列(影印版)叢書,界定為西文文獻,按西文圖書驗收及USMRAC標準著錄;第三類,國內(nèi)出的西文學術(shù)專著,各專業(yè)文獻匯編或選讀,學科專業(yè)外語教學用書,包括雙語專業(yè)教材,專業(yè)外文文獻導讀等界定為西文文獻。但實際情況是,盡管我們在給館配商出具的“圖書加工外包細則”中對西文圖書的界定有一個專門的說明,館配商在加工過程中仍不能準確挑選出西文圖書。主要原因是,館配商在圖書分揀環(huán)節(jié)一般配備的加工人員大多沒有經(jīng)過對外文圖書如何界定的培訓,而上述第三類國內(nèi)出版的西文學術(shù)專著、學科專業(yè)外語教學用書及雙語專業(yè)教材等,這些圖書一般在圖書的封面或書脊上都著有中文書名,圖書外表特征的中文化很容易讓分揀人員認為是中文圖書而按中文書處理,等到進入編目環(huán)節(jié),有的編目員也界定不清,結(jié)果按照CNMARC著錄,混在中文圖書的批次中就將編目數(shù)據(jù)配送到館,并批量自動驗收送編交接了。我館的西文圖書驗收、著錄、分配館藏地、上架流通等與中文圖書是明確分開的,但是因為館配商對加工人員多是計件付酬,且館配商做加工外包也并非只是一家兩家,規(guī)模大的館配商往往是同時和上百家圖書館合作外包,因此往往是說說容易操作起來難。這時除了經(jīng)常和館配商加工部的負責人多溝通外,還應要求館配商在做編目數(shù)據(jù)前由專人負責對已分好批次的圖書重檢一遍。2.2.2文化特征影響到分揀人員我館對西文圖書的采訪一直以來是和中文圖書混采。對于加工外包而言,館配商的加工人員對西文圖書界定不清多見于影印版圖書或國內(nèi)出版的西文專著等,這類圖書的外表特征中文化使分揀人員誤以為中文圖書而錯分。近兩年的實踐表明,盡管在加工細則中明確標明了西文圖書的界定標準,也不可避免錯分情況的發(fā)生。因此,規(guī)避中西文圖書交織在一起的較適宜方法是將中西文圖書分開采訪,在訂單處理時要求館配商單獨提供西文圖書征訂目錄。對于現(xiàn)采時因未及時判明文種造成的錯選除了在確定最終訂單時剔除以外,還可以要求館配商在加工分揀和編目著錄時對“疑似”西文的圖書全部篩出并制成詳細的電子表格發(fā)給圖書館,由圖書館采編人員最終確認后再加工處理。2.3館配商的驗收館藏記錄信息一旦和相應圖書錯位而在驗收或典藏中又未能發(fā)現(xiàn),那么圖書在流通環(huán)節(jié)勢必會出現(xiàn)問題。我館的信息服務系統(tǒng)中設(shè)置的“唯一約束條件”可避免在數(shù)據(jù)導入時和已存在的館藏記錄信息重復。但是如果不是和已有的館藏記錄重復,系統(tǒng)則無法識別。通過實踐,我們發(fā)現(xiàn)避免或盡量減少出現(xiàn)這種情況的途徑有兩種:(1)規(guī)劃好提供給館配商的財產(chǎn)號區(qū)間和條碼號區(qū)間,確保準確無誤。一經(jīng)確定了加工外包的合作館配商,圖書館采編部門就要根據(jù)年度采購計劃或已購書量劃分財產(chǎn)號區(qū)間和條碼號區(qū)間分配給館配商,和幾家書商合作就需要分成幾塊。因此必須規(guī)劃好提供給館配商的財產(chǎn)號區(qū)間和條碼號區(qū)間,確保準確無誤且決不能交織串段,否則后果不堪設(shè)想。例如我館目前與兩家館配商合作,就要分別劃分出兩個區(qū)段提供給兩家館配商。本館使用的文獻信息服務系統(tǒng)將館藏記錄信息設(shè)置在906字段的$a財產(chǎn)號、$d條碼號,并且每種書有幾個復本就有幾個906字段,館配商在做數(shù)據(jù)時必須按該設(shè)置放置館藏記錄信息,否則不能批量驗收。因此導數(shù)據(jù)這一流程也可以作為驗收把關(guān)的一個重要步驟,在進行“批量自動驗收”時可逐個記錄瀏覽906字段的館藏記錄信息,確認財產(chǎn)號和條碼號無誤后再執(zhí)行“導入”操作。(2)把好圖書到館驗收的最后一關(guān)。館配商將加工好的圖書按批次送貨到館后,采編人員在采訪模塊中的統(tǒng)計菜單下打印財產(chǎn)賬清單。在“個別登錄賬清單”下選擇“按種打印”,檢索出要打印的批次后對照該批次的財產(chǎn)賬清單中列出的每種圖書復本的財產(chǎn)號段和條碼號段逐一對圖書進行驗收。如果有錯號或與圖書錯位現(xiàn)象就需典藏模塊中及時更正過來,使圖書和館藏記錄信息一一對應,切實把好圖書從采編