辦公室高效運(yùn)行的三要素

辦公室高效運(yùn)行的三要素

一、大學(xué)辦公室執(zhí)行秘書的職責(zé)和特點(diǎn)(一)行政御史所承擔(dān)的工作內(nèi)容大學(xué)辦公室的行政秘書職責(zé)是指在學(xué)校的行政活動(dòng)中擔(dān)任秘書的員工的職責(zé)，即行政秘書應(yīng)該做什么。一般來講是在主任和分管副主任的領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)辦公室的行政、綜合及日常工作,具體來講主要有以下幾個(gè)方面1.學(xué)校、學(xué)校設(shè)備、設(shè)備的管理與使用包括日常行政事務(wù)的處理,校領(lǐng)導(dǎo)批示和各類會(huì)議精神的通知、督辦工作;印信、學(xué)校標(biāo)識(shí)、法人證書等的管理、使用;校內(nèi)各部門請(qǐng)示、報(bào)告類呈文的辦理;設(shè)備和資產(chǎn)登記、管理、使用以及辦公用品購置等內(nèi)勤工作;會(huì)議室等辦公場所的使用管理等工作。2.行政服務(wù)方面包括協(xié)助安排校領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動(dòng);協(xié)助做好全校性公務(wù)活動(dòng)的組織工作;組織承辦有關(guān)行政會(huì)務(wù)工作;協(xié)調(diào)參與大型學(xué)術(shù)會(huì)議活動(dòng)的組織協(xié)調(diào);開學(xué)典禮及迎新生、畢業(yè)典禮及畢業(yè)生離校工作的組織協(xié)調(diào)等。3.層面檢查指導(dǎo)或時(shí)代包括做好校內(nèi)各職能部門、基層院系的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò);協(xié)助接待來校檢查指導(dǎo)或參觀訪問的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或兄弟院校、有關(guān)單位的來賓;協(xié)助管理校內(nèi)外的來信來訪的催辦、查辦,來訪者的接待、答復(fù)和校領(lǐng)導(dǎo)接待日的安排、接待處理工作等。4.協(xié)助采用行政規(guī)章協(xié)助起草學(xué)校綜合性行政工作報(bào)告、總結(jié)、規(guī)劃和決議等文件,協(xié)助擬定全校性行政規(guī)章制度;負(fù)責(zé)全校的各類統(tǒng)計(jì)工作,上報(bào)、公布綜合統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),搞好統(tǒng)計(jì)分析和年度綜合資料的匯編、歸檔等工作;負(fù)責(zé)擬制周、月工作計(jì)劃、安排節(jié)假日值班等5.其他事項(xiàng)由導(dǎo)師承擔(dān)(二)大學(xué)辦公室行政秘書的工作特點(diǎn)1.溝通上下,協(xié)調(diào)內(nèi)外行政秘書要高效地執(zhí)行好行政管理層的各項(xiàng)決策,完成好領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù),溝通上下,聯(lián)絡(luò)內(nèi)外,處理日常行政事務(wù)。他不僅是高校行政管理層的參謀和助手,也是行政管理層與校機(jī)關(guān)職能部門、院系師生員工之間的橋梁和紐帶。因此,輔助性是秘書工作的基本性質(zhì)。2.校行政工作的需要行政秘書是為高校發(fā)展、行政管理層、師生員工服務(wù)的,是根據(jù)高校行政工作的需要確定的。行政秘書工作紛繁復(fù)雜,但通過對(duì)工作職責(zé)的理解,可以清楚地看到其角色行為是建立在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)的基礎(chǔ)上,因此,“服務(wù)性”是秘書活動(dòng)的主要特點(diǎn)。3.行政御史權(quán)利官商就其工作內(nèi)容而言涉及綜合協(xié)調(diào)、公務(wù)接待、會(huì)務(wù)組織、文書處理、收集信息、后勤保障等都屬行政秘書的職責(zé)范圍。行政秘書工作千頭萬緒,涉及范圍和內(nèi)容極其豐富。4.領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)辦事工作行政秘書的工作紛繁復(fù)雜而且有很強(qiáng)的時(shí)效性,除了做好日常事務(wù)外,還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作,遇上突發(fā)狀況,加班加點(diǎn)也是常有的。因此,行政秘書的工作要提高效率,講究時(shí)效。二、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系與工作能力高校辦公室行政秘書在高校中扮演著舉足輕重的角色。表面上看來,總是負(fù)責(zé)處理閑雜事務(wù),實(shí)際上是領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的參謀和助手,處于“幕后工作者”的地位,行使著隱性的職權(quán)。(一)精明能干的重要能力首先要有強(qiáng)烈的責(zé)任感,才能夠?qū)I(yè)務(wù)精益求精,追求新目標(biāo),攀登新境界。行政秘書不僅要有想干事的責(zé)任心,更要有精明能干的辦事能力。行政秘書是上傳下達(dá)的紐帶和窗口,這決定了該崗位的服務(wù)性、輔助性。因此,不但要有強(qiáng)烈的責(zé)任感還要充分了解職責(zé)分工中對(duì)自己的角色期待,不論是謀劃參謀、傳達(dá)精神、協(xié)調(diào)組織,還是籌備會(huì)議、文件收發(fā)等,都要有強(qiáng)烈的服務(wù)角色意識(shí)。(二)做有責(zé)的作風(fēng)要樹立服務(wù)至上、無私奉獻(xiàn)的意識(shí)。辦公室是“不管部”,無事不管,無事不問,尤其是行政綜合秘書的工作,多而雜,有計(jì)劃的少,臨時(shí)性的多,常常加班加點(diǎn)。如果沒有無私奉獻(xiàn)的精神,沒有吃苦耐勞的作風(fēng)是難以做好的。因此必須有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感,要任勞任怨,吃苦在前,享受在后,樂于奉獻(xiàn),要正確處理苦與樂、得與失、個(gè)人利益與集體利益的關(guān)系;要經(jīng)受得起各種誤解、委屈和挫折;以只爭朝夕、無私奉獻(xiàn)的精神投入工作。(三)善于“綜合”事,或重點(diǎn)學(xué)科、精品課程、科研做好高校辦公室行政秘書的工作要不斷提高理論修養(yǎng)和行政服務(wù)水平;要對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、教職工數(shù)、學(xué)生人數(shù)、學(xué)科專業(yè)、優(yōu)勢(shì)亮點(diǎn)(如重點(diǎn)學(xué)科、精品課程、科研特色等)辦學(xué)條件等各種數(shù)據(jù)熟記于心;要善于把各種事情合理歸類,分清輕重緩急,井然有序地去做好。質(zhì)量是行政秘書工作的關(guān)鍵詞和主題?！鞍倌甏笥?jì)、質(zhì)量第一”,因此必須增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí),樹立“質(zhì)量第一”的觀念,不斷提升個(gè)人的綜合素質(zhì)修養(yǎng),盡量避免不必要的工作失誤,確保高質(zhì)量完成工作。(四)提高能力,樹立領(lǐng)導(dǎo)行為能力行政秘書應(yīng)具備雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)、踏實(shí)肯干的工作態(tài)度和勇于承擔(dān)責(zé)任的素質(zhì)。效率為先主要體現(xiàn)在:思維敏捷,反應(yīng)快,能正確快速領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖,辦事靈活自如,不墨守成規(guī)。其次是操作熟練,在承擔(dān)辦理公文、撰寫行政工作的