第8單元 采購(gòu)管理

第8單元采購(gòu)管理【學(xué)習(xí)目標(biāo)】了解采購(gòu)管理系統(tǒng)中的采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的流程，采購(gòu)訂單管理、采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算、采購(gòu)付款等業(yè)務(wù)處理的原理和操作方法以及采購(gòu)賬表的查詢方法。能夠在采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的情況，填制訂單，填制入庫(kù)單及采購(gòu)發(fā)票，進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。能夠在出現(xiàn)操作錯(cuò)誤時(shí)，找到正確的處理方法。8.1

采購(gòu)管理概述8.2

日常采購(gòu)業(yè)務(wù)8.3

應(yīng)付款管理8.4

月末處理8.1采購(gòu)管理概述

8.1.1采購(gòu)管理的主要功能8.1采購(gòu)管理概述

8.1.2采購(gòu)管理的業(yè)務(wù)流程

1.采購(gòu)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程8.1采購(gòu)管理概述

8.1.2采購(gòu)管理的業(yè)務(wù)流程

2.采購(gòu)管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的聯(lián)系提示：采購(gòu)管理系統(tǒng)是暢捷通管理軟件產(chǎn)品的一部分，不能單獨(dú)使用。與其他模塊的關(guān)系為：采購(gòu)管理與庫(kù)存管理、核算系統(tǒng)共用采購(gòu)入庫(kù)單；由采購(gòu)管理系統(tǒng)填制并結(jié)算的入庫(kù)單，庫(kù)存管理及核算系統(tǒng)不能修改、刪除；對(duì)于核算記賬的入庫(kù)單，采購(gòu)管理系統(tǒng)不能修改、刪除。任務(wù)8-12012年1月12日，企業(yè)分別與丹陽(yáng)公司和長(zhǎng)生公司簽訂訂購(gòu)協(xié)議，訂購(gòu)內(nèi)容如表8-1所示，稅率均為17%。8.2日常采購(gòu)業(yè)務(wù)

8.2.1采購(gòu)訂貨采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理主要包括填制并審核采購(gòu)訂單、填制入庫(kù)單、填制采購(gòu)發(fā)票、進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算和進(jìn)行采購(gòu)付款等業(yè)務(wù)內(nèi)容。表2-2訂購(gòu)內(nèi)容供貨單位存貨數(shù)量單價(jià)計(jì)劃到貨日期丹陽(yáng)公司DDT主料1000551月17日FFH主料5003581月17日長(zhǎng)生公司CC輔料2000111月17日8.2日常采購(gòu)業(yè)務(wù)

8.2.1采購(gòu)訂貨提示：審核過(guò)的訂單不能修改。除非取消審核。按照采購(gòu)訂單的計(jì)劃到貨日期規(guī)定，如果在規(guī)定的到貨日期沒(méi)有收到貨物，就可以向供貨單位發(fā)出催貨函。企業(yè)實(shí)際操作時(shí)，可以根據(jù)貨物的在途運(yùn)輸時(shí)間提前發(fā)出催貨函。如果不清楚哪個(gè)供應(yīng)商的訂單沒(méi)有發(fā)貨，那么可以先查詢訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表。采購(gòu)訂單執(zhí)行完畢，也就是說(shuō)某采購(gòu)訂單已入庫(kù)并且已付款取得采購(gòu)發(fā)票后，就可以執(zhí)行關(guān)閉了。對(duì)于確實(shí)不能執(zhí)行的某些采購(gòu)訂單，經(jīng)采購(gòu)主管批準(zhǔn)后，也可以關(guān)閉。訂單關(guān)閉采用人工關(guān)閉。任務(wù)8-2本期入庫(kù)業(yè)務(wù)如下。1.2012年1月17日，由采購(gòu)部“CGY黃華”向丹陽(yáng)公司訂購(gòu)的DDT主料和FFH主料到貨并驗(yàn)收到原料庫(kù)。入庫(kù)時(shí)發(fā)現(xiàn)原訂DDT主料為1000個(gè)，實(shí)際到貨為1100個(gè)(經(jīng)協(xié)商，按1100個(gè)入庫(kù)并付款)；原訂FFH主料500片，實(shí)際到貨500片。根據(jù)采購(gòu)訂單填制采購(gòu)入庫(kù)單。2.2012年1月18日，由采購(gòu)部“CGY黃華”向長(zhǎng)生公司訂購(gòu)的CC輔料2000千克到貨，驗(yàn)收到原料庫(kù)，入庫(kù)數(shù)量為1999千克，發(fā)生定額內(nèi)損耗1千克。根據(jù)采購(gòu)訂單填制采購(gòu)入庫(kù)單。8.2日常采購(gòu)業(yè)務(wù)

8.2.2采購(gòu)入庫(kù)單8.2日常采購(gòu)業(yè)務(wù)

8.2.2采購(gòu)入庫(kù)單提示：入庫(kù)單填寫(xiě)完之后，如果啟用了庫(kù)存管理系統(tǒng)，由倉(cāng)庫(kù)管理員審核確認(rèn)入庫(kù)單，也可以由采購(gòu)人員審核。倉(cāng)庫(kù)必須輸入，可以參照輸入，輸入單據(jù)體的存貨后，倉(cāng)庫(kù)不能修改，除非刪除表體的各貨物行數(shù)據(jù)。在輸入存貨時(shí)按F2鍵，或單擊【存貨參照】按扭，系統(tǒng)給出【存貨參照】界面。如果在倉(cāng)庫(kù)檔案的權(quán)限設(shè)置中定義了某一倉(cāng)庫(kù)對(duì)應(yīng)的存貨分類或存貨，則在參照錄入表體存貨時(shí)只顯示該倉(cāng)庫(kù)所對(duì)應(yīng)的存貨；否則，顯示所有屬性為“外購(gòu)”的存貨。任務(wù)8-3本期收到的采購(gòu)發(fā)票如下。2012年1月17日，收到丹陽(yáng)公司購(gòu)買DDT主料和FFH主料的采購(gòu)專用發(fā)票一張，發(fā)票列明DDT主料為1100個(gè)，單價(jià)為55元，F(xiàn)FH主料500片，單價(jià)為359元。由采購(gòu)員“CGY黃華”根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單生成采購(gòu)專用發(fā)票(NO：13369)。由會(huì)計(jì)“KJ001劉然”復(fù)核采購(gòu)專用發(fā)票。2012年1月18日，收到長(zhǎng)生公司購(gòu)買CC輔料的采購(gòu)專用發(fā)票一張，發(fā)票列明CC輔料為2000千克，單價(jià)為11元；另收到一張采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票(No：13396)，運(yùn)費(fèi)共計(jì)180元。由采購(gòu)員“CGY黃華”根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單生成采購(gòu)專用發(fā)票(NO：13487)，并填制采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票。由會(huì)計(jì)“KJ001劉然”復(fù)核采購(gòu)專用發(fā)票。8.2日常采購(gòu)業(yè)務(wù)

8.2.3采購(gòu)發(fā)票任務(wù)8-42012年1月19日，將從丹陽(yáng)公司購(gòu)買A主料和FFH主料的采購(gòu)入庫(kù)單與專用發(fā)票自動(dòng)結(jié)算。8.2日常采購(gòu)業(yè)務(wù)

8.2.4采購(gòu)結(jié)算1.自動(dòng)結(jié)算提示：采購(gòu)結(jié)算可以在填寫(xiě)發(fā)票時(shí)即時(shí)結(jié)算，也可以在結(jié)算功能中，集中進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。如果沒(méi)有期初記賬，則不能進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票可以分次結(jié)算，即入庫(kù)單的一條記錄可與采購(gòu)發(fā)票多次結(jié)算。任務(wù)8-5本期手工結(jié)算的采購(gòu)業(yè)務(wù)如下。2012年1月19日，將從長(zhǎng)生公司購(gòu)買CC輔料的采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)專用發(fā)票和采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票進(jìn)行手工結(jié)算，并將采購(gòu)運(yùn)費(fèi)按金額進(jìn)行分?jǐn)偂?.2日常采購(gòu)業(yè)務(wù)

8.2.4采購(gòu)結(jié)算2.手工結(jié)算任務(wù)8-62012年1月19日，本企業(yè)出納陳平開(kāi)出工商銀行轉(zhuǎn)賬支票一張，支付給丹陽(yáng)公司購(gòu)買DDT主料和FFH主料的貨稅款280800元。8.3應(yīng)付款管理

8.3.1付款結(jié)算1.錄入付款單并進(jìn)行完全核銷

提示：如果在核算系統(tǒng)中設(shè)置了“結(jié)算方式對(duì)應(yīng)科目”，則在填制付款單時(shí)，只要選擇了結(jié)算方式，系統(tǒng)就會(huì)生成相應(yīng)的結(jié)算方式對(duì)應(yīng)的結(jié)算科目。任務(wù)8-72012年1月20日，開(kāi)出工商銀行的40000元的轉(zhuǎn)賬支票一張，支付給長(zhǎng)生公司購(gòu)買CC輔料貨稅款25920元，余款形成預(yù)付款。8.3應(yīng)付款管理

8.3.1付款結(jié)算2.錄入付款單并進(jìn)行部分核銷提示：本次付款金額為50000元，結(jié)算金額為25920，付款金額大于結(jié)算金額，余款形成預(yù)付款。任務(wù)8-82012年1月20日，收到向長(zhǎng)生公司采購(gòu)CC輔料800千克，單價(jià)為10元的采購(gòu)發(fā)票(No.5671)，貨物已驗(yàn)收入庫(kù)(原料庫(kù))；次日開(kāi)出一張8000元的工商銀行的轉(zhuǎn)賬支票，支付部分貨稅款，不足的部分使用預(yù)付款結(jié)算。8.3應(yīng)付款管理

8.3.1付款結(jié)算3.錄入付款單同時(shí)使用預(yù)付款提示：本次付款金額為8000元，結(jié)算金額為9360，付款金額小于結(jié)算金額，差額部分使用預(yù)付款。任務(wù)8-92012年1月22日，收到向長(zhǎng)生公司采購(gòu)CC輔料100千克，單價(jià)為12元的采購(gòu)發(fā)票(No.5561)，貨物已驗(yàn)收入庫(kù)(原料庫(kù))；31日經(jīng)雙方協(xié)商決定以以前的預(yù)付款沖抵本次的應(yīng)付款1404中的600元。8.3應(yīng)付款管理

8.3.2轉(zhuǎn)賬處理1.預(yù)付款沖應(yīng)付款任務(wù)8-102012年1月31日，將應(yīng)向長(zhǎng)生公司支付的804元貨款轉(zhuǎn)給丹陽(yáng)公司。8.3應(yīng)付款管理

8.3.2轉(zhuǎn)賬處理2.應(yīng)付款沖應(yīng)付款

任務(wù)8-112012年1月31日，發(fā)現(xiàn)將應(yīng)向長(zhǎng)生公司支付的804元貨款轉(zhuǎn)給丹陽(yáng)公司的業(yè)務(wù)處理有錯(cuò)誤，應(yīng)取消本次的并賬操作。8.3應(yīng)付款管理

8.3.3取消操作1.取消并賬處理8.4月末業(yè)務(wù)

8.4.1采購(gòu)賬表查詢1.采購(gòu)明細(xì)表采購(gòu)系統(tǒng)的月末業(yè)務(wù)主要包括采購(gòu)賬表的查詢和分析、供應(yīng)商往來(lái)賬表查詢以及月末結(jié)賬。

任務(wù)8-122012年1月31日，由賬套主管查詢長(zhǎng)生公司的采購(gòu)明細(xì)表。8.4月末業(yè)務(wù)

8.4.1采購(gòu)賬表查詢2.采購(gòu)統(tǒng)計(jì)任務(wù)8-132012年1月31日，由KJ001查詢108賬套CC輔料的入庫(kù)統(tǒng)計(jì)表。8.4月末業(yè)務(wù)

8.4.2月末結(jié)賬任務(wù)8-14