XXXX公司大宗材料采購管理辦法

大宗材料集中采購管理制度第一章總則第1條為適應(yīng)公司在赤幾發(fā)展需要，規(guī)范項目施工中的材料采購行為，發(fā)揮集中批量采購優(yōu)勢，實現(xiàn)客戶資源共享，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益，建立穩(wěn)定的材料供貨渠道，保證采購材料質(zhì)量，完善工程質(zhì)量保證體系，提升公司整體管理水平，特制訂本制度。第2條集中采購的材料品種包括：水泥、石子、石粉、粗砂、細沙、各種規(guī)格磚、木方、鋼筋，隨著集中采購管理的深入，需要增加的材料品種另行通知。第二章機構(gòu)與職責第3條赤幾XXX物資管理部（以下簡稱物資管理部）是大宗材料集中采購的歸口管理部門，同時也是全面負責的部門。第4條物資管理部負責收集、整理、評價供貨商、廠家資料，并向赤幾XXX公司提交合格供方資料（附件一：物資供方評價表），由XXX公司總經(jīng)理最終審核和審定；每年負責對合格供應(yīng)商進行兩次資格審查（附件二：物資供方重新評價表）。第5條物資管理部負責組織大宗材料市場調(diào)查，集中比質(zhì)比價招標采購，與供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議。第6條物資管理部負責集中采購材料應(yīng)符合《集中采購材料匯總表》（見附件三）中規(guī)定的質(zhì)量、價格、交貨期要求，并對供貨過程進行監(jiān)督、協(xié)調(diào)。第7條物資管理部督促各個工程項目開工前編制大宗材料預(yù)算書（預(yù)算書至少包括：大宗材料品種、使用的部位、預(yù)計使用數(shù)量、投標成本），并提交工程管理部進行審核；工程完工后，對大宗材料進行分類匯總，與該項目預(yù)算書數(shù)量、成本逐項對比，按照限額領(lǐng)料的要求，對大宗材料的使用情況作出客觀公正的評價。第8條物資管理部在工程施工過程中負責大宗材料的《物資需求/采購計劃表》（見附件五）審核，對各個工程項目大宗材料實行動態(tài)統(tǒng)計，在預(yù)算書范圍內(nèi)，直接批復(fù)項目進行采購，超出預(yù)算書范圍，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后采購。第三章集中采購管理流程第9條合格供方評審1、物資管理部根據(jù)各項目部上報的供方資料、在互聯(lián)網(wǎng)上查尋所得供方資料、其它信息渠道尋找到的供方資料，選定合格供方進行評審，提交工程管理部和XXX公司領(lǐng)導(dǎo)審核；2、新開項目的項目管理部，物資管理部在項目開工前及時對當?shù)氐拇笞诓牧瞎┓竭M行考查、評價的供方資料，進行合格供方評審，提交工程管理部和XXX公司領(lǐng)導(dǎo)審核。3、物資管理部提交的、經(jīng)過評價的合格供方資料，應(yīng)包括企業(yè)資質(zhì)、資信、供貨范圍、價格、服務(wù)、安全、聯(lián)系方式等信息，填寫《物資供方評價表》。4、項目管理部每季度將“集中采購供方的供應(yīng)數(shù)量、質(zhì)量、供應(yīng)及時性、服務(wù)情況”以《集中采購材料合同執(zhí)行情況反饋表》形式報送到物資管理部，便于物資管理部每半年對供方重新評審，并填寫《物資供方重新評價表》。5、合格供方評審的準則：a.應(yīng)具有營業(yè)執(zhí)照;b.產(chǎn)品生產(chǎn)方面許可證件(當?shù)貒乙蟊仨氜k理的)；c.應(yīng)具有產(chǎn)品檢驗合格證明；d.能夠滿足相應(yīng)項目上物資需求的生產(chǎn)能力；第10條簽訂戰(zhàn)略協(xié)議物資管理部組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進行談判，協(xié)商供貨品種、規(guī)格、單價、供貨期、結(jié)算、服務(wù)等方面的內(nèi)容，起草合作戰(zhàn)略協(xié)議，協(xié)議各項內(nèi)容與供應(yīng)商協(xié)商一致后，報工程管理部和XXX公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意，與供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議；戰(zhàn)略協(xié)議相關(guān)內(nèi)容的調(diào)整必須按照新協(xié)議的流程再走一遍，重新簽訂新協(xié)議或補充協(xié)議；簽訂戰(zhàn)略協(xié)議的供應(yīng)商商，由物資管理部編制《合格分供方名錄》（見附件四），項目部在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)選擇供應(yīng)商，按照戰(zhàn)略協(xié)議進行材料采購。第11條《物資需求/采購計劃表》審批1、項目施工技術(shù)人員每月根據(jù)施工需要編制《物資需求/采購計劃表》，計劃表中的各項內(nèi)容應(yīng)齊全、表達規(guī)范、清楚。2、項目經(jīng)理部對技術(shù)人員提交的《物資需求/采購計劃表》進行單位工程查圖審核，杜絕零打碎敲，審核后報送物資管理部。3、物資管理部對照項目預(yù)算書，需求計劃中的材料品種和數(shù)量在項目預(yù)算書范圍內(nèi)的，有物資管理部批復(fù)項目直接進行采購，超出預(yù)算書范圍的，報工程管理部審核。項目部按照《物資需求/采購計劃表》進行采購。第12條物資采購《物資需求/采購計劃表》經(jīng)審批同意后，項目部在《合格供應(yīng)商名錄》中選擇就近或熟悉的供應(yīng)商，按照戰(zhàn)略協(xié)議內(nèi)容進行采購。單批次采購金額在400萬非郎以上的（含400萬非郎），項目部必須和供應(yīng)商簽訂采購合同；400萬非郎以下的，項目部可以與供應(yīng)商協(xié)商，按照戰(zhàn)略協(xié)議供貨，直接采購供貨，可不用簽訂采購合同。第13條物資供貨項目部采購人員在向供應(yīng)商簽訂采購合同或下訂單后，要及時跟蹤供貨商的備貨送料情況，督促供應(yīng)商按照合同和協(xié)議的要求，按時、按質(zhì)、按量將相應(yīng)的材料送達到項目現(xiàn)場。第14條物資進場驗收供應(yīng)商送貨到現(xiàn)場，項目保管人員會同相應(yīng)的技術(shù)人員要嚴格按照《集中采購材料計劃匯總表》中規(guī)定的質(zhì)量要求和項目上的特殊質(zhì)量規(guī)定，對送達的物資進行檢驗和計量。對于質(zhì)量不合格的材料，必須直接拒收，嚴禁不合格品進入施工現(xiàn)場，特殊情況需要卸貨到現(xiàn)場或者事后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格的，要立刻做出不合格品明顯標識，防止誤用；對于數(shù)量不夠的，按照實際供貨數(shù)量進行計量。第15條物資入庫經(jīng)驗收合格，計量無誤的材料，由技術(shù)人員（或項目組長）和現(xiàn)場物料保管員共同在入庫單上簽字確認。入庫單應(yīng)嚴格按照財務(wù)要求填寫，一式三聯(lián)，供應(yīng)商一聯(lián)，項目文件存檔一聯(lián)，采購人員材料成本統(tǒng)計核算一聯(lián)。第16條供貨材料的結(jié)算1、各項目采購人員，將本月開出的入庫單進行統(tǒng)計，編制《每月分項目大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計表》（見附件六），每月25日之前報物資管理部，物資管理部負責統(tǒng)計所有項目本月大宗材料應(yīng)付賬款，編制《每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計總表》（見附件七），報公司財務(wù)，由財務(wù)人員報公司領(lǐng)導(dǎo)。2、公司領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)，根據(jù)現(xiàn)有資金狀況，分配各個供應(yīng)商本月材料款的支付狀況，在《每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計總表》上批復(fù)各個供應(yīng)商結(jié)算本月結(jié)算貨款金額。3、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的《每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計總表》，由財務(wù)人員通知各項目采購人員，由采購人員通知供應(yīng)商進行結(jié)算。供應(yīng)商對結(jié)算金額有異議的，由項目采購人員，協(xié)同物資采購部、財務(wù)部與供應(yīng)商協(xié)商，確實有特殊情況的，由財務(wù)部人員向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報請示，調(diào)整該供應(yīng)商的結(jié)算金額，同時調(diào)整《每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計總表》。4、財務(wù)人員每月26日至月末，到各項目與供應(yīng)商進行本月材料款的結(jié)算。結(jié)算時，供應(yīng)商提供項目上簽收的入庫單，開具相應(yīng)金額的發(fā)票，項目采購人員負責制作付款申請單，三種單據(jù)齊全，數(shù)量、金額無誤，項目采購人員簽字確認，報項目經(jīng)理簽字確認，報財務(wù)人員審核無誤后簽字確認，向供應(yīng)商支付材料款；回公司后，將付款申請單提交公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)將付款申請單與批復(fù)的《每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計總表》核對無誤后，簽字確認，交給財務(wù)人員入賬，完成支付。第四章附則第17條本辦法是根據(jù)公司質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系制定的，有關(guān)資料、記錄由相關(guān)部門、人員負責歸檔保存。第18條本辦法自2014年3月10日起施行。附：1、物資供方評價表（物資管理部填寫）2、物資供方重新評價表（物資管理部填寫）3、集中采購材料匯總表（物資管理部填寫）4、合格分供方名錄5、物資需求/采購計劃表6、每月分項目大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計表7、每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計總表附件一：物資供方評價表供方名稱：地址：聯(lián)系人：電話：傳真：電子郵箱:執(zhí)照號碼:最近年檢時間:法人代表：網(wǎng)址:企業(yè)概況(成立時間,注冊資本，專項生產(chǎn)許可及相關(guān)資質(zhì)等): 產(chǎn)品執(zhí)行的質(zhì)量/環(huán)保標準，生產(chǎn)/供貨能力、價格水平、售后服務(wù)情況：質(zhì)量/職業(yè)健康安全/環(huán)境/其他管理體系運行情況：經(jīng)營范圍:與公司的以往合作情況:評價結(jié)論：評價人員簽名：時間：批準意見：批準人：時間：附件二：物資供方重新評價表供方名稱：地址：聯(lián)系人：電話：傳真：法人代表：郵政編碼：供應(yīng)產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、批次、總量：進貨物資質(zhì)量控制方式：[在（）內(nèi)標注√]復(fù)試檢驗□外觀驗證□本組織到供應(yīng)方驗證□顧客到供應(yīng)方現(xiàn)場驗證□顧客到本組織現(xiàn)場驗證□委托環(huán)保檢測□質(zhì)量特性符合性扣分記錄：（列簡要扣分原因、時間）服務(wù)扣分記錄：（含供貨及時性、問題處理等，列簡要扣分原因、時間）供貨價格扣分記錄：（列簡要扣分原因、時間）環(huán)?？鄯钟涗洠泻喴鄯衷?、時間）本年累計扣分：重新評價結(jié)論：重新評價人員簽名：采購員：海外工程協(xié)調(diào)部質(zhì)檢人員：項目組專業(yè)工程師：批準意見：物資保障中心負責人：評價時間：年月日附件三：集中采購材料匯總表3材料名稱：水泥計量單位：噸常用型號：進場檢驗標準存放要求材料名稱：鋼筋計量單位：噸常用型號：進場檢驗標準存放要求材料名稱：細沙計量單位：立方米常用型號：進場檢驗標準存放要求材料名稱：粗沙計量單位：立方米常用型號：進場檢驗標準存放要求材料名稱：石粉計量單位：立方米常用型號：進場檢驗標準存放要求材料名稱：石子計量單位：立方米常用型號：進場檢驗標準存放要求材料名稱：水泥磚計量單位：塊常用型號：進場檢驗標準存放要求材料名稱：木方計量單位：塊常用型號：進場檢驗標準存放要求附件四：合格分供方名錄序號評價表編號供方名稱供應(yīng)主要產(chǎn)品名稱、種類、規(guī)格地址電話聯(lián)系人備注附件五：物資需求/采購計劃表序號名稱規(guī)格、型號單位計劃數(shù)量使用部位要求到場日期審定數(shù)量供應(yīng)商名稱備注編制人：項目經(jīng)理：物資管理部：編制時間：年月日超出項目預(yù)算書數(shù)量材料工程管理部審核：附件六：分項目月份大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計表項目名稱項目組名稱月份序號：序號供應(yīng)商名稱供貨名稱規(guī)格單位單價本月供貨數(shù)量本月供貨金額以前未結(jié)算數(shù)量以前未結(jié)算金額合計應(yīng)付金額備注合計編制人：編制日期：附件七：月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計總表序號：供應(yīng)商名稱項目名稱供貨名稱上月未結(jié)算金額本月供貨金額應(yīng)付金額合計本月批準結(jié)算金額本月未結(jié)算金額供應(yīng)商1項目組1供應(yīng)