XXXX公司大宗材料采購(gòu)管理辦法

大宗材料集中采購(gòu)管理制度第一章總則第1條為適應(yīng)公司在赤幾發(fā)展需要，規(guī)范項(xiàng)目施工中的材料采購(gòu)行為，發(fā)揮集中批量采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)客戶資源共享，降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，建立穩(wěn)定的材料供貨渠道，保證采購(gòu)材料質(zhì)量，完善工程質(zhì)量保證體系，提升公司整體管理水平，特制訂本制度。第2條集中采購(gòu)的材料品種包括：水泥、石子、石粉、粗砂、細(xì)沙、各種規(guī)格磚、木方、鋼筋，隨著集中采購(gòu)管理的深入，需要增加的材料品種另行通知。第二章機(jī)構(gòu)與職責(zé)第3條赤幾XXX物資管理部（以下簡(jiǎn)稱物資管理部）是大宗材料集中采購(gòu)的歸口管理部門，同時(shí)也是全面負(fù)責(zé)的部門。第4條物資管理部負(fù)責(zé)收集、整理、評(píng)價(jià)供貨商、廠家資料，并向赤幾XXX公司提交合格供方資料（附件一：物資供方評(píng)價(jià)表），由XXX公司總經(jīng)理最終審核和審定；每年負(fù)責(zé)對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行兩次資格審查（附件二：物資供方重新評(píng)價(jià)表）。第5條物資管理部負(fù)責(zé)組織大宗材料市場(chǎng)調(diào)查，集中比質(zhì)比價(jià)招標(biāo)采購(gòu)，與供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議。第6條物資管理部負(fù)責(zé)集中采購(gòu)材料應(yīng)符合《集中采購(gòu)材料匯總表》（見附件三）中規(guī)定的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期要求，并對(duì)供貨過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、協(xié)調(diào)。第7條物資管理部督促各個(gè)工程項(xiàng)目開工前編制大宗材料預(yù)算書（預(yù)算書至少包括：大宗材料品種、使用的部位、預(yù)計(jì)使用數(shù)量、投標(biāo)成本），并提交工程管理部進(jìn)行審核；工程完工后，對(duì)大宗材料進(jìn)行分類匯總，與該項(xiàng)目預(yù)算書數(shù)量、成本逐項(xiàng)對(duì)比，按照限額領(lǐng)料的要求，對(duì)大宗材料的使用情況作出客觀公正的評(píng)價(jià)。第8條物資管理部在工程施工過(guò)程中負(fù)責(zé)大宗材料的《物資需求/采購(gòu)計(jì)劃表》（見附件五）審核，對(duì)各個(gè)工程項(xiàng)目大宗材料實(shí)行動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)，在預(yù)算書范圍內(nèi)，直接批復(fù)項(xiàng)目進(jìn)行采購(gòu)，超出預(yù)算書范圍，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后采購(gòu)。第三章集中采購(gòu)管理流程第9條合格供方評(píng)審1、物資管理部根據(jù)各項(xiàng)目部上報(bào)的供方資料、在互聯(lián)網(wǎng)上查尋所得供方資料、其它信息渠道尋找到的供方資料，選定合格供方進(jìn)行評(píng)審，提交工程管理部和XXX公司領(lǐng)導(dǎo)審核；2、新開項(xiàng)目的項(xiàng)目管理部，物資管理部在項(xiàng)目開工前及時(shí)對(duì)當(dāng)?shù)氐拇笞诓牧瞎┓竭M(jìn)行考查、評(píng)價(jià)的供方資料，進(jìn)行合格供方評(píng)審，提交工程管理部和XXX公司領(lǐng)導(dǎo)審核。3、物資管理部提交的、經(jīng)過(guò)評(píng)價(jià)的合格供方資料，應(yīng)包括企業(yè)資質(zhì)、資信、供貨范圍、價(jià)格、服務(wù)、安全、聯(lián)系方式等信息，填寫《物資供方評(píng)價(jià)表》。4、項(xiàng)目管理部每季度將“集中采購(gòu)供方的供應(yīng)數(shù)量、質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性、服務(wù)情況”以《集中采購(gòu)材料合同執(zhí)行情況反饋表》形式報(bào)送到物資管理部，便于物資管理部每半年對(duì)供方重新評(píng)審，并填寫《物資供方重新評(píng)價(jià)表》。5、合格供方評(píng)審的準(zhǔn)則：a.應(yīng)具有營(yíng)業(yè)執(zhí)照;b.產(chǎn)品生產(chǎn)方面許可證件(當(dāng)?shù)貒?guó)家要求必須辦理的)；c.應(yīng)具有產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證明；d.能夠滿足相應(yīng)項(xiàng)目上物資需求的生產(chǎn)能力；第10條簽訂戰(zhàn)略協(xié)議物資管理部組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行談判，協(xié)商供貨品種、規(guī)格、單價(jià)、供貨期、結(jié)算、服務(wù)等方面的內(nèi)容，起草合作戰(zhàn)略協(xié)議，協(xié)議各項(xiàng)內(nèi)容與供應(yīng)商協(xié)商一致后，報(bào)工程管理部和XXX公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意，與供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議；戰(zhàn)略協(xié)議相關(guān)內(nèi)容的調(diào)整必須按照新協(xié)議的流程再走一遍，重新簽訂新協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議；簽訂戰(zhàn)略協(xié)議的供應(yīng)商商，由物資管理部編制《合格分供方名錄》（見附件四），項(xiàng)目部在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)選擇供應(yīng)商，按照戰(zhàn)略協(xié)議進(jìn)行材料采購(gòu)。第11條《物資需求/采購(gòu)計(jì)劃表》審批1、項(xiàng)目施工技術(shù)人員每月根據(jù)施工需要編制《物資需求/采購(gòu)計(jì)劃表》，計(jì)劃表中的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)齊全、表達(dá)規(guī)范、清楚。2、項(xiàng)目經(jīng)理部對(duì)技術(shù)人員提交的《物資需求/采購(gòu)計(jì)劃表》進(jìn)行單位工程查圖審核，杜絕零打碎敲，審核后報(bào)送物資管理部。3、物資管理部對(duì)照項(xiàng)目預(yù)算書，需求計(jì)劃中的材料品種和數(shù)量在項(xiàng)目預(yù)算書范圍內(nèi)的，有物資管理部批復(fù)項(xiàng)目直接進(jìn)行采購(gòu)，超出預(yù)算書范圍的，報(bào)工程管理部審核。項(xiàng)目部按照《物資需求/采購(gòu)計(jì)劃表》進(jìn)行采購(gòu)。第12條物資采購(gòu)《物資需求/采購(gòu)計(jì)劃表》經(jīng)審批同意后，項(xiàng)目部在《合格供應(yīng)商名錄》中選擇就近或熟悉的供應(yīng)商，按照戰(zhàn)略協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行采購(gòu)。單批次采購(gòu)金額在400萬(wàn)非郎以上的（含400萬(wàn)非郎），項(xiàng)目部必須和供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同；400萬(wàn)非郎以下的，項(xiàng)目部可以與供應(yīng)商協(xié)商，按照戰(zhàn)略協(xié)議供貨，直接采購(gòu)供貨，可不用簽訂采購(gòu)合同。第13條物資供貨項(xiàng)目部采購(gòu)人員在向供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或下訂單后，要及時(shí)跟蹤供貨商的備貨送料情況，督促供應(yīng)商按照合同和協(xié)議的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量將相應(yīng)的材料送達(dá)到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)。第14條物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收供應(yīng)商送貨到現(xiàn)場(chǎng)，項(xiàng)目保管人員會(huì)同相應(yīng)的技術(shù)人員要嚴(yán)格按照《集中采購(gòu)材料計(jì)劃匯總表》中規(guī)定的質(zhì)量要求和項(xiàng)目上的特殊質(zhì)量規(guī)定，對(duì)送達(dá)的物資進(jìn)行檢驗(yàn)和計(jì)量。對(duì)于質(zhì)量不合格的材料，必須直接拒收，嚴(yán)禁不合格品進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，特殊情況需要卸貨到現(xiàn)場(chǎng)或者事后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格的，要立刻做出不合格品明顯標(biāo)識(shí)，防止誤用；對(duì)于數(shù)量不夠的，按照實(shí)際供貨數(shù)量進(jìn)行計(jì)量。第15條物資入庫(kù)經(jīng)驗(yàn)收合格，計(jì)量無(wú)誤的材料，由技術(shù)人員（或項(xiàng)目組長(zhǎng)）和現(xiàn)場(chǎng)物料保管員共同在入庫(kù)單上簽字確認(rèn)。入庫(kù)單應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)要求填寫，一式三聯(lián)，供應(yīng)商一聯(lián)，項(xiàng)目文件存檔一聯(lián)，采購(gòu)人員材料成本統(tǒng)計(jì)核算一聯(lián)。第16條供貨材料的結(jié)算1、各項(xiàng)目采購(gòu)人員，將本月開出的入庫(kù)單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制《每月分項(xiàng)目大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)表》（見附件六），每月25日之前報(bào)物資管理部，物資管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)所有項(xiàng)目本月大宗材料應(yīng)付賬款，編制《每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)總表》（見附件七），報(bào)公司財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)人員報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2、公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)，根據(jù)現(xiàn)有資金狀況，分配各個(gè)供應(yīng)商本月材料款的支付狀況，在《每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)總表》上批復(fù)各個(gè)供應(yīng)商結(jié)算本月結(jié)算貨款金額。3、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的《每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)總表》，由財(cái)務(wù)人員通知各項(xiàng)目采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員通知供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。供應(yīng)商對(duì)結(jié)算金額有異議的，由項(xiàng)目采購(gòu)人員，協(xié)同物資采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部與供應(yīng)商協(xié)商，確實(shí)有特殊情況的，由財(cái)務(wù)部人員向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請(qǐng)示，調(diào)整該供應(yīng)商的結(jié)算金額，同時(shí)調(diào)整《每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)總表》。4、財(cái)務(wù)人員每月26日至月末，到各項(xiàng)目與供應(yīng)商進(jìn)行本月材料款的結(jié)算。結(jié)算時(shí)，供應(yīng)商提供項(xiàng)目上簽收的入庫(kù)單，開具相應(yīng)金額的發(fā)票，項(xiàng)目采購(gòu)人員負(fù)責(zé)制作付款申請(qǐng)單，三種單據(jù)齊全，數(shù)量、金額無(wú)誤，項(xiàng)目采購(gòu)人員簽字確認(rèn)，報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)，報(bào)財(cái)務(wù)人員審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)，向供應(yīng)商支付材料款；回公司后，將付款申請(qǐng)單提交公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)將付款申請(qǐng)單與批復(fù)的《每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)總表》核對(duì)無(wú)誤后，簽字確認(rèn)，交給財(cái)務(wù)人員入賬，完成支付。第四章附則第17條本辦法是根據(jù)公司質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系制定的，有關(guān)資料、記錄由相關(guān)部門、人員負(fù)責(zé)歸檔保存。第18條本辦法自2014年3月10日起施行。附：1、物資供方評(píng)價(jià)表（物資管理部填寫）2、物資供方重新評(píng)價(jià)表（物資管理部填寫）3、集中采購(gòu)材料匯總表（物資管理部填寫）4、合格分供方名錄5、物資需求/采購(gòu)計(jì)劃表6、每月分項(xiàng)目大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)表7、每月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)總表附件一：物資供方評(píng)價(jià)表供方名稱：地址：聯(lián)系人：電話：傳真：電子郵箱:執(zhí)照號(hào)碼:最近年檢時(shí)間:法人代表：網(wǎng)址:企業(yè)概況(成立時(shí)間,注冊(cè)資本，專項(xiàng)生產(chǎn)許可及相關(guān)資質(zhì)等): 產(chǎn)品執(zhí)行的質(zhì)量/環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)/供貨能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)情況：質(zhì)量/職業(yè)健康安全/環(huán)境/其他管理體系運(yùn)行情況：經(jīng)營(yíng)范圍:與公司的以往合作情況:評(píng)價(jià)結(jié)論：評(píng)價(jià)人員簽名：時(shí)間：批準(zhǔn)意見：批準(zhǔn)人：時(shí)間：附件二：物資供方重新評(píng)價(jià)表供方名稱：地址：聯(lián)系人：電話：傳真：法人代表：郵政編碼：供應(yīng)產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、總量：進(jìn)貨物資質(zhì)量控制方式：[在（）內(nèi)標(biāo)注√]復(fù)試檢驗(yàn)□外觀驗(yàn)證□本組織到供應(yīng)方驗(yàn)證□顧客到供應(yīng)方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證□顧客到本組織現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證□委托環(huán)保檢測(cè)□質(zhì)量特性符合性扣分記錄：（列簡(jiǎn)要扣分原因、時(shí)間）服務(wù)扣分記錄：（含供貨及時(shí)性、問(wèn)題處理等，列簡(jiǎn)要扣分原因、時(shí)間）供貨價(jià)格扣分記錄：（列簡(jiǎn)要扣分原因、時(shí)間）環(huán)保扣分記錄（列簡(jiǎn)要扣分原因、時(shí)間）本年累計(jì)扣分：重新評(píng)價(jià)結(jié)論：重新評(píng)價(jià)人員簽名：采購(gòu)員：海外工程協(xié)調(diào)部質(zhì)檢人員：項(xiàng)目組專業(yè)工程師：批準(zhǔn)意見：物資保障中心負(fù)責(zé)人：評(píng)價(jià)時(shí)間：年月日附件三：集中采購(gòu)材料匯總表3材料名稱：水泥計(jì)量單位：噸常用型號(hào)：進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)存放要求材料名稱：鋼筋計(jì)量單位：噸常用型號(hào)：進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)存放要求材料名稱：細(xì)沙計(jì)量單位：立方米常用型號(hào)：進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)存放要求材料名稱：粗沙計(jì)量單位：立方米常用型號(hào)：進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)存放要求材料名稱：石粉計(jì)量單位：立方米常用型號(hào)：進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)存放要求材料名稱：石子計(jì)量單位：立方米常用型號(hào)：進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)存放要求材料名稱：水泥磚計(jì)量單位：塊常用型號(hào)：進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)存放要求材料名稱：木方計(jì)量單位：塊常用型號(hào)：進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)存放要求附件四：合格分供方名錄序號(hào)評(píng)價(jià)表編號(hào)供方名稱供應(yīng)主要產(chǎn)品名稱、種類、規(guī)格地址電話聯(lián)系人備注附件五：物資需求/采購(gòu)計(jì)劃表序號(hào)名稱規(guī)格、型號(hào)單位計(jì)劃數(shù)量使用部位要求到場(chǎng)日期審定數(shù)量供應(yīng)商名稱備注編制人：項(xiàng)目經(jīng)理：物資管理部：編制時(shí)間：年月日超出項(xiàng)目預(yù)算書數(shù)量材料工程管理部審核：附件六：分項(xiàng)目月份大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)表項(xiàng)目名稱項(xiàng)目組名稱月份序號(hào)：序號(hào)供應(yīng)商名稱供貨名稱規(guī)格單位單價(jià)本月供貨數(shù)量本月供貨金額以前未結(jié)算數(shù)量以前未結(jié)算金額合計(jì)應(yīng)付金額備注合計(jì)編制人：編制日期：附件七：月大宗材料應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)總表序號(hào)：供應(yīng)商名稱項(xiàng)目名稱供貨名稱上月未結(jié)算金額本月供貨金額應(yīng)付金額合計(jì)本月批準(zhǔn)結(jié)算金額本月未結(jié)算金額供應(yīng)商1項(xiàng)目組1供應(yīng)