科研檔案整理及管理系統(tǒng)應(yīng)用指南

科研檔案整理及管理系統(tǒng)應(yīng)用指南目錄TOC\o"1-4"\h\u19974科研檔案整理指南 232248第一章概念 26624第二章整理要求 231135第三章進(jìn)入“檔案管理系統(tǒng)”錄入目錄 323534第四章歸檔 47306科研檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用指南 58077一、登陸方式（任選一種） 55548二、輸入目錄（任選一種） 63269（一）批量導(dǎo)入 622092（二）逐條輸入 15316671、創(chuàng)建檔案表 1567112、添加文件 165235三、上傳文件 1924214四、打印“移交目錄” 2126397五、常見(jiàn)問(wèn)題 2293221、無(wú)法登陸系統(tǒng)，點(diǎn)擊登陸沒(méi)有反應(yīng) 2212262、無(wú)法添加文件，點(diǎn)擊“添加”沒(méi)有反應(yīng) 2310243、無(wú)法打印，點(diǎn)擊“打印預(yù)覽”后一直顯示“正在生成目錄” 2310699六、聯(lián)系我們 24科研檔案整理指南第一章概念第一條科研檔案是指凡在科學(xué)技術(shù)研究（包括自然科學(xué)研究和哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究）項(xiàng)目（課題）的管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。第二條科研檔案由科研工作綜合性、管理性文件材料和科研項(xiàng)目材料組成。第三條科研工作綜合性、管理性文件材料整理單位“件”，科研項(xiàng)目材料整理單位“卷”第二章整理要求第四條科研工作綜合性、管理性文件材料整理參照《蘭州大學(xué)部門(mén)歸檔文件整理細(xì)則》第五條科研項(xiàng)目材料整理1.根據(jù)材料形成規(guī)律，將每個(gè)科研項(xiàng)目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，視其材料多少，組成一個(gè)項(xiàng)目一卷或一個(gè)項(xiàng)目數(shù)卷；2.按科研項(xiàng)目的科研準(zhǔn)備階段、研究階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及推廣應(yīng)用五個(gè)工作階段整理、組卷；3.每卷分別用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)碼，正面編在右上角，背面有文字圖表的編在左上角；4.如果一卷的頁(yè)數(shù)超過(guò)200頁(yè)（A4單面），超過(guò)100頁(yè)（A3單面），請(qǐng)將此件分成兩件或多件，每件單獨(dú)編頁(yè)。5.成套、成冊(cè)的科研文件宜保持其原有形態(tài)，如有系統(tǒng)準(zhǔn)確的頁(yè)號(hào)，可以不再重復(fù)編；6.整理時(shí)注意剔除多余的重份文件和不必要的復(fù)制件；7.歸檔文件材料的裝訂：在保證文件材料完整、安全的情況下可以不裝訂，經(jīng)檔案館人員審核后裝訂；如果裝訂，請(qǐng)購(gòu)置不銹鋼針裝訂，統(tǒng)一采用在距左側(cè)邊沿1.2厘米、距上下邊沿7厘米處裝訂；第三章進(jìn)入“檔案管理系統(tǒng)”錄入目錄第六條錄入注意事項(xiàng)：1.同一項(xiàng)目錄入一個(gè)檔案表，著錄項(xiàng)目按實(shí)際內(nèi)容填寫(xiě)；2.責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，可使用規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。兩個(gè)單位以上，一般只填寫(xiě)主辦單位。合同、協(xié)議應(yīng)填寫(xiě)甲、乙兩個(gè)單位名稱(chēng)；3.文號(hào)：填寫(xiě)文件的文號(hào)，項(xiàng)目編號(hào)，不能省略，無(wú)編號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)；4.題名：照錄文件標(biāo)題，不得省略或變更。無(wú)標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范、或標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容需加方括號(hào)“[]”；5.日期：填寫(xiě)文件的形成時(shí)間，或結(jié)題時(shí)間，一般以落款為準(zhǔn)，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2001年5月2日，2001年11月8日，分別標(biāo)注為20010502和20011108；

6.頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每份文件的總頁(yè)數(shù)，總頁(yè)數(shù)以每份文件的最后一個(gè)頁(yè)號(hào)為準(zhǔn)；7.備注：注釋文件需說(shuō)明的情況；8.在錄入時(shí)，請(qǐng)將文件的電子版全文上傳。第七條錄入流程：參見(jiàn)“科研檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用指南”。第四章歸檔第八條歸檔類(lèi)目及范圍：參見(jiàn)《蘭州大學(xué)全宗檔案整理分類(lèi)編號(hào)方案簡(jiǎn)表、類(lèi)目設(shè)置、歸檔范圍及保管期限表》第九條歸檔時(shí)間：項(xiàng)目竣工后的三個(gè)月內(nèi)第十條打印移交目錄：在目錄空白處單位主管領(lǐng)導(dǎo)、歸檔整理人簽字，并加蓋公章；第十一條將歸檔材料按照目錄順序放置；第十二條在檔案館主頁(yè)-下載中心下載“備考表”，如歸檔材料有需說(shuō)明的，可加以說(shuō)明，如無(wú)說(shuō)明只需在“歸檔整理人”處簽名，并填寫(xiě)歸檔日期。第十三條與檔案館聯(lián)系，移交檔案。第十四條經(jīng)檔案館驗(yàn)收合格后歸檔。凡不符合要求者，檔案館有權(quán)拒絕接受，限期改正后歸檔。聯(lián)系電話(huà)：8910927聯(lián)系人：李田妹陳聞歌梁振林科研檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用指南一、登陸方式（任選一種）1、打開(kāi)鏈接：:800/2、打開(kāi)檔案館主頁(yè)，從下圖所示登陸登陸成功如下圖所示：二、輸入目錄（任選一種）（一）批量導(dǎo)入1、下載EXCEL模板（檔案館主頁(yè)->下載中心->科研項(xiàng)目歸檔目錄模板，根據(jù)模板填寫(xiě)。2、數(shù)據(jù)導(dǎo)入填寫(xiě)完上一步的EXCEL表格后，登陸系統(tǒng)，如下圖所示：點(diǎn)擊上圖的“系統(tǒng)設(shè)置”，出現(xiàn)如下界面：點(diǎn)擊上圖的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，出現(xiàn)如下界面：點(diǎn)擊上圖“瀏覽”選擇要導(dǎo)入的文件，點(diǎn)擊“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，出現(xiàn)如下界面：選擇“科研項(xiàng)目專(zhuān)題”，點(diǎn)擊上圖“一級(jí)類(lèi)目”后的▼，出現(xiàn)如下界面，點(diǎn)擊選擇“一級(jí)類(lèi)目”，如下圖所示：點(diǎn)擊上圖“二級(jí)類(lèi)目”后的▼，出現(xiàn)如下界面，點(diǎn)擊選擇“二級(jí)類(lèi)目”，如下圖所示：點(diǎn)擊上圖灰色區(qū)域的“件號(hào)”，出現(xiàn)如下界面:點(diǎn)擊上圖“件號(hào)”和“目的字段名”交叉處（紅色圈部分），出現(xiàn)如下圖所示界面：下拉選擇“案卷號(hào)及件號(hào)”，出現(xiàn)如下界面：依次點(diǎn)擊上圖的“全宗號(hào)”、“實(shí)體分類(lèi)號(hào)”……，做相似的操作，完成一一對(duì)應(yīng)，如下圖所示：點(diǎn)擊上圖的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，出現(xiàn)如下界面：點(diǎn)擊選擇賬號(hào)，點(diǎn)擊“開(kāi)始導(dǎo)入”，出現(xiàn)如下界面：點(diǎn)擊“確定”，數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)。點(diǎn)擊上圖的“檔案管理”->“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，出現(xiàn)如下界面：右擊“導(dǎo)入數(shù)據(jù)*****”，點(diǎn)擊“重命名”，出現(xiàn)如下所示界面：命名為文件材料名稱(chēng)，如“2015年科技處結(jié)題項(xiàng)目”，點(diǎn)擊確定后如下圖所示：至此，目錄導(dǎo)入成功?。ǘ┲饤l輸入1、創(chuàng)建檔案表點(diǎn)擊上圖的“創(chuàng)建”，出現(xiàn)如下圖所示對(duì)話(huà)框：選擇“科研項(xiàng)目專(zhuān)題”填寫(xiě)歸檔材料所在年份，如2017科技處科研項(xiàng)目，填寫(xiě):2017推薦寫(xiě)：年度+材料名稱(chēng)。如2017科技處科研項(xiàng)目，可填寫(xiě)為：2017科技處科研項(xiàng)目選擇“科研項(xiàng)目專(zhuān)題”填寫(xiě)歸檔材料所在年份，如2017科技處科研項(xiàng)目，填寫(xiě):2017推薦寫(xiě)：年度+材料名稱(chēng)。如2017科技處科研項(xiàng)目，可填寫(xiě)為：2017科技處科研項(xiàng)目由數(shù)字和字母組成，長(zhǎng)度小于等于10，推薦使用：年度+材料名稱(chēng)。如2017科技處材料，可填寫(xiě)為：2017kjc填寫(xiě)后如下圖所示：科研項(xiàng)目檔案輸入模板科研項(xiàng)目檔案輸入模板點(diǎn)擊上圖“新建”，則創(chuàng)建新檔案成功，系統(tǒng)自動(dòng)回到檔案管理界面，如下圖：2、添加文件點(diǎn)擊上圖中的“2017”（此為第1步創(chuàng)建的分類(lèi)），即如下圖：該表為第一步所創(chuàng)建的檔案表該表為第一步所創(chuàng)建的檔案表點(diǎn)擊上圖檔案表“2017科技處科研項(xiàng)目”或“打開(kāi)”，則如下圖所示：第一次添加文件，點(diǎn)擊上圖“添加文件”，出現(xiàn)如下對(duì)話(huà)框，填寫(xiě)示例如下：一級(jí)目錄-二級(jí)目錄，例如，此處填寫(xiě)：2017-KY11.12科技處填寫(xiě)：KY11，12社科處填寫(xiě)：KY12，12一級(jí)目錄-二級(jí)目錄，例如，此處填寫(xiě)：2017-KY11.12科技處填寫(xiě)：KY11，12社科處填寫(xiě)：KY12，12項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)年份，此處填寫(xiě)：2017全宗號(hào)：4全宗號(hào)：4格式：八位數(shù)字,如20170101對(duì)照《蘭州大學(xué)歸檔文件范圍及保管期限表》選擇，或電話(huà)咨詢(xún)格式：八位數(shù)字,如20170101其余根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)填寫(xiě)歸檔人鉛筆編頁(yè)后的實(shí)際頁(yè)數(shù)密級(jí)默認(rèn)：內(nèi)部格式：八位數(shù)字,如20170101對(duì)照《蘭州大學(xué)歸檔文件范圍及保管期限表》選擇，或電話(huà)咨詢(xún)格式：八位數(shù)字,如20170101其余根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)填寫(xiě)歸檔人鉛筆編頁(yè)后的實(shí)際頁(yè)數(shù)密級(jí)默認(rèn)：內(nèi)部添加成功后如下圖所示：后續(xù)添加文件，點(diǎn)擊上圖中的“添加文件”，填寫(xiě)相關(guān)信息，添加即可。所有文件添加完成后，如下圖所示：三、上傳文件點(diǎn)擊上圖“全文”，如下圖所示依次點(diǎn)擊上圖的“瀏覽”選擇對(duì)應(yīng)的文件，再點(diǎn)擊“將附件內(nèi)容追加到全文”，然后點(diǎn)擊“上傳”，上傳成功后，如下圖所示（對(duì)應(yīng)的全文圖標(biāo)處變?yōu)辄S色，且圖標(biāo)下有數(shù)字，數(shù)字表示上傳的文件個(gè)數(shù)）：四、打印“移交目錄”點(diǎn)擊上圖“打印當(dāng)前”，出現(xiàn)如下對(duì)話(huà)框：選擇“蘭州大學(xué)科研檔案歸檔目錄”，去掉右下角“自動(dòng)設(shè)置邊距”對(duì)勾，點(diǎn)擊打印預(yù)覽，出現(xiàn)如下頁(yè)面：目錄最后一頁(yè)空白處需目錄最后一頁(yè)空白處需經(jīng)辦人和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。目錄第一頁(yè)左上角歸檔單位蓋章。右擊選擇“打印”，移交目錄打印成功！五、常見(jiàn)問(wèn)題1、無(wú)法登陸系統(tǒng)，點(diǎn)擊登陸沒(méi)有反應(yīng)如果能上檔案館主頁(yè)，請(qǐng)?jiān)诘刂窓谌サ簟?”，然后加“:800”（冒號(hào)是英文輸入下冒號(hào)，可復(fù)制本說(shuō)明中的地址），如下圖所示：:800/:800/或者直接在地址欄輸入：:800/A.回車(chē)后，如果顯示網(wǎng)頁(yè)無(wú)法打開(kāi)請(qǐng)去掉瀏覽器代理B.回車(chē)后，顯示“蘭州大學(xué)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版”，請(qǐng)重新輸入用戶(hù)名和密碼登陸，如提示密碼錯(cuò)誤，請(qǐng)確認(rèn)輸入無(wú)誤后致電8910927查詢(xún)或重置。c.如果用360瀏覽器登陸，請(qǐng)確認(rèn)沒(méi)有被攔截2、無(wú)法添加文件，點(diǎn)擊“添加”沒(méi)有反應(yīng)請(qǐng)嘗試用其他瀏覽器登陸操作（推薦使用IE瀏覽器）或者：打開(kāi)瀏覽器右上角有個(gè)工具-兼容