接待方案(最全版)

**會務(wù)活動接待方案為做好**接待工作，確保其圓滿順利舉行，根據(jù)會務(wù)籌備組工作安排意見及分工職責，特制定本工作方案。第一部分基本情況會議概況、日程會議概況、日程（一）活動主題（二）活動地點酒店（三）活動日期6月29日--7月1日具體安排如下:6月29日陸續(xù)入住簽到；6月30日7月1日二、領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及參會代表情況（一）評委及嘉賓名單負責人：表一國際競賽評委及其隨行人員名單序號: 評委? 姓名評委簡介隨行人員情況12

34表二論壇峰會嘉賓及其隨行人員名單序號: 評委? 姓名評委簡介隨行人員情況1助理1人23助理1人45助理1人（二）集團領(lǐng)導(dǎo)及政府領(lǐng)導(dǎo)名單負責人：集團領(lǐng)導(dǎo)名單公司參會領(lǐng)導(dǎo)及其順行人員，預(yù)計3人政府領(lǐng)導(dǎo)名單（1）市級單位參會領(lǐng)導(dǎo)區(qū)級參會領(lǐng)導(dǎo)專家學者④主辦單位領(lǐng)導(dǎo)（2嘉賓名單市級單位參會部門區(qū)級單位I參會領(lǐng)導(dǎo)II參會部門專家學者主辦單位領(lǐng)導(dǎo)

三）參賽團隊人員名單表三參賽單位及人員名單序單位序單位12345人貝數(shù)人3人人人人目標人數(shù):21人（以實際入住為準）第二部分籌備工作一、工作任務(wù)自領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓確定參加活動起，至活動結(jié)束后領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓離開止，主動熱情，細致周到、安全務(wù)實，對重要賓客實行全天候、全方位、全過程服務(wù)，樹立起開放外向的***公司良好形象。二、接待原則（一）全面樹立細節(jié)決定成敗的理念，本著安全、熱情、周到、節(jié)儉、細致、精益求精的原則，做好領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓接待工作。對有關(guān)工作認真進行分解、量化，周密部署、細致安排，做到有禮有節(jié)，安全舒適，賓至如歸，確保全面完成各項接待服務(wù)工作任務(wù)。二）讓參會領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓時刻感受到我們的服務(wù)就在身邊，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓嘉賓滿意，通過國際競賽和論壇峰會，進一步與南充市、區(qū)兩級政府領(lǐng)導(dǎo)，在****項目上達成共識。三、工作分組（一）接待組：總負責人：住宿接待組：組長：組員：工作職責：明確房間分配表：房間號、房間數(shù)量、對應(yīng)人員；負責檢查客房設(shè)施設(shè)備是否完好；負責在酒店做好迎接來賓服務(wù)；負責為來賓按分配表分發(fā)房卡，貴賓需親自引領(lǐng)到房間門口（會提供貴賓名單）；會議結(jié)束后，負責檢查房間是否有遺失物品；協(xié)助辦理退房服務(wù)。膳食組：組長：組員工作職責：明確用餐人員數(shù)量、用餐地點；負責檢查酒店菜品數(shù)量是否達標、食物是否新鮮，保障用餐安全問題；負責清點餐券數(shù)量，并分發(fā)餐券；負責用餐時的用餐秩序維護，及時解決用餐人員需求；用餐結(jié)束后，負責檢查餐廳是否有遺失物品；交通調(diào)度組：組長：組員：工作職責：明確開車人員和對應(yīng)車輛；明確接送時間和對應(yīng)地點，提前規(guī)劃和熟悉道路；負責來賓的機場接送服務(wù)；負責會議期間來賓的用車服務(wù)；保證行車安全，保證會議期間的交通接待服務(wù)。機票預(yù)定組組長：組員：工作職責：①明確嘉賓與評委往返行程；②預(yù)定嘉賓與評委往返行程機票；（二）會務(wù)組總負責人：信息收集組組長：組員：工作職責：負責收集****專家評委與峰會論壇嘉賓行程安排和需求；負責收集****與峰會論壇市、區(qū)兩級政府嘉賓行程安排和需求。負責收集招采部匯總的信息負責收集營銷部匯總的信息負責收集設(shè)計部匯總的信息會議報到組：組長：組員：工作職責：設(shè)置簽到處，負責參會人員簽到；提示或引導(dǎo)參會人員準確進入會場，由會場控制組安排入座；負責分發(fā)會議相關(guān)資料、伴手禮等；設(shè)立會議咨詢臺，負責會議相關(guān)工作的咨詢和信息傳達為信息搜集組提供簽到信息。會場控制組：組長：組員：工作職責：負責會議現(xiàn)場布置；（全員）負責協(xié)助活動公司維持會場秩序；（全員）負責把控整個會議進行過程；（全員）負責對接媒體代表；（任俊穎）負責現(xiàn)場儀器設(shè)備的調(diào)試和安全把控；（吳君）負責處理會場應(yīng)急事故，指定應(yīng)急方案；負責對禮儀小姐進行培訓和現(xiàn)場指揮。嘉賓評委領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)組：組長：組員：工作職責：為在酒店住宿評委嘉賓提供日常的幫助如提供帶路服務(wù)、提供襯衣熨燙服務(wù)等熟悉酒店周圍餐飲、咖啡吧、茶藝室，為自行用餐的嘉賓提供可供選擇的地方協(xié)助嘉賓與酒店的對接提供南充周邊可考察的項目地點供嘉賓備選等（三）協(xié)調(diào)組：總負責人：專家評委協(xié)調(diào)組：組長：組員：工作職責：全面負責協(xié)調(diào)工作如提供酒店預(yù)定、會前行程落實、參會期間的聯(lián)絡(luò)聯(lián)系全面負責團體的協(xié)調(diào)工作如提供酒店預(yù)定、會議協(xié)調(diào)等。競賽團隊協(xié)調(diào)組：組長：組員：工作職責：全面負責評委團隊的協(xié)調(diào)工作如提供酒店預(yù)定、會前行程落實、參會期間的聯(lián)絡(luò)聯(lián)系四、工作職責負責舉辦的會務(wù)服務(wù)、接待和后勤保障工作。具體負責：（一）負責活動期間的會務(wù)安排及接待工作。（二）負責入住酒店簽到現(xiàn)場的布置和組織工作。（三）做好領(lǐng)導(dǎo)嘉賓出席和相關(guān)活動的組織聯(lián)絡(luò)工作。（四） 負責各種資料，宣傳LOG0,現(xiàn)場指示牌、簽到點背景設(shè)計、桌卡、相關(guān)票證，胸卡及歡迎信的制作和發(fā)放。（五） 負責收集參會嘉賓名單、行程、航班信息，做好信息收集匯總；做好賓客的迎送、住宿、乘車、參加各類活動等具體接待事宜。（七） 組織好會議期間各賓館、餐廳、招待室和會議室、活動場所的食品安全、供電、供水、通信保障工作。（八） 對相關(guān)接待禮儀駕駛?cè)藛T進行培訓。（九）為嘉賓辦理機票及火車、高速客車的票務(wù)服務(wù)。（十）配合完成其它工作任務(wù)。五、工作要求（一）向服務(wù)人員布置具體工作，并提出要求和標準，必須使每一位服務(wù)人員知道、理解服務(wù)目的。（二）布置接待工作，對駕駛員進行交通安全意識及禮節(jié)禮貌的進一步培訓，行車線路的制定和熟悉。（三） 禮儀服務(wù)人員的嘉賓接待引導(dǎo)、資料散發(fā)、公關(guān)工作以及后續(xù)工作等，進行分工，提出更高要求。（四） 對酒店簽到工作人員進行培訓，包括接待對象了解，現(xiàn)場引導(dǎo)服務(wù)，簽到流程、工作時間、輪班安排、記錄管理等。六、服務(wù)亮點（一）貼身貼心服務(wù)禮儀服務(wù)（1）規(guī)范的禮賓服務(wù)，見到與會嘉賓適時問候，形成溫馨的服務(wù)氛圍。（2）全程跟蹤式會務(wù)服務(wù)，做到及時溝通了解嘉賓需求，并及時解決。（3）設(shè)立會務(wù)咨詢服務(wù)臺，由會務(wù)組工作人員提供熱情周到的咨詢服務(wù)。（4）提供生活便利服務(wù)，讓入住酒店嘉賓時刻感受到家一般的溫馨。車輛服務(wù)（1）駕駛員提供熱忱周到的用車服務(wù)，熟練的駕駛技術(shù)，精準的路線設(shè)計，安全的乘車保障。（2）重慶江北機場航站樓機場接機口，接機人員手持導(dǎo)示牌.畫面突出主題，體現(xiàn)熱情周到的服務(wù)理念，全方面體現(xiàn)會議濃烈氛圍。（3）車輛行駛過程中，播放輕松愉悅的旋律，讓領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓得到放松和休息。（二）高素質(zhì)高標準1．全體工作人員、禮儀人員統(tǒng)一服裝，整潔、挺括、大方配合四周指示、導(dǎo)示系統(tǒng)，營造氛圍，全面展示公司的良好形象。2．一對一服務(wù)。禮儀人員一對一為領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓進行引領(lǐng)、咨詢講解等服務(wù)。（三）人員培訓6月25日開始對負責會務(wù)接待的服務(wù)工作人員進行分段有針對性的專業(yè)培訓，做好協(xié)調(diào)指導(dǎo)工作。培訓內(nèi)容標準禮儀規(guī)范培訓：（1）儀容儀表：著裝，妝容；（2）形態(tài)培訓：微笑、站姿、走姿、手勢、服務(wù)用語；（3）工作內(nèi)容培訓：迎賓與引領(lǐng)，倒水與送物。會務(wù)服務(wù)內(nèi)容培訓（1）包括人員介紹、籌備情況介紹、會議舉辦情況介紹等。情況介紹的目的是使禮儀服務(wù)人員熟悉舉辦背景、環(huán)境和條件。峰會情況，包括名稱、地點、舉辦日期、時間、場地平面、出入口、餐廳、廁所、休息廳位置等。（2）對領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的一對一服務(wù)。歡迎儀式、引領(lǐng)、講解、資料遞送等。（3）會議情況包括會議意圖、會議目的、目標觀眾、會議布局、會議流程、會議分工的整體安排等。第三部分接待工作一、會議報到（一）嘉賓迎接設(shè)立##北機場和兩個接機點，根據(jù)乘坐航班不同，抵達的航站樓時間不一致，將分別按照抵達不同航站樓及抵達時間不同予以合理安排接待。1.前期信息的搜集，掌握參會嘉賓人員確切信息。2.于6月25日前對所有參會領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓進行一對一的聯(lián)系，確認到達人數(shù)、飛機班次、到達時間等信息。6月26日根據(jù)不同到達時間確保接機事宜準確無誤。依據(jù)嘉賓搭乘的飛機航班班次，預(yù)先通過查詢航班信息，確認該班飛機是否準時或延遲，做出相關(guān)預(yù)案。指派2位工作人員根據(jù)來賓航班到達時間在指定航站樓舉牌接機。工作人員分別帶領(lǐng)嘉賓按身份及車輛使用標準乘坐不同車輛前往對應(yīng)酒店入住，隨車人員沿途簡單介紹南充風土人情。機場提前安排考斯特等候接機，按事先掌握的航班信息進行合理安排調(diào)配，對抵達的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓進行接送。車上配備礦泉水、紙巾、消毒濕紙巾及雨傘。（二）報到入住提前對入住酒店房間進行檢查，確保房內(nèi)設(shè)施完好可正常使用。并在房間擺放飲品。引導(dǎo)及服務(wù)人員為到來的嘉賓領(lǐng)導(dǎo)辦理簽到、入住手續(xù)，發(fā)放展會資料和胸卡與歡迎信，讓來賓從入住就感受到主辦方接待的細致、關(guān)懷。做好來賓信息的記錄工作，詳細記錄來賓身份信息，房間安排，返程信息。特別針對重要領(lǐng)導(dǎo)，詳細了解其生活飲食習慣，特別喜好等信息，做好相關(guān)安排。提前準備好房卡和相關(guān)資料，讓來賓在最短的時間內(nèi)能夠拿到房卡從而得到最充分的休息。大堂進口處擺放明顯路徑指示，簽到臺處擺放詳細流程、相關(guān)須知、會務(wù)交通使用方式等等，以便客人準確找到酒店各地方位置并熟知會議流程。歡迎信擺放在房間明顯處,提示嘉賓具體行程安排，服務(wù)信息及會務(wù)組的電話。結(jié)束當天的接待工作后，對嘉賓信息進行匯總，向會務(wù)組反饋。具體內(nèi)容包括應(yīng)到嘉賓、實到嘉賓、入住信息、未到原因、返程信息及后續(xù)進展等信息。二、兩項商務(wù)活動的住宿（一）單位酒店由我司統(tǒng)一預(yù)定，費用由參賽單位自理。（二）工作人員為配合活動需要，需在酒店留守4名司機、4-6公司工作人員。為出席兩項活動的公司領(lǐng)導(dǎo)與參會的貴賓提供24小時的服務(wù)。因此，公司工作人員預(yù)計需要6間房。（三）預(yù)留房間總數(shù)預(yù)計需要12間房、公司工作人員預(yù)計需要6間房、備用房間4間，總計45間房。預(yù)留房間總數(shù)見表四。表四預(yù)留房間總數(shù)序號項目房間數(shù)1集團公司領(lǐng)導(dǎo)及其隨行人員3212321465備用房間3總計45間（四）住宿天數(shù)根據(jù)營銷部提供的參會接待安排計劃。6月29日，報到、參賽單位報到、報到；6月30日，兩項活動日程安排共計3天。三、餐飲（一）情況說明報到當日因抵達時間不一，較晚抵達的嘉賓無法正常用餐。（二）解決方案入住晚餐時間18：00——20：30，可要求酒店延遲至22：00-豐富的中西自助晚餐供所有賓客享用。（三）會議期間餐飲安排分兩種形式1.重要領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓設(shè)置單獨就餐區(qū)提供中式。2.其他參會嘉賓在酒店餐廳憑餐券選用自助餐?，F(xiàn)場準備30個菜品種類供選擇。（菜單酒店方提供）四、交通提前確認參會嘉賓往返的接送（機場、車站）信息及會議期間的所有用車需求，提前安排工作人員及車輛，全力做好車輛保障工作。（一）接待用車小車3輛、公司自由車輛3輛、租借商務(wù)車一輛。（二）車輛調(diào)度根據(jù)用車需求及安排要求，合理安排時間、調(diào)度車輛、設(shè)計科學合理的行走時間及線路等等。并根據(jù)組委會提供的活動時間表、嘉賓抵達時間、人數(shù)、客人的身份及車輛使用標準進行調(diào)度安排。五、具體流程（一）會議流程1.主持人致詞2.介紹評審委員會成員及參會的市區(qū)兩級政府嘉賓介紹參賽單位宣讀審評辦法》評審委員會監(jiān)督并現(xiàn)場抽簽確定五家概念規(guī)劃設(shè)計單位匯報順序概念規(guī)劃設(shè)計單位設(shè)計方案匯報（按抽簽順序逐個進行）評審委員會向設(shè)計單位提問及點評設(shè)計單位答疑評審委員會打分、封裝現(xiàn)場評分匯總公布評審結(jié)果二）流程三）評審時間安排2018年6月30日（1）8:45評審委員會及匯報團隊到達專場會議室（2）9:00-9:15評審委員會成員及參賽單位介紹（3）9:15-9:30評審前準備工作（抽簽、匯報準備）（4）9:30-9:50設(shè)計組一匯報（5）9:50-10:05評審時間（6）10:10-10:30設(shè)計組二匯報

7)10:30-10:45評審時間8)10:45-10:55中場休息9)10:55-11:15設(shè)計組三匯報10)11:15-11:30評審時間11)12:00-14:30午餐及休息時間12)14:30-14:50設(shè)計組四匯報13)14:50-15:05評審時間14)15:10-15:30設(shè)計組五匯報15)15:30-15:45評審時間16)15:45-16:15現(xiàn)場評分匯總17)16:15-16:25現(xiàn)場成績公布及公證處公證18)16:25-17:50休息品茗19)18:00晚宴四）參賽單位迎接表五設(shè)計組接待工作人員名單序號: 單位聯(lián)系人及聯(lián)系方式接待人員及聯(lián)系方式12345表六市區(qū)兩級政府領(lǐng)導(dǎo)評委及嘉賓接待工作人員名單序號' 單位聯(lián)系人及聯(lián)系方式接待人員及聯(lián)系方式12委書記3政府區(qū)長負責4府副區(qū)長5副書記6政府副區(qū)長7表七特邀評委接待工作人員名單序號單位聯(lián)系人及聯(lián)系方式接待人員及聯(lián)系方式1會副會長234現(xiàn)任系主任、博士、教授（五）競賽評審現(xiàn)場人員安排場地布置及收整：（1）6月29日20點40分前完成場地布置；（2）人員安排：+營銷部及其配合單位設(shè)計部、人員于2018年6月30日上午7：30到達酒店會議主持人：評分匯總?cè)藛T：成績公布人員：節(jié)奏把控：邀請設(shè)計組入場：評分表收集：評分表密封：照相需求：專業(yè)攝影錄像（營銷-活動公司）-全程錄音錄像11.現(xiàn)場記錄：現(xiàn)場秩序維護：會場應(yīng)急組（活動公司2人入座順序安排：六）接待操作流程6月29日（星期五）09:00~09:451、 著正裝在公司集合2、 檢杳車輛衛(wèi)牛3、 發(fā)放工作人員證件、車輛通行證及駕駛員手套4、 準備嘉賓證、參賽手冊，并分裝信封，標明姓名509:45~12：001、指導(dǎo)現(xiàn)場工作人員（服務(wù)員）布置路徑指示、簽到臺2、在大廳等候、迎接參賽團隊，并引領(lǐng)參賽團隊在大廳集中3、清點人數(shù)，協(xié)調(diào)辦理入住、領(lǐng)取房卡12:00~18：301、 向參賽團隊介紹參賽手冊及中午用餐安排（發(fā)放自助餐券中+晚）2、 午餐，并在餐后咨詢、登記參賽單位的需求，予以滿足或答復(fù)3、 休息18:30~20：30晚餐20:40檢查現(xiàn)場布置是否妥當6月30日（星期六）0全體設(shè)計部人員著正裝在酒店門口集合

7:307:35~8:20檢查準備工作，應(yīng)急補位。08:20~08:451、在大廳等候參賽團隊并引領(lǐng)集中2、 清點人數(shù)3、 引導(dǎo)匯報團隊到達酒店專場會議室，并舉行座位安排09:00~11:301、 競賽匯報工作2、 引導(dǎo)匯報組的進退場（負責）3、 候場參賽團隊的茶水、果盤安排（負責）11:30~14：301、向參賽團隊介紹中午用餐安排（發(fā)送餐券）2、午餐14：30~16：151、 競賽匯報工作2、 引導(dǎo)匯報組的進退場（負責）3、 候場參賽團隊的茶水、果盤安排（負責）16：15~16：25引導(dǎo)候場參賽團隊到評審室聽取現(xiàn)場成績公布1引領(lǐng)參賽團隊至會場內(nèi)指定區(qū)域就座，休息品茗座位名牌；（評審委員會、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓、參賽單位）3?投影顯示設(shè)備，HD高清數(shù)據(jù)線，VGA轉(zhuǎn)接頭，OS轉(zhuǎn)HD接頭，匯報激光筆（綠光12支）；（無線）耳麥（2套）；?；顒訌V告橫幅、導(dǎo)視標識；稿紙、中性筆；（20套以上）抽簽筒、油皮密封袋（10個）、密封紙、膠水、密封箱（1個）備用匯報電腦：（設(shè)計部）接待室水果茶水準備需營銷設(shè)計類物料（1）國際競賽參賽牌；（2）國際競賽主持詞；（設(shè)計部完成，營銷配合修改）（3） 國際競賽簽到手冊及背景墻；（4） 國際競賽現(xiàn)場導(dǎo)視牌；（5）國際競賽手冊；（設(shè)計部完成內(nèi)容，營銷配合設(shè)計版面）以上所有物料及設(shè)備需要6月27日前準備、調(diào)試完畢。29號18點以前設(shè)備終檢及就位（八）用餐安排用餐場酒店1.午餐人員：領(lǐng)導(dǎo)及評委嘉賓、公司工