某公司文書檔案管理實施細則

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔北京分公司文書檔案管理實施細則第一章總則第一條為規(guī)范通號工程局集團北京分公司（以下簡稱“分公司”）文書檔案管理工作，統(tǒng)一文書檔案工作標準，充分發(fā)揮文書檔案的作用，根據(jù)國家檔案局《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》、《中國鐵路通信信號股份有限公司檔案管理辦法》、《中國鐵路通信信號股份有限公司文書檔案管理實施細則》（辦公函〔2011〕5號）和《通號工程有限公司文書檔案管理實施細則》（通京工程辦公【2013】70號）的相關(guān)要求特制定本細則。第二條本細則適用于分公司及各部門、項目部。第二章文件材料的收集、歸檔第三條文書檔案,是指企業(yè)在各項工作中形成的應(yīng)當歸檔保存的文件材料。第四條文件材料的收集歸檔工作,應(yīng)納入各企業(yè)工作計劃,納入領(lǐng)導工作議程，納入部門的職責范圍和文書處理人員（含兼職文書人員）的崗位責任制。第五條各部門、項目部在其職能活動中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，必須由文書處理人員收集整理,及時向檔案部門移交歸檔，不允許承辦部門或個人分散保存。分公司應(yīng)建立文件材料歸檔責任追究制度，不按要求歸檔、造成文件材料丟失的應(yīng)追究當事人或部門的責任。第六條分公司各級文書處理人員在文件材料收集、整理、歸檔時，應(yīng)做好以下工作：（一）按照歸檔范圍，將需歸檔的文件材料收集齊全、完整；（二）對歸檔文件進行價值鑒定，確定保管期限；（三）確定文件材料的秘密等級，文件應(yīng)單獨存放；（四）按照文件材料之間的聯(lián)系和特征進行分類整理。第三章歸檔范圍第七條企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料，應(yīng)列入歸檔范圍（見附件1）及時歸檔。第八條歸檔文件材料的來源：（一）本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料；（二）本企業(yè)所屬或派出機構(gòu)(包括境外機構(gòu))應(yīng)報本企業(yè)的文件材料;（三）本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備附帶的文件材料；（四）本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；（五）本企業(yè)參與的合作項目,合作企業(yè)按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；（六）本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。第四章歸檔要求第九條歸檔文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系,并符合有關(guān)標準、規(guī)范要求。第十條歸檔文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件歸檔后不得更改。第十一條外文或少數(shù)民族文字材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。第十二條電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存，即反映同一內(nèi)容而載體不同的文件材料要保持其一致性（紙質(zhì)、電子文件一致）。第十三條歸檔文件的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。第十四條歸檔文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。第十五條兩個以上企業(yè)合作完成的項目，由主辦企業(yè)保存全套文件材料，協(xié)辦企業(yè)保存與承擔任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其規(guī)定執(zhí)行。第十六條分公司各部門、項目部應(yīng)設(shè)立專（兼）職檔案（文書）管理人員，該人員將所屬部門、項目部應(yīng)確保歸檔文件材料的收集整理完整、準確、齊全，整理完畢并編制移交清冊，向分公司檔案管理部門移交。重要的文件材料移交時應(yīng)編制歸檔說明。分公司檔案管理部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。第十七條交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。第五章歸檔時間第十八條管理性文件材料一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。第十九條電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。第二十條分公司員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。第二十一條分公司各指揮部、項目部工作終止、機構(gòu)撤銷之前，應(yīng)將機構(gòu)存在期間形成的有參考利用價值的文件材料整理立卷移交分公司檔案管理部門保管。第二十二條下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：（一）變更、修改、補充的文件材料；（二）企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；（三）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；（四）其他臨時活動中形成的文件材料。第六章歸檔文件的整理第二十三條歸檔文件按照全宗整理，一個企業(yè)在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗，同一個全宗的檔案不得拆散，不同全宗的檔案不得混在一起。劃分檔案全宗的原則是：（一）行政上可以獨立行使職權(quán)，能夠以自己的名義單獨對外行文的單位；（二）財務(wù)上是一個獨立的會計單位，可以單獨編制預、決算或財務(wù)計劃的單位；（三）設(shè)有專門的人事機構(gòu)或管理人事的干部機構(gòu)，有一定的任免權(quán)的單位。第二十四條一個全宗的全部檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時間、內(nèi)容和形式，分門別類，區(qū)分不同的保管期限，進行科學分類，系統(tǒng)排列。歸檔文件可以采用保管期限--年度--機構(gòu)或年度--機構(gòu)--保管期限等分類方法。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。第二十五條件是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件（如定稿過厚不易固定可單獨為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多不易固定可各為一件）；原件與復制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復文、請示與批復同一年度的為一件，不同年度的可分開（但須標識相互存放的位置）；沒有批復的重要請示可視為一件。第二十六條固定（一）歸檔文件應(yīng)按件固定，每件可加裝首頁紙。固定時,正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文在后。批復在前，請示在后。人事令等可合并固定。（二）歸檔文件的固定方式和用品的選擇,以保持整齊、完整、安全，不損壞和不銹蝕文件，便于保管，不丟失，方便利用為原則。第二十七條分類（一）歸檔文件采用以下兩種分類方法：1．年度一保管期限一機構(gòu)分類法；2．保管期限一年度一機構(gòu)分類法；在一個立檔企業(yè)內(nèi)部只能采用一種分類方法。（二）文件排列的順序應(yīng)按黨、政、工、團、其它。行政部門中機構(gòu)排列順序，可按照本企業(yè)機構(gòu)序列表的規(guī)定（或習慣）排列，綜合性部門在前，業(yè)務(wù)部門在后，不同保管期限、不同內(nèi)部組織機構(gòu)的文件不能混淆，黨委(總支)與紀檢委形成的文件必須分開。聯(lián)合行文，定稿由主辦部門歸檔，其它部門歸正本。業(yè)務(wù)部門起草以機關(guān)或辦公室名義制發(fā)的文件,由負責起草的部門歸檔。（三）歸檔文件的年度，以文件簽發(fā)日期為準?？缒甓刃纬傻奈募w入辦結(jié)年（跨年度形成的會議文件歸入閉幕年，跨年度形成的案件文件歸入結(jié)案年）；規(guī)章制度類性文件歸入公布（批準）年；工作報告、總結(jié)、計劃及各種統(tǒng)計資料有文號的歸入文件形成年；無文號的歸入其內(nèi)容針對年；長遠規(guī)劃、多年工作總結(jié)、報告、表彰等文件歸入形成年；年度總結(jié)和第二年計劃在一起的文件，歸入文件形成年；會議記錄不得跨年度歸檔；正本與定稿，來文與復文等作為一件時，文件的日期應(yīng)以固定時排在前面的文件日期為準。第二十八條排列（一）歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度排列。（二）沒有文號的文件，如：會議文件、會議記錄、會議紀要、統(tǒng)計報表、工作計劃、工作總結(jié)等可按內(nèi)容相對集中，按時間先后排列。（三）同一立卷部門內(nèi)不同級別的文件應(yīng)以本級文件為主，排列時本級有文號的文件在前，無文號的文件在后。其它文件按不同級別排列。第二十九條編號（一）為固定歸檔文件在全宗中的位置和排列順序，文書處理部門應(yīng)對歸檔的每件文件編室件號，并在每件文件上加蓋歸檔章式樣見（附件4），填寫全宗號式樣見（附件3）、年度、保管期限、機構(gòu)、室件號。檔案部門填寫?zhàn)^件號和盒號。1．全宗號：工程局集團下發(fā)給分公司的立檔企業(yè)代號。2．年度：歸檔文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2014”；3．保管期限：歸檔文件的保管期限（永久、長期、短期）或代碼（永久1、長期2、短期3）。4．機構(gòu)：分公司內(nèi)部組織機構(gòu)的名稱（或規(guī)范化的簡稱）。5．件號：文件的排列序號。室件號：文書處理部門編寫的文件排列順序號。6．館件號：檔案進館時檔案部門根據(jù)檔案變動情況編制的件號。7．盒號：檔案部門對歸檔文件以盒為單位編制的順序號。（二）歸檔章蓋在歸檔文件首頁（首頁紙或文件處理單）上端的空白位置，填寫各欄項目時，應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料或刻制的小章加蓋（一般用紅色印泥加蓋印章，用蘭、黑色填寫或加蓋內(nèi)容）。第三十條編目文書處理部門應(yīng)依據(jù)歸檔文件分類方案和編號順序編制歸檔文件目錄。（一）歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文編目，來文標題用〔〕表示。歸檔文件目錄式樣見（附件5）設(shè)置盒號、件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、電子文件名、備注、機構(gòu)、電子文件載體號等項目。1．盒號（解釋同前）；2．件號（同室件號）；3．責任者：文件的制發(fā)部門，即文件的發(fā)文或署名者。聯(lián)合發(fā)文時應(yīng)將所有責任部門及責任者照實抄錄，填寫責任者時，應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用本公司、本部門等含義不明的簡稱。4．文號：文件的發(fā)文字號，由機關(guān)代字、年度、順序號組成。轉(zhuǎn)發(fā)文件和來文文件的字號，如不能在文號欄內(nèi)顯示，可在標題后加〔〕注明。5．題名：文件標題。附件、被轉(zhuǎn)發(fā)文件的題名及文件字號可加“〔〕”抄在正文標題下，文件有副標題的，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副標題一般無須抄錄，文件沒有標題或標題不規(guī)范、含義不清的，可自擬標題，外加“〔〕”號。有的正件題名不能反映附件內(nèi)容，可在正件題名后抄錄附件題名外加“〔〕”號。6．日期：文件簽發(fā)日期。以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日。如2012年08月08日，填寫為：20120808。7．頁數(shù)：指每一件歸檔文件的總頁數(shù)（來文與復文為一件時，應(yīng)填來文與復文的累加頁數(shù)），文件中有圖文的頁面為一頁，文件處理單為一頁，大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前的頁面數(shù)計算。原文沒有頁數(shù)的文件，應(yīng)用鉛筆加編頁數(shù)，正面頁編在右下角，反面負編在左下角。8．電子文件名：電子文件歸檔時使用的文件名和文件擴展名。9．備注：注釋文件需要說明的情況。10．機構(gòu)：解釋同前。11．電子文件載體號：電子文件脫機存儲載體的編號，由檔案部門填寫。（二）歸檔文件目錄應(yīng)按保管期限裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面式樣見（附件6）設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項目。（三）歸檔文件目錄及封面采用橫式打印。（四）一個立檔企業(yè)的歸檔文件目錄在匯總時，可按本企業(yè)歸檔文件分類方案進行固定。（五）為查找方便，應(yīng)編制歸檔文件目錄索引式樣見（附件7）。在每頁歸檔文件目錄及封面右上角編制頁號，將每個立檔企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)文件的總件數(shù)及歸檔文件目錄所在頁號填入歸檔文件目錄索引內(nèi)。第三十一條裝盒歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。不同年度、不同保管期限、不同機構(gòu)的文件不能放在同一盒內(nèi)。（一）檔案盒1．檔案盒的外形尺寸為310mm＊220mm（長＊寬），盒脊厚度為20mm、30mm、40mm等式樣見(附件8)。2．檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊（底邊）設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)、室件號、館件號（室、館件號填寫盒內(nèi)文件起止件號，中間用“一”號連接）、盒號等項目式樣見（附件9、10）。3．檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱（即立檔企業(yè)名稱全稱）。（二）備考表備考表式樣見（附件12）放在盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。1．盒內(nèi)文件情況說明。填寫文件收集的齊全、完整程度和文件缺損、補充、移出、銷毀等情況。2．整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。3．檢查人：檔案部門負責檢查檔案質(zhì)量的人員姓名。4．日期：歸檔文件整理完畢的日期。第三十二條移交（一）文書處理部門將以件為保管單位的歸檔文件裝盒后，填寫盒脊相關(guān)內(nèi)容，按盒移交給檔案管理部門，檔案管理部門經(jīng)過整理（統(tǒng)一填寫脊背內(nèi)容）、編目（匯總歸檔文件目錄）、按分類方案排列上架，提供利用。（二）文書處理部門向檔案部門移交歸檔文件材料時，要編制“移交清冊”式樣見（附件11），并附歸檔文件目錄，一式兩份，雙方點收并檢查歸檔文件質(zhì)量合格后，在移交清冊上簽名蓋章，雙方各存一份備查。第七章檔案的保管和統(tǒng)計第三十三條保管期限的劃分：文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期3種，永久為50年以上，長期為16～50年，短期為15年以下。對本企業(yè)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保存;對本企業(yè)在較長時期內(nèi)有利用價值的檔案，列為長期保存;對本企業(yè)在較短時期內(nèi)有利用價值的檔案，列為短期保存。介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長，詳見附件2。第三十四條檔案密級的劃分：屬于國家秘密的文件資料，應(yīng)按規(guī)定標明密級（、、秘密），確定保管期限。屬于企業(yè)商業(yè)秘密的文件資料，如重大科研成果、發(fā)明創(chuàng)造以及試驗、生產(chǎn)的配方和工藝訣竅、審計報告等，應(yīng)由文件形成部門標明并確定保密期限。保密期限屆滿的，自行解密；保密期限需要延長的，由原確定密級和保管期限的部門決定；在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保管期限的部門或者上級機關(guān)應(yīng)當及時解密。第三十五條文書檔案的保管：（一）分公司檔案管理部門應(yīng)建立必要的制度，增添必要的設(shè)備，采用科學方法，做好檔案的保管工作，保護檔案的安全，延長檔案的壽命。具有永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時修補或復制，并在備考表上注明。各部門、項目部有責任將所屬文書統(tǒng)一按照檔案管理的相關(guān)要求進行保管，按期整理并提交檔案管理部門；（二）檔案庫房是保存企業(yè)的重地，必須設(shè)在安全地點，結(jié)構(gòu)堅固，室內(nèi)保持適當?shù)臏囟群拖鄬Φ臐穸龋囟纫话銥?4～24℃，相對濕度為45～60％），有防火、防盜等“八防”設(shè)施和措施。檔案庫房應(yīng)有專人負責管理，實行定期檢查和清點制度，并做好平時記錄。第三十六條檔案工作人員調(diào)動時，必須在離職前將所管理的檔案數(shù)量和狀況交待清楚后辦理交接手續(xù)。第三十七條文書檔案的統(tǒng)計：檔案統(tǒng)計工作是檔案管理的一項基礎(chǔ)工作，分公司檔案管理部門必須建立登記和統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用、鑒定、銷毀及編研開發(fā)等情況進行登記和統(tǒng)計。年末需編制、填寫本企業(yè)文書檔案年度統(tǒng)計表和歷年統(tǒng)計表，對統(tǒng)計數(shù)字必須認真核實，并按規(guī)定向上級機關(guān)報送檔案統(tǒng)計年報表。第八章檔案的利用第三十八條檔案工作人員應(yīng)了解本企業(yè)的歷史和業(yè)務(wù)，熟悉所保管的檔案情況，主動開展檔案利用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、歸檔文件目錄、全宗介紹等，提高查找效率；應(yīng)協(xié)同有關(guān)部門，編制組織機構(gòu)沿革、大事記、文件匯編、專題資料、專題目錄等資料，為分公司各項工作服務(wù)。第三十九條檔案管理部門應(yīng)根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定和分公司檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復制等制度、辦法，嚴格借閱手續(xù)，處理好保密和利用的關(guān)系。第四十條檔案，調(diào)閱部門必須指定專人借閱，持有介紹信，說明借閱理由，經(jīng)本企業(yè)主管檔案工作的領(lǐng)導批準，方可借閱。第四十一條調(diào)閱本部門檔案，可持有效證件借閱；調(diào)閱其他部門檔案，需經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導批準。黨委、紀委形成的檔案，除形成檔案的部門利用外，其他單位、部門借閱時必須持單位介紹信，經(jīng)形成檔案部門的負責人批準。第四十二條借閱檔案資料，一般只限在檔案調(diào)閱室或辦公室查閱，如有特殊情況需要借出時，須經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導批準，辦理借出手續(xù)，借出的檔案不準帶至辦公場地以外的地點和公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。第九章檔案的鑒定和銷毀第四十三條鑒定檔案要用歷史的、全面的、發(fā)展的觀點，正確分析和鑒別檔案的價值，準確劃分檔案的保管期限：（一）鑒定某一部分檔案時，應(yīng)以檔案部門為主，由形成部門人員參加，組成鑒定小組；全面鑒定時，應(yīng)成立專門鑒定委員會；（二）鑒定人員要按照文書檔案保管期限表，對檔案進行直接、具體地審閱，把握文件所記述、說明的事情、事件、問題的真實性，文件作者、名稱的可靠程度，產(chǎn)生時間、外形情況以及全宗內(nèi)檔案完整程度，進行綜合分析，不能簡單地根據(jù)檔案的目錄、文件的標題來劃定保管期限；（三）鑒定工作要堅持保存從寬、銷毀從嚴，孤本從嚴、復本從寬的原則;（四）鑒定工作要做到存、毀恰當，手續(xù)清楚。凡是經(jīng)過變動的案卷或文件，都應(yīng)將剔出文件的內(nèi)容、鑒定時間、經(jīng)手人姓名等，在盒內(nèi)備考表上如實注明。第四十四條對已經(jīng)超過保管期限的文書檔案進行鑒定、銷毀：（一）對改變保管期限繼續(xù)留存的檔案，要編造目錄，插入相應(yīng)的年度；（二）對確無保管價值的需要銷毀的檔案，寫出鑒定工作報告，編造銷毀清冊和銷毀目錄，經(jīng)形成檔案的部門復審后，報請檔案形成部門的分管領(lǐng)導審批銷毀；（三）銷毀檔案時要有兩人以上進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字；（四）鑒定工作結(jié)束后，要將鑒定工作報告、銷毀清冊、目錄等，列入當年的檔案內(nèi)長期保存。第十章檔案的移交第四十五條分公司的檔案不得任意分散、轉(zhuǎn)移和銷毀。每年上半年內(nèi)，文書檔案形成部門必須按時向分公司檔案管理部門移交上一年度形成的全部檔案。由移交部門填寫歸檔文件移交清冊、歸檔文件目錄一式兩份，交接雙方蓋章和經(jīng)辦人簽字后各存一份。第四十六條臨時機構(gòu)（如工程指揮部、項目經(jīng)理部、辦事處等）和駐外機構(gòu)所形成的檔案，在機構(gòu)撤消后必須指定專人進行整理，按隸屬關(guān)系向分公司檔案管理部門移交。第四十七條企業(yè)或機構(gòu)在撤銷、合并以及名稱變更或者發(fā)生其它重大事項變動時，其檔案材料應(yīng)由原企業(yè)按規(guī)定整理。如撤銷，應(yīng)向上一級檔案管理部門移交；如合并，應(yīng)向上一級檔案管理部門指定的企業(yè)移交。第十一章附則第四十八條本實施細則由綜合部負責解釋。第四十九條本實施細則自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1.文件材料歸檔范圍2.文書檔案保管期限表3.分公司檔案全宗號表4.歸檔章式樣5.歸檔文件目錄式樣6.歸檔文件目錄封面式樣7.歸檔文件目錄索引式樣8.檔案盒封面式樣9.檔案盒盒脊編號式樣110.檔案盒盒脊編號式樣211.歸檔文件移交式樣12.備考表式樣13.文書檔案管理流程圖附件1文件材料歸檔范圍一、黨群工作形成的文件材料（一）黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關(guān)會議。（二）黨組織建設(shè)、黨員和干部管理、黨紀監(jiān)察工作、重要政治活動或事件。（三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)工作。（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。（五）專業(yè)學會、協(xié)會工作，群眾團體活動。二、行政管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準，企業(yè)章程。（二）企業(yè)治理結(jié)構(gòu)（包括董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層，下同）構(gòu)成及變更，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)及變更。（三）企業(yè)董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層的活動。（四）綜合性行政事務(wù)，企業(yè)事務(wù)公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的管理。（五）法律事務(wù)，紀檢監(jiān)察，公證工作。（六）審計工作。（七）職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務(wù)任免，職稱評聘。（八）職工教育與培訓工作。（九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。（十）后勤福利，住房管理。（十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災害。（十二）外事工作。三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略決策。（二）計劃管理，責任制管理，各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析。（三）資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理，資本運作，對外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營管理，產(chǎn)權(quán)變動，清產(chǎn)核資。（四）屬企業(yè)所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理。（五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。（六）商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)調(diào)查等。（七）財務(wù)管理，資金管理，成本價格管理，會計管理。（八）物資采購、保存、供應(yīng)和流通。（九）經(jīng)營業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理。（十）境外項目管理。（十一）招投標項目管理。四、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料（一）生產(chǎn)準備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作。（二）質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作。（三）能源管理。（四）企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理。（五）生產(chǎn)安全，消防工作，交通管理。（六）環(huán)境保護、檢測與控制。（七）計量工作。（八）標準化工作。（九）檔案、圖書、情報工作。五、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料A工業(yè)企業(yè)（一）產(chǎn)品的市場調(diào)研、立項論證、設(shè)計。（二）產(chǎn)品的工藝、工裝、試制、加工制造。（三）產(chǎn)品的檢驗、包裝。（四）產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù)。（五）產(chǎn)品鑒定、評優(yōu)。（六）產(chǎn)品質(zhì)量事故分析及處理。B非工業(yè)企業(yè)（一）業(yè)務(wù)項目的研發(fā)與形成。（二）業(yè)務(wù)項目的經(jīng)營（三）業(yè)務(wù)項目的保障與監(jiān)督。六、科學技術(shù)研究工作形成的文件材料（一）科研項目的調(diào)研、申報立項。（二）科研項目的研究、實驗。（三）科研項目的總結(jié)、鑒定。（四）科研項目的報獎、推廣應(yīng)用。七、職工個人管理形成的文件材料（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。（二）職工的鑒定、考核。（三）職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘。（四）職工的獎勵與處分。（五）職工的工資、保險、福利待遇等。（六）職工的培訓與崗位技能評定等。（七）其他記載個人重要社會活動的文件材料。八、其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的文件材料。

附件2文書檔案保管期限表順號條款名稱保管期限一會議文件（一）本企業(yè)黨政工團紀召開的代表大會、工作會議的文件材料1通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀要、主席團會議記錄、簡報等永久2大會發(fā)言、提案、賀信、賀電、重要的照片、錄音（像）帶長期3一般簡報、參考文件、小組記錄、會議服務(wù)的計劃、總結(jié)短期（二）本公司議事機構(gòu)（董事會、監(jiān)事會、理事會以及分公司總經(jīng)理辦公會）會議記錄、紀要、決定永久（三）本企業(yè)黨委、行政領(lǐng)導會議文件材料，如黨委會、全委會、常委會、擴大會，總經(jīng)理辦公會，黨政聯(lián)席會議的決議、決定、記錄、紀要、領(lǐng)導人講話、討論通過的文件永久（四）本企業(yè)紀委、工會、團委的會議記錄、紀要、決議事項長期（五）本企業(yè)專業(yè)會議、現(xiàn)場會議的領(lǐng)導講話、重要發(fā)言稿、經(jīng)驗交流材料長期（六）電話會、小型座談會議記錄、文件材料短期（七）參加上級機關(guān)會議帶回的文件材料長期1重要的、需要貫徹執(zhí)行的長期2一般的短期二上級機關(guān)和本企業(yè)頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、指示、命令、通知、批復、請示、批復等文件材料（一）上級機關(guān)頒發(fā)的1直屬上級機關(guān)頒發(fā)的、屬本企業(yè)主管業(yè)務(wù)的、非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要的文件材料永久2直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料長期3代上級機關(guān)草擬并被采用的重要文件最后草稿長期4其他需要執(zhí)行的文件材料短期（二）本企業(yè)制發(fā)的1方針、政策法規(guī)性的、反映主要職能活動的、重要業(yè)務(wù)問題的永久2一般業(yè)務(wù)問題的、在較長時間內(nèi)要查考利用的長期3事務(wù)性有參考價值的短期（三）本企業(yè)的請示與上級機關(guān)的批復、下屬企業(yè)的請示與本企業(yè)的批復1方針政策性的、重要問題的永久2一般事務(wù)性問題長期（四）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的1方針政策性的、重要業(yè)務(wù)問題的長期2一般性的、非本企業(yè)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的短期三計劃、規(guī)劃文件（一）上級機關(guān)編制下達的長遠計劃、年度計劃、控制數(shù)字長期（二）本企業(yè)編制的1年度以上的永久2季度以下的長期四總結(jié)、報告、調(diào)查研究等文件材料（一）本企業(yè)的1年度及年度以上的黨、政工作總結(jié)，調(diào)研工作中形成的典型、系統(tǒng)的重要文件材料永久2主要職能活動年度以上的總結(jié)、專題總結(jié)，各種普查工作、質(zhì)量體系認證中形成的綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報告、質(zhì)量手冊長期3一般性的報告、調(diào)研材料、程序文件、質(zhì)量記錄短期五統(tǒng)計報表（一）本企業(yè)編制和匯總的1年度以上的以及一次性重要調(diào)查統(tǒng)計報表和統(tǒng)計材料永久2半年以下的長期3季度以下的短期六組織機構(gòu)、人員編制文件材料（一）本企業(yè)組織機構(gòu)成立、撤消、合并、更改名稱、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料永久七本企業(yè)員工的錄用、任免、晉級、調(diào)轉(zhuǎn)、獎懲等文件材料（一）錄用、任免、定職、定級、調(diào)資、職稱評聘、調(diào)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料1上級機關(guān)管理、批準的永久2本企業(yè)管理、批準的長期（二）員工（干部、工人）名冊永久（三）組織關(guān)系介紹性存根短期（四）重大發(fā)明創(chuàng)造、有重大功績的獎勵文件材料1省、部級及以上的永久2地、市級及以下的長期3本企業(yè)管理、批準的長期（五）對有關(guān)人員的處分材料1影響大、問題嚴重的永久2一般的八各種事故形成的文件材料（一）有重大經(jīng)濟損失和政治影響的重大、大事故永久（二）重大事故、惡性事故長期（三）大事故短期九紀檢、監(jiān)察、審計工作中形成的文件材料（一）上級機關(guān)管理、批準的永久（二）本企業(yè)管理、批準的長期十編輯的并反映主要職能活動的出版物定稿和樣本（一）本企業(yè)編輯的史、志、年簽、組織機構(gòu)沿革、大事記永久十一本企業(yè)與國內(nèi)外有關(guān)單位、專家、技術(shù)人員來往文書、鑒訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料（一）有歷史意義和長遠利用價值的永久（二）重要的長期（三）一般的短期十二本企業(yè)關(guān)于出國考察、友好往來、參加會議等外事活動形成的文件材料（一）重大活動的主要文件永久（二）一般活動的審批手續(xù)、考察報告長期（三）其他文件材料短期十三人民來信來訪材料（一）有省部級以上領(lǐng)導人重要指示和處理結(jié)果的永久（二）有上級機關(guān)或成本企業(yè)領(lǐng)導人重要指示和處理結(jié)果的長期（三）其他有重要處理結(jié)果的，以及沒有處理結(jié)果的短期十四本企業(yè)有關(guān)房地財產(chǎn)、物資設(shè)備、檔案等交接憑證長期十五黨和國家領(lǐng)導人、省部級領(lǐng)導人在視察、檢查本企業(yè)工作中形成的題詞、題字、講話等重要的文字和聲像材料永久

附件3北京分公司檔案全宗號表序號單位名稱簡稱全宗號1通號工程局集團北京分公司北京分公司018附件4歸檔章式樣231011機構(gòu)全宗年度77期限盒號217217室件號館件號77111214151567附件5歸檔文件目錄式樣單位：毫米歸檔文件目錄30機構(gòu)：電子文件載體號：20盒號20件號責任者文號題名日期頁數(shù)電子文件名備注1717151530258515153025裝裝訂線12121212122525附件6歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱___________________________________________________年度___________________________保管期限_________________________________附件7歸檔文件目錄索引式樣30歸檔文件目錄索引期限：單位：毫米序號機構(gòu)總件數(shù)盒起止號目錄所在頁號備注序號機構(gòu)總件數(shù)盒起止號目錄所在頁號備注103515251528103515251528裝裝訂線101010161610101025202520附件8檔案盒封面式樣單位：毫米全宗名稱附件9檔案盒盒脊編號式樣1202030303030全宗號年度期限機構(gòu)室件號館件號盒號3030303031030310303030303030

附件1030檔案盒盒脊編號式樣2全宗號年度期限機構(gòu)室件號館件號盒號101025252525252202522025252525252510251025附件11歸檔文件移交式樣歸檔文件移交清冊共計：盒件其中：永久盒件長期盒件短期盒件移交單位：接收單位：移交人：接收人：附件12備考表式樣備考表3530情況說明：1045202025251010601010整理人：101010年月日3030附件13NNNYYNNNYY精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔文書管理規(guī)則□總則

第一條目的

為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。

第貳條范圍

本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部

門)與外界來往的文書(包括電報)及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□承辦部門

第三條總收發(fā)部門

總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。

第四條管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。

(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。(四)管理部門應(yīng)指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。

第五條主辦及會辦部門

(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。

(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門如表3.2.2：

□行文

第六條行文類別

(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。

(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。

(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。

(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。

(五)電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。

(六)表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。

(七)其他：

1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤辉V訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2.會議紀錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。

第七條行文名義、署名及印信借用

(一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：

1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：

屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。

2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：

對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。

3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。

①對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。

②對當?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。

③對稅務(wù)、金融機關(guān)的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。

4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。

對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。

營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。

5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章：

①采購部門對廠商的行文。

②人事、服務(wù)、訓練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人的行文。

7.應(yīng)依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。

8.因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準。

(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印：

1.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。

3.工務(wù)、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。

(五)需以對等身份的簽署人名義復文者，應(yīng)斟酌實情處理。

第八條行文的判行權(quán)限

(一)以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。

(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。

(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。

(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準后始得為之。

(八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。

□文書處理程式

Ⅰ.通則

第九條文書分類

(一)類：具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。

(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。

(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。

(五)其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。

第十條〓收發(fā)文登記單

(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。

(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復日期之先后次序整理，按日核對催辦。

(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復日期之先后整理，以備隨時稽催督導用。

(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。

(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。

第十一條收(發(fā))文字號的制定管理

(一)對外行文的字號

1.公司：X1X2(X3)總字第○○○○號。X1X2為公司簡稱；X3為地區(qū)別，不需

分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號。

2.事業(yè)部(含直屬部門)：X1X2(X3)X4字第○○○○號(X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。

3.營業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。

(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號

1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。

2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。

(三)收發(fā)文編號

1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。"業(yè)務(wù)接洽便函"另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。

2.復文以收文號碼為發(fā)文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。

3.主動發(fā)文號碼與一般收復文號碼采取同一編號順序。

Ⅱ.與外界來往文件

第十二條收文

(一)登記、分文

來文由收發(fā)人員拆封后，于"收(發(fā))文登記單"登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。

(二)文件的分送

收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存"收(發(fā))文登記單"第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以"分文專用卷宗"送交經(jīng)辦部門主管核定"要""否"答復及處理期限，記入"收(發(fā))文登記單"第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當天簽收后，夾放于"分文專用卷宗"退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。

(三)文件交辦

經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入"收(發(fā))文登記單"第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。

(四)文件處理

1.經(jīng)辦人辦理文件時，應(yīng)將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。

2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、結(jié)果或復文摘要記錄于"收(發(fā))文登記單"第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時，得以"文書簽辦單"補充，簽辦單隨同"收(發(fā))文登記單"第五聯(lián)流程處理)，并填記預定保存期限及銷案或待復日期后連同來文(復文時需附復文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將"收(發(fā))文登記單"第三聯(lián)抽出銷案。

3.收發(fā)人員收到辦妥的來文及"收(發(fā))文登記單"第四、五聯(lián)時：

①如無需復文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。

②如需復文者，將復文及復文搞送請監(jiān)印人員用印后，復文封發(fā)投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復文底本留存。

4.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。

第十三條主動發(fā)文

(一)擬稿、登記

經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附"收(發(fā))文登記單"一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預定保存年限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。

(二)發(fā)文處理

收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿"收(發(fā))文登記單"(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。

第十四條外界復文的處理

收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。

Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件

第十五條行文方式

(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、

公告等函件無需復文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：

1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。

2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。

3.受文部門依前二項的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。

(二)以"業(yè)務(wù)接洽便函"行文者，依第十六條規(guī)定辦理。

(三)各類文書的行文，應(yīng)就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。

第十六條業(yè)務(wù)接洽便函之處理

(一)發(fā)文

經(jīng)辦人發(fā)文時，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于"業(yè)務(wù)接洽便函"第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載?quot;收(發(fā))文編號登記表"再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將"業(yè)務(wù)接洽便函"第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復日期之先后整理以備稽催。

(二)收文

受文部門的收發(fā)人員收到"業(yè)務(wù)接洽便函"第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載"收(發(fā))文編號登記表"將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復日期先后整理，以備稽催。

(三)復文

經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復文稿并填寫銷案或待復日期，及預定保存期限(如需簽辦，則以"文書簽辦單"辦理，簽辦單連同"業(yè)務(wù)接洽便函"第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復日期先后整理以備稽催。

(四)回文處理

發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復文部門送達的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復文的收文時間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復文部門要求的待復日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復文時，則依發(fā)文程序辦理。

□文書處理方式

第十七條文書結(jié)構(gòu)

(一)公告：以"主旨""依據(jù)""公告事項"三段式斟酌運用。

(二)函、簽呈：以"主旨"、"說明"、"辦法"、"請求、擬辦或建議"三段式斟酌運用。(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。

(四)采用語體文以達到"簡、淺、明、確"的要求，可用表格處理的盡量利用表格。

第十八條信函處理

(一)指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。

(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。

第十九條簽呈處理

(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。

(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于"簽呈事務(wù)備查表"轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記"批示"情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關(guān)者應(yīng)復印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及"簽呈事務(wù)備查表"后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。

第二十條合約處理

(一)訂立或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。

(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準后，直接送請用印。

（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定如下表3.2.3:保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩?/p>

第二十一條副本及圖書處理

副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。

第二十二條電報處理

電報視同文書，依本規(guī)則辦理。

第二十三條文書處理要點

(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。

(二)為利文書處理并達分層負責目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對文案注意見，避免只簽名而無意見。

(三)經(jīng)辦、會稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認。

(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會辦理，會稿案件會辦部門應(yīng)按速件處理之。

第二十四條文件處理期限

(一)收發(fā)人員收文時，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交有關(guān)人員。

(二)分文人員的分文時期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。

(三)經(jīng)辦人員的處理期限。

1.速件、電報、文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。

2.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。

3.來文定有答復期限者，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。

4.計劃、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。

5.監(jiān)印人員原則上于當天完成用印。

6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。

7.簽呈案件，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。

第二十五條文件稽催

(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。

(二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以"文書催辦單"一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注"擬完成日期"及"遲延原因"經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。

第二十六條發(fā)送方式

文書發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時、掛號、航空)

電報(尋常、加急、書信、打字)及集運等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿上注明。

第二十七條文件遞送

(一)呈閱文件的遞送方式

文件呈閱、呈判、會辦時，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。

(二)部門間文件的遞送

1.發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。

2.發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入"內(nèi)部信封"予以遞送，"內(nèi)部信封"僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。

3.各公司于各辦公地區(qū)應(yīng)設(shè)一文件"寄送中心"，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠)所在地為總務(wù)部門，各"寄送中心"得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。

4.收發(fā)人員將文件遞交"寄送中心"后，"寄送中心"人員應(yīng)將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具"文件遞送清單"一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)

連同文件匯總裝入地區(qū)別專用"文件袋"寄送。收文地區(qū)之"寄送中心"人員收到"文件袋"拆開后，即以"文件遞送清單"第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當天"文件袋"送還原發(fā)文的"寄送中心"存查。

5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的"寄送中心登記轉(zhuǎn)送。

6.總公司各"寄送中心"的"文件袋"，需于下午五時前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運寄。

7.原則上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，"寄送中心"人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將"文件袋"內(nèi)文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收。

□印信

Ⅰ.印信種類

第二十八條種類

(一)公章：各公司向主管機構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。

(二)職章：〖ZK(〗1.董事長、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。

2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專用的主管印信?！糧K)〗

(三)職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。

(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注"對內(nèi)專用"之字樣。

(五)校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及"校對章"或"騎縫章""附件章"等字樣之印信。

第二十九條印信的資料及形式

所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。

Ⅱ.印信使用

第三十條監(jiān)印人員

(一)各公司公章及董事長職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請本企業(yè)董事長核定后任用。

(二)特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請各公司總經(jīng)理核定后任用。

(三)各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。

(四)監(jiān)印人員不在時，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準或指派。

第三十一條印信蓋用

(一)行文時應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。

(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具"蓋用印信申請單"一式二聯(lián)，經(jīng)呈準后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于"蓋用印信申請單"正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。

第三十二條印色使用

公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。

Ⅲ.印信管理

第三十三條印信的核定及制發(fā)部門

(一)公章、董事長及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

(二)總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

第三十四條印信登記

業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機構(gòu)報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。

第三十五條印信申請

(一)印信制發(fā)的申請

因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具"請(制)發(fā)印信申請表"一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。

（二)印信換發(fā)的申請

1.印信的印文磨損申請換發(fā)時，由監(jiān)印人員填具"請(換)發(fā)印信申請表"一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。

2.原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。

(三)印信補發(fā)的申請

1.印信毀損或遺失時，監(jiān)印人員除向該印信登記機構(gòu)報備并依法公告作廢外，應(yīng)填具"請(補)發(fā)印信申請表"一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補發(fā)。

2.補發(fā)印信的文字體應(yīng)有異于原印信，以資區(qū)別。

3.遺失的印信尋獲時，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。

(四)印信增刊的申請

1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。

2.增刊的印信應(yīng)由管理部門斟酌實情設(shè)法加以區(qū)別。

第三十六章印信繳銷

(一)廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具"繳銷印信申請表"一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門

撤銷。

(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。

第三十七條印信管理

(一)各種印信由各監(jiān)印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負完全責任。

(二)印信管理部門應(yīng)指定專人負責印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立"印信登記表"拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。

(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。

(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應(yīng)拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。

□檔案管理

Ⅰ.管理部門

第三十八條管理部門

(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。

(二)各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。

Ⅱ.整理與分類

第三十九條文件點收

文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：

(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

(二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認。

(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。

(四)與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

(五)有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

第四十條文件整理

點收文件后，應(yīng)依下列方式整理：

(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四十一條檔案分類

()\pnb0檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

()(二)檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級"細類"。如案件不多，亦可僅使用"部門"及"大類"或"小類"二級。

(三)同一"小類"(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設(shè)"卷次"編號，以便查考。

(四)每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)"目次表"，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個"目次"編號為原則。

(五)檔號之表示方式如下

A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2

A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

第四十二條檔案名稱及編號

(一)檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

(三)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制"檔案分類編號表"，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

(四)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。

(五)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第四十三條檔號編定

(一)案件如系新案，應(yīng)就"檔案分類編號表"，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

(四)檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

Ⅲ.歸檔與檔案清理

第四十四條保存期限

(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用"見出紙"注明目次號碼，以便翻閱。

(二)檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第四十五條保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

(一)永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細則；4.董事會及股東會紀錄；5.財務(wù)報表；6.政府機關(guān)核準文件；7.不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

(二)10年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。

(四)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第四十六條檔卷清理

(一)管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將"收(發(fā))文登記單"第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

Ⅳ.調(diào)卷

第四十七條調(diào)卷程序

(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具"調(diào)卷單"經(jīng)其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調(diào)閱。

(二)管檔人員接到"調(diào)卷單"經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于"調(diào)卷單"上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。"調(diào)卷單"則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。

(三)于檔案室當場借閱者，得免填"調(diào)卷單"。

(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于"調(diào)卷單"填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。"調(diào)卷單"由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第四十八條調(diào)卷管理

(一)"調(diào)卷單"以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

(二)調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負二責處理。

(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記