文件與記錄控制程序

深圳市***有限公司文件與記錄控制程序HG-QP-01A/01/31.目的為規(guī)范本公司文件及資料的管理，并對公司質(zhì)量記錄進(jìn)行程序化控制，以便提供證實(shí)質(zhì)量管理體系有效性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率的證據(jù)及質(zhì)量改善和可追溯性的依據(jù)。2.范圍本程序適用于公司質(zhì)量管理體系內(nèi)所有相關(guān)文件、資料和質(zhì)量記錄的管理及控制。3.職責(zé)3.1文件的制（修）訂及質(zhì)量記錄的填寫、保存、銷毀，由各責(zé)任部門負(fù)責(zé)。3.2文件的保管3.2.1管理類文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)及記錄表單等文件正本，由管理部人事統(tǒng)一管理。3.2.2各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件、資料及相關(guān)質(zhì)量記錄的管理。4.內(nèi)容4.1文件及資料的控制4.1.1文件分類，公司的文件及資料分類代碼為一階文件質(zhì)量手冊（代碼：QM）二階文件程序文件（代碼：QP）三階文件作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)類（代碼：WI）四階文件記錄表單（代碼：WF）外來文件（代碼：W）4.1.2文件編號4.1.2.1文件資料按以下規(guī)定編號A一、二階文件編號方法公司代碼分類代碼流水號（01-99）B三、四階文件編號方法分類代碼部門代碼流水號（001-999）注：公司與各部門代碼如下HTW——海天威公司GL——管理部GC——工程部CW——財(cái)務(wù)部SC——生產(chǎn)部ZC——資材部PZ——品質(zhì)部4.1.2.2WI類文件原稿由文控集中編號保管。4.1.2.3工程技術(shù)資料以產(chǎn)品型號或客戶原有編號為依據(jù)。4.1.2.4外來文件（含客戶圖紙）由文控按“W-客戶代碼（客戶名稱漢語拼音的簡寫）-流水號（001-999）”統(tǒng)一管理。(若外來文件已有編號，可適用其編號。)4.1.3格式4.1.3.1除記錄表單之外的文字文件頁面距規(guī)定為:左:3CM,右:2CM,字體為五號宋體。公司名稱、版本、編號和文件名稱在頁眉里顯示，頁數(shù)在頁腳里顯示，距離各2CM，頁眉、頁腳中文件名稱為三號華文行楷，其余字體為小五號宋體；表單、記錄的頁面距都為1.5CM，字體為五號宋體，標(biāo)題為三號宋體，公司名稱為小四號宋體。4.1.3.2文件一般都要包括以下要素：1.公司名稱2.文件名稱3.文件編號4.版本5.制定、審核人簽名6.生效日期7.頁次8.文件的正文9.附件(次要素)；程序文件的正文需：1、目的2、適用范圍3、職責(zé)（責(zé)任部門）4、內(nèi)容5、相關(guān)文件6、相關(guān)表單7、附件。4.1.3.3相關(guān)文件資料編制完成之后審批的過程為制定審核批準(zhǔn)，表格的審批過程為制表審核批準(zhǔn)。且制定或列表與審核不能為一個(gè)人4.1.4文件的制定、審核、修改4.1.4.1公司體系文件由指定人員研討編制，經(jīng)審批后交文控編號發(fā)布A一、二階文件由總經(jīng)理審批；B三、四階文件由各部門主管審批。4.1.4.2文件的修訂：現(xiàn)有文件不符合要求，需修改/毀止時(shí)，應(yīng)由提議部門填寫“文件制作/修訂/廢止申請單”提出原因，修改內(nèi)容后，依文件新制作時(shí)之程序會簽相關(guān)單位，由文件審批部門/人員審批后，交由文控重新發(fā)行。4.1.4.3.手寫修改由文控在原稿和各副本上修改，簽名，注明修改日期；打印修改由文控打印封面頁，在封面頁中注明：修改內(nèi)容所在頁，修改版次后發(fā)行，但變更整個(gè)版本時(shí)應(yīng)整份文件重新發(fā)行。4.1.4.4.表單的制定、修改、廢止作業(yè)：所有第一次之表單直接由文控匯總成“文件管理臺帳”，并依前4.1.4.的規(guī)定給予編號，上面不蓋文件發(fā)行章，以便直接復(fù)印使用，后續(xù)若有修改，廢止時(shí)，由修改單位填寫“文件制訂/修訂/廢止申請單”會簽各相關(guān)單位交文控修改、發(fā)行。4.1.5文件版次4.1.5.1文件版本以大寫英文字母表示，第一次發(fā)行為A版，第二次B版，依此類推。4.1.5.2若文件只作小部分修改，可更改文件版次，并記錄于“所屬程序的封面頁”中。版次以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，始發(fā)時(shí)為0次，第一次修訂為1次，依此類推。當(dāng)修訂超過3次時(shí)，無論更改大小，必須改版發(fā)布。4.1.6文件發(fā)行4.1.6.1文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后，文控負(fù)責(zé)制作文件副本，按文件制定部門的要求將其發(fā)行到相關(guān)部門，并將發(fā)行情況登記于“文件分發(fā)回收記錄表”及“文件管理臺帳”。4.1.6.2每一種文件在發(fā)布時(shí)，文控應(yīng)在每頁加蓋文件受控狀態(tài)印章，無受控狀態(tài)印章的文件、資料視為無效文件，禁止在現(xiàn)場使用。4.1.6.3屬修訂重新改版發(fā)行的文件，文控負(fù)責(zé)從原文件接收單位逐一回收舊文件，更換新文件。4.1.7文件管理4.1.7.1文件受控狀態(tài)分為受控、非受控、作廢A受控文件和發(fā)行，文控并記錄在“文件分發(fā)繳回記錄表”中，確?，F(xiàn)場使用文件是有效版本,文控保留存檔的文件原稿，不蓋“受控文件”章，作為受控文件管理。B非受控文件：文件修訂或改版后不需要回收，此類文件可不作任何標(biāo)識，由文控發(fā)給有此需要的客戶或供應(yīng)商。C作廢文件：由文控統(tǒng)一保管一年。對修訂、改版后的回收文件，除留下文控處的原稿加蓋作廢印章，注明作廢日期，專門歸檔保管外，其余回收文件由文控統(tǒng)一銷毀。4.1.7.2外來文件由文控按文件管理要求進(jìn)行編號，若要修改發(fā)行，則將相關(guān)情況記錄在“文件分發(fā)回收記錄表”中。4.1.7.3管理部人事負(fù)責(zé)定期（每年一次）向標(biāo)準(zhǔn)化情報(bào)所等單位查詢，以確保外來標(biāo)準(zhǔn)的最新版本。4.1.7.4應(yīng)確保所有控制文件版面整潔、條理清晰且易于識別。4.1.7.5文控中心電子檔文件專人管理，電腦應(yīng)有密碼，有殺毒軟件，定期備份保護(hù)。4.2質(zhì)量記錄控制4.2.1有標(biāo)準(zhǔn)樣式的質(zhì)量記錄表格最新版本由文控統(tǒng)一管理，已填寫完整的質(zhì)量記錄保存、管理要求參見“文件管理臺帳中的保存期限”。4.2.2使用于質(zhì)量管理體系，但沒有標(biāo)準(zhǔn)樣式的記錄（包括客戶及供應(yīng)商提供的質(zhì)量記錄等），也將作為質(zhì)量記錄來控制，且保存期限一般不低于二年。4.2.3沒有規(guī)定保存管理要求的品質(zhì)記錄，一般由相關(guān)使用部門保存二年。4.2.4質(zhì)量記錄的填寫、保管、保存及銷毀方法4.2.4.1記錄的填寫A原則上用藍(lán)色或黑色的圓珠筆、鋼筆、簽字筆填寫質(zhì)量記錄，已用鉛筆填寫的情況下用復(fù)印件當(dāng)正本。B質(zhì)量記錄的填寫應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、填寫及時(shí)、字跡清晰。C記錄的修改①在修改部分劃線，記入修改內(nèi)容，但對于重要數(shù)據(jù)應(yīng)在旁邊簽上修改人的姓名、日期等。②在待修改部分不夠空間情況下，可用箭頭等形式延伸至足夠空間處進(jìn)行修改。③在準(zhǔn)備存放的每扎質(zhì)量記錄封面上標(biāo)明記錄名稱、時(shí)間、使用或管理部門、廢止日期等加以識別。4.2.4.2記錄保管、保存：應(yīng)注意防潮、防火、防塵、防蟲等。4.2.4.3記錄的銷毀：各部門應(yīng)適時(shí)清查是否有過期之質(zhì)量記錄，若有，則由記錄管理人員向本部門主管提出銷毀申請，獲得批準(zhǔn)后，記錄管理人員方可采用適當(dāng)方法予以銷毀。4.2.4.4公司應(yīng)建立并保持獲證（CCC認(rèn)證）產(chǎn)品的檔案，檔案