文件控制程序及表格

一、文獻控制程序1、目的對文獻進行控制，確保各有關場合及時得到和使用有效版本的文獻。2、合用范疇合用于與食品安全、質量、環(huán)境管理體系有關的文獻的控制。3、職責3.1總經理負責手冊和程序文獻的同意、公布。3.2管理者代表（兼食品安全小組組長）負責手冊和程序文獻審核，負責組織有關人員對現有文獻進行評審。3.3文控中心負責全部受控文獻的發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保存。3.4各部門有關文獻的編制和使用保管，部門負責有關文獻的同意。4、工作程序4.1新文獻的編號4.1.1管理者代表根據《文獻編號、版本變更、部門代碼、文獻分發(fā)編號管理規(guī)定》對手冊、程序文獻進行編號。4.1.2其它文獻，由文獻編制者從部門文獻管理員處獲得文獻號（文獻取號參考《文獻編號、版本變更、部門代碼、文獻分發(fā)編號管理規(guī)定》）。4.1.3取號時應填寫“文獻取號記錄表”統(tǒng)計文獻名及文獻號。4.2文獻的編寫4.2.1手冊和程序文獻由管理者代表組織編寫。4.2.2食品開發(fā)部負責編制技術文獻，涉及技術原則、采購規(guī)范、工藝文獻。4.2.3食品安全小組負責編制PRP，OPRP，HACCP計劃，其它管理文獻、作業(yè)指導書由有關部門組織編寫。4.2.4同一類文獻刊頭、刊尾、封面的編寫格式要統(tǒng)一，內容格式不作統(tǒng)一規(guī)定。4.3文獻的審批4.3.1手冊、程序文獻由管理者代表審核、總經理同意；PRP，OPRP，HACCP計劃由食品安全小組中指定的組員審核，食品安全小組組長同意。4.3.2技術文獻由食品開發(fā)部主管工程師審核，經理同意。4.3.3檢查規(guī)程由品管部經理負責審核、同意。4.3.4其它部門級管理文獻、作業(yè)指導書由有關部門負責人負責審核、同意。4.3.5公司級管理文獻由總經理同意。4.3.6文獻在送審的同時需填“文獻分發(fā)清單”以擬定分發(fā)部門，并由此文獻的審批人負責審批“文獻分發(fā)清單”。4.4文獻的發(fā)放4.4.1受控文獻原稿在提交給文控中心前，送交人應對文獻進行下列確認：與否進行有效的同意？可不是、文獻號、版本號、頁數與否完整？如有不完整的狀況時，退回編寫人進行修正。受控文獻的范疇見《受控文獻的范疇規(guī)定》。4.4.2將文獻連同“文獻分發(fā)清單”提交文控中心，文控中心將收到的文獻原稿做好編目登記，填寫“文獻歸檔編止清單”。4.4.3文控中心文獻管理員根據“文獻分發(fā)清單”的總份數進行復印，在復印文獻上加蓋“受控文獻”印章。4.4.4文控中心文獻管理員把文獻分發(fā)給有關部門，并規(guī)定文獻領用人在“受控文獻分發(fā)回收統(tǒng)計”上簽收。4.4.5受控文獻的原稿寄存在文控中心指定位置。4.4.6當需使用文獻的人員未放你一馬文獻時，不得隨意借用其別人的文獻，應填寫“文獻領用申請表”，經部門負責人及管理者代表同意后，到文控中心辦理領用手續(xù)。公司內不得使用未加蓋“受控文獻”印章的受控文獻復印件，一經發(fā)現，由文控中心收回，并追究其責任。4.4.7當文獻使用人將文獻丟失后，應填寫“文獻領用申請表”申請補發(fā)（應在“文獻領用申請表”中做出丟失因素的闡明）。文控中心在補發(fā)文獻時應予以新的分發(fā)號，并在“受控文獻分發(fā)回收統(tǒng)計”是注明丟失文獻的分發(fā)號作廢，必要時將作廢文獻的分民號告知各部門，避免誤用。4.5文獻的以舊換新4.5.1結于使用過程中損壞的文獻，文獻使用部門可用損壞的舊文獻到文控中心換取新文獻。4.5.2以舊換新的文獻，文控中心文獻管理員要在“受控文獻分發(fā)回收統(tǒng)計”上做好登記，并注明因素。新文獻的分發(fā)編號和舊文獻的分發(fā)編號相似。4.6文獻的更改4.6.1文獻需更改時，應填寫“文獻更改告知單”闡明更改因素。4.6.2“文獻更改告知單”及更改后文獻的審批應由原審批部門進行。4.6.3文獻更改同意后，由有關部門負責人實施更改。更改后的文獻連同“文獻更改告知單”交文控中心。文控中心文獻管理員按“受控文獻分發(fā)回收統(tǒng)計”的名單發(fā)放修改后的文獻及“文獻更改告知單”，同時回收作廢的舊文獻。文獻更改完畢之前，可先發(fā)“文獻更改告知單”。4.7文獻的換版文獻經多次更改（修改狀態(tài)從0到9時）或文獻需進行大幅度修改時應進行換版，原版次文獻作廢。4.8文獻的作廢作廢的文獻由文控中心文獻管理員按“受控文獻分發(fā)回收統(tǒng)計”收回并統(tǒng)計。作廢文獻原稿加蓋紅色“保存之作廢文獻”印章后保存于文控中心，不作銷毀。其它作廢由文控中心統(tǒng)一銷毀。4.9文獻的管理4.9.1文獻應有序地寄存方便于存取和查閱。4.9.2不得在受控文獻上亂涂亂畫，不得私自外借，確保文獻的清晰、整潔和完好。4.9.3公司運作方式以及外部法律、法規(guī)及變更時，應及時更改對應文獻。4.9.4借閱文獻時，應經文獻所在部門負責人同意。借閱者應在指定日期償還文獻。到期不償還，由文獻所在部門負責收回（借閱時需填寫“文獻借閱記錄表”）。4.9.5文控中心負責在每次內部審核前全方面檢查各類在用文獻有效性，發(fā)現問題及時解決。4.10外來文獻的控制4.10.1作為開發(fā)、采購、生產檢查等根據的各類外來文獻（涉及法律法規(guī)），由有關部門經理進行審查。審查同意后交由文控中心登記、編號、發(fā)放。發(fā)放時加蓋“外來文獻”印章。4.10.2文控中心保存外來文獻原稿，借閱時需填寫“文獻借閱記錄表”。4.10.3為個來文獻的有效性，各部門經理應與有關主管部門的聯(lián)系，并在每年的管理評審前，由管理者代表組織各部門經理對外部文獻的有效性進行審查。4.10.4法律法規(guī)等外來文獻的進一步控制，詳見《法律法規(guī)與其它規(guī)定控制程序》。4.11發(fā)外文獻的控制4.11.1發(fā)外文獻必須由管理者代表同意后方可發(fā)外（采購部發(fā)給供應商的文獻除外）。4.11.2提供應供應商和認證機構的受控文獻（如提供應外協(xié)廠的撫摸規(guī)范、提供應認證機構的管理手冊等），提供部門應做好發(fā)放登記（填寫“文獻外發(fā)統(tǒng)計”）及更改、作廢的統(tǒng)計。4.11.3提供應客戶的文獻，不加蓋受控印章，不做更改（換）控制，但需做好發(fā)放統(tǒng)計。4.12文獻的評審每年管理評審前或根據需要適時對使用中的文獻進行評審（評審時應填寫“文獻評審表”），必要時予以修訂。5、支持性文獻5.1《文獻編號、版本變更、部門代碼、文獻分發(fā)編號管理規(guī)定》5.2《受控文獻的范疇規(guī)定》5.3《技術文獻編號規(guī)則》5.4《法律法規(guī)與其它規(guī)定控制程序》6、統(tǒng)計6.1文獻取號記錄表6.2文獻分發(fā)清單6.3文獻歸檔編目清單6.4受控文獻分發(fā)回收統(tǒng)計6.5文獻領用申請表6.6文獻更改告知單6.7文獻評審表6.8文獻借閱記錄表6.9文獻外發(fā)統(tǒng)計編制/日期：____________審核/日期：____________同意/日期：____________文獻歸檔編目清單文獻類別：NO.___________序號文獻號文獻版本文獻名入庫時間歸檔位置歸檔人備注注：必要時每六個月更新一次。SQE/COP01-03-A受控文獻分發(fā)回收統(tǒng)計文獻名： NO._____________序號發(fā)往部門版號分發(fā)編號發(fā)放統(tǒng)計回收統(tǒng)計備注分發(fā)日期發(fā)放人收領人簽回日期SQE/COP01-04-A文獻更改告知單NO.___________文獻編號：文獻名：更改實施日期：年月日共頁第頁修改因素：修改條款（頁、行）修改內容版序變化修改前修改后修改前修改后需同時更改的文獻：文獻編號版序變化（x版→x版）___________________________________________________________________________________________________________________________編制：審核：同意：SQE/COP01-06-A文獻評審表評審類別：文獻的年審（）其它審查（）NO.__________文獻編號/名稱版本號審查結論不需修改（）需修改（）無效版本（）不需修改（）需修改（）無效版本（）不需修改（）需修改（）無效版本（）不需修改（）需修改（）無效版本（）審查日期：_______________審查人：_________________SQE/COP01-07-A文獻借閱記錄表NO.____________文獻號文獻版本文獻名借出償還備注借閱人借閱日期商定償還日期借出經辦人實際償還日期償還經辦人SQE/COP01-08-A文獻外發(fā)統(tǒng)計外單位名稱：傳真：電話:聯(lián)系人：NO._____________序號文獻號文獻名稱版本分發(fā)編號發(fā)出回收備注發(fā)送日期頁數經手人回收日期回收方式經手人SQE/COP01-09-A二、統(tǒng)計控制程序1、目的規(guī)范統(tǒng)計的管理，客觀、真實、精確地反映食品安全、質量、環(huán)境活動和食品安全、質量環(huán)境管理體系的有效運行，為活動的可追溯性經及采用改善、糾正和防止方法提供根據。2、合用范疇本程序文獻合用于與食品安全、質量、環(huán)境管理體系有關的全部統(tǒng)計。3、職責3.1公司各級負責人負責有關統(tǒng)計的編制、解決的審批。3.2各部門負責有關統(tǒng)計的編制、填寫、收集、保存、歸檔、移交、解決。3.3管理者代表（食品安全小組組長）負責監(jiān)督、審查統(tǒng)計控制的實施狀況。3.4統(tǒng)計的填寫人員，對所統(tǒng)計的每一種數據、文字負責。4、工作程序4.1統(tǒng)計的范和形式4.1.1統(tǒng)計是記載所實施的食品安全、質量、環(huán)境活動或獲得成果的客觀證據。統(tǒng)計既涉及了本單位產生的內部統(tǒng)計，也涉及接受的外部統(tǒng)計。4.1.2統(tǒng)計能夠是表格、圖表、報告、磁帶、磁盤、照片等形式。4.2統(tǒng)計樣式的和審批4.2.1各部門根據工作需要，可自行編制統(tǒng)計樣式的草案。編制時，應按《文獻編號、版本變更、部門代碼、文獻分發(fā)編號管理規(guī)定》給統(tǒng)計樣式惟一的編碼。4.2.2新編制的統(tǒng)計樣式，需經部門負責人/公司主管領導審批。（可與文獻一同審批。單獨審批時，采用在背面簽名的方式進行。）4.3統(tǒng)計樣式的發(fā)放與更改4.3.1按《文獻控制程序》的規(guī)定做好統(tǒng)計樣式的發(fā)放與管理。4.3.2文控中心應編制在用統(tǒng)計樣式目錄——“統(tǒng)計匯總表”，分發(fā)各部門，方便各部門使用。4.3.3統(tǒng)計樣式的更改，需經部門負責人/公司主管領導的同意。統(tǒng)計樣式更改善，應予以新的版號。發(fā)放更改后的統(tǒng)計樣式時，應收回舊樣式。4.4統(tǒng)計的管理4.4.1填寫規(guī)定統(tǒng)計的筆跡應清晰、真實，并按規(guī)定對的填寫，且不應隨意涂改。如有錯誤，應用劃線的方式進行改正，并簽名，必要時注明日期。4.4.2收集、歸檔eq\o\ac(○,1)食品安全、質量、環(huán)境活動的開展均隨著有統(tǒng)計的產生，每一項活動結束后，該項活動的負責人應將該項統(tǒng)計整頓楊文交予有關部門。各部門由專人負責收集有關統(tǒng)計。eq\o\ac(○,2)各部門專門負責統(tǒng)計管理的人員，根據需要復制規(guī)定份數發(fā)至有關部門，分發(fā)時應規(guī)定收件人在背后簽字（必要時）。原件則進行分類、裝訂后歸檔。4.4.3查閱、借閱eq\o\ac(○,1)已歸檔的統(tǒng)計，借閱時應填寫“文獻借閱記錄表”。eq\o\ac(○,2)經有關部門負責人同意，可查閱其統(tǒng)計。eq\o\ac(○,3)全部統(tǒng)計的原件一律不借給公司以外的單位/人員。4.4.4統(tǒng)計的標記、貯存和保護eq\o\ac(○,1)統(tǒng)計按類別裝訂成冊（最少一年裝訂一次），做好名稱、部門、時間標記，保存在適宜的檔案柜（箱）中便于查閱，并注意做好防蟲鼠、防潮等工作以避免