長風(fēng)建筑物資租賃管理系統(tǒng)操作說明書

長風(fēng)建筑物資租費結(jié)算軟件使用說明書目錄1、 開始使用2、 系統(tǒng)初始化3、 合同管理4、 出租管理5、 回收管理6、 回收退回管理7、 報停管理8、 丟賠管理9、 折算管理10、 收付款管理11、 結(jié)算管理12、 輔助管理13、 操作技巧淄博長風(fēng)軟件有限公司技術(shù)支持：0533-3185568230036823002288667501網(wǎng)址：http://www.cfsuperocomwww.sdcfsoft。comE-mail：sdcf2000@163ocom一、開始使用：1。安裝：將光盤放入光驅(qū)后，雙擊我的電腦光驅(qū)中“長風(fēng)軟件”文件夾，打開該文件夾后，再找到你要安裝的版本一租賃軟件，打開后雙擊名為“setup”的文件，然后根據(jù)提示進行安裝.軟件的安裝路徑為：c\changfeng\zlgl，如果為了軟件運行安全，可修改安裝路徑到其它盤，安裝完成后點擊“完成”按鈕即安裝完畢,后插上USB接口的軟件對應(yīng)加密鎖，如果出來提示發(fā)現(xiàn)新硬件，就按默認(rèn)提示,點擊下一步，按出來提示將硬件驅(qū)動完成即可.2.運行：雙擊桌面上的“長風(fēng)租賃軟件〃圖標(biāo)，即可進入本軟件的登錄界面，如下:在軟件登錄界面，用戶名稱默認(rèn)為“經(jīng)理”，登錄密碼輸入“Cf04〃，英文字母小寫，即可進入軟件的主界面。如下圖：使用本軟件前，建議用戶首先對本軟件的操作說明與流程先了解一下，然后進行軟件的初始化（因為，用戶在剛剛安裝完軟件后，本系統(tǒng)中已經(jīng)有一部分演示數(shù)據(jù)，用戶在初始化的同時,可以自動刪除它們），這樣可以使本軟件最大限度的適應(yīng)用戶的管理模式。從主菜單的“基礎(chǔ)信息設(shè)置”中點擊“系統(tǒng)初始化”項，出現(xiàn)如下畫面：您可以在蘭色框中重新輸入您公司的單位名稱、公司所在地址以及結(jié)算單上表格末尾的單位及電話信息設(shè)置。同時要注意以下事項：用戶如果是在每個月的某個固定日期結(jié)帳，則可以在“每月結(jié)帳日期”中輸入自己的結(jié)帳日期，系統(tǒng)默認(rèn)25號結(jié)帳，同時選好計算租費的方式.選中“結(jié)帳時自動扣除倒扣租金”項時，則您在結(jié)帳時系統(tǒng)將自動扣除倒扣租金。合同管理中“新增合同設(shè)置〃是指：您在添加一個新合同時，軟件將兩種方式幫助您快速建立合同，1、默認(rèn)承租方可租用本公司的所有物品；2、不默認(rèn)租用物品，由承租方指定。“租用物品在出租、回收中的限制”是指：出租、回收物品的種類與簽定合同時承租方指定要租用的物品的種類之間的限制關(guān)系，用戶可根據(jù)本公司的實際管理需要來設(shè)定.租賃物資件數(shù)設(shè)置是否可輸入小數(shù)由前面的空方框內(nèi)決定.選擇“刪除基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也刪除租賃數(shù)據(jù)〃項時，則二者都將被刪除。當(dāng)選中“不刪除基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，只刪除租賃數(shù)據(jù)”項時，系統(tǒng)將保留“基礎(chǔ)信息維護”中預(yù)設(shè)的所有基礎(chǔ)信息即下圖的所有數(shù)據(jù)），而只將所有租賃數(shù)據(jù)刪除；“出租、回收單設(shè)置〃是指：您在打印出租、回收單，本軟件有兩種打印格式供您選擇，1、一次打印一份；2、一次打印兩份。您可根據(jù)本公司的實際需要，在此任選一種。打印時，軟件將默認(rèn)您選定的打印格式。注意:如果您選中“打印時，自動匯總”這一項，那么您在打印時，軟件將按”物品品名“進行小計.系統(tǒng)會逐一提示你對所做選項進行確定，然后點擊“基礎(chǔ)信息設(shè)置，再點“基礎(chǔ)代碼維護”界面：這時用戶可在現(xiàn)有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進行增加或刪除。因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入完以后一般不能隨便刪除,所以在這里是允許用戶進行刪除的，一旦基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入完成，就不允許用戶隨便刪除了.在此用戶完全可以按照自己的管理特點完成對基礎(chǔ)信息的設(shè)定，也就是將軟件調(diào)整成你的運行環(huán)境！注意：“（01）物品類別”：用于設(shè)定物品所屬的類別，如“平面模板類'它可以包括“大平面模板”、“中平面模板”、“小平面模板”等不同的品名.如果模板是按塊出租并且損賠價格也不同的話，則要在類別處以不同的規(guī)格增加出來，如30120/30150等，而下面提到的丟損賠償也要分別對照一下.物品類別的另一個重要用途是:與“丟損類型”相對應(yīng)，類別不同，“丟損賠償情況及賠償標(biāo)準(zhǔn)”亦不同，所以要謹(jǐn)慎劃分。注意：用戶要用的物品類別一定不要在后面的“是否架管類〃的方框內(nèi)打鉤，如果打鉤了，則在出租物品時該類別物品就將受限！“（02）物品名稱”：租賃費收取標(biāo)準(zhǔn)是按品名來確定的。所以，把哪些規(guī)格的物品歸于一類（即：同一品名下）是非常重要的。例如：某用戶把5015至4045這一范圍內(nèi)的平面模板統(tǒng)一按0.35元/日，收取租賃費，而把3015至2045這一范圍內(nèi)的平面模板統(tǒng)一按0。20元/日收取租賃費，2045以下的模板按0。30元/日收取租賃費。這時，用戶就應(yīng)該把這三部分模板分別劃分為“大模板”、“中模板〃、“小模板”三個不同的品名.并分別確定它們的日租金。再有,用戶可自由方便地選取自己常用的物資，只要將'在用'選項的復(fù)選框中點上對號即可?！埃?3）品名規(guī)格〃:每個品名下可包括若干具體的規(guī)格。如:鋼管包括：6米、5。5米、4米、3米……等等。每一規(guī)格的物品都可以制定兩種不同的換算標(biāo)準(zhǔn)，如:3015陰角模板可以按米換算（1.5米），也可以按平方換算（0。45平方米），這樣做的目的是：同一種物品，在不同的租賃合同中，可以按三種單位來計算租金.即:兩種換算單位和其自然單位。如：陰角模板：可以按“米”出租.可以按“平方米〃出租。也可以按“塊”出租.增加了操作的靈活性?！埃?4）丟損類型”：全部物品所有可能的丟損類型都必須首先在這里注冊?！埃?5）類別丟損”：本軟件的物品丟損類型是按類別來劃分，即：同一類物品，其他所使用的丟損類型是一樣的。在這里。您可以為每一類物品指定其可能出現(xiàn)的丟損類型.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入完成后，如果系統(tǒng)要對庫存進行輸入，首先點擊“基礎(chǔ)信息設(shè)置”再點擊“系統(tǒng)初始化”按鈕，進入初始化界面，再同時按下CTRL、ALT、SHIFT鍵，并用鼠標(biāo)點擊此界面上“確定”，系統(tǒng)將對庫存進行初始化。畫面如下：：在此，用戶應(yīng)將所有物品的實有數(shù)量錄入，完成后點擊“關(guān)閉初始化”按鈕。系統(tǒng)即可正式運行.然后將所有未作結(jié)算的合同輸入進去，系統(tǒng)會自動生成“現(xiàn)有在外數(shù)量”和“現(xiàn)有庫存數(shù)量”。注意：如果用戶在拿到本軟件后，一時無法弄清自己的實有數(shù)量.這時，用戶可以先在“實有數(shù)量”中輸入一個比較大的數(shù)量。如：100，000。等到年終或者適當(dāng)?shù)臅r候庫存盤點清楚后再調(diào)整為實際的庫存數(shù)量即可.調(diào)整方法:在“初始化窗口”中，建議：該軟件的預(yù)設(shè)的基礎(chǔ)信息，能夠滿足大多數(shù)用戶的要求，您只需按自己的需要分別在“（02）物品品名”、“（03）品名規(guī)格”、“（05）類別丟損”三項中點選“可用〃項即可（用戶有的物品就在“可用”項上打勾，沒有的物品或規(guī)格就把勾去掉）。三、合同管理1、 1、所有業(yè)務(wù)都由簽定租賃合同開始,點擊桌面上的“合同管理〃后,從彈出的菜單中選擇“新增合同”，即可彈出如下界面：2、 上部分是合同的基礎(chǔ)信息部分，只有“承租單位名稱”是必須填寫的，其他可以不填，其中的計租方式缺省值為“算頭又算尾”。如果本合同是“借租合同”，用戶須點選“是否借租”。3、 在“出租物品租金”一欄中，如果該客戶不租用某一種物品，這時用戶可把該物品前的“對鉤”對掉，這樣在保存該合同時，就不保存該物品的租金信息和右邊的”丟損賠償”賠償信息。4、 “物品租金”一欄中的計量單位是可以選擇的，即:用戶可以根據(jù)客戶的不同情況，隨時調(diào)整自己的租費計量方式。合同在簽定后可以對原合同進行修改。修改合同時用戶需要先選擇要修改的合同，即點擊“合同管理”圖標(biāo)，選擇“修改合同〃，雙擊選中某個具體客戶后，彈出如下界面：所有蘭色框中的內(nèi)容都可以修改。修改后存盤再退出。注意:物品丟失一項要在基礎(chǔ)信息設(shè)置一基礎(chǔ)代碼維護一第五項丟失價格處進行修改，然后點存盤按紐，出來“是否驗證數(shù)據(jù)"提示選擇“否”后，再到合同管理，修改合同，再打開你要調(diào)整的合同，點擊“刷新丟損記錄按紐”再點存盤退出就可以,在這個界面丟失的價格雖然沒有變,但在結(jié)算記錄里丟損價格已經(jīng)按修改過的價格進行計算了。注意：如客戶在簽定合同時，沒有想到會租用某一種東西，而在租賃過程中需要租用該物品時，這時必須增加原合同的租賃物品。點擊“添加新增物品〃按紐。畫面如下：用戶可以在此選中要添加的物品,然后點“新增"鈕；此時用戶可以看到合同主界面已經(jīng)增加了剛才選中的物品，如果某一客戶在合同執(zhí)行過程中改變了租金的計量單位（即：在“物品租金”一欄中改變了計量單位），這時系統(tǒng)會立即對該客戶以前所有出租回收記錄自動調(diào)整為按新的計租單位計算租金。如果某一客戶在合同執(zhí)行過程中新增了某種丟損類型，這時點擊“添加丟損類型”即可自動把剛剛在“基礎(chǔ)信息設(shè)置1基礎(chǔ)代碼維護”中增加的丟損類型增加到本合同中來.如果某一客戶改變了某種丟損類型的單價，這時點擊“刷新丟損記錄”即可自動對以前的所有丟損記錄按修改后的單價重新計算一遍?注:如果客戶要租用的物品在合同中沒有出現(xiàn)，這時用戶在“出租”、“回收”。“合同執(zhí)行情況表”，“租金結(jié)算單〃，“物品丟失處理”，“物品折算處理”等許多地方，將無法對該物品進行處理品，這時用戶只要按以上方法對該合同調(diào)整即可。另外：合同一旦確認(rèn)為“借租合同〃或非借租合同，并且已經(jīng)輸入出租回收數(shù)據(jù)，就不應(yīng)隨便改變這個屬性。否則庫存將受到影響。（如果該合同尚未輸入任何數(shù)據(jù)，您可以任意改變這個屬性。）四、出租管理:點擊桌面上的“出租管理”圖標(biāo)并選擇合同后，出現(xiàn)如下界面：上面為每一張出租單的基本信息。但最重要的是“出租日期”，它必須是本出租單上所有出租物品的實際出租日期（如果一張出租單上所有出租物品中有不同的出租日期，這時就應(yīng)該填寫兩張或兩張以上的出租單）。下半部分，為本出租單中的每一種出租物品.在出租情況中選擇好“品名”和“規(guī)格〃后填入出租數(shù)量，點擊“存盤”按紐（或:按一下回車鍵）即可增加一條出租記錄。當(dāng)要出租的數(shù)量比實際庫存數(shù)多時，系統(tǒng)將作出如下提示：如果用戶點“是”，這時庫存數(shù)量將出現(xiàn)負(fù)數(shù)。點“否”將中斷。當(dāng)同一出租單中有重復(fù)記錄時，系統(tǒng)將作出如下提示，并要示用戶更正：點擊“新增出租單”，系統(tǒng)將結(jié)束當(dāng)前出租單的錄入，并新開設(shè)一張出租單。“打印”，用戶可以將剛剛填寫完的出租單通過打印機把它打印出來。界面如下：注：這時有兩種打印格式供用戶選擇：“打印格式一”為一式一份（用戶可用多層打印紙同時打印多份）；“打印格式二”為一式二份.一般在紙上打印。用戶也可以點擊“打印設(shè)置”來自定義紙張的大小。技巧：在本軟件的工作目錄下有一個BMP文件，如果用您的“印章〃替換這個文件，可以在打印出租單的同時,把您的印章打印上.“查詢〃，可以用來查詢以前已經(jīng)填寫過的出租單的內(nèi)容。注意:它首先查到的是以前的每一張出租單，如要查看某個日期出租單的內(nèi)容，需要用鼠標(biāo)雙擊該日期?！皠h除〃，可以用來刪除出租記錄和出租單。刪除出租單：當(dāng)點擊“查詢”按鈕后左邊顯示的是每一張出租單（不是出租單的內(nèi)容），這時可以用來刪除已經(jīng)沒有出租記錄的出租單（如果出租單中還有記錄，則不允許刪除，您只在全部刪除其出租記錄的情況下才能把該出租單刪除）.刪除出租記錄：在雙擊某一出租單后，系統(tǒng)將在同一窗口內(nèi)顯示該出租單的所有出租記錄，這時，可以通過點擊“刪除”按紐來刪除出租單中已經(jīng)選中的記錄（當(dāng)按下鍵再用鼠標(biāo)點擊出租記錄時，可以一次性選中多條記錄，點擊“刪除”后,可刪除多條記錄）；“即時庫存查看〃，用戶可以不用退出出租單錄入界面，可以方便的查看當(dāng)前各倉庫的庫存情況.注：如果用戶要出租的物品，倉庫中不足，系統(tǒng)將提示您是否繼續(xù)出租?！俺鲎膺\費”的處理：有三種方式供用戶選擇：1不收運費2按出租數(shù)量收取（用戶在“出租運費”一欄選取“收取運費〃，而在“直接運費〃中不填金額即可）3直接收取運費。（用戶在“出租運費〃一欄選取“收取運費”，并且在“直接運費”中填入實際收取金額即可）。點擊桌面上的“回收管理”圖標(biāo)并選擇合同后，出現(xiàn)如下界面：回收單的輸入方法同出租管理基本相似，只是多了“丟損賠償管理”上圖為每一張回收單的基本信息。但最重要的是“回收日期”，它必須是本回收單上所有回收物品的實際的回收日期（如果一張回收單上所有回收物品中有不同的回收日期，這時就應(yīng)該填寫兩張或兩張以上的回收單）.下半部分，為本回收單中的每一種回收物品.在回收情況中選擇好“品名”和“規(guī)格”后填入回收數(shù)量，點擊“存盤”按紐（或：按一下回車鍵）即可增加一條回收記錄。點擊“新增回收單〃,系統(tǒng)將結(jié)束當(dāng)前回收單的錄入，并新開設(shè)一張回收單?！按蛴〕鲎鈫巍保脩艨梢詫倓偺顚懲甑幕厥諉瓮ㄟ^打印機把它打印出來，也可以通過選擇來打印已有的任何一張（或：全部）回收單。當(dāng)客戶回送的某一規(guī)格的物品數(shù)量大于其原來租用量時，系統(tǒng)將作出如下提示：用戶一般有兩種處理辦法：A當(dāng)時就讓客戶運回去；B先收下，等以后再做適當(dāng)?shù)奶幚恚梢酝嘶兀部梢缘肿髌渌锲罚?.當(dāng)用戶已經(jīng)在回收單中錄入回收記錄后，即可單擊“損賠處理〃按鈕（或：雙擊任一回收記錄）這時即可進行“丟損賠償”處理。界面如下：在以上界面中，用戶可以按照實際情況填入每一物品的丟損數(shù)量，系統(tǒng)會按本客戶合同中規(guī)定的該物品的丟損賠償單價計算應(yīng)賠償?shù)慕痤~，輸入完成后，點擊“存盤”返回.“回收管理〃中的其他按鈕的作用同“出租管理”中一樣。六、回收退回管理：當(dāng)客戶送來的各種物品中有多回送情況而當(dāng)時未發(fā)現(xiàn)或未處理時，用戶日后可以在“回收退回管理”中進行處理。點擊“特殊業(yè)務(wù)”菜單中的“回收退回管理”可彈出如下界面：上面顯示的是截止到當(dāng)天（左上角的日期）該客戶已經(jīng)多送的所有物品的數(shù)量。用戶需要先輸入要退回的數(shù)量（有時多送回的數(shù)量不一定全部退回）；輸入完成后，用鼠標(biāo)點中需要退回的物品，再點“回收退回”鈕即可。如用戶對所做的回收退回處理不滿意，可在“回收管理”中找出所做的退回記錄（為紅顏色），點擊“取消退回”，再在此界面中重新做“退回處理”即可.注意：做“回收退回”處理的物品，有兩個日期，一個是原回收日期，一個是退回日期。系統(tǒng)在計算租金時，只會計算到原回收日期，與退回日期無關(guān)。如：中模板3015在1月10日回收的30塊中有10塊是多回收的，當(dāng)時未作處理.在2月5日對帳時，客戶發(fā)現(xiàn)1月10日送來的30塊中有10塊是多回送的，這時要求出租方退回，這時出租方可在“回收退回”中將這10塊填入“退回數(shù)量〃一欄中（多回收數(shù)量中會顯示10塊），點擊“確認(rèn)退回”按紐后，即做回收退回處理。這時，系統(tǒng)在計算租金時，出租物品的租金只會計算到1月10日，至于,1月10日到2月5日期間多回送的5塊，系統(tǒng)不會計算負(fù)租金.八、丟賠管理：客戶在租用物品過程中，由于各種原因會將租用的物品丟失，這時就需要將丟失的物品作丟失處理.用戶點擊“特殊業(yè)務(wù)”中的“物品丟賠管理〃，在隨后的畫面中一定要設(shè)定好“截止日期”，畫面如下：注：“確認(rèn)丟失的日期”十分重要。它直接涉及到租金總額。因為丟失的物品只要一天不確認(rèn)丟失，同樣也要計算租金。一般該日期為“最后結(jié)算日”。上面已經(jīng)把所有該客戶的未回收的物品全部列出，在這里用戶可以輸入雙方確認(rèn)（因為上表中列出的所有未回收的物品中有些是真正尚未回送的物品，只有一部分是丟失的物品）的“丟失數(shù)量〃、“計量單位”、“賠償單價”。輸入完成后用鼠標(biāo)點擊已經(jīng)填入丟失數(shù)量的記錄（對于未填入數(shù)量的系統(tǒng)將不允許您點擊），再點擊“確認(rèn)丟失〃按鈕即可完成丟失的處理.如果在確認(rèn)丟失物品時出現(xiàn)錯誤，可以點擊“查看丟失〃,再按住CTRL鍵選中要恢復(fù)的丟失記錄，點擊“取消丟失”按鈕，即可恢復(fù)。注：用戶應(yīng)該十分注意“截止日期〃一定要設(shè)定好。因為日期不同時，所列出的未回收物品的記錄數(shù)是不一樣的.如果用戶在做丟失處理時，所期望的丟失物品沒有出現(xiàn)，則很可能是因為“截止日期”設(shè)定不正確所致?？蛻粼谧罱K結(jié)算時，會出現(xiàn)如下情況：有許多物品已經(jīng)不可能再送回，而另一些物品卻多送了，而且其數(shù)量相差不多，價值也相差不多，這時會出現(xiàn)頂帳的情況。這就用到了“折算管理〃功能。用戶點擊“特殊業(yè)務(wù)〃中的“合同終結(jié)折算管理”，設(shè)定好“截止日期〃并選擇合同后彈出以下界面：上表中左邊列的是截止到折算日多回收的所有物品，右邊為截止到折算日所有未回收的物品（即不可能再收回的物品）這時用戶可以點擊左表中的記錄及右表中的記錄，然后點擊“折算”，系統(tǒng)即可自動完成折算工作。注：也可以點擊右上角的“選擇折算物資”下拉框來選中某一種或某幾種（同時選擇多種，必須選中“多選”）物品.折算時，用戶可臨時改變物品的單位價值，以達到雙方協(xié)商的結(jié)果。如用戶對所做的折算不滿意，可以隨時點擊“取消折算〃來重新進行折算（注意：點擊取消折算時，將取消以前所做的全部折算工作.并不是只取消本次所做的折算）。3。計算機自動做折算處理時，它將做如下工作：A、 刪除全部選中的多回收物品的記錄（刪除后，在計算租金時，將從多回收日開始，不再計算租金）；B、 對選中的未回收物品作假設(shè)回收處理，并填寫假設(shè)的回收單（目的是：在計算租金時能夠?qū)ξ椿厥詹糠钟嬎阕饨穑〤、 在庫存中：沖減多回收物品已經(jīng)形成的負(fù)的在外數(shù)量，沖減未回收物品的實有數(shù)量.注：折算時，可能左邊所選擇的多回收物品的價值與右邊所選擇的未回收物品的價值不完全相等，這時系統(tǒng)會提示您：這時如果您點“否〃,系統(tǒng)將先不做“折算處理”。如果您點“是”，系統(tǒng)在自動折算完成后，將對不平衡的部分（可能多回收多于未回收，也可能未回收多于多回收），彈出一個小窗口提示您如何處理.這時，如果參于折算的物資只有一種，軟件將自動填列該物資的“物品名稱”、“數(shù)量”、“單價”、"金額〃等欄目，如果參于折算的物資有多種，軟件只會自動填列“物品品名”及“金額”欄如果“金額”為負(fù)數(shù)，表示租賃公司應(yīng)該退回給客戶多少錢，正數(shù)則表示以上物資折算后，還需要向這個客戶收取多少錢。最后點擊“保存處理差額〃鈕,折算處理完成.“多回收〃及“丟失物品”的單位價值，是“基礎(chǔ)信息維護〃中“（02）物品品名〃中的單位價值?！爸皇照鬯阗r償金”是指：如果用戶與自己的客戶結(jié)算時，是按折算前的結(jié)果與用戶結(jié)算（即：雙方在結(jié)算時，不考慮倒扣租金的問題，但是卻要考慮折算物資的價值差額）.那么，這時用戶可以點擊本按紐-一只處理差額，不折算（即:在結(jié)算時，會把折算差額加到結(jié)算總金額上）。報停:是指客戶由于特殊情況（如春節(jié)放假，五一放假等），對于仍在使用的出租方的物品，在雙方商定的一定時期內(nèi)不用支付租金的一種特殊業(yè)務(wù)處理。在手工計算時報停費時，一般直接扣除客戶報停期間的天數(shù)后再計算租金。而本系統(tǒng)的作法是：先計算出報停期間的租金再從總租金中扣除。用戶點擊桌面上的“報停管理”即可進入如下界面：用戶可在左邊的“報停起始日”和“報停截止日”中分別設(shè)定報停的“起始〃及“終止日期”，點擊“報停”后，系統(tǒng)將提示用戶選擇要報停的物品：用戶選擇報停物品后，點擊“確定”，即可自動計算出該時間段內(nèi)這些物品的租賃費用，用戶也可以在“結(jié)算管理〃窗口中點擊“合同報停清單〃按鈕查看每一次的報停結(jié)果，即點擊下圖中“合同報停清單”按鈕出現(xiàn)以下窗口：十、收、付款管理:用戶點擊主界面上的“結(jié)算管理”中的“收付款管理”菜單，并選擇合同后，進入如下界面：用戶點擊“新增”后，在新增的記錄中選擇適當(dāng)?shù)摹敖豢钍掠伞?，“?yīng)收金額”為正數(shù)，“應(yīng)付金額〃為負(fù)數(shù)點擊“存盤”即可。注意：正常情況下，用戶一般作收款的記錄，如：收取押金、預(yù)收結(jié)算款等。但特殊情況下用戶也可能有付款業(yè)務(wù)，如：最后結(jié)算時，客戶的預(yù)交押金大于租金結(jié)算款，這時用戶就要把余款退還客戶，這時就可以做付款記錄。方法同收款時一樣，只是金額應(yīng)當(dāng)填負(fù)數(shù)。十'—、結(jié)算管理：1。點擊“合同結(jié)算管理”圖標(biāo)并選擇合同后，即出現(xiàn)如下的界面：2。在此結(jié)算之前，用戶應(yīng)首先設(shè)定好結(jié)算的起止日期，然后，點擊“結(jié)算”按紐計算本客戶該時間段內(nèi)的應(yīng)收租金，點擊后，“本期應(yīng)收租金〃、“丟失賠償費”、“清理上油費”、“損壞維修費”、“本期已收款合計”、“本期應(yīng)扣報停費”、“應(yīng)收金額合計”將自動填列；同時，“物品丟損清單”、“清單一〃到“清單十”、“打印結(jié)算清單”、“合同終結(jié)處理”、“收款處理”、“運費清單”等按鈕都允許用戶使用.3。清理費計算標(biāo)準(zhǔn)選項的含義：如果用戶向客戶收取清理上油費的方式為：按本期回收數(shù)量收取清理上油費（不管用戶對回送的物品是否已經(jīng)清理），這時，用戶可以選用每一種方式（即：按本期回收數(shù)量計算清理費）。在這種方式下用戶在“回收的丟損處理〃時，可以不用記錄回收物品是否已經(jīng)清理上油（當(dāng)然，其他丟損方式仍然要記錄）；如果用戶是按實際未回收數(shù)量計算清理上油費，可以選取第三種方式。注意：1） 系統(tǒng)只計算本時間段內(nèi)的租金，本時間段以前的出租回收記錄抵消后，其結(jié)余數(shù)將作為期初數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入本時間段。本時間段之后的所有出租回收記錄將全部忽略。2） “清單一〃、“清單二”、“清單三〃、“清單四〃、“清單五”,是按不同的結(jié)算方式計算出的清單.3） “合同終結(jié)處理”：只有本客戶的所有物品都已經(jīng)回收完或折算完后才允許用戶對該客戶的合同進行終結(jié)處理.如果未全部回收，系統(tǒng)將作出如下提示：不允許用戶繼續(xù)終結(jié)。如果在終結(jié)時，所有物品已經(jīng)全部回收完畢（或通過折算結(jié)清），而租金尚未結(jié)清時，系統(tǒng)將做如下提示：考慮到用戶在最終結(jié)算時，經(jīng)常出現(xiàn)打折的情況,系統(tǒng)允許用戶在未全部結(jié)清租金的情況下終結(jié)本合同。如果用戶點“是”，系統(tǒng)將終結(jié)本合同。4） 合同終結(jié)后，所有本合同的出租、回收、收款、查看合同執(zhí)行情況等操作都將不能進行。5） “終結(jié)處理”成功后，用戶還可以通過點擊屏幕左上角“合同管理'菜單中的“恢復(fù)已終結(jié)合同〃來查看已作終結(jié)處理的合同，并可以恢復(fù)已經(jīng)終結(jié)的合同。界面如下：如要恢復(fù)，請選中要恢復(fù)的合同,然后點“取消已結(jié)算”按紐即可。6）五種結(jié)算清單的區(qū)別:清單一：按每一種物品的規(guī)格進行結(jié)算。這種結(jié)算方式要求嚴(yán)格，每一規(guī)格的物品都要嚴(yán)格對齊（即：出租的3015的模板，回收時也必須用3015的模板來歸還）。在這種結(jié)算方式下：多回收的物品以負(fù)租金的方式出現(xiàn),少回收的物品一直計算租金，直到確認(rèn)丟失或折算為止。清單二：按每一種物品的品名來結(jié)算租金。每一品名的物品都要嚴(yán)格對齊（即：出租的中模板，回收時也必須用中模板來歸還）。在這種結(jié)算方式下：多回收的物品以負(fù)租金的方式出現(xiàn),少回收的物品一直計算租金，直到確認(rèn)丟失或折算為止。清單三：按每一種物品來結(jié)算租金。當(dāng)本物品發(fā)生出租、回收、丟失、折算、回收退回等業(yè)務(wù)時（即發(fā)生出租物品的變動），系統(tǒng)就累計一次租金，每一種物品的出租情況發(fā)生多少次變動，系統(tǒng)就對該物品計算多少次租金。清單四：與清單三相近，只不過它提供的報表格式更清晰直觀。清單五：按每一種物品來結(jié)算租金.與清單二不同的是，它把出租、回收業(yè)務(wù)分成兩種情況處理：出租時，從出租日到結(jié)算日計算正數(shù)租金；回收時，從回收日到結(jié)算日計算負(fù)數(shù)租金，最后出租租金加上回收租金就可以算出其應(yīng)收租金.以上五種清單都單獨計算，計算出的租金總額相同，可以相互驗證.十二、輔助管理:一） 、入庫管理點擊“庫存管理”菜單中的“物資購入管理〃后出現(xiàn)以下界面：其操作方法與“出租管理”的操作方法基本一樣。二） 、出庫管理點擊“庫存管理”菜單中的“物資出售管理”后進入出庫管理界面，它與入庫管理界面和操作方法基本一樣，不再贅述。注意：出入庫管理，直接增加或減少實有數(shù)量;而出租回收卻增加或減少在外數(shù)量。二者的變動都會影響到庫存數(shù)量的變動。三） 、調(diào)庫及改型入庫管理點擊“庫存管理〃菜單中的“物資改型調(diào)庫管理”后進入以下界面；該模塊功能十分強大，能夠處理很多繁瑣的操作。（一）、相同物品不同倉庫之間的調(diào)撥;（二）、不同物品同一倉庫內(nèi)（或不同倉庫之間）改型入庫（如：1條6米的架桿改為2條3米的架桿，3015的模板破損后改為3012模板）；（三）、同一種物品由于新舊不同（新舊不同執(zhí)行的價格不同，所以需要做為兩種品名處理）需要在同一倉庫內(nèi)（或不同倉庫之間）進行不同物品之間的改型入庫；1.倉庫間的調(diào)撥管理：左邊填入調(diào)出倉庫及物品，右邊為填入調(diào)入倉庫及物品，都填寫完整后點擊“存盤”按紐即可完成調(diào)庫工作。2。改型入庫管理：A.同一倉庫內(nèi)的改型入庫處理，將調(diào)出庫與調(diào)入庫填為相同的倉庫，不同倉庫的改型入庫時應(yīng)分別輸入改型前的倉庫名稱（即：調(diào)出庫）和改型后的庫名稱（即:調(diào)入庫）.B。因為是改型入庫，左邊填入改型前的物品的品名、規(guī)格和數(shù)量，右邊填入經(jīng)過改型形成的物品的品名、規(guī)格及數(shù)量。完成點擊存盤即可保存該記錄。另：該界面下還有許多操作按紐,其操作方法可以參閱“出租單管理”相關(guān)按紐的操作方法.四）合同執(zhí)彳亍情況:點擊主界面上的“合同執(zhí)行情況明細表”，出現(xiàn)以下界面：在此界面中，請首先選擇“執(zhí)行情況截止日期”，因為該日期會直接影響到您所看到的合同執(zhí)行情況。選擇好日期，雙擊要查看的合同后，該合同的出租回收情況將列示出來，如下：注:1、如果該客戶最后一次出租回收記錄的日期大于右上角的日期，系統(tǒng)將把該日期以后的出租回收記錄忽略.2、如果該客戶所租用的物品在原簽定的合同中沒有列出，系統(tǒng)也將把它忽略（這時可以打開原合同并新增該物品即可）。五）其他：在軟件主界面點擊租賃報表，可以出現(xiàn)如下圖，供用戶查詢各種報表：1） 、物品出租回收明細帳：點擊主菜單上“租賃報表”中“客戶流水賬查詢可以順序查看某一合同所有物品的出租回收情況。如下：2） 、出租情況日報表：點擊主菜單上“租賃報表”中“租賃物資日報表”可以查看當(dāng)日的一些情況。3） 、客戶租費明細表：點擊主菜單上“租賃報表”中“每個客戶月度收入明細表”可出現(xiàn)如下界面。本報表以每個結(jié)帳日為單位計算每個月的租金、丟損費、收款等項目。點擊“選擇合同〃與“開始匯總〃后出現(xiàn)以下界面：4） 所有客戶租費匯總表：點擊主菜單上“租賃報表”中“所有客戶租費收入?yún)R總表”選好合同后點擊“開始匯總”鈕，可出現(xiàn)如下界面：該匯總表可以匯總所有客戶截止到一定日期的所有費用情況.注意：在生成本表時，系統(tǒng)要進行大量的運算,可能要等待較長時間（視:合同數(shù)量和每個客戶、每個合同的業(yè)務(wù)量大小而定）。所以請在計算機空閑時進行運算。5） 、客戶租費匯總表：點擊主菜單上”租賃報表〃中”所有客戶各類物資租費匯總表”，選中合同后出現(xiàn)如下界面：本匯總表可以匯總所有客戶，截止結(jié)算日的租費情況和結(jié)算日當(dāng)日的每個客戶的租費結(jié)算情況。注意：在生成本表時，系統(tǒng)也要進行大量的運算，所以請在計算機空閑時執(zhí)行本模塊。十三、操作技巧:技巧一：合同太多，如何快速查找？在所有選擇合同的窗口中，如下：每次彈出的是所有（未終結(jié)）合同，如果合同比較多時，選擇合同是個大問題，這時您可以用以下幾種方法快速定位您要查找的合同：1.用鼠標(biāo)點擊合同列表的每一列的標(biāo)題欄，當(dāng)您第一次點擊時系統(tǒng)按本列的順序排列，第二次點擊時按該列的倒序排列.這樣可以很容易的找到要找的合同。2.修改左上角的年份和月份：當(dāng)您修改左上角的年份和月份并按下回車鍵時，合同列表中將只顯示本年本月簽定的所有合同（如果您不修改它，系統(tǒng)會顯示所有未終結(jié)合同），如果您能夠準(zhǔn)確的知道某一客戶的合同簽定日期時，用該方法來查詢最快。如:把左上角的年月修改為2006-9并按下回車鍵后，系統(tǒng)只列出了2006—9月份簽定的所有合同。結(jié)果如下：技巧二：系統(tǒng)初始化您在使用本系統(tǒng)時，可能還沒有盤點出所有物品的實有數(shù)量，這時您可以在輸入期初庫存時，先對每一種物品每一種規(guī)格都輸入一個比較大的庫存數(shù)量（這樣可以保證您在出租物品時，系統(tǒng)不會頻繁的提示您“庫存數(shù)量不夠”），等到您年中或年末盤點出實際庫存數(shù)后，再把庫存數(shù)量調(diào)整為實際數(shù).技巧三：如果有些物品本軟件中未提供，我該如何增加?分三種情況：1.要增加物品的“類別〃及“品名〃已經(jīng)存在：這時，用戶可打開“基本信息設(shè)置〃菜單下的“基本代碼維護”，出現(xiàn)如下窗口：選中第三欄（品名規(guī)格），點擊“增加〃按紐后，用戶可在新增加的空白行中選定新增規(guī)格所屬的“物品品名”，填入“規(guī)格名稱〃，“換算單位〃，“換算數(shù)量”后，點擊存盤保存。2.要增加物品的“類別〃已經(jīng)存在，而“品名〃不存在：這時需要先點上圖中的第二欄（物品品名）欄，如下圖：點擊“增加”按紐后用戶可在新增加的空白行中選定新增品名所屬的“物品類別”，填入“品名”，“日租金”，“單位”，“單位價值〃（并選中“在用〃）后，點擊“存盤”保存。然后，用戶需要選中第三欄“品名規(guī)格〃欄，并按方法一加入物品規(guī)格。3.要增加物品的“類別”和“品名〃都不存在：這時需要點擊軟件主界面的“基礎(chǔ)信息設(shè)置”：選擇“增加租賃物資”按紐后，用戶可在新增加的空白行逐次輸入相應(yīng)的“物品類別名稱”及名稱與規(guī)格后，點擊存盤保存。技巧四：在“基礎(chǔ)代碼維護”中新增物品后，原來的合同中為何仍然沒有？點擊“合同管理”中的“修改合同”，選擇原來已有的合同，單擊“添加新增物品”按鈕，出現(xiàn)如下界面：這時用戶可看到新添加的物品，選中它，點擊“新增”按鈕，這樣新添加的物品就加入到本合同中去了。技巧五:在“基礎(chǔ)代碼維護”中新增或刪除物品丟損類型后，原來的合同中為何仍然沒有變化？點擊“合同管理〃中的“修改合同”，選擇原來已有的合同單擊“刷新丟損類型”按鈕后，軟件自動查找本合同的所有丟損類型，并自動加入或刪除。技巧六：“特殊業(yè)務(wù)處理”中的“丟賠〃、“回收退回”、“報廢”、“折算”有何用處？“丟賠”：主要用于在與客戶結(jié)算時，其出租物資出現(xiàn)丟失,這時租賃公司與其客戶之間該如何進行處理。處理步驟如下:單擊桌面的特殊業(yè)務(wù)，選擇“物品丟賠管理'，出現(xiàn)如下界面：這時軟件會自核對所有出租物資，并把欠收物資列出.這時，用戶輸入丟失件數(shù)及賠償單價后，賠償金額會自動計算出來。用戶用鼠標(biāo)選中丟失物資后，單擊“確認(rèn)丟失”按鈕即可自動完成丟賠處理（用戶也可選擇“全部賠償”，軟件會自動填寫丟失數(shù)量，并自動選中所有物資）。“查看丟失”按鈕，用戶查看已經(jīng)做丟失處理的物資。界面如下：如果用戶在處理過程中出現(xiàn)差錯，可以上窗口中選中各物資，單擊“取消丟失”按鈕，返回處理前的狀態(tài)，然后重新做丟賠處理.“回收退回”：如果在業(yè)務(wù)中出現(xiàn)多收物資的情況，就需要進行物資的退回處理。單擊桌面的特殊業(yè)務(wù)，選擇“物品退回管理〃，出現(xiàn)如下界面：在這個界面中您可看到客戶多送來的物資，可以選擇“全部退回〃，退回件數(shù)及退回數(shù)量會自動填充，單擊“回收退回”按鈕，本系統(tǒng)自動做退回處理?！皥髲U”：在回收管理中，如果記錄了物資的報廢情況（如下圖）：在報廢一欄輸入要報廢的數(shù)量，存盤后退出。在結(jié)算時，雙方需對這部分物資確認(rèn)。確認(rèn)后，出租方就要對這部分物資進行報廢處理（如下圖）：這時您可以修改“單位〃、“單價”，金額會自動計算。如果這些物品確實需要報廢單擊“自動出庫〃按鈕，這樣報廢的物品會從庫存數(shù)量中減出來。如果想取消自動出庫的處理，則單擊“取消出庫”。物品報廢的管理就處理完了.注意：如果用戶在回收物資時，只是記錄了報廢情況，并未對報廢物資做“報廢處理"（即：從以上窗口中做處理），這時，客戶的結(jié)算單上是不出現(xiàn)“報廢賠償金”的。只有以上步驟都做完后，客戶的結(jié)算單上才會出現(xiàn)“報廢賠償金”。折算:在合同終了，需要結(jié)算時，如果仍然客戶方仍有部分物資不能送回，并且有些物資出現(xiàn)多回送情況.這時，用戶就要進行折算業(yè)務(wù)的處理。點擊桌面上的“特殊業(yè)務(wù)”圖標(biāo)，選擇“合同終結(jié)折算管理”，選擇合同后出現(xiàn)如界面：在這個界面中，多回收物品與未回收物品均顯示出來，選擇參與折算的物品名稱，點擊“折算”按鈕，如果多回收物品的價值比未回收物品的價值多，則折算出的數(shù)據(jù)會是一個負(fù)數(shù)；反之則會是一個正數(shù)。技巧七：合同的清除。分兩種情況：一、正常終結(jié)。是指在合同終結(jié)時，如果系統(tǒng)中的合同太多，想刪除合同，其操作方法是，選擇菜單中的“合同管理”中的“清除已終結(jié)合同”，選擇想要刪除的合同，單擊“清除一條記錄”，這樣您所選擇的合同就被刪除了，請注意清除合同后就無法再恢復(fù)了。二、非正常終結(jié)。是指當(dāng)您剛接觸本軟件時，進行合同的摸擬錄入練習(xí)，有出租單、回收單、的錄入，有丟賠、報廢、退回、折算的業(yè)務(wù)處理，這種情況下,若要清除合同，首先，依次恢復(fù)報廢、丟賠、退回、折算的處理，然后，將錄入的所有出租單、回收單中的數(shù)據(jù)全部刪除，最后從結(jié)算管理中選擇要清除的合同，結(jié)算后，點擊“合同終結(jié)處理”，以后的操作同正常終結(jié)的清除操作.技巧八：注冊如果您不是注冊用戶，您只能輸入60天的數(shù)據(jù)。另外系統(tǒng)會再給您10天的注冊期，如果您在此期還不注冊您將無法繼續(xù)錄入數(shù)據(jù).但是，一旦您取得了合法注冊碼，您仍然可以再繼續(xù)使用本系統(tǒng)（原有數(shù)據(jù)不會丟失）。注冊方法:在主菜單上點擊“關(guān)于”，并在關(guān)于窗口中點擊“注冊”按紐，并輸入合法的序列號,然后點“立即注冊〃即可。注意：本系統(tǒng)有自動防護措施，如果您已經(jīng)是一個合法的用戶，您打算破解本系統(tǒng)的序列號時，系統(tǒng)會提示您的非法行為，并將使您的軟件無法正常運行。技巧九:備份本軟件具有自動備份功能。建議您每天都備份一次,備份時，您可以直接備份到硬盤上或軟盤上，系統(tǒng)在備份時會自動調(diào)用rar壓縮工具進行壓縮。如果您備份到c:盤上，系統(tǒng)備份時，會在"c：\changfeng\zlgl\”目錄下增加一個backupc。rar文件，如果您選擇備份到d:盤上，系統(tǒng)并不會真正的備份到d：上，它會在“c:\changfeng\zlgl\”目錄下增加一個backupd。rar文件.系統(tǒng)每一次備份時，都會覆蓋上次的備份文件（如果您選擇備份到不同的盤上時，不會覆蓋），所以您不用擔(dān)心備份文件會越來越多。技巧十:恢復(fù)本軟件有自動恢復(fù)原備份文件的功能。如果您選擇從c:盤恢復(fù)，系統(tǒng)會從“c:\changfeng\zlgl\”找到backupc。rar文件，自動解壓縮并自動恢復(fù)數(shù)據(jù)庫。恢復(fù)時請注意系統(tǒng)對您的提示。技巧十一：最少結(jié)算天數(shù)1。按最少結(jié)算天數(shù)結(jié)算是指某種物品被租賃的天數(shù)（比如15天）不足租賃公司規(guī)定的天數(shù)（比如20天），但在計算租金時，按20天計算的一種結(jié)算方法。2。用戶在“基礎(chǔ)信息設(shè)置”窗口的“類別品名”中可設(shè)定每一種物品的“最少結(jié)算天數(shù)”.界面如下：3.按“最少結(jié)算天數(shù)”計算租金的步驟A、 入、進入“租費結(jié)算”窗口，將“結(jié)算起始日期〃右側(cè)的按鈕設(shè)為“最初”，“結(jié)算截止日期”設(shè)為最終結(jié)算日，畫面如下：B、 B、點擊“結(jié)算”按鈕，再點擊“清單一（按規(guī)格計算）”進入如下畫面：（