檔案管理制度-暫擬

檔案管理制度為了加強公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定，結合公司實際情況，特制定本制度。凡集團總公司各部門、下屬公司（下稱單位）具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司進行檔案移交，集中管理，任何單位及個人不得據(jù)為己有。公司檔案實行統(tǒng)一領導，分級管理，分級查閱的原則。其中：一級管理是指總公司XXXX的統(tǒng)籌管理具體哪個部門來管理，由XXXX指定專職人員負責；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作，由各部門指定人員專（兼）職本部門檔案管理工作，并將確定后的本部門專（兼）職檔案管理人員名單報到XXXX備案。具體哪個部門來管理公司檔案管理工作的分散與集中。與公司財務有關的資料由財務管理部保管(會計報表、賬蒲、憑證、審計報告等)；有關人事方面的資料，由人事行政管理中心人事專員保管（員工履歷材料、勞工關系、獎懲材料等）；公司執(zhí)照及公章由專門專人保管（詳見集團印章、證照管理明細表）；其他方面的重要資料由XXXX直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同原則上公司應保留兩份原件，財務管理部和XXXX部各保存一份，特殊情況只有一份原件時，由XXXX部保存原件，財務管理部保存復印件。各部門向檔案室移交檔案時，應同時移交相關的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料的復印件等由各部門自行保管。第五條.各部門向檔案室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。資料管理員應保持相對穩(wěn)定，人員變動應及時通知XXXX部檔案室，因工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，方可離職。第六條.檔案歸檔范圍凡是反映公司工作活動，具有備考利用價值的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖標、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽事物等各類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。公司頒發(fā)的（包括轉發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿；他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件；3、公司及各部門的工作計劃、總結、報告；4、公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；外單位帶回的與公司有關的文件材料；6、公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

7、反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、貿(mào)易、證券、信貸、擔保、典當、保險、租賃、轉貸等業(yè)務中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；8、公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）；公司年初財務預算報告及年終財務報告，各種財務報表及原始憑證、賬冊及其管理方面的文件材料。9、公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料；公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等；

11、公司重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。12、公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；

13、其他需要歸檔的重要文件。第七條.檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理、不遺漏、不丟失、確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門會人員負責收集。第八條.歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水盒復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件。第九條.凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門資料員應在規(guī)定時間內(nèi)將原件及時歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經(jīng)辦部門視實際情況需要留存復印件。如有特殊因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管的，應經(jīng)XXX部經(jīng)理同意后妥善保存，XXX部以復印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后應及時送XXXX部歸檔并換回原復印件。第十條.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件，清晰、完整。第十一條.為了避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復印件等情況，設立檔案簽收本，列明檔案名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第十二條.立卷應以部門為主，綜合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請示和批復，印本和底稿，正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。第十三條.立卷時應編制好案卷目錄，按文件的標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，填寫備案表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固、無任何金屬物。第十四條.檔案管理員應根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦等級、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。第十五條.檔案分類與編號規(guī)則，見附表。第十六條.公司本部及所屬各單位應有存放檔案的專門庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條件，門窗應結實、牢固。各部門根據(jù)保存安敢數(shù)量，設置存放檔案的箱柜。第十七條.歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據(jù)公司檔案分類規(guī)則對檔案進行科學的分類、編號、分卷裝訂成冊，保管要有條理、主次分明、存放科學。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。第十八條.檔案管理員要隨時檢查歸檔卷宗內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應及時報XXXX部負責人，重要問題應及時報總經(jīng)理。要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律，經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放，不雜亂，整潔有序，醒目易找。第十九條.檔案管理員要做好為檔案流失的防護工作，妥善保管，謹防丟失，不得隨意轉借或替當事人涂改內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或泄漏內(nèi)容。第二十條.檔案發(fā)生泄密，損毀或丟失時，根據(jù)給公司所造成的損失大小，按規(guī)定對有關責任人進行處罰。第二十一條.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方案來鑒別檔案的價值，確定其保管期限和密級。第二十二條.保管期限文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，依下列規(guī)定辦理：永久保存公司章程、股東各簿、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會記錄、財務報表、政府機關核準文件、不動產(chǎn)所有權證及其他債券憑證、規(guī)章制度。10保存預算、決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料。5年保存期間或解除的合約，其他經(jīng)核定保存5年的文書。1年保存結案后無長期保存必要資料。第二十三條.檔案密級公司檔案文件分絕密、機密、普通三個分級，按檔案性質、內(nèi)容不同劃分不同的密級，并據(jù)此界定檔案調閱權限。1、“絕密”文件含：相關政府批文，會計憑證、財務報表，資金合同、相關財務往來，與其他經(jīng)濟組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。2、“機密”文件含：公司各類經(jīng)濟合同、人事檔案、客戶檔案、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動產(chǎn)所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、會議紀要、公司有效證件、各項辦理資料、單位往來證件。3、“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文，公司宣傳資料，各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件，材料。第二十四條.凡需借閱公司檔案者，均須填寫檔案調閱單，依據(jù)調閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能調閱。第二十五條借閱檔案密級與領導簽批各部門因工作需要借閱本部門的業(yè)務檔案須本部門領導批準，機密級以上檔案須盡人事行政部經(jīng)理審核批準，絕密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準，絕密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準方可借閱。第二十六條.借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)《檔案調閱審批單》為借閱人調出所需檔案，并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經(jīng)人事行政部負責人批準。歸還的檔案要進行檢查，清點，經(jīng)檢查無誤后方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。第二十七條.公司檔案只供本公司員工在調閱當天即時查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在XXXX部負責人批準后可以短期外借，普通檔案借閱期為7天，機密級檔案借閱期為3天，絕密級檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如有特殊情形欲延長調閱期限，應按調閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準，方可查閱無密級檔案。第二十八條.借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，需按檔案室要求，整理形成的文字材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，方可調離。第二十九條.XXXX部檔案室每年對公司檔案進行一次清理，清除無保存必要的資料，對破損和褪色的資料進行修補和復制。第三十條.對已失去作用或超過保管期限的檔案資料，經(jīng)XXXX部負責人和檔案形成部門領導共同鑒定報分管領導審核，總經(jīng)理批準，并進行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。銷毀時要有兩人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存，銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷毀的檔案作為他用或作廢紙出售。第三十一條.由下列行為之一者，視情節(jié)輕重，給予100元—1000可修改元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任?？尚薷臍p、丟失或擅自銷毀公司檔案。擅自向外界提供、抄摘公司檔案。涂改、偽造檔案。未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。未按手續(xù)辦理借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理員同罰）。泄漏公司檔案機密者。第三十二條.本制度由人事行政管理中心負責解釋、補充。附件：檔案分類與編號規(guī)則表類別細目名稱子目名稱檔案編號經(jīng)營決策決策、目標方案、公司發(fā)展規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計分析QD-JJC-20110103050126QD-JGH-行政管理規(guī)章制度QD-XGZ-行政事務通知、決定QD-XXTZ-會議紀要QD-XXHY-其他綜合性行政事務QD-XXZH-法律事務公司證照批文QD-XFZZ-行政辦公合同QD-XFHT-人事管理人員管理QD-XRGL-教育培訓QD-XRJY-勞動調配、勞資、勞保QD-XRLZ-檔案信息管理QD-XDA-后勤福利QD-XHQ-外聯(lián)工作QD-XWL-設備儀器QD-XSB-財務管理會計憑證QD-CPZ-會計賬簿QD-CZB-會計報表QD-CBB-其他會計核算資料QD-CQT-品牌策劃調查分析QD-PDC-策劃、廣告QD-PCH-銷售管理QD-PXS-戰(zhàn)略規(guī)劃規(guī)劃相關資料QD-ZGH附件：檔案分類與編號規(guī)則表編碼規(guī)則：QD-JJC-20110103050126公司名稱類別名稱細目名稱項目名稱子目名稱年份+編號月日起始頁碼終止頁碼QDJJC20110103050126附件1：千德金融集團客戶檔案管理方案基本內(nèi)容客戶業(yè)務檔案是指我公司與客戶辦理業(yè)務過程中形成的記錄和反映業(yè)務情況的重要文件盒原始憑據(jù)，例如：相關合同及憑證、擔保申請人、反擔保人的基本資料和擔保業(yè)務資料。控制措施信貸、擔保、典當、保險等檔案的管理要做到萬無一失，建立檔案交接登記臺賬，、信貸、擔保、典當、保險檔案的管理要做到內(nèi)容有效、形式規(guī)范，檔案入庫要做到及時、責任明確、管理合規(guī)。信貸、擔保、典當、保險等檔案的調閱、提取要做手續(xù)規(guī)范。外來人員查閱客戶檔案要經(jīng)總經(jīng)理批準，不準將檔案帶離現(xiàn)場，保證檔案的安全。檔案管理員要對業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違章借出業(yè)務檔案或檔