LTC流程合同管理流程

合同管理流程（草案）目錄合同管理流程概述工程流程附件合同管理流程概述合同分解交底合同分解交底合同執(zhí)行合同監(jiān)督合同初稿來源合同事件產(chǎn)生合同訂立管理合同歸檔管理我方擬草對方擬草合同會簽流程合同評審流程合同會簽流程合同歸檔合同建檔編碼合同發(fā)放交接合同分解交底合同歸檔建賬合同信息化管理合同變更管理變更申請變更合同訂立變更合同歸檔合同總結(jié)合同履約管理合同履約管理合同工程流程概述有關(guān)文獻(xiàn)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國民法通則》《中華人民共和國建筑法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》合同分類工程合同：涉及公司承接的工程的施工合同以及公司分包給其它單位施工的工程合同；物資采購合同：涉及材料采購、設(shè)備購置及安裝勞動(dòng)、勞務(wù)合同：這類合同的主管部分是行政人事部，不屬于本合同管理流程的主體；本管理流程合用于公司訂立的全部經(jīng)濟(jì)類合同的管理，不合用于勞動(dòng)合同等其它類合同的管理。合同主管部門——經(jīng)營部的合同管理職責(zé)監(jiān)督、檢查貫徹執(zhí)行《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)的狀況；領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)合同的訂立、推行及管理工作；制訂合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行；決定對合同管理工作中做出明顯成績的部門和個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)；決定對合同管理工作中疏于管理，玩忽職守，違法亂紀(jì)者，未造成經(jīng)濟(jì)損失的予以通報(bào)批評，造成經(jīng)濟(jì)損失的予以處分；其它需要協(xié)調(diào)解決的合同管理中的重大問題。合同應(yīng)做到內(nèi)容正當(dāng)、條款齊全、文字清晰、表述規(guī)范、權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確、期限和數(shù)字精確，應(yīng)涉及：合同名稱；甲乙方名稱及地址，經(jīng)辦人聯(lián)系電話；甲乙辦法人代表或其正當(dāng)代理人簽字、公司公章或合同專用章；合同訂立時(shí)間、地點(diǎn)；標(biāo)的（內(nèi)容）；數(shù)量、質(zhì)量；價(jià)款或酬金（工程計(jì)價(jià)辦法、工程款支付方式）；履約方式、地點(diǎn)、費(fèi)用的承當(dāng)；違約責(zé)任（甲乙方權(quán)利和義務(wù)）；生效、實(shí)效條件、合同的變更、轉(zhuǎn)讓和解除條件；爭議解決的辦法；合同的份數(shù)及附件；保密條款（視合同性質(zhì)需要）合同負(fù)責(zé)或主辦部門填寫《合同會簽表》、《合同評審書》、合同摘要并附合同文本，合同業(yè)務(wù)單位營業(yè)執(zhí)照和有關(guān)資質(zhì)復(fù)印件加蓋公章，法定代理人授權(quán)委托書原件，按權(quán)限審核報(bào)批；合同審批原則上應(yīng)按次序依次執(zhí)行，遇特殊狀況下可臨時(shí)調(diào)節(jié)次序，但必須征得次序變動(dòng)影響的下一會簽人的同意。合同管理流程中全部參加的部門和負(fù)責(zé)人都必須認(rèn)真推行自己在合同管理中的職責(zé)，盡最大可能的維護(hù)公司的利益。二、工作流程流程名稱：合同會簽流程流程代號：HT-001主管部門：經(jīng)營部市場部市場部采購部采購部承接人工程部經(jīng)營部部財(cái)務(wù)部部行政法務(wù)輸出《合同會簽表》分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批①①②②⑤⑥④③⑤⑥④③⑦⑦流程闡明：合同會簽流程的定義：需訂立的合同初稿采用的是公司法務(wù)審核通過的合同模板或者是經(jīng)合同評審流程通過的合同，由合同訂立經(jīng)辦人發(fā)起合同會簽流程。名詞解釋：承接人是指產(chǎn)生合同事件過程中對外的重要聯(lián)系和溝通人或者其安排指定的人員。流程中各部的負(fù)責(zé)人或者負(fù)責(zé)人授權(quán)的人員為流程中的審核負(fù)責(zé)人。流程圖解序號流程環(huán)節(jié)角色流程環(huán)節(jié)描述及節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人須完畢的內(nèi)容01承接人發(fā)起合同會簽流程會簽流程跟進(jìn)人填寫《合同會簽表》中第一頁中全部內(nèi)容后根據(jù)流程中的各環(huán)節(jié)準(zhǔn)備簽約單位的四證一資質(zhì)一授權(quán)書（營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、承包資質(zhì)、安許證和授權(quán)委托書）。02市場部/采購部審核意見市場部經(jīng)理工程項(xiàng)目類合同由市場部對合同內(nèi)容與招投標(biāo)文獻(xiàn)及公司規(guī)定與否一致，并分成意見。采購部負(fù)責(zé)人材料、設(shè)備、產(chǎn)品類經(jīng)濟(jì)合同由采購部對合同中產(chǎn)品品牌、規(guī)格等重要功效指標(biāo)、單價(jià)和數(shù)量與圖紙或采購申請及市場供應(yīng)狀況提出意見，產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)原則、供應(yīng)周期、售前售后維保服務(wù)等與否符合公司規(guī)定并滿足項(xiàng)目規(guī)定03工程部審核意見技術(shù)總工對合同中對應(yīng)的技術(shù)負(fù)責(zé)。對工程合同中工期、工藝與否符合科學(xué)規(guī)律及項(xiàng)目規(guī)定、承包范疇、承包方式、合同價(jià)款、結(jié)算辦法、結(jié)算原則、變更確認(rèn)及支付等條款中與否存在對施工規(guī)定的限制；勞動(dòng)力、機(jī)械配備及物料供應(yīng)與否滿足項(xiàng)目規(guī)定；技術(shù)原則及質(zhì)量安全管理目的等與否滿足公司及項(xiàng)目規(guī)定；物資設(shè)備供應(yīng)合同負(fù)責(zé)審核供應(yīng)的數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)原則、供貨時(shí)間周期等與否滿足項(xiàng)目規(guī)定；違約責(zé)任與否有對應(yīng)的處分方法等。04經(jīng)營部意見經(jīng)營部經(jīng)理負(fù)責(zé)確認(rèn)工程合同承包范疇、承包方式、合同價(jià)款、結(jié)算辦法、結(jié)算原則、變更確認(rèn)及支付的商定與否符合公司規(guī)定（招投標(biāo)文獻(xiàn)）；采購合同與否與圖紙規(guī)定一致；審核承包人提交的簽約單位的四證一資質(zhì)一授權(quán)書）。05財(cái)務(wù)部審核意見財(cái)務(wù)部經(jīng)理涉及財(cái)務(wù)支付和財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)條款與公司有關(guān)規(guī)定的符合性，涉及不限于審核簽約公司名稱、合同價(jià)款支付方式、發(fā)票形式、代扣代繳等與財(cái)務(wù)核算和納稅有關(guān)的條款。06行政法審核務(wù)意見律師負(fù)責(zé)審核合同條款與否符正當(dāng)律、法規(guī)，內(nèi)容與否清晰合理，與否存在不明確或不利于我方的法律責(zé)任，與否存在法律方面的被索賠的風(fēng)險(xiǎn)等。07分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)《合同會簽表》中各部門意見做出工作安排，總經(jīng)理審批最后意見。08流程結(jié)束承接人向經(jīng)營部移交由總經(jīng)理訂立的《合同會簽表》執(zhí)行審批意見本流程中涉及的重要附件：《合同會簽表》流程名稱：合同評審流程流程代號：HT-002承接人各部門審核合同電子檔輸出《合同審核意見書》承接人各部門審核合同電子檔輸出《合同審核意見書》經(jīng)營部組織召開合同評審會《合同評審書》法務(wù)審核領(lǐng)導(dǎo)審批審核未通過，交由經(jīng)營部在此組織合同評審會或承接人談判審批通過，交由承接人發(fā)起合同會簽申請流程①⑤④③②①⑤④③②流程闡明：合同評審流程的定義：合同由對方公司提供或者未通過公司法務(wù)審核通過的合同模板產(chǎn)生的合同或者《合同會簽表》中分管領(lǐng)導(dǎo)批示須采用合同評審流程的。名詞解釋：承接人是指產(chǎn)生合同事件過程中對外的重要聯(lián)系和溝通人或者其安排指定的人員。流程中各部的負(fù)責(zé)人或者負(fù)責(zé)人授權(quán)的人員為流程中的審核負(fù)責(zé)人。流程圖解序號流程環(huán)節(jié)角色流程環(huán)節(jié)描述及節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人須完畢的內(nèi)容01承認(rèn)發(fā)起流程合同經(jīng)辦人承接人將合同的簽約背景、目的及合同以電子檔或者紙質(zhì)檔的方式發(fā)送給合同會簽流程中的各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人同時(shí)跟進(jìn)各審核人的成果。02各合同審核負(fù)責(zé)人審核各部門負(fù)責(zé)人各合同審核人根據(jù)合同審核的原則審核合同；輸出并輸出書面的《合同審核意見書》03組織召開合同評審會經(jīng)營部承接人或者承接部分負(fù)責(zé)人和經(jīng)營部負(fù)責(zé)人根據(jù)各合同審核負(fù)責(zé)人的《合同審核意見書》進(jìn)行匯總溝通，由經(jīng)營部組織召開合同評審會。合同評審會目的：是對各《合同審核意見書》進(jìn)行集中討論，實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控、達(dá)成公司統(tǒng)一意見。合同評審會就合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控的原則合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控首先審核合同策劃目的與公司戰(zhàn)略目的和業(yè)務(wù)目的的一致性；合同文獻(xiàn)以招標(biāo)文獻(xiàn)為基礎(chǔ)形成，因此要認(rèn)真編制好招標(biāo)文獻(xiàn)，客觀分析項(xiàng)目的基礎(chǔ)條件，明確識別、劃分出可能預(yù)見到事件的責(zé)任范疇和解決辦法，以減少合同執(zhí)行過程中的糾紛。對合同單位進(jìn)行資信復(fù)查，重點(diǎn)核算該單位施工任務(wù)飽和程度及財(cái)務(wù)狀況，避免對其履約能力和商業(yè)信譽(yù)予以過高評價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)，避免出現(xiàn)履約期間必須依靠業(yè)主合同商定外的資金支持才干維持合同的狀況。公司市場商務(wù)、技術(shù)、經(jīng)營、財(cái)會、法律等方面的人員、公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理參加溝通，充足發(fā)揮團(tuán)體的智慧，研究擬定下一步談判的方略,另首先在整個(gè)過程中強(qiáng)調(diào)并做好保密工作。合理轉(zhuǎn)移或分散風(fēng)險(xiǎn)，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，約束對方在推行合同過程中的、將風(fēng)險(xiǎn)分散在不同的空間，以減少公司遭受合同風(fēng)險(xiǎn)損失的程度。經(jīng)營部根據(jù)合同評審會的會議紀(jì)要輸出《合同評審書》04法務(wù)審核律師根據(jù)經(jīng)營部提交的合同和《合同評審書》對合同的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審核，給出意見和建議。05公司領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人審批通過，交由承接人發(fā)起合同會簽申請流程審核未通過，交由經(jīng)營部在此組織合同評審會或承接人談判06流程結(jié)束承接人執(zhí)行審批意見本流程中涉及的重要附件：《合同審核意見書》、《合同評審書》合同評審的重要原則<1>經(jīng)濟(jì)性：——項(xiàng)目計(jì)劃與否具體明確；——市場需求狀況與否可靠、屬實(shí)；——經(jīng)濟(jì)效益狀況與否真實(shí)、可信；——資金、資產(chǎn)使用效果的財(cái)務(wù)與否可行。<2>技術(shù)性：——項(xiàng)目技術(shù)與否真實(shí)、全方面、可靠；——技術(shù)方法與否完備、可行；——技術(shù)原則、參數(shù)與否先進(jìn)完善；——與否含有可操作性。<3>安全性：——涉及的款項(xiàng)支付與否已采用對應(yīng)的保護(hù)或限制方法；——有無損害我司商業(yè)秘密、商業(yè)信譽(yù)；——有無損害我司利益的其它情形。流程名稱：合同歸檔流程流程代號：HT-003主管部門：經(jīng)營部編碼建檔編碼建檔合同影印發(fā)放、借閱合同分解交底會《合同交底會要》合同交底會要發(fā)放合同執(zhí)行狀況建賬合同信息化管理①②③④⑤⑥流程闡明：合同歸檔流程是對經(jīng)合約雙方簽字蓋章生效的合同的管理流程。涉及：合同的建檔編碼、發(fā)放、借閱、分解交底、合同執(zhí)行狀況建賬和合同信息化管理。經(jīng)營部為該流程的主管責(zé)任部門。流程圖解序號流程環(huán)節(jié)角色流程環(huán)節(jié)描述及節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人須完畢的內(nèi)容01合同編碼建檔經(jīng)營部合同管理人對已生效的合同編碼建檔，合同檔案編號不等于合同編號。合同管理員按合同臺帳格式規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行登記。合同編碼建檔的規(guī)則：▲ 工程施工類合同—西電施工字（年）第號；▲ 工程材料設(shè)備合同—西電材字（年）第號；做到建設(shè)工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一，完備、整潔、規(guī)范02合同影印、發(fā)放和借閱經(jīng)營部合同管理人對已經(jīng)編碼建檔后進(jìn)行以下工作原件移交保管合同原件一式兩份以上的由經(jīng)營部書面移交一份財(cái)務(wù)部備案，其它原件歸檔資料室保管。合同原件移交實(shí)施登記制度，經(jīng)辦人必須簽字，并注明發(fā)放交接合同的名稱、份數(shù)及時(shí)間。合同影印發(fā)放合同原件歸檔資料室后，除非得到總經(jīng)理書面同意，否則不得以任何形式的借閱、發(fā)放。合同影印本用于合同日常的借閱和分發(fā)。分發(fā)和借閱交接實(shí)施登記審批制度《合同借閱/分發(fā)管理表》，經(jīng)辦人必須簽字，并注明發(fā)放交接合同的名稱、份數(shù)及時(shí)間。03合同分解交底會經(jīng)營部經(jīng)理施工合同由經(jīng)營部負(fù)責(zé)組織向項(xiàng)目經(jīng)理、預(yù)算、財(cái)務(wù)、物資供應(yīng)、市場等有關(guān)人員進(jìn)行合同交底，全方面陳說合同背景、合同工作范疇、合同目的、合同執(zhí)行要點(diǎn)及特殊狀況解決。材料設(shè)備物資供應(yīng)合同由物資設(shè)備部負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目交底工作。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織向項(xiàng)目部有關(guān)人員進(jìn)行合同交底，陳說合同基本狀況、各崗位的合同責(zé)任及執(zhí)行要點(diǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)防備方法等。各層次合同交底均要形成統(tǒng)計(jì)，并將交底狀況反饋給經(jīng)營部，由其負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行狀況進(jìn)行跟蹤督察，出現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)制訂對應(yīng)方法。根據(jù)合同分解交底會的會議紀(jì)要形成《合同交底會要》04《合同交底會要》發(fā)放經(jīng)營部合同管理員各層次的合同分解交底會都須形成書面的《合同交底會要》，由經(jīng)營部統(tǒng)一做好《合同交底會要》的發(fā)放管理。05合同執(zhí)行動(dòng)態(tài)建賬經(jīng)營部經(jīng)營部根據(jù)合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部跟合同有關(guān)資料、文檔和信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)的建賬管理，建立《合同管理臺賬》公司根據(jù)《合同管理臺賬》每六個(gè)月對保存的合同文檔進(jìn)行一次清理核對，如有遺失、損毀，要查明因素，及時(shí)解決，并追究有關(guān)人員責(zé)任。06合同信息化管理經(jīng)營部合同管理員經(jīng)營部定時(shí)將合同有關(guān)資料文獻(xiàn)進(jìn)行掃描整頓本流程中涉及的重要附件：《合同交底會要》、《合同管理臺賬》、《合同借閱/分發(fā)管理表》流程名稱：施工合同變更流程流程代號：HT-004主管部門：經(jīng)營部承接人承接人《合同變更申請》經(jīng)營部組織合同變更評審會行政法務(wù)審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批未通過，由經(jīng)營部組織合同變更評審會《合同變更評審會議紀(jì)要》通過，由市場部談判，訂立補(bǔ)充合同流程闡明：合同變更流程是對已訂立生效的合同因合同要素發(fā)生變化須進(jìn)行的補(bǔ)充合同訂立的管理流程。承接人為合同執(zhí)行過程中合同要素發(fā)生變化的第一知曉人。流程圖解序號流程環(huán)節(jié)角色流程環(huán)節(jié)描述及節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人須完畢的內(nèi)容01承接人發(fā)起流程合同變更申請人填寫《合同變更申請》02組織合同變更評審會經(jīng)營部經(jīng)營部根據(jù)狀況組織由市場部、項(xiàng)目部、工程部、財(cái)務(wù)部和行政法務(wù)參加的合同變更評審會。評審會輸出《合同變更評審會議紀(jì)要》《合同變更評審會議紀(jì)要》及補(bǔ)充合同提交給公司法務(wù)審核。03法務(wù)審核律師結(jié)合《合同變更評審會議紀(jì)要》及補(bǔ)充合同給出審核意見和建議04領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人由公司分管領(lǐng)導(dǎo)和公司總經(jīng)理最最后審批。未通過，由經(jīng)營部組織合同變更評審會通過，由市場部談判，訂立補(bǔ)充合同本流程中涉及的重要附件：《合同變更申請表》、《合同變更評審會議紀(jì)要》流程名稱：合同蓋章流程流程代號：HT-005主管部門：印章保管人核算、蓋章經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的人訂立意見經(jīng)營部意見承接人印章保管人核算、蓋章經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的人訂立意見經(jīng)營部意見承接人返回經(jīng)營部登記或歸檔返回經(jīng)營部登記或歸檔合同蓋章流程是通過《合同會簽表》合同進(jìn)行蓋章的流程。原則上流程圖解序號流程環(huán)節(jié)角色流程環(huán)節(jié)描述及節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人須完畢的內(nèi)容01承接人發(fā)起流程合同對外聯(lián)系人填寫