檔案管理制度

檔案管理制度為規(guī)范公司檔案管理工作并確保檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制訂本制度。1檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案、混氣車間運行檔案、維修站巡檢及檢修統(tǒng)計檔案外、開發(fā)配套組檔案、顧客服務(wù)部檔案、財務(wù)檔案，根據(jù)公司的需要規(guī)定不同的檔案歸屬不同部門保管，為使公司檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，特制訂本制度。2檔案的管理規(guī)定檔案管理人員應(yīng)定時檢查檔案保管狀況，做好統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)破損和筆跡含糊應(yīng)及時修補復(fù)制；對各類檔案的移出、銷毀應(yīng)分別建立登記，編制目錄，及時統(tǒng)計。3檔案管理分工3.1行政檔案：由公司經(jīng)理辦公室歸口管理。行政檔案的歸檔范疇：3.1.1公司經(jīng)營管理活動中所涉及的合同、章程、合同、意向書、備忘錄、驗資報告、資產(chǎn)評定報告等規(guī)范性文獻；3.1.2公司重要的人事任命、委派文獻；3.1.3股東會、董事會文獻；3.1.4公司在經(jīng)營活動中所產(chǎn)生的重要性文獻，涉及：重要的來往公文、工作計劃、狀況報告等；3.1.5成立公司所產(chǎn)生的可研報告、項目建議書、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、稅務(wù)證、許可證等；3.1.6對可研報告的批復(fù)，對合同、章程及修改狀況的批復(fù)；3.1.7政府頒發(fā)的有關(guān)燃?xì)鈨r格方面的文獻（價風(fēng)格節(jié)、制訂等）；3.1.8有關(guān)燃?xì)赓徶眉颁N售方面的合同、合同文獻；3.1.9在經(jīng)營中產(chǎn)生的貸款、抵押、擔(dān)保合同等文獻資料；3.1.10管理制度、燃?xì)獍踩?guī)范、服務(wù)條例及規(guī)范等文獻；3.1.11公司在經(jīng)營活動中涉及的財產(chǎn)、責(zé)任等各類保險單及招標(biāo)書；3.1.12公司經(jīng)營所需的房屋產(chǎn)權(quán)證、土地全部證、租賃合同等；3.1.13公司申請的有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)方面的文獻資料；3.1.14公司股權(quán)變更所涉及的決策、批復(fù)、合同（合同）及新的執(zhí)3.1.15公司在生產(chǎn)管理經(jīng)營活動中獲得的重大榮譽等；3.1.16其它需歸檔的文獻資料。3.2人事檔案：由經(jīng)理辦公室歸口保管。人事檔案的歸檔范疇：3.2.13.2.2自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。3.2.3考察、考核職工工作中形成的有關(guān)材料：民主評議的綜合材料、組織審定的考察材料、定時考核材料、年度考核記錄表、鑒定材料等材料。3.2.4國民教育、成人教育（大中專）、黨校、軍隊院校學(xué)生（學(xué)員）記錄表、考生記錄表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生記錄表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績記錄表、學(xué)習(xí)鑒定、學(xué)員思想小結(jié)（結(jié)業(yè)）、博士后研究人員工作期滿記錄表等材料。3.2.5評審（考試）專業(yè)技術(shù)職稱（資格）和聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、專業(yè)技術(shù)資格考試成績合格記錄表、評審高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)人員狀況簡表、業(yè)務(wù)自傳、評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表、套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。3.2.6發(fā)明發(fā)明、科研成果鑒定材料、多個著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的獲獎?wù)撐幕蛴兄卮笥绊懙恼撐牡饶夸洝?.2.7更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關(guān)材料：個人申請、組織審查報告及所根據(jù)的證明材料、上級批復(fù)等材料。3.2.8黨、團組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料。3.2.9表彰獎勵活動中形成的有關(guān)材料：勞動模范、先進工作者、有突出奉獻優(yōu)秀專家、國家科技獎（含國家發(fā)明獎、自然科學(xué)獎、科技進步獎）、中國青年科技獎、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團員等審批（呈報）表、先進事跡材料、先進事跡記錄表、立功、受勛、嘉獎、通報表彰等以及在其它工作中形成的表彰材料。3.2.10紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法院和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料：處分決定、免予處分的意見、上級批復(fù)、核算（調(diào)查）報告、本人檢查、交待、對處分決定的意見、撤銷處分的有關(guān)材料、通報批評材料、法院判決書、復(fù)查甄別報告、決定（結(jié)論）、上級批復(fù)、離婚材料等。3.2.11干部任免、調(diào)動、軍隊干部專業(yè)安置等工作中形成的有關(guān)材料：干部任免審批表（涉及所附的考察、體現(xiàn)狀況材料）、干部調(diào)動鑒定、組織審定的體現(xiàn)狀況材料、考察材料、公務(wù)員過渡記錄表、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表、授予（晉升）軍（警）銜審批表、轉(zhuǎn)業(yè)鑒定、定級定工資材料、退（離）休審批表等材料。3.2.12健康檢查和解決工傷事故工作中形成的有關(guān)材料：有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表、工傷致殘診療書、擬定致殘等級的有關(guān)材料、新錄用干部體檢表和畢業(yè)生分派工作體檢表等材料。3.2.13辦理喪事形成的有關(guān)材料：悼詞、生平、報紙報道消息、訃告、非正常死亡的調(diào)查報告及遺書。3.2.14其它有參考價值的材料。3.3財務(wù)檔案：由公司財務(wù)部歸口管理。財務(wù)檔案的歸檔范疇：3.3.1公司申請銀行開戶的董事會同意文獻；3.3.2財務(wù)會計報告；3.3.3會計政策變更批復(fù)文獻；3.3.4向金融機構(gòu)借款的合同合同及資金拆借合同；3.3.5重大資產(chǎn)處置時訂立的合同及董事會決策；3.3.6本地稅務(wù)機關(guān)稅收優(yōu)惠政策的批文；3.3.7其它需要歸檔的材料。3.4技術(shù)檔案：由公司工程部歸口管理。技術(shù)檔案的歸檔范疇：3.4.1廠區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施圖紙；3.4.2廠區(qū)生產(chǎn)性設(shè)備檢查報告；3.4.3竣工工程圖紙、資料；3.4.4竣工驗收資料；3.4.5各項工程審批手續(xù)；3.4.6生產(chǎn)設(shè)備的使用闡明書及有關(guān)合格證明；3.4.7管網(wǎng)施工預(yù)算、設(shè)計闡明；3.4.8勘察報告、可行性報告。技術(shù)檔案按年限，每年年度終了與經(jīng)理辦公室辦理移交手續(xù)。3.5開發(fā)配套檔案：由公司經(jīng)理辦公室歸口管理。開發(fā)配套檔案歸檔范疇：3.5.1公司與顧客訂立的管道用氣合同；3.5.3在管道開發(fā)過程中形成的文獻資料。3.6混氣車間工作表單：由公司混氣車間歸口管理?；鞖膺\行檔案歸檔范疇：3.6.1混氣設(shè)備運行統(tǒng)計；3.6.2罐區(qū)巡檢統(tǒng)計；3.6.3鍋爐房巡視統(tǒng)計；3.6.4購氣檢斤統(tǒng)計；3.6.5天然氣使用氣量統(tǒng)計；3.6.6混氣車間交接班統(tǒng)計?；鞖廛囬g工作表單應(yīng)于每月2日前將上月工作表單進行整頓、裝訂成冊，交由經(jīng)理辦公室存檔。3.7維修站工作表單：由公司維修站歸口管理。巡檢及檢修檔案歸檔范疇：3.7.1維修站（服務(wù)）工作單；3.7.2開栓點火業(yè)務(wù)記錄表；3.7.3巡線員工作日報；3.7.4客戶服務(wù)熱線紀(jì)錄。維修站工作表單，應(yīng)于每月2日前將上月表單進行整頓，裝訂成冊交由經(jīng)理辦公室存檔。4立卷歸檔規(guī)定4.1公司各部門檔案管理人員應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管工作.4.2各部門應(yīng)及時向經(jīng)理辦公室移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各部門必須嚴(yán)格恪守歸檔制度，不得無端延期或不交應(yīng)歸檔的文獻材料。4.3各部門向經(jīng)理辦公室移交檔案時，要嚴(yán)格推行移交手續(xù)，按文獻材料分類造冊，隨移交檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人、監(jiān)交人，各留存一聯(lián)清單備查。4.4歸檔案卷的總規(guī)定是：遵照文獻材料的形成規(guī)律和特點，保持文獻之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和運用。具體應(yīng)做到下述幾點：（1）歸檔的文獻材料種類、份數(shù)以及每份文獻的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在歸檔的文獻材料中，應(yīng)將每份文獻的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文獻與原件、多個文字形成的同一文獻立在一起，不得分開；文獻應(yīng)全在一立卷。（3）卷內(nèi)文獻材料應(yīng)區(qū)別不同狀況進行排列，密不可分的文獻材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內(nèi)文獻材料應(yīng)按排列次序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文獻材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文獻目錄，對文獻材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文獻材料要考證清晰，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文獻目錄放在卷目。（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。5檔案保管期限5.1文書檔案的保管期限定為永久、長久和短期三種。長久為十六至五十年左右，短期為十五年下列，三年以上。5.2擬定公司檔案保管期限的原則（1）但凡反映公司重要職能活動和基本歷史面貌的，對我司有久遠運用價值的檔案，列為永久保管。（2）但凡反映公司普通活動，在較長久時間內(nèi)對公司工作有查考運用價值的文獻材料，列為長久保管。（3）但凡在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文獻材料，列為短期保管。6檔案保密級別6.1檔案分普通檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人建議，經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人核定密級。6.2有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)辦公室主任及主管領(lǐng)導(dǎo)同意。6.3有密級檔案只限歸檔人使用，其別人員使用需經(jīng)辦公室主任及主管領(lǐng)導(dǎo)同意。6.4對已到保密期限的檔案要請有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作普通檔案管理，及時提供運用。7檔案的借閱7.1各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)同意，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。7.2公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任同意。7.3借閱檔案必須嚴(yán)格推行登記手續(xù)，償還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。7.4借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊狀況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任同意。7.5有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需辦公室主任及主管領(lǐng)導(dǎo)同意。7.6借閱的檔案用完后，應(yīng)及時償還，借用時間普通不得超出十天。7.7借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。7.8凡借閱的檔案、文獻一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。8電腦檔案的管理8.1全部員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域寄存公司有關(guān)的文獻、資料，在指定寄存區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文獻夾，使用電腦工作人員將各類文獻、資料在該文獻夾中設(shè)定子文獻夾分類寄存。8.2各部門負(fù)責(zé)人即為電腦檔案管理負(fù)責(zé)人。9檔案的鑒定與銷毀9.1經(jīng)理辦公室定時對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。9.2檔案鑒定工作由經(jīng)理辦公室主任主持，有關(guān)部門參加，構(gòu)成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。9.3檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)總經(jīng)理同意后，方可銷毀。9.4銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。10罰則10.1凡違反本制度，無端延期或不交應(yīng)歸檔的文獻材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍遲延不交的，予以公司內(nèi)部通報批評并處以50—100元罰款。10.2公司員工違反本制度第7.4款，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任同意轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體狀況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視狀況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。10.3公司員工凡違反本制度7.6款，不按借閱期限償還的，限期償還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。10.4公司員工凡違反本制度7.7款，