學(xué)院電話傳真管理制度

學(xué)院管理制度學(xué)院管理制度

第一條管理

〔一〕接打規(guī)范

1、接聽規(guī)范用語

〔1〕"您好！安徽外國語學(xué)院部門'

〔2〕"請(qǐng)稍等，......'

〔3〕"對(duì)不起，他〔她〕不在，請(qǐng)打他〔她〕手機(jī)或改日再打'

2、撥打規(guī)范用語

"您好，我是安徽外國語學(xué)院的......'

3、接聽原則

接聽要迅速、準(zhǔn)確、用語簡練、清楚、耐心。接聽?wèi)?yīng)在鈴響2-3聲之間就拿起話筒。

4、掛斷

尊、長者優(yōu)先掛斷；打者先掛。

〔二〕記錄及處理

1、接聽時(shí)要做好記錄準(zhǔn)備，主要是六大要素：何人、何地、何時(shí)、何因、何事、何果。

2、要及時(shí)將記錄內(nèi)容轉(zhuǎn)告當(dāng)事人。

〔三〕的開通〔移機(jī)、停機(jī)〕

因工作必須要，由部門提出開通〔移機(jī)、停機(jī)〕申請(qǐng)，交總務(wù)處審核，報(bào)分管院長批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后交后勤服務(wù)中心負(fù)責(zé)辦理。

〔四〕故障處理

1、機(jī)及內(nèi)部線路在使用過程中出現(xiàn)故障，由各使用部門向后勤服務(wù)大廳報(bào)修。

2、信號(hào)等出現(xiàn)故障時(shí)，由后勤服務(wù)中心負(fù)責(zé)及時(shí)與運(yùn)營商協(xié)商解決。

〔五〕費(fèi)用結(jié)算

1、各部門每部每學(xué)期都有一定的話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，超支由部門負(fù)責(zé)人承當(dāng)，結(jié)余部分由部門負(fù)責(zé)人自由支配。話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)另行制定。

2、后勤服務(wù)中心派員每月到電信局打印費(fèi)用清單，憑清單到財(cái)務(wù)辦理結(jié)算手續(xù)。繳費(fèi)須及時(shí)，避免因欠費(fèi)而停機(jī)。

第二條管理

〔一〕操作規(guī)范

1、發(fā)送時(shí)明確對(duì)方的號(hào)碼、姓名，向?qū)Ψ胶唵握f明發(fā)送的事由及接收人員的姓名。重要發(fā)送后，必須確認(rèn)。

2、接收時(shí)問清對(duì)方發(fā)送給何部門何人，假設(shè)是純商業(yè)性的可以拒收。收到后及時(shí)通知相關(guān)部門人員領(lǐng)取，并做好登記和簽收。

3、院辦公室文員負(fù)責(zé)機(jī)維護(hù)，保證紙張的充足。

〔二〕使用要求

1、由院辦公室文員操作，其他人員嚴(yán)禁接發(fā)。

2、嚴(yán)格登記制度，發(fā)往外地或發(fā)送量超過5頁的須經(jīng)院辦公