合同管理制度(同名3932)

PAGE11PAGE5廣州市展航物流有限公司合同管理規(guī)范化制度第一章

總

則第一條

為依法經(jīng)營管理，規(guī)范市場競爭行為，樹立依法為本，維護當事人合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《廣東省合同監(jiān)督條例》、《廣州市展航物流有限公司章程》及有關(guān)法律、行政法規(guī)及規(guī)章規(guī)定，特制定《廣州市展航物流有限公司合同管理規(guī)范化制度》。企業(yè)對外簽訂的各類合同一律適用本制度。

第二條

合同管理的總目標：機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化，制度系列化，行為規(guī)范化、經(jīng)營管理和合同管理一體化。

第三條

合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的維護，都有積極的作用。各級部門經(jīng)理、法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴格遵守，切實執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，做好以“守合同重信用”為核心的合同管理工作。

第二章

合同的簽訂制度第四條

簽訂合同，必須遵守國家法律、法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定。

第五條

對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業(yè)負責，對本職工作負責，在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)。超越代理權(quán)限和非法委托人均無對外簽約權(quán)。

第六條

建立合同信用評價體系，簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的資信情況。包括：簽約方是否具有法人資格、有無經(jīng)營權(quán)、有無履約能力及其信用情況；堅持對合作伙伴資信調(diào)查制度，著重了解對方企業(yè)（單位）年檢等級，守重等級，合同信用、稅務(wù)信用、質(zhì)量信用情況，進行企業(yè)信用綜合評估，減少交易風險，防止上當受騙，防止簽訂無效合同，確保所簽合同有效、有利。

第七條

簽訂合同，必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和效益原則。

第八條

簽訂合同，如涉及公司內(nèi)部其他單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進行協(xié)商，相互協(xié)調(diào)，然后簽約。

第九條

合同除即時清結(jié)者，應(yīng)當采用書面形式。應(yīng)當采用國家和省制定的示范文本，企業(yè)確實需要可以參照示范文本制定合同文本，但不得含有損害當事人利益的格式條款，對企業(yè)單位自制的合同文本必須認真審查，防止“霸王條款”以及“合同陷阱”。盡量避免使用對方企業(yè)單位自制的合同文本。

第十條

合同對方當事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。對方在合同中每一項應(yīng)負擔的義務(wù)均應(yīng)與違約責任相對應(yīng)。

合同內(nèi)容應(yīng)審查的主要問題是：1、部首部分，注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。2、正文部分，注意：價金必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價或國家指導價、市場調(diào)節(jié)價；違約責任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法。

3、結(jié)尾部分雙方都必須使用合格的印章——公章或合同專用章，不得使用財務(wù)章、部門章或業(yè)務(wù)章等不合格印章，注明合同有效期限。

第十一條

簽訂合同，除合同履行地在我方住所所在地外，簽約時應(yīng)力爭協(xié)議合同由我方所在人民法院管轄或選擇仲裁機構(gòu)仲裁。第十二條

簽訂合同付款盡可能采用托收承付，簽訂合同應(yīng)以現(xiàn)款為主，不準賒銷；確需賒銷或代銷的，由公司法定代表人審批。

第十三條

任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，給公司造成經(jīng)濟損失，依法追究刑事責任。3、因?qū)Ψ截熑我鸬募m紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清主次，合情合理解決。第三十三條

各部門在處理糾紛時，應(yīng)加強聯(lián)系，及時通氣，積極主動地做好應(yīng)做的工作，不互相推委、指責、埋怨、統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。第三十四條

法務(wù)部處理合同糾紛的范圍是：1、總經(jīng)理交辦的；2、經(jīng)各有企業(yè)處理解決不了的；3、其他應(yīng)由法律部處理的。第三十五條

提請?zhí)幚砗贤m紛的程序是：1、承辦人填寫“對外合同糾紛申報表”，按本《制度》的規(guī)定報批。2、審批單位可依據(jù)情況，在1天內(nèi)作出由上報單位負責處理；由法務(wù)部負責處理。3、法務(wù)部對經(jīng)協(xié)商仍無法解決或認為有必要的合同糾紛，經(jīng)主管領(lǐng)導同意，可提交上級主管機關(guān)、仲裁部門或人民法院依法處理。第三十六條

合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行，并必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時間。第三十七條

凡由法務(wù)部處理的合同糾紛，有關(guān)企業(yè)必須主動提供下列證據(jù)材料（原件或影印件）：1、合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議）以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報、圖表郵件、傳真等；

2、發(fā)票等有關(guān)憑證；

3、有關(guān)財務(wù)帳目；4、有關(guān)違約的證據(jù)材料；5、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。第三十八條

對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。第三十九條各部門對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收執(zhí)，各部門應(yīng)由專人負責該文書的履行。對于對方當事人在規(guī)定期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的，承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導和法務(wù)部匯報。第四十條

對當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，由法務(wù)部配合各單位向人民法院申請執(zhí)行。第四十一條

在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關(guān)單位應(yīng)認真檢查對方的執(zhí)行情況，防止差錯。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的，應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。第四十二條

合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備查考。第七章

合同的管理制度第四十三條

設(shè)立合同管理領(lǐng)導小組（委員會）主要職責是：一、貫徹執(zhí)行《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，組織有關(guān)人員的學習和培訓。二、制定合同管理章程、制度。并貫徹實施。三、負責各類合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓和終止，并審核企業(yè)對外簽訂的重大合同。四、審查合同，建立合同臺帳和檔案，管理合同文本、合同專用章、《授權(quán)委托書》，進行合同統(tǒng)計，做出統(tǒng)計分析。五、決定合同評估、評審、審批、登記、備案、咨詢事宜；決定格式合同制作、合同鑒證、合同催告、合同撤銷事宜；決定合同擔保及抵押等事宜。六、協(xié)調(diào)單位內(nèi)部和外部合同關(guān)系，解決合同問題和處理合同糾紛。七、領(lǐng)導開展“守合同重信用”活動。八、開展合同調(diào)研活動。第四十四條

合同管理員及其職責一、合同管理員應(yīng)具有一定的文化水平和語言文字能力，具有相應(yīng)的合同法律、法規(guī)知識，懂業(yè)務(wù)，懂管理，工作認真細致。二、合同管理員除搞好自身的學習外，應(yīng)對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行合同知識培訓，實行持證上崗制度。三、參與合同的會商、評審。根據(jù)委托訂立合同，進行變更和解除。四、檢查合同的訂立與履行，辦理合同公證，辦理抵押物登記等。五、管理合同文本、合同專用章和法人授權(quán)委托書并按規(guī)定使用。登記臺帳，填報統(tǒng)計報表，建立合同檔案。登記、保管與合同有關(guān)的文字、單證材料。六、清理債務(wù)，追討欠款，參與仲裁、訴訟活動。七、合同管理員調(diào)崗，應(yīng)認真辦理檔案、資料移交等手續(xù)，經(jīng)領(lǐng)導同意后離任。第四十五條

本公司對合同實行分級管理、專業(yè)歸口制度，法人委托書制度，合同專用章制度及基礎(chǔ)管理制度。

第四十六條

法人委托制度。法人委托人的主要職責是：1、在授權(quán)范圍內(nèi)負責談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；2、對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責；3、對須報請上級領(lǐng)導審批的合同，辦理申報手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負責；4、對所簽合同的全面履行具體負責，履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即上報、并積極想辦法解決，對發(fā)生的合同糾紛負責處理好或協(xié)助有關(guān)部門處理好；5、負責保管好本人所簽合同的一切資料；合同履行完畢后應(yīng)立即將資料上交歸檔。第四十七條

凡具備下列條件的，可以發(fā)給法人委托證書：1、品格思想好。能自覺遵守國家的法律政策，遵守公司各項規(guī)章制度；能拒腐蝕，不貪污受賄，不假公濟私、損公肥私。2、業(yè)務(wù)工作好。熟悉本職工作，能夠良好地完成本人業(yè)務(wù)工作，并以公司利益為重，擇優(yōu)簽約，嚴格履約，節(jié)約資金，增加收益，取得一定成績，無遺留問題。3、法律意識強。對《合同法》等經(jīng)濟法規(guī)認真學習，初步掌握并能運用有關(guān)法規(guī)。第四十八條

公司根據(jù)各部門和下屬公司、企業(yè)的實際情況，決定法人委托人的設(shè)置及數(shù)額，具體人選由各單位確定，經(jīng)培訓考核合格后，才能取得法人委托書，委托人應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)進行有效代理。第四十九條

法人委托證書應(yīng)妥善保管，防止遺失。一般實行一事一委托，不準將法人委托證書轉(zhuǎn)借他人或用作其他證明，否則，要追究相應(yīng)的責任。第五十條

合同專用章制度。公司及下屬企業(yè)對外簽訂合同所加蓋的印章，除各企業(yè)的公章外，一律使用公司統(tǒng)一編號的合同專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，財務(wù)部門有權(quán)拒絕辦理結(jié)算手續(xù)，由此所引起的責任由有關(guān)人員承擔，還可以予以處罰。

第五十一條合同專用章由有關(guān)公司統(tǒng)一刻制、編號和頒發(fā)；嚴禁任何人私自刻制、使用。

第五十二條合同專用章應(yīng)嚴格按照授權(quán)的范圍使用，不準混用、代用或借用。

第五十三條合同專用章應(yīng)妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢外，還要追究有關(guān)人員的經(jīng)濟責任和行政責任。

第五十四條

合同檔案管理制度1、合同檔案的管理，應(yīng)做到規(guī)范化、科學化、統(tǒng)一化。2、建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復(fù)或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等），均應(yīng)妥善保管。3、合同檔案還應(yīng)當包括：合同臺帳；合同文本；合同專用章使用登記；授權(quán)委托登記；合同學習、培訓情況；幫扶情況記錄；重合同守信用情況記錄；合同糾紛卷宗材料等。4、合同檔案可實行微機管理，但必須具有機讀和文字記載相結(jié)合。5、合同檔案應(yīng)裝訂成冊，實行一份一檔，由專人管理備查。6、查閱合同檔案需經(jīng)過批準并進行登記。第五十五條

合同臺帳制度1、合同臺帳包括合同登記臺帳、合同檢查臺帳、合同統(tǒng)計臺帳、合同法律法規(guī)學習與培訓臺帳、合同專用章使用登記臺帳、合同文本領(lǐng)用登記臺帳、《授權(quán)委托書》使用登記臺帳。2、建立合同臺帳，旨在通過合同管理，管理本單位的生產(chǎn)經(jīng)營行為，使決策者了解本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售情況。3、合同綜合管理部門按合同類別建立健全合同匯總臺帳，分管單位（部門）應(yīng)建立健全分類臺帳。4、建立合同管理臺帳。各企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺帳和總臺帳。每個企業(yè)必須設(shè)一個總臺帳。其主要內(nèi)容包括：序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺帳應(yīng)逐日填寫，做到準確、及時、完整。填寫“合同情況月報表”。各企業(yè)應(yīng)在每月5日之前將上月月報表填寫好后報送總經(jīng)理，同時抄報計劃財務(wù)部和法務(wù)部。

第五十六條

合同管理獎懲制度

一、凡在合同簽訂、審查、履行以及合同規(guī)范化管理制度工作中做出下列成績之一的，對有關(guān)部門和人員給予表揚和獎勵：1、在訂立、審查、履行合同過程中，工作認真負責，為本單位爭取較大效益、避免或挽回經(jīng)濟損失的；2、在合同管理工作中做出成績，被有關(guān)部門評為先進的；3、在合同管理工作中，提出合理化建議，為本企業(yè)增加較大效益，節(jié)約較大資金、避免或挽回經(jīng)濟損失的；4、追討欠款、索賠成功。在合同的仲裁、訴訟中由于自身的工作獲得勝訴的；

5、勇于檢舉、揭發(fā)他人利用合同行賄受賄、牟取私利等違法行為的。二、凡具有下列情況之一的部門和人員，視其情節(jié)輕重給予行政處分，經(jīng)濟賠