合同管理制度(常用)

PAGE5合同管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)合同的管理，規(guī)范和約束公司的經(jīng)營(yíng)行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，杜絕風(fēng)險(xiǎn)存在，根據(jù)《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。第二條公司對(duì)外發(fā)生以下業(yè)務(wù)，均須以書(shū)面形式簽訂合同。1、對(duì)外投資（接受投資）；2、借入（借出）款項(xiàng)（不含公司內(nèi)借款）；3、分兩次以上收（付）款的單筆業(yè)務(wù)；4、服務(wù)期限在4個(gè)月以上的單次收（付）款業(yè)務(wù)；5、單次付款（收款）金額在10,000元以上的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用原材料、機(jī)器設(shè)備（產(chǎn)品）采購(gòu)（銷(xiāo)售）業(yè)務(wù)。第三條合同標(biāo)的具備招投標(biāo)條件的，一般通過(guò)招投標(biāo)程序再訂立合同。第四條公司對(duì)合同實(shí)行專(zhuān)業(yè)歸口管理，法人委托書(shū)管理，合同專(zhuān)用章管理。第五條本制度適用于鐘祥市迎豐食品有限公司。第六條本制度由總則、合同相關(guān)部門(mén)的職責(zé)、合同訂立條件、合同主要內(nèi)容、合同訂立、合同履行和評(píng)價(jià)、合同的變更解除、合同糾紛的處理、合同章及合同的管理、附則十部份組成。第二章合同相關(guān)部門(mén)的職責(zé)第七條公司的合同主管部門(mén)為法務(wù)部（行政暫兼），全面負(fù)責(zé)法律咨詢(xún)、法律事務(wù)和合同管理的日常工作，其具體職責(zé)：1、負(fù)責(zé)聯(lián)系公司聘請(qǐng)法律顧問(wèn)，法律顧問(wèn)參與企業(yè)合并、分立，投資、入股等重大合同談判、簽約的法律咨詢(xún)服務(wù)；負(fù)責(zé)對(duì)公司委托審查的合同提出法律意見(jiàn)，供決策參考：接受委托處理各類(lèi)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解，代理仲裁、訴訟案件等法律事務(wù)工作；2、參與公司重大工程、采購(gòu)及投資項(xiàng)目的談判；負(fù)責(zé)從財(cái)務(wù)角度對(duì)合同進(jìn)行審核把關(guān)；3、負(fù)責(zé)管理公司合同專(zhuān)用章，建立合同臺(tái)賬，填寫(xiě)合同報(bào)表，保管合同文本、變更函件與合同有關(guān)的資料，辦理合同資料年終歸檔，建立合同檔案（合同檔案原件由行政部、財(cái)務(wù)部各執(zhí)一份）。第八條合同承辦部門(mén)指公司內(nèi)部需簽訂合同的部門(mén)；合同承辦部門(mén)由業(yè)務(wù)對(duì)口的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)；承辦人指具體負(fù)責(zé)合同簽訂的公司員工。l、合同承辦部門(mén)主要職責(zé)：1.1在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；1.2依照“誰(shuí)簽訂合同誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)本部門(mén)所承辦簽訂合同的主體資格，履約能力的可靠性，合同內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性、可行性及其執(zhí)行結(jié)果負(fù)直接、主要責(zé)任；1.3負(fù)責(zé)按質(zhì)、按量、按時(shí)全面履行合同，避免出現(xiàn)違約給公司造成損失；1.4協(xié)調(diào)對(duì)方及與合同相關(guān)部門(mén)的關(guān)系。2、合同承辦人主要職責(zé)：2.1承辦人對(duì)客戶(hù)資信調(diào)查的真實(shí)性負(fù)直接責(zé)任；2.2負(fù)責(zé)本部門(mén)合同文本及相關(guān)文書(shū)的起草，送部門(mén)負(fù)責(zé)人修改，再由法務(wù)人員斟酌完善；2.3送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽；2.4呈送分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核審批；2.5及時(shí)掌握合同履行的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)，并提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)和建議；2.6負(fù)責(zé)保管合同文書(shū)及與履行、變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同的有關(guān)文件，及時(shí)送交合同主管部門(mén)行政部、財(cái)務(wù)部歸檔。第三章合同訂立條件第九條公司法定代表人對(duì)承辦人簽訂合同實(shí)行授權(quán)委托代理制度。承辦人依據(jù)經(jīng)相關(guān)權(quán)限人簽字審批后的“合同評(píng)審簽發(fā)單”代表法定代表人簽訂合同。承辦人未辦理“合同評(píng)審簽發(fā)單”對(duì)外簽訂的合同無(wú)效（其經(jīng)辦人將負(fù)全責(zé)）。第十條合同承辦部門(mén)對(duì)經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。1、“合同評(píng)審單”中的評(píng)審流程已完成；2、依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類(lèi)別，正確使用合同示范文本；3、對(duì)方應(yīng)具有的條件：3.1對(duì)新客戶(hù)（供應(yīng)商）的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證以及履約能力的有關(guān)證件經(jīng)審查合法、真實(shí)、可靠；對(duì)已有業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶(hù)（供應(yīng)商）應(yīng)審查其以往付款情況，以及近期經(jīng)營(yíng)狀況有無(wú)負(fù)面的重大變動(dòng)；3.2所需的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品合格證、計(jì)量合格證、建筑工程資質(zhì)證、裝修資質(zhì)證、物業(yè)管理資質(zhì)證、廣告許可證等相關(guān)法定證件齊備；3.3正式規(guī)范的委托代理手續(xù)、簽字蓋章手續(xù)、審批手續(xù)；3.4合同簽訂人的身份、資格，合法有效。4、合同內(nèi)容具有合法性、嚴(yán)密性、可靠性。合同條款齊備、文字準(zhǔn)確，風(fēng)險(xiǎn)控制到位。第四章合同主要內(nèi)容第十一條合同主要內(nèi)容包括如下八項(xiàng)：1、當(dāng)事人的基本情況：①當(dāng)事人的姓名（自然人）或名稱(chēng)（經(jīng)濟(jì)組織）；②法定代表人（負(fù)責(zé)人）；③住所（自然人的戶(hù)口所在地或常住地址、經(jīng)濟(jì)組織的主要辦事機(jī)構(gòu)或主要經(jīng)營(yíng)場(chǎng)地）；④電話、傳真；⑤營(yíng)業(yè)執(zhí)照號(hào)；⑥銀行賬號(hào)；糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。對(duì)于雙方經(jīng)協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，簽訂的補(bǔ)充協(xié)議按正常合同依本辦法的規(guī)定辦理手續(xù)，作為原合同的附件進(jìn)行管理。第二十二條發(fā)生合同糾紛協(xié)商不成時(shí)，承辦部門(mén)應(yīng)于三個(gè)工作日內(nèi)以“工作審批單”形式上逐級(jí)審批，并在法定代表人的授權(quán)下配合律師向有管轄權(quán)的仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向法院起訴，任何部門(mén)不準(zhǔn)私自對(duì)外委托有關(guān)部門(mén)或個(gè)人處理糾紛（對(duì)外發(fā)布消息對(duì)口統(tǒng)一）。第九章合同的管理第二十三條法務(wù)部作為合同的主管部門(mén)，合同的具體份數(shù)按實(shí)際情況確定，但我公司至少留存兩份原件，合同管理部門(mén)行政部一份、承辦部門(mén)財(cái)務(wù)部一份。并抄送一份至承辦部門(mén)。第二十三條“合同評(píng)審單”原件、合同評(píng)審附件資料、法定代表人授權(quán)委托書(shū)原件、合同附屬資料、公司內(nèi)部招標(biāo)評(píng)審資料以及變更合同的往來(lái)函件，保存在財(cái)務(wù)部。合同承辦部門(mén)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“合同移交登記表”。第二十四條合同保管人員按照合