實用英語寫作技巧

PAGEPAGE14第一節(jié)大綱解讀一、大綱要求本部分測試學(xué)生寫應(yīng)用性短文、信函（包括簡短業(yè)務(wù)信函、傳真和電子郵件、廣告、產(chǎn)品與廠家介紹、產(chǎn)品維護及使用說明，合同等）、填寫英文表格（主要是業(yè)務(wù)表單）或翻譯簡短的實用性文字的能力。要求考生能就一般性題材，在25分鐘之內(nèi)寫出80—100詞的命題作文，正確使用所學(xué)的詞組和句型，正確使用標(biāo)點符號，句子結(jié)構(gòu)完整，意思清楚且符合邏輯，句子與句子之間過渡自然，連貫性強，格式符合文體要求等。由于三級考試全部考察應(yīng)用文寫作，我們就以應(yīng)用文講解為主，其它文體作文需要同學(xué)們在今后的日常學(xué)習(xí)中慢慢加以練習(xí)，以達到熟能生巧的程度。二、評分標(biāo)準(zhǔn)本部分測試時間為25分鐘，總分15分。評分的參考標(biāo)準(zhǔn)為：本題按綜合方式評分，從格式、語言和表達三方面衡量，只給一個分?jǐn)?shù)，即印象分（global/impressionmarking）評分時應(yīng)以考生應(yīng)得分?jǐn)?shù)（rewarding）評定，不要以扣分（penalty）方式評定。分?jǐn)?shù)可分為5個等級，即：A．14分：格式正確；內(nèi)容完整，表達清楚；語言上僅有很少的小錯誤。B．11分：格式基本正確；內(nèi)容較完整，表達尚清楚；有一些語言錯誤，可以有個別句子結(jié)構(gòu)上的錯誤。C．8分：格式基本正確；內(nèi)容大體完整，表達可勉強理解；有較多的語言錯誤，包括少量嚴(yán)重錯誤。D．5分：格式勉強說得過去；內(nèi)容不完整，但沒有離題；表達上有較大困難，語言有很多錯誤，有一些是嚴(yán)重錯誤。E．2分：格式不正確；內(nèi)容表達不清楚；語言支離破碎，僅有個別句子正確。（4）如果試卷的得分可高于或低于某一等級分，則應(yīng)加1分或減1分。（5）如果不按提示寫作文或語言表達完全無法理解，應(yīng)給0分。（6）格式當(dāng)否，酌情扣0—3分。（7）評分應(yīng)力求準(zhǔn)確，防止趨中傾向。由評分標(biāo)準(zhǔn)可以看出三級考試對作文的要求主要體現(xiàn)在格式上和對提示信息的完整覆蓋，做到了這兩點，作文拿10分以上是沒問題的。第二節(jié)寫作基礎(chǔ)技能提高寫作通關(guān)必備1．扎實的語言基本功扎實的語言基本功是學(xué)好寫作的首要條件，包括對語法（句法和詞法）及基本詞匯用法的掌握。但語言運用的一個須牢記的原則是：能恰當(dāng)表達思想的語言就是好的語言，也是應(yīng)該使用的語言。對我們這樣的英語學(xué)習(xí)者來說，應(yīng)該先學(xué)會使用英語的核心部分，即最常用的語言。2．多閱讀在閱讀的同時，可以留心學(xué)習(xí)模仿，因為在大綱中對閱讀的要求中也有應(yīng)用文閱讀，我們完全可以多讀這類文章以加深對應(yīng)用文的理解，在寫作中加以運用。3．斟酌修改寫完以后一定要仔細(xì)檢查，反復(fù)修改，以求不漏掉任何一個可以自己改正的錯誤，由于寫作涉及的問題很多，除了檢查語言外，還有思想、組織條理、格式等，都需要仔細(xì)考慮。寫作須知常用過渡詞匯表遞進：besides,what’smore,inaddition,furthermore,moreover,another,also,especially,inparticular表時間順序：now,atpresent,recently,after,afterwards,afterthat,afterawhile,inafewdays,atfirst,inthebeginning,tobeginwith表解釋說明：forexample,forinstance,inthiscase,infact,actually,take…forexample表轉(zhuǎn)折：but,however,while,though,or,otherwise,onthecontrary,ontheotherhand,incontrast,despite,inspiteof,eventhough,except(for)表并列：or,and,also,too,notonly…butalso,aswellas,both…and,either…or,neither…nor表因果：because,becauseof,since,nowthat,as,thanksto…,dueto…,therefore,asaresult(of),otherwise,so…that,such…that表條件：as(so)longas,onconditionthat,if,unless表讓步：though,although,as,evenif/though,however,nomatterhow/who/what/which/where/when表比較：besimilarto,similarly,thesameas,incontrast,comparedwith(to)…,justlike,justas表目的：forthisreason,forthispurpose,sothat,inorderto,soasto表強調(diào)：indeed,infact,surely,certainly,nodoubt,withoutanydoubt,truly,obviously,aboveall表概括歸納：inaword,onthewhole,generallyspeaking,inmyopinion,asfarasIknow,atlast,insummary,inconclusion2．審題審題的目的在于根據(jù)所給材料的提示明確方向，緊扣應(yīng)用文作文寫作要求完成作文。由于三級應(yīng)用文寫作包括多種類型，學(xué)生必須首先明確寫哪種題材的應(yīng)用文，才能開始寫作。3．寫草稿三級考試作文時間是25分鐘，字?jǐn)?shù)在80—100之間，如果前面四個大題按時完成的話，寫作的時間是比較充裕的，又由于閱卷老師給分時有整體印象分，所以事前寫草稿對得高分是非常有益的。草稿只要把所給信息的意思全部翻譯出來，然后再進行潤色，這樣，謄寫時就可以保證卷面整潔，從而較容易得高分。4．檢查主要檢查：單詞拼寫、標(biāo)點、語法等有無錯誤。明確知道自己不會拼寫的單詞，可以換一個詞，或?qū)⒕渥訐Q一個說法。5．應(yīng)避免的問題（1）不計篇幅，滔滔不絕由于三級作文試題一般都是套寫或譯寫，因此寫作時只要按照給出的提綱或提示去寫就可以得到滿意的分?jǐn)?shù)，不必過于拓展。（2）拙于表達三級中常見的一種情況是感覺題目對口，心中有話，但由于詞匯量或句型掌握量較少的原因，無法將自己的意思清楚表達出來。對于這一點，首先要樹立信心，并不一定要用多么復(fù)雜的英語來表達，事實上，用簡單的語言來表達復(fù)雜的事物更顯水平?？傊?，三級應(yīng)用文寫作作為一種考試形式，對學(xué)生英語的總體素質(zhì)提出了要求。英語應(yīng)用文在日常工作中的運用十分廣泛，它們的寫作方法和技巧有著很強的時代性、標(biāo)準(zhǔn)性和可操作性，是學(xué)生今后在工作中必不可少的一大技能。第三節(jié)寫作分類講解歷年真題規(guī)律分析從1999年6月到2005年6月所有考過的作文題目題型年份文體寫作方式1999.6回函套寫1999.12邀請函和回函翻譯2000.6招聘廣告翻譯2000.12征稿啟事翻譯2001.6啟事套寫2001.12投訴信套寫2002.6業(yè)務(wù)信函（申請回函）套寫2002.12招聘廣告翻譯2003.6啟事改寫2003.12電子郵件——預(yù)定房間翻譯2004.6征稿啟事翻譯2004.12商務(wù)往來信函（詢價、報價）翻譯2005.6業(yè)務(wù)信函（催款）改寫從歷年寫作試題中，我們可以發(fā)現(xiàn)其主要考察的是：書信、啟事、廣告等。從1999年到2005年的13篇作文中：書信體有7篇，啟事體4篇，招聘廣告2篇，后三種文體有相通之處，可看成一類。因此，歷年作文出題規(guī)則大體離不開書信體和啟事體兩種，而其中信函又以商業(yè)信函為主。所以這部分出題的概率在以后的考試中將是很大的，且可與電子郵件結(jié)合起來考查；對于廣告文體來說，招聘類型是必考重點；通知啟事類文體則主要考查與校園生活相關(guān)的內(nèi)容。分類講解（一）信函的格式由于書信體作文在歷年考試中出現(xiàn)的頻率最高，所以它也是我們在備考中需要重點訓(xùn)練的。那么一篇完整且正式的英語信函的格式如何呢？我們先來看看下面的例子：Ltd1095,AvenueofHershamWalbridge-on-ThamesSurrey,UkOfficeoftheManagerHousewaresDepartmentZhejiangLightIndustrialProductsImport&ExportCorp.233TiyuchangRd.Hangzhou310009,ZhejiangP.R.ChinaOct.20th,2002DearHousewaresDepartment:Yourcompany’snamehasbeengiventousbytheChamberofCommerceofLondon.Wewishtobuyporcelainteaandcoffeecupsandsaucersofdifferentshapes,fullydecoratedwithflowersorotherdesigns.Ifyoucansupplythistypeofmerchandise,kindlyairmailusasamplecup.Also,pleaseencloseyourpricelistandallsuitableillustrations.Weawaityourearlyreply.Sincerely,CEdeJoyeCatharinaE.deJongeManager從上面的例子可以看出，正式完整的英語信函包括：信端（信頭）、信內(nèi)地址，日期、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名、職務(wù)、附件、再啟等。信端（Heading）信端就是信頭，指寫信人的地址。一些正式信函的信頭還包括發(fā)信人或單位的電話號碼、傳真和郵編等。其目的是了解書信來自何處，何時發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。2.信內(nèi)地址（InsideAddress）信內(nèi)地址指收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角。注意次序。3．日期（Date）日期指發(fā)信日期，寫法應(yīng)注意：年份完全寫出，不能簡寫。月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。月份名稱多用公認(rèn)的縮寫式。但May,June,July不縮寫。日期可用基數(shù)詞，也可用序數(shù)詞，但用基數(shù)詞簡單明了。英文其它月份的公認(rèn)縮寫形式是什么？日期有多少種寫法？（以2005年12月25日為例）4．稱呼（Salution）稱呼是英語商業(yè)書信開頭的客氣語。常用“Dear…”的形式，后接冒號、逗號或不用標(biāo)點符號。常見的稱呼有：DearMr.Martin:\\DearMrs.Martin:\\DearTom,DearSirs\\DearSirorMadam\\ToWhomItMayConcern\\GentlemenDearCannedFoodDepartment\\DearManagerofImportDepartmentDearAllenSmith常見的頭銜有：Professor,Doctor（這兩個單詞放在姓名前，分別縮寫為：Prof.,Dr.），President（總統(tǒng)或校長），Chairman（主席或董事長），Dean（院長或主任）。5．正文（Bodyoftheletter）正文一般開門見山，在第一自然段引出主題，直陳或暗示你的寫作目的；內(nèi)容簡單明了，條理清楚，段落與段落，句子與句子之間連貫要清晰；最后要讓讀者明白寫信人的態(tài)度。需要注意的是：句子宜短不宜長；在不必要時，避免使用被動語態(tài)；言簡意賅。6．結(jié)束語（Closing）第一個詞的首字母大寫，末尾用逗號。結(jié)束語視寫信人與收信人的關(guān)系而定，我們大致總結(jié)為：親密關(guān)系和非親密關(guān)系。我們在正式的文體中通常為非親密關(guān)系。使用：Yourstruly,Yourssincerely,Yoursfaithfully,Yoursrespectfully,等。那么在非正式的書信中我們用：Yours,Love,Withlove,Everyours,Yourdevotedfriend,等。7．簽名（Signature）上例中的署名有兩個，區(qū)別在于上一個是手寫體，為了防止收信人看不清，在其下方再打印這個人的名字。我們考試時，只須寫一個署名就夠了。8．職務(wù)（Title）這是指署名人的職位、職務(wù)或頭銜。9．附件（Enclosure）信件若有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。例如：Encl.:Catalogue10．再啟（Postscript,縮寫為P.S.）又稱附言，用于補敘正文中遺漏的話，一般盡量少用，正式函件中應(yīng)避免使用。上面我們已經(jīng)將英文信函的各個部分分述了一遍，當(dāng)然在實際商務(wù)信函中，在稱呼和正文之間還有一項，叫做主題或事由，這是明確信件目的的。但在三級考試中，不會讓大家寫這么復(fù)雜的信件。我們可以根據(jù)題目要求，對其進行簡化，大致為：（見下圖）（信內(nèi)地址）日期稱呼：正文結(jié)束語，簽名（職位）*括號里的表示若題目給出除了上面例子中的格式外，商務(wù)信函還有其它兩種格式，鑒于篇幅有限，我們不再贅述。在我們實際的考試當(dāng)中，更加常用的是第一例中的格式，即在正文中每一自然段開頭往右縮進約四五個字母的位置，日期寫在右上角，結(jié)束語和簽名寫在右下角。因此，若題目沒有特殊的格式要求，這就是我們答題的標(biāo)準(zhǔn)格式。而所謂的私人信函，在格式上和商務(wù)信函類似，只不過其更為簡化，只包括模板中沒有括號的部分。從語言上講，各個部分的用詞更加隨便而親密。（二）信函分類講解信函涵蓋很廣，根據(jù)不同用途大致可分為：商業(yè)信函（建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤報盤、投訴索賠等），個人業(yè)務(wù)信函（投訴、感謝、邀請、申請、預(yù)訂、求職、推薦等）和私人信函（家書、邀請、感謝、道歉等）。我們下面將針對三級?？嫉那皟煞N結(jié)合真題進行分類講解。1．請求建立業(yè)務(wù)關(guān)系及回函請求建立業(yè)務(wù)關(guān)系是公司為了開拓市場，通過商會、互聯(lián)網(wǎng)、交易會等形式主動與另一方聯(lián)系或發(fā)出邀請，希望對方能予以承諾的一種商業(yè)信函。下面第一例就是一封請求建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信函，當(dāng)然它也包含了詢價的內(nèi)容，但我們?nèi)园阉暈槭墙I(yè)務(wù)關(guān)系的信函，因為第一句就明確了寫作目的：“Yourcompany’snamehasbeengiventousbytheChamberofCommerceofLondon（倫敦商會）.”那么請求建立業(yè)務(wù)關(guān)系還有哪些常用語句呢？Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.WelearnedfromtheBankofChinainNewYorkthatyoudealin…Wewishtointroduceourselvestoyou.Thiscorporationspecializes/dealsin…(andwishestoestablishtraderelationswithyou.)信件的最后，還應(yīng)表達寫信人的態(tài)度，常用語句有：Welookforwardtoyourearlyreply.Wehopetohearfromyousoon.回函：下面我們以2002年6月真題為例說明：你是一家公司的總經(jīng)理，王志明。當(dāng)?shù)氐囊凰夹g(shù)學(xué)院6月18日給你部門寫信，詢問是否能考慮贊助他們將在今年夏天舉辦的為期一周的藝術(shù)節(jié)。今天（2002年6月24日）你給該校的校長寫封回信，對他們的藝術(shù)節(jié)表示感興趣并理解他們的需要，但是因為你們有固定的贊助預(yù)算，到明年才能考慮。建議明年再來信聯(lián)系。最后預(yù)祝藝術(shù)節(jié)成功。注意：必須包括對收信人的稱謂、寫信日期、發(fā)信人的簽名等基本格式。首先，我們根據(jù)題意，把涉及到的有關(guān)格式的信息找出來并進行翻譯。其次，一定要以寫信人的角度來寫正文，即以總經(jīng)理的身份來寫，千萬不可直接翻譯（如，把“你們”寫成you，把“他們”寫成they）。再次，正文中有哪些信息點，一定都要找出來，不可遺漏。需要注意的是，回函信件的開頭通常要對對方的來信表示感謝。最后，由于這不是完全的漢譯英，我們不必逐詞逐句對應(yīng)翻譯，而是應(yīng)該進行調(diào)整，使之達到行文流暢，而又沒有遺漏。因此，參考譯文如下：24thJune,2002DearPrincipal,Thankyouforyourletterof18thJune.Iamveryinterestedtohearaboutyourone-weekartfestivaltobeheldthissummerandunderstandyourneeds.Unfortunately,Iamunabletohelpyouasourcompanyhasafixedbudgetforsponsorshipandnewitemswillnotbeconsidereduntilnextyear.Ihopeyourfestivalwillbeasuccess.Isuggestthatperhapsyoucontactusagainnextyear.Yoursfaithfully,WangZhimingGeneralManager2．詢盤報盤所謂詢盤意即詢價，報盤就是報價。這在商務(wù)上是極為常見的業(yè)務(wù)往來信函。詢價信是一方對另一方的商品或服務(wù)感興趣，希望能與其達成貿(mào)易的信函。我們寫信的目的就是想賺取利潤，獲得合理價格。因此在寫信的時候就要明確將這種意圖表達出來。下面以2005年1月真題為例說明：詢價信（Letter1）：發(fā)信人：Mr.DavidJohnson收信人：Mr.PeterKevil發(fā)信日期：2004年11月29日內(nèi)容：Mr.DavidJohnson欲購買Mr.PeterKevil所在的HP公司生產(chǎn)的激光打印機（jetprinter），寫信了解有關(guān)價格以及售后服務(wù)的情況。報價信（）：1．發(fā)信人：Mr.PeterKevil2．收信人：Mr.DavidJohnson3．發(fā)信日期：2004年12月6日4．內(nèi)容：Mr.PeterKevil非常感謝Mr.DavidJohnson對他們公司生產(chǎn)的激光打印機感興趣，隨信附上目錄以及價目表，并告知HP公司為客戶提供優(yōu)良的服務(wù)。不僅如此，如果購買的數(shù)量較大，還可以享受折扣。首先，注意格式；其次，信息點有哪些；第三，注意禮貌客氣。參考譯文如下：Letter1:HPCorp.Nov.29,2004DearMr.PeterKevil,Weareinterestedinyourjetprinters.Willyoukindlysendtheinformationaboutthepriceandtheafter-saleservice?Lookingforwardtoyourearlyreply.Yourssincerely,DavidJohnsonLetter2:Dec.6,2004DearMr.DavidJohnson,Manythanksforyourinterestinourjetprinters.Weencloseourcatalogandpricelist.TheHPCorporationwillprovideexcellentservicetoourcustomers.What’smore,wewouldgrantyouadiscountifyourquantitywerebigenough.Awaitingyourearlyorders.Sincerely,PeterKevil常用詞句有：enclose隨函附上，catalog商品目錄，pricelist價目單，send/mail/airmail寄去、提交、奉上，termsofpayment付款方式，discount折扣，specification(s)規(guī)格，明細(xì)單Thisisourlatestpricelist,youwillfindthatourpriceiscompetitive.Ifyouplacealargeorder,wecanconsiderourprice.Weawaityourdecision.3．投訴索賠投訴信既可以用于商業(yè)信函又可用于個人業(yè)務(wù)信函，不論是投訴還是索賠，其目的都是要解決爭議，使產(chǎn)生糾紛的雙方對于問題的解決達成一致。因此，在寫作中，投訴索賠方要實事求是，據(jù)理力爭；理賠方要澄清事實，分辨是非。雙方都應(yīng)以誠信的態(tài)度，多從對方的角度看待問題的發(fā)生，協(xié)商問題的解決。在歷年的考試中，有兩次涉及到了這個話題。一個是2001年12月的個人投訴信，另一個是2005年6月的催款信。2001年12月真題：假設(shè)你叫王蘭，上個月去廣州出差時，在一家商店買了一架照相機，并在廣州拍了一些照片，回家后將膠卷沖洗出來，卻發(fā)現(xiàn)什么也沒有照上，因此非常惱火。今天（12月23日）給該店寫信投訴，并寄回相機，堅決要求退款。事實上，這一題是讓考生們將中文翻譯出來就可以了，請注意信件的格式以及時態(tài)問題。譯文如下：DearSirorMadam:Iamwritingthislettertocomplainaboutacamera,whichIboughtinyourshoplastmonthwhenIwasinGuangzhouonbusiness.Itooksomepicturestherewithit.ButwhenIgothomeandhadthefilmdeveloped,Ifoundnopicturesprintedatall.Iamveryupsetaboutit.Ihavealreadysentthecamerabacktoyoubypostandstronglyinsistyourefundmeassoonaspossible.Yoursfaithfully,WangLan2005年6月真題：以DanielTrade公司市場部經(jīng)理李華的身份于6月15日給JohnHolland先生寫一封催款信，信中應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：問及Holland先生近況；要求Holland先生盡快支付10,000元貨款，該筆款項已經(jīng)過期10天；隨信寄上公司最新的夏季產(chǎn)品目錄，希望Holland先生盡早寄來新的訂單，可享受公司的優(yōu)惠價格。注意：務(wù)必按業(yè)務(wù)信函的格式書寫。由于題目給出了3個要點，在正文中，我們把每個要點都寫成一段，這樣各個要點都涵蓋到了并且條理也很清楚，在最后要加上一句“急盼回復(fù)”之類的話，表達寫信人的態(tài)度。參考譯文如下：June15,2005DearMr.JohnHolland,Howiseverything?I’msorrytoinformyouthatyoustillhaven’tpaidyourbalanceof10,000yuan,whichhasbeenoverduefor10days.Willyoupleasesendyourcheckatoncesowecanclearthisindebtnessfromourbooks.Enclosedistheupdateproductlistofourcompanythissummer.Wearelookingforwardtoyourneworderandwecangiveyourspecialoffers.Thankyouforyourimmediateattention.Sincerelyyours,LiHuaMarketingManagerDanielTradeCompany這篇譯文唯一值得我們注意的就是寫信人的公司名放在了右下角。當(dāng)一封商業(yè)信函沒有信頭，而寫信人又不得不署上公司名時，我們就采取這種方法，在簽名處依次簽上姓名、職務(wù)和單位名。我們可以從這篇譯文中看出，盡管是催款信，可是言辭相當(dāng)客氣，并且表達了愿意繼續(xù)進行貿(mào)易往來的意愿。和這篇不同的是，上一篇投訴信言辭有些激烈，但寫信人仍然將事實陳述清楚，沒有夸大，語氣有些強硬但不失禮貌。從這兩篇信件中我們大體可以看出投訴信的特點。常用語句：Iamwritingthislettertocomplain…I’msorrytoinformyouthat…IfeelsorrythatIhavetowritethisletterofcomplaintbecause…4.客房預(yù)定2003年12月的考題是一封客房預(yù)定的業(yè)務(wù)信函，值得一提的是，這同時是一篇電子郵件。所以在開始寫作之前，我們必須知道電子郵件的格式。E-mail包括下列內(nèi)容：（To）收件人：須輸入收件人的e-mail地址。（Subject）主題：讓接收者從標(biāo)題中可以快速了解到信件的大概內(nèi)容。（CC）副本抄送：須輸入郵件副本收件人的地址。在編輯欄中輸入信件的正文（BodyText）。這是郵件的主要內(nèi)容，其格式、文體與普通信函相似。如果要發(fā)送程序文件、圖片等，可使用“附件（Attachment）”功能?？头款A(yù)定的常用詞句有：預(yù)定book//reserve//makeareservation,單人間singleroom,雙人間doubleroom帶浴室的withbathroom,押金depositPleasereserveonedoubleroomforfournights,from…through…Iwouldliketomakeareservationatyourhotel.Iwanttobook…2003年12月真題：（從Directions中得知，答題紙上已經(jīng)給出格式，我們只須填入相關(guān)信息即可）寫信人：LiQiang寫信時間：2003年12月20日收信單位：ReservationOffice電子郵件地址：groupsales@入住時間：2003年12月25日至27日預(yù)定房間：一個帶浴室的單人房間，三個帶浴室的雙人房間，將于12月26日下午租用會議室一間，進行業(yè)務(wù)洽談。請盡早回復(fù)，告之是否有空房、房價及是否需要預(yù)付押金等。在電子郵件中，我們不需要注明寫信日期，因為當(dāng)郵件收到后，電腦系統(tǒng)會自動在新郵件后加上日期和時間。當(dāng)然，答題紙上給出的表格若有日期這一欄，我們就填上去。下面是按標(biāo)準(zhǔn)電子郵件格式給出的譯文：To:groupsales@Cc:Bcc:Subject:RoomReservationReservationOffice:IwanttobookasingleroomwithabathroomandthreedoubleroomswithbathroomsfromDec.25toDec.27.AndIalsowanttorentameetingforbusinessmeetingintheafternoonofDec.26.Pleasereplyassoonaspossible,tellingmeiftheroomsareavailable,whatthepriceisandifIshouldpaythedeposit.ThanksRegards,LiQiang電子郵件用途很廣，除了可以預(yù)定房間外，它還可以和幾乎全部個人業(yè)務(wù)信函以及部分商務(wù)信函結(jié)合起來。這需要大家一定要掌握其格式。從語言上說，它一般使用非正式文體，稱呼語通常無須使用“Dear…”之類來表達，如：Tony,Mr.Smith,etc.;結(jié)束語通常也很簡單，常常只須一個詞，如：Thanks,Best,Cheers等等。上面我們用五篇真題作文講解了四種類型的業(yè)務(wù)信函，從中我們多少可以了解其語言特征：在正文的開始開門見山，點明寫作目的；中間部分說明事實、講清原委等，注意禮貌客氣；最后表明態(tài)度，致歉致謝，企盼回復(fù)等，用一句話收尾。下面我們簡單地把在感謝、邀請、申請、道歉等信函中的常用語句列舉如下：Iwouldliketotakethisopportunitytoexpressmyheartfeltthankstoyoufor…IwantyoutoknowhowgratefulIamfor…Manythanksfor…Ienjoyeditverymuch.Itwasgenerousofyouto(do…)Iamwritingonbehalfofallthemembersof…toask…Weshouldbeverygratefulifyoucould…Onbehalfof…,Iamextendingtoyouourformalinvitationto(do…)…wouldbeverygladifyouwould…Weshouldbeverypleasedifyouwereableto/could…Wewouldliketoinviteyouto…Thepurposeofthisistoconveytoyoumysincereapologiesfor…Iam(terribly/very)sorry(totellyou)about/that…Pleaseacceptmy(sincere)apologiesfor…Imust/doapologizefor(sth./doingsth.)Ishouldliketoapplyfor…Ishouldbeverygratefulifyoucouldletme(do…)Iamthinkingofapplyingfor…Iseefromyouradvertisementinyesterday’s(newspaper)that….Iaminterestedinthepost.Thankyouforyourtimeandconsideration.IlookforwardtohearingfromyouandIdohopeIshallhavetheopportunityofaninterview.Congratulationson(sth./doingsth.)I’mdelighted/pleasedtohearthatyou…Itwasgreattohearthat…（三）啟事、廣告類事實上，不論書面通知還是啟事都屬于一種很寬泛的廣告的類型，其共同的語言特征是簡潔，多省略句和獨立結(jié)構(gòu)。從歷年的考題來看，這部分的考查主要以翻譯為主，只有2001年6月和2003年6月的兩個通知是需要考生稍做改動的，只要考生認(rèn)真審題，不漏掉要點并按邏輯順序?qū)⒁c安排好，得到一個理想的分?jǐn)?shù)是問題不大的。書面通知從格式上來說有兩種，一種是廣告型的，另一種則和我們平時寫的便條相似。請看下面兩個例子，同學(xué)們就清楚了。Model1:Model2:ClassMeetingWednesdayOct.57p.m.Room405NoticeOct.11,2005ThosewhoaregoingtoattendtheopeningceremonyoftheHi-TechFairwillmeetattheschoolgateat8:50tomorrowmorningwherethebusfortheexhibitionhallwillbewaiting.TheForeignLanguagesDept.但我們在三級考試中的通知一般不會像例1中那么簡單，所以我們應(yīng)該把重點放在第二種格式的寫法上面。不管通知的形式有多少種，它在內(nèi)容上有3個要素是必不可少的：時間（日期和鐘點）、地點和活動。而在格式上，它一般由標(biāo)題、正文和落款組成。上面第二例當(dāng)中，有發(fā)通知的時間，它的位置可以在正文的右上角，也可以在正文的左下角，有時可以省略（在上例中不可省略。想一想：如果要省略日期，正文該如何改動？）通知的標(biāo)題一般是Notice，當(dāng)然根據(jù)其不同的功能，標(biāo)題還可以寫成：Announcement,Found,Lost,Wanted或根據(jù)正文內(nèi)容定題。2001年6月真題：根據(jù)下列信息以公關(guān)部的名義給所有員工寫一份公告，邀請他們?yōu)楣緫c?；顒荧I計獻策。歷史與現(xiàn)狀：成立15年，在規(guī)模和效益方面現(xiàn)處于同行業(yè)五強之一；慶?；顒樱号e行一系列活動，慶祝取得的成就；歡迎獻計獻策：被采用者有獎，所提建議送往本部門辦公室。看到此題，我們知道這份通知并不強調(diào)時間，或者說時間很寬泛，因此題目并沒有給出三大要素之一的時間，但另兩項很清楚：活動——獻計獻策，地點——公關(guān)部辦公室。接下來，把看到的信息邏輯組織起來就可以了。參考譯文如下：NoticeWearepreparingtocelebratethe15thanniversaryofourcompany.Withtheeffortsofallourstaff,ourcompanyisnowrankedasoneofthefiveleadingcompaniesinthesamefieldbothinscopeandprofits.Tocelebrateourachievements,wewellholdanumberofactivities.Yoursuggestionsandproposalsarewelcomeandthosebeingacceptedwillbeawarded.Pleasehandinyourproposalstoouroffice.PublicRelationsSection2003年6月真題：事由：歡迎美國學(xué)生來我校參觀。時間：2003年6月22日上午9：00至13：00人數(shù)：約35人具體安排：時間地點事項8：40校門口集合，歡迎客人9：00——10：30接待室開歡迎會，互贈禮物10：30——11：30校園、圖書館、實驗室和語言實驗室參觀11：30學(xué)生食堂午餐13：00校門口送別這篇通知，我們首先要做的事情是將表格中的名稱翻譯出來，然后根據(jù)時間順序把它們組織起來即可。值得注意的是：“事由”中寫到“歡迎美國學(xué)生來我校參觀”，但在翻譯時，不能直接翻譯成：WelcometheAmericanstudentstovisitourschool.原因是：通知是寫給本校學(xué)生看的，告訴他們活動的安排，所以要把“事由”內(nèi)容改寫成一個即將發(fā)生的事實，把前三點要點結(jié)合起來。參考譯文如下：AnnouncementAbout35Americanstudentswillvisitourschoolfrom9:00a.m.to13:00onJune22nd,2003.Inordertowelcomethem,wearegoingtogatheratthegateofourschoolat8:40a.m..From9:00to10:30wewillholdawelcomepartyatthereceptionroom.Inthispartywecangivegiftstoeachother.Inthenexthourwewillshowthemaroundthecampus,thelibrary,thelaboratoryandthelanguagelaboratory.Ataround11:30wewillhavelunchinthestudentcanteen,andat13:00wewillsaygoodbyetothematthegate.2000年、2002年12月及2004年6月的考題都是啟事類，其中2篇是征稿啟事，1篇是招聘啟事，但全部是漢譯英。我們在解題的時候只要按照中文說明，一條一框，層次分明，準(zhǔn)確傳達出信息即可。我們以2002年12月考題為例說明：Whirlpool是一家著名的生產(chǎn)和經(jīng)營家用電器的公司，總部設(shè)在天津，在全國有20余家分公司，我公司現(xiàn)招聘銷售經(jīng)理一人。條件：--中國公民，年齡35—40歲--銷售學(xué)、經(jīng)濟學(xué)或相關(guān)領(lǐng)域的大專文憑--具有至少5年的銷售管理經(jīng)驗--愿意經(jīng)常出差--熟練掌握計算機技能有意者請撥打電話24876669與約翰·史密斯先生聯(lián)系。參考譯文：WantedWhirlpoolCorporation/Companyisafamousmanufacturerandmarketerofelectricalhomeappliances,withitsheadquartersinTianjin.Ithasmorethan20branchesoverthecountry.Weare/Thecompanyisseekingforonesalesmanagernow.Qualifications:--Chinesecitizen,aged35–40--WithcollegediplomainMarketing,Economics