XX集團公司辦公室職務說明書

XX集團公司辦公室職務說明書1辦公室主任職務說明書崗位名稱辦公室主任崗位編號JT-BG-011所在部門辦公室崗位定員1人直接上級總經(jīng)理所轄人員直接下級辦公室副主任、文秘、檔案管理專員、醫(yī)務人員、司機崗位分析日期本職：掌握集團公司主要工作的進展情況，負責制定、落實辦公室工作計劃和辦公室內(nèi)部的管理,統(tǒng)籌管理公司行政后勤服務工作，統(tǒng)籌負責公司的檔案文書管理，負責相關會議的組織，以及會議決議的督辦事項，負責公司的接待工作及政府關系、公共關系的建立、維護、及保持職責與工作任務：職責一職責表述：掌握集團公司主要工作的進展情況，負責制定、落實辦公室工作計劃和辦公室內(nèi)部的管理工作任務參加行政領導會議，參與集團公司重大事項的調(diào)研工作，擬定調(diào)研報告，及時掌握公司主要工作的進展情況制訂本部門年度、月度工作目標、工作計劃監(jiān)督指導工作計劃的落實負責本部門員工隊伍建設，提出對下屬人員的調(diào)配、培訓、考核意見制定并完善部門工作制度，檢查本部門工作的執(zhí)行情況負責協(xié)調(diào)下屬員工之間、本部門與相關部門之間關系監(jiān)督本部門的工作目標和經(jīng)費預算的執(zhí)行情況，及時給予指導職責二職責表述：統(tǒng)籌管理公司行政后勤服務工作工作任務監(jiān)督后勤工作的執(zhí)行，并提出改進意見負責集團公司行政事務的上傳下達負責公司的印章管理負責通訊、交通、招待、辦公費用的審核和標準管理負責各部門之間和領導之間的協(xié)調(diào)負責督辦衛(wèi)生和計劃生育工作負責集團公司總部的車輛調(diào)度職責三職責表述：統(tǒng)籌負責檔案文書管理工作任務負責制定、完善檔案文書管理的各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行，做好保密工作職責四職責表述：負責相關會議的組織，以及會議決議的督辦事項工作任務負責會議場所的安排與布置負責會議相關活動的安排負責會議決議的督辦事項職責五職責表述：負責集團公司的接待工作及政府關系、公共關系的建立、維護及保持工作任務負責集團公司總部來訪人員的接待負責集團公司相關的公共關系建立、維護、保持職責六職責表述：完成上級交辦的其它各項工作權(quán)力和責任：權(quán)力：集團公司印章使用的審核權(quán)對重大會議根據(jù)需要有現(xiàn)場指揮權(quán)權(quán)限內(nèi)的財務審批權(quán)，對通訊費用的審核權(quán)對直接下級人員調(diào)配、獎懲的建議權(quán)，任免的提名權(quán)和考核評價權(quán)對所屬下級工作的監(jiān)督、檢查權(quán)和爭議的裁決權(quán)責任：對本部門的整體工作績效負責對印章的合理使用負責對所組織會議的執(zhí)行效果負責對下屬人員的工作負直接領導責任工作協(xié)作關系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關系集團公司各職能部門、事業(yè)部、子公司外部協(xié)調(diào)關系政府機構(gòu)、新聞媒體、物業(yè)管理處、辦公用品供應商、衛(wèi)生管理部門、公安部門、街道等任職資格：教育水平大學本科或以上專業(yè)企業(yè)管理、行政管理或相關專業(yè)經(jīng)驗5年以上工作經(jīng)驗，3年以上管理經(jīng)驗知識掌握相應的行政管理知識技能技巧熟練使用辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡知識，一定的英語應用能力個人素質(zhì)有很強領導能力、判斷與決策能力、溝通能力、影響力、計劃與執(zhí)行能力、人際能力其它：使用工具設備計算機、電話、傳真機、打印機、Internet/Intranet網(wǎng)絡工作環(huán)境獨立的辦公室工作時間特征正常工作時間，根據(jù)需要加班所需記錄文檔通知、簡報、匯報文件或報告、總結(jié)等考核指標：部門月度及年度計劃的完成情況、費用控制情況、下屬行為管理部門合作滿意度(年度)、員工滿意度、后勤支持投訴率辦公設施等固定資產(chǎn)管理狀況、公司環(huán)境衛(wèi)生狀況重要任務完成情況職業(yè)發(fā)展：晉升行政副總備注：

2辦公室副主任職務說明書崗位名稱辦公室副主任（兼后勤管理專員）崗位編號JT-BG-012所在部門辦公室崗位定員1人直接上級辦公室主任所轄人員2人直接下級后勤管理專員崗位分析日期本職：協(xié)助辦公室主任做好各項日常管理工作，負責管理公司行政后勤服務工作，負責員工宿舍區(qū)的各項管理工作，完成辦公室主任交辦的其它各項工作職責與工作任務：職責一職責表述：協(xié)助辦公室主任做好各項日常管理工作工作任務協(xié)助辦公室主任制訂本部門年度、月度工作目標、工作計劃監(jiān)督指導工作計劃的落實協(xié)助辦公室主任做好相關會議的組織，以及會議決議的督辦事項協(xié)助辦公室主任做好本部門員工隊伍建設協(xié)助辦公室主任制定并完善部門工作制度，檢查本部門工作的執(zhí)行情況協(xié)助辦公室主任做好接待工作及政府關系、公共關系的建立、維護及保持職責二職責表述：負責管理公司行政后勤服務工作工作任務制定后勤工作計劃，并組織實施監(jiān)督后勤工作的執(zhí)行情況，并給予指導監(jiān)督辦公用品的購買、發(fā)放及管理工作協(xié)助辦公室主任做好集團公司總部的車輛調(diào)度職責三職責表述：負責員工宿舍區(qū)的各項管理工作工作任務制定員工宿舍區(qū)的管理工作計劃，并組織實施帶領下屬員工與相關公安、街道、環(huán)保等部門建立并保持良好的關系負責員工宿舍區(qū)工作人員的聘用、工作安排等相關事宜職責四職責表述：當辦公室主任不在時，代理辦公室主任行使各項管理職能；完成辦公室主任交辦的其它各項工作權(quán)力和責任：權(quán)力：對后勤工作的指導監(jiān)督權(quán)對員工宿舍區(qū)各項管理工作的安排、部置權(quán)對直接下級人員調(diào)配、獎懲的建議權(quán)，任免的提名權(quán)和考核評價權(quán)對所屬下級工作的監(jiān)督、檢查權(quán)和爭議的裁決權(quán)責任：對行政后勤工作的滿意度負責對員工宿舍區(qū)管理工作的效果負責對下屬人員的工作負直接領導責任工作協(xié)作關系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關系集團公司各職能部門、事業(yè)部、宿舍區(qū)外部協(xié)調(diào)關系政府機構(gòu)、新聞媒體、物業(yè)管理處、辦公用品供應商、衛(wèi)生管理部門、公安部門、街道等任職資格：教育水平大學本科或以上專業(yè)企業(yè)管理、行政管理或相關專業(yè)經(jīng)驗5年以上工作經(jīng)驗，2年以上管理工作經(jīng)驗知識掌握相應的行政管理知識技能技巧熟練使用辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡知識個人素質(zhì)有很強領導能力、判斷與決策能力、溝通能力、影響力、計劃與執(zhí)行能力、人際能力其它：使用工具設備計算機、電話、傳真機、打印機、Internet/Intranet網(wǎng)絡工作環(huán)境固定辦公場所工作時間特征正常工作時間，根據(jù)需要加班所需記錄文檔工作計劃、匯報文件或報告、總結(jié)等考核指標：部門月度及年度計劃的完成情況下屬行為管理員工滿意度、后勤支持投訴率辦公設施等固定資產(chǎn)管理狀況、公司環(huán)境衛(wèi)生狀況重要任務完成情況職業(yè)發(fā)展：晉升行政副總備注：

3董事長秘書職務說明書崗位名稱董事長秘書崗位編號JT-BG-021所在部門辦公室崗位定員1人直接上級辦公室主任所轄人員直接下級崗位分析日期本職：負責相關文書的處理，負責董事長相關的服務工作，負責辦公室相關的文書工作，完成上級交辦的其它各項工作職責與工作任務：職責一職責表述：負責相關文書的處理工作任務負責董事長審批文件的初步整理負責董事長日常處理文件的傳遞、分發(fā)負責董事長對內(nèi)、對外發(fā)言稿和報告的起草負責相關會議的記錄和記錄的整理職責二職責表述：負責董事長相關的服務工作工作任務做好董事長工作范圍內(nèi)的接待工作負責相關關系的建立和保持記錄、整理董事長的日程安排，并負責提醒視需要隨同董事長外出辦公，并做好相關的接洽和服務工作做好保密工作為董事長做好其它日常服務工作職責三職責表述：負責辦公室相關的文書工作工作任務負責相關行政文件的起草工作負責相關需向上報送的信息、報告、總結(jié)等文字材料的起草負責辦公室召開的相關會議的記錄、整理工作負責半年、年度工作會議交流材料的校審、編制、排版工作職責四職責表述：完成上級交辦的其它各項工作權(quán)力和責任：權(quán)力：有相關文書的起草權(quán)有董事長日程安排的提醒權(quán)責任：對相關文書起草的及時性有對集團公司機密保密的責任工作協(xié)作關系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關系集團公司各職能部門、事業(yè)部、子公司外部協(xié)調(diào)關系外部來訪、來電人員任職資格：教育水平大專或以上學歷專業(yè)文秘或相關專業(yè)經(jīng)驗3年以上相關工作經(jīng)驗知識熟悉文秘、行政和管理知識技能技巧熟練使用辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡知識，具備一定的英語應用能力個人素質(zhì)具備較強的溝通、判斷、閱讀、寫作和表達能力，具有高度的責任心其它：使用工具設備計算機、電話、傳真機、打印機、Internet/Intranet網(wǎng)絡工作環(huán)境固定辦公室工作時間特征正常工作時間，根據(jù)需要加班所需記錄文檔通知、簡報、匯報文件或報告、董事長日程安排等考核指標：所起草文字材料的質(zhì)量董事長對服務工作的滿意度考勤、服從安排、遵守制度職業(yè)發(fā)展：晉升行政副總備注：

4辦公室文秘職務說明書崗位名稱辦公室文秘崗位編號JT-BG-022所在部門辦公室崗位定員2人直接上級辦公室主任所轄人員直接下級崗位分析日期本職：負責集團公司內(nèi)、外部文書處理，協(xié)助辦公室主任進行相關會議的組織，并做好記錄，協(xié)助辦公室主任做公司的接待工作，協(xié)助辦公室主任做好其它各項工作。職責與工作任務：職責一職責表述：負責集團公司內(nèi)、外部文書處理工作任務負責集團公司相關文書的起草、修改負責集團公司相關資料文件的接收、裝訂、傳閱、送簽負責集團公司內(nèi)的復印、傳真、打印等工作負責每月辦公例會《簡訊》的編發(fā)職責二職責表述：協(xié)助辦公室主任進行相關會議的組織，并做好記錄工作任務負責會議的記錄和整理負責會議場所的安排與布置負責會議的服務工作及相關活動的安排負責會議相關資料的編印職責三職責表述：協(xié)助辦公室主任做好公司的接待工作工作任務協(xié)助辦公室主任負責集團公司來訪人員的接待，包括外事活動的組織、接待、翻譯工作協(xié)助辦公室主任負責集團公司相關公共關系的建立和保持職責四職責表述：協(xié)助辦公室主任做好其它各項工作工作任務協(xié)助辦公室主任做好集團公司印簽的使用與管理，并做好用印的登記，以備查職責五職責表述：協(xié)助檔案管理專員做好檔案管理工作職責六職責表述：完成辦公室主任交辦的其它各項工作權(quán)力和責任：權(quán)力：相關文書的起草權(quán)責任：工作協(xié)作關系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關系集團公司各職能部門、事業(yè)部、子公司外部協(xié)調(diào)關系郵遞部門、政府機構(gòu)、行業(yè)機構(gòu)、兄弟單位等任職資格：教育水平大?；蛞陨蠈W歷專業(yè)文科類相關專業(yè)經(jīng)驗1年相關工作經(jīng)驗知識熟悉文秘、行政相關知識技能技巧熟練使用辦公軟件和上網(wǎng)操作，中文輸入速度在50字/分鐘以上，較強的英語應用能力個人素質(zhì)具備較強的溝通能力、判斷能力、具有較強的閱讀能力、寫作能力和表達能力其它：使用工具設備電話、計算機、傳真機、復印機、打印機、Internet/Intranet網(wǎng)絡工作環(huán)境固定的辦公室工作時間特征正常工作時間，根據(jù)需要加班所需記錄文檔相關會議記錄、文件記錄考核指標：文書起草、會議記錄完成質(zhì)量及完整性文書收發(fā)的及時性、準確性考勤、服從安排、遵守制度其他專業(yè)知識技能職業(yè)發(fā)展：備注：

5檔案管理專員職務說明書崗位名稱檔案管理專員崗位編號JT-BG-023所在部門辦公室崗位定員1人直接上級辦公室主任所轄人員直接下級崗位分析日期本職：負責集團公司檔案和資料的收集、管理、查閱或借閱，完成辦公室主任交辦的其它各項工作職責與工作任務：職責一職責表述：負責集團公司檔案和資料的收集、整理、鑒定、管理、借閱、索取與銷毀工作任務負責制定、完善檔案管理制度，編制檔案檢索工具負責集團公司與各工程項目相關資料文件的日常管理、統(tǒng)計負責所有收文的登記、編號、保管、呈閱、傳閱、督辦、歸檔負責所有發(fā)文的編號、歸檔負責機要文件、科技檔案的登記、傳閱、移交、歸檔負責集團公司聲像、電子文檔的管理負責集團公司營業(yè)執(zhí)照、各種資質(zhì)證書的管理職責二職責表述：完成辦公室主任交辦的其它各項工作權(quán)力和責任：權(quán)力：文書檔案管理制度的建議權(quán)責任：對所管理文件、檔案的安全性負責工作協(xié)作關系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關系集團公司各職能部門、事業(yè)部、子公司外部協(xié)調(diào)關系任職資格：教育水平大?；蛞陨蠈W歷專業(yè)檔案管理或相關專業(yè)經(jīng)驗1年相關工作經(jīng)驗知識熟悉檔案管理相關知識技能技巧會使用相關辦公軟件，了解基本的網(wǎng)絡知識個人素質(zhì)具備較強的理解能力、判斷能力，條理性其它：使用工具設備電話、計算機、傳真機、復印機、打印機、Internet/Intranet網(wǎng)絡工作環(huán)境固定的辦公室工作時間特征正常工作時間，根據(jù)需要加班所需記錄文檔檔案管理制度、相關記錄考核指標：所管理檔案文件的完備性、安全性，保密效果考勤、服從安排、遵守制度其他專業(yè)知識技能職業(yè)發(fā)展：備注：

6后勤管理專員職務說明書崗位名稱后勤管理專員崗位編號JT-BG-024所在部門辦公室崗位定員3人直接上級辦公室主任所轄人員直接下級崗位分析日期本職：負責集團公司總部的行政后勤服務工作，負責員工宿舍區(qū)的各項管理工作，起草行政后勤管理制度，完成辦公室主任交辦其它各項工作職責與工作任務：職責一職責表述：負責集團公司總部的行政后勤服務工作工作任務負責集團公司房產(chǎn)和地產(chǎn)等不動產(chǎn)的統(tǒng)計、評估和合理規(guī)劃使用，辦理土地使用合法手續(xù)負責傳達室的管理工作以及值班安排負責集團公司內(nèi)外環(huán)境的管理，包括辦公場所布局分配、綠化、清潔與保持工作負責辦公樓水、電、暖、管道的管理與維修負責辦公用品和辦公用具的購買，制定各種物品的管理臺帳負責登記并統(tǒng)計各部門的辦公用品消耗，控制辦公用品支出，降低管理費用負責辦公用車的維修保養(yǎng)、年檢和駕駛員的年審、培訓負責新增員工基地戶口的辦理職責二職責表述：負責員工宿舍區(qū)的管理工作工作任務負責監(jiān)督、指導員工宿舍區(qū)工作人員的工作負責協(xié)調(diào)辦公、宿舍區(qū)的地方關系，辦理相關事宜負責處理員工宿舍區(qū)的相關事宜職責三職責表述：起草各項行政后勤管理制度職責四職責表述：完成上級交辦的其它各項工作權(quán)力和責任：權(quán)力：辦公用品、辦公用具采購的建議權(quán)對行政后勤制度制訂和修改的建議權(quán)責任：對所管理辦公設施的完好性負責對維持辦公區(qū)域良好的辦公環(huán)境負責對員工宿舍區(qū)的環(huán)境、安全負責工作協(xié)作關系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關系公司各職能部門、事業(yè)部外部協(xié)調(diào)關系物業(yè)管理公司、辦公用品供應商、衛(wèi)生管理部門、公安部門、街道等任職資格：教育水平大專或以上學歷專業(yè)行政管理或相關專業(yè)經(jīng)驗2年以上相關工作經(jīng)驗知識具備相應的行政管理知識技能技巧能夠使用辦公軟件，了解基本的網(wǎng)絡知識個人素質(zhì)具有較強的溝通能力、計劃與執(zhí)行能力、判斷與決策能力、人際能力其它：使用工具設備計算機、一般辦公設備（電話、打印機、Internet/Intranet網(wǎng)絡）工作環(huán)境固定辦公場所工作時間特征正常工作時間，根據(jù)工作加班所需記錄文檔通知、簡報、匯報文件或報告、總結(jié)等考核指標：后勤支持投訴率辦公設施等固定資產(chǎn)狀況、集團公司環(huán)境、衛(wèi)生狀況員工宿舍區(qū)的管理狀況職業(yè)發(fā)展：備注：

7司機職務說明書崗位名稱司機崗位編號JT-BG-O25所在部門辦公室崗位定員10人直接上級辦公室主任所轄人員直接下級崗位分析日期本職：提供出車服務，負責車輛的檢查、保養(yǎng)，注意行車安全職責與工作任務：職責一職責表述：提供出車服務，負責車輛的檢查、保養(yǎng)工作任務按照辦公室主任的安排，隨時提供出車服務出車前后對車輛進行檢查負責車輛日常保養(yǎng)工作，建立車輛保養(yǎng)日志注意行車安全，努力減少油耗配合處理交通事故職責二職責表述：完成領導臨時安排的出車任務權(quán)力和責任：權(quán)力：對車輛保養(yǎng)及維修的建議權(quán)責任：對行車安全負責對車輛日常保養(yǎng)工作負責工作協(xié)作關系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關系集團公司各職能部門外部協(xié)調(diào)關系交通部門任職資格：教育水平高中、中專以上學歷專業(yè)汽車駕駛經(jīng)驗3年以上駕駛經(jīng)驗知識熟悉車輛常識，交通法規(guī)技能技巧具備熟練的駕駛技能個人素質(zhì)具有一定的表達能力、溝通能力其它：使用工具設備汽車、簡單的維修工具工作環(huán)境固定辦公場所工作時間特征正常工作時間，根據(jù)工作加班所需記錄文檔車輛保養(yǎng)日志等考核指標：出車服務滿意率車況完好狀況交通事故發(fā)生數(shù)量職業(yè)發(fā)展：備注：

8傳達室工作人員職務說明書崗位名稱傳達室工作人員崗位編號JT-BG-026所在部門辦公室崗位定員3人直接上級辦公室后勤管理專員所轄人員直接下級崗位分析日期本職：負責傳達室的工作，完成上級交辦的各項臨時任務職責與工作任務：職責一職責表述：負責傳達室的工作工作任務負責外部來訪人員的登記負責報紙、雜志、函信件的接收、登記及分發(fā)做好夜間值班工作，確保辦公樓區(qū)的安全，出現(xiàn)意外情況及時上報或報警做好值班記錄職責二職責表述：完成上級臨時交辦的其它各項任務權(quán)力和責任：權(quán)力：對來訪人員的詢問、登記權(quán)責任：夜間值班人員對夜間出現(xiàn)的意外情況負責工作協(xié)作關系：內(nèi)部