檔案管理規(guī)章制度

檔案管理規(guī)章制度的附件1：分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)一、加強(qiáng)對檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理列入工作日程，對中心檔案管理工作負(fù)分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，及時協(xié)調(diào)解決檔案工作中的實(shí)際困難。二、認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》以及上級檔案部門的各項(xiàng)規(guī)定，并在中心內(nèi)組織貫徹執(zhí)行。三、主動宣傳檔案法規(guī)和檔案工作的重要性，確保檔案管理工作在財(cái)政工作中的重要地位和作用得以充足發(fā)揮。四、制訂檔案管理規(guī)章制度，定時檢查中心各項(xiàng)檔案制度的執(zhí)行狀況。五、領(lǐng)導(dǎo)并監(jiān)督中心各科室文獻(xiàn)材料的收集、整頓和歸檔等項(xiàng)工作。六、協(xié)助檔案室貫徹“三參加”、“四同時”管理工作。七、對在檔案管理工作中做出明顯成績的人員予以獎勵，對違反檔案管理法規(guī)的人員予以處分。

附件2：檔案人員崗位責(zé)任制一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和上級有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。二、熱愛本職工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。努力學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)知識，不停提高管理水平。三、負(fù)責(zé)中心文獻(xiàn)材料的收集、整頓、保管、復(fù)制、借閱工作，對檔案資料進(jìn)行分類、編目、登記。四、熟悉和掌握本單位檔案的種類、數(shù)量、內(nèi)容、重要程序和完整精確程度，對庫存檔案定時檢查、整頓、調(diào)節(jié)和統(tǒng)計(jì)，做到帳物相符。五、根據(jù)需要編制多個檢索工具，主動提供運(yùn)用，并及時填寫運(yùn)用效果登記簿。六、組織兼職檔案人員和專業(yè)技術(shù)人員做好應(yīng)歸檔文獻(xiàn)材料的積累、立卷、歸檔、修改和補(bǔ)充工作。七、對到期的檔案會同有關(guān)部門和技術(shù)人員進(jìn)行鑒定、銷毀。八、嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，非經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及處室重要負(fù)責(zé)人同意，不得擴(kuò)大檔案的運(yùn)用范疇，不得私自銷毀檔案材料，認(rèn)真做好檔案室的安全保衛(wèi)工作。

附件3：兼職檔案員工作職責(zé)一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》，理解、掌握有關(guān)檔案工作的專業(yè)知識，增強(qiáng)貫徹執(zhí)行《檔案法》和《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》的主動性和自覺性。二、負(fù)責(zé)收集本部門列入中心歸檔范疇的文獻(xiàn)材料，保管暫存的上級來文，對文獻(xiàn)材料按期進(jìn)行整頓，立卷并移交中心檔案室歸檔，做好本部門的資料管理工作，在業(yè)務(wù)上接受檔案室的指導(dǎo)。三、確保多個不同載體檔案的完整潔全，對本部門工作中形成的錄像（照片、錄音、錄像）檔案，及時移交檔案室統(tǒng)一保管。四、嚴(yán)格檔案管理制度，嚴(yán)守黨和國家機(jī)密，檢查、監(jiān)督本部門做好檔案工作，確保檔案資料萬無一失。

附件4：檔案整頓歸檔制度一、按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，檔案和檔案工作實(shí)施集中統(tǒng)一管理，成立中心檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由中心主任任組長，副主任任副組長，各科室重要負(fù)責(zé)人任組員，由分管主任具體負(fù)責(zé)檔案管理工作。建立綜合檔案室，集中管理中心的全部檔案資料，并負(fù)責(zé)組織規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督中心的檔案工作。各科室設(shè)兼職檔案員，形成中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。二、中心黨務(wù)活動、行政管理、業(yè)務(wù)建設(shè)和各項(xiàng)工作中形成的文獻(xiàn)材料，由各科室的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，整頓歸檔。三、歸檔文獻(xiàn)材料要齊全、完整、精確。做到紙質(zhì)優(yōu)良、筆跡工整，禁用圓珠筆、純藍(lán)墨水書寫。四、對上級規(guī)定的應(yīng)立卷歸檔的文獻(xiàn)材料，必須按規(guī)定整頓后向檔案室移交，任何人不得據(jù)為已有。五、凡應(yīng)歸檔的文獻(xiàn)材料應(yīng)及時歸檔，會計(jì)檔案隔年三月十日前歸檔，并由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員會同擬定密級和保管期限。六、檔案人員要對歸檔材料做好必要的加工整頓、編目、統(tǒng)計(jì)工作。七、中心人員因公外出參觀學(xué)習(xí)，參加會議帶回的重要文獻(xiàn)材料，應(yīng)及時向中心檔案室移交。

附件5：檔案借閱保密制度一、凡中心人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)在檔案室查閱，并辦理登記手續(xù)，如確需借出須辦理借閱手續(xù)，并及時償還。二、凡查閱密級檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意、部門重要負(fù)責(zé)人簽字后方可現(xiàn)場閱檔，同時不得摘錄、復(fù)印和外借。三、凡查閱或借閱檔案資料者，均要注意安全保密，不得私自復(fù)制、轉(zhuǎn)借別人或其它單位，更不得涂改、損壞、裁剪、拆散、抽頁等，違者按規(guī)定追究當(dāng)事人的責(zé)任。四、外單位借閱檔案資料，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、處室重要負(fù)責(zé)人同意后方可接待。五、凡未經(jīng)整頓、登記完畢的檔案材料，一律不得借出。六、提高警惕，加強(qiáng)庫房安全管理，查閱檔案資料嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防壞人盜竊國家秘密。七、檔案管理人員要做好保密工作，對已劃分密級的檔案，在案卷上標(biāo)記，不準(zhǔn)私自摘錄和運(yùn)用機(jī)密性內(nèi)容的檔案。八、檔案管理人員要及時做好檔案借閱運(yùn)用的統(tǒng)計(jì)工作，并做好運(yùn)用效果的整頓工作，編制出更高層次的檔案信息。

附件6：檔案鑒定銷毀制度一、中心檔案鑒定工作由分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)處室重要負(fù)責(zé)人和檔案管理人員構(gòu)成鑒定小組。二、根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合中心的實(shí)際狀況，擬定檔案的保管期限。三、對確無保存價(jià)值的檔案，由檔案室提出銷毀申請，鑒定小組審核，按規(guī)定報(bào)主管機(jī)關(guān)同意后方可銷毀。四、對擬定銷毀的檔案應(yīng)逐件登記造冊，并在銷毀清單上注明銷毀因素、日期和鑒定意見。五、銷毀檔案時，應(yīng)由鑒定小組指定專人銷毀，監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字，檔案室對已銷毀的檔案應(yīng)及時在多個登記簿和檢索工具中注銷。

附件7：檔案庫房管理制度一、庫房內(nèi)檔案、資料須按類別寄存，并編制檔案寄存索引。二、庫房內(nèi)做到柜架排列整潔，檔案寄存有序，環(huán)境整潔，不得寄存雜物，并達(dá)成“七防”規(guī)定，以確保檔案材料絕對安全。三、定時進(jìn)行室藏檔案的核對工作，每六個月逐卷檢查一次，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。四、適時開窗通風(fēng)，保持庫內(nèi)溫濕度正常。五、保持庫房整潔，每七天保潔三次，每月進(jìn)行一次大掃除。

附件8：檔案安全制度一、庫房系機(jī)要重地，非經(jīng)同意，嚴(yán)禁入內(nèi)。二、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，多個易燃、易爆物品和食品一律不得進(jìn)入庫房。三、零碎文獻(xiàn)材料和雜物一律不得寄存庫房，杜絕昆蟲危害檔案。四、進(jìn)庫的檔案、資料必須認(rèn)真檢查，凡不符合保管規(guī)定的一律不得入庫。五、工作人員離開辦公室應(yīng)隨手熄燈、關(guān)門，下班時必須關(guān)閉門窗。六、庫房鑰匙由專人保管，鑰匙一律不得借給別人使用。七、中心人員必須學(xué)會使用消防器材，檔案管理人員應(yīng)純熟掌握使用消防器材，同時對消防器材每年檢查兩次，對失效的要及時調(diào)換更新。八、對檔案安全工作進(jìn)行定時檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采用應(yīng)對方法。

附件9：聲像檔案管理制度一、任何單位和個人不得私自翻拍、復(fù)制、剪接、銷磁、涂改聲像資料。二、查閱聲像檔案必須有完備的審批手續(xù)，對照片只提供正片，不提供負(fù)片，如因工作需要借用原件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。三、對聲像檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀，要根據(jù)聲像檔案的特點(diǎn)結(jié)合其它類別檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

附件10：實(shí)物檔案管理制度一、實(shí)物檔案涉及獎狀、獎牌、錦旗等，應(yīng)按年度分類排放。二、各科室所獲得的獎狀、獎牌等，應(yīng)及時移交檔案室，檔案管理人員應(yīng)及時編目、上架。三、保持室內(nèi)整潔，嚴(yán)禁吸煙。

附件11：計(jì)算機(jī)管理使用制度一、定時進(jìn)行計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)。二、定時進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份工作，未經(jīng)許可不得修改任何數(shù)據(jù)。三、充足運(yùn)用計(jì)算機(jī)查閱檔案，做好調(diào)檔登記和統(tǒng)計(jì)工作。四、做好計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的安全保密工作。五、定時進(jìn)行機(jī)房的清掃、除塵，保持室內(nèi)衛(wèi)生。

附件12：圖書資料管理制度一、中心設(shè)圖書資料閱覽室，供職工閱覽、學(xué)習(xí)用。二、圖書資料專人管理，定時收集、整頓圖書、雜志和報(bào)紙，要分月分類裝訂成冊。三、上級及外地交流圖書、期刊、簡報(bào)和中心派出學(xué)習(xí)交流資料等均由綜合檔案室統(tǒng)一收集裝訂和管理，分類寄存。四、各科室所需訂閱圖書資料，由科室提出申請，經(jīng)中心主任同意后由檔案室統(tǒng)一訂購。五、中心圖書資料閱覽室要保持安靜、衛(wèi)生、嚴(yán)禁喧嘩或做與閱讀無關(guān)的事情。六、借閱規(guī)定：1、借閱時間：全日開放。2、借閱圖書資料要有手續(xù)，每次借閱不超出3本。3、借閱的圖書資料要妥善保管，閱后按期償還，不得涂改、損壞、裁剪、拆散、抽頁等，遺失或損壞按10倍價(jià)格賠償。4、借閱期限：工具書不超出六個月，普通書籍不超出一周，到期續(xù)借，報(bào)紙雜志不得超出兩天。七、定時清掃、除塵，保持室內(nèi)衛(wèi)生。

附件13：電子文獻(xiàn)歸檔及管理制度一、電子文獻(xiàn)是指以數(shù)碼形式存儲于光盤、磁帶、磁盤等載體，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文獻(xiàn)。二、歸檔電子文獻(xiàn)，應(yīng)及時做好登記工作。電子文獻(xiàn)一旦定稿，應(yīng)設(shè)立為只讀形式，一律不得修改。凡己移交給辦公室的電子文獻(xiàn)，應(yīng)一式二套，一套封存保管，一套提供運(yùn)用。并要在本部門保存一年后方可刪除或銷毀。三、歸檔電子文獻(xiàn)的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案規(guī)定外，還應(yīng)作防寫解決，避免擦、劃、