物業(yè)公司采購管理制度

隆福澤物業(yè)管理有限公司1/3隆福澤物業(yè)管理有限公司采購管理制度第一章目的和范圍一、目的為使本公司之物資材料采購工作有所遵循，以能取得適質、適量及適價的要求，能有效降低采購成本，加強與各部門的配合，進一步規(guī)范物資材料采購流程，滿足公司的生產(chǎn)做業(yè)要求，特制定本采購管理制度。二、范圍凡公司資材之請購、采購等均適用本制度。第二章請購規(guī)定1、請購的提出，核準權限（1）采購物品的提出：各部門根據(jù)工作需要提交下月采購材料的需求量，由部門經(jīng)理簽字確認。（2）設備/配件和其他生產(chǎn)低耗品的提出：由各部門提交《設備/物料采購申請單》，由各部門經(jīng)理簽字確認，確認后以呈批件形式由主管總經(jīng)理批準，財務總審核簽字生效后才能采購。2、物料采購核準權限（1）材料的核準權限，接受各部門提交的下月原材料的需求量表格，采購員需先與倉庫核對原材料數(shù)量，確定采購數(shù)量，做出采購計劃，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認，總經(jīng)理簽字批準，財務總審核。（2）配件和其他生產(chǎn)低耗品的核準權限，根據(jù)各部門提交的《設備/物料采購申請單》，各部門經(jīng)理本著節(jié)約原則及時落實該配件或耗材的使用情況，以呈批件形式由主管總經(jīng)理批準，財務總審核簽字生效后才能采購。第三章采購規(guī)定一、采購方式本公司采購方式一般有下列幾種：（1）集中采購（2）合約采購（3）一般采購除（1）（2）以外之物料，采用隨需求而采購之方式。二、采購作業(yè)規(guī)定詢價、議價（1）采購人員接獲核準后之《設備/物料采購申請單》，應選擇至少三家符合采購條件的供應商作為詢價對象。（2）專業(yè)材料、用品或項目，使用部門應會同采購員共同詢價與議價。（3）議價應注意品質、交期、服務兼顧。三、采購管理規(guī)定1、物資采購：（1）采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。（2）大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。（3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。（4）計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權有關部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。2、物資驗收入庫：（1）無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收；（2）倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。3、報銷及付款（1）付款：①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)總經(jīng)理審批，財務總審核后方可付款；②支票結帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領空白支票與對方結帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)；（2）報銷：①采購員報銷必須憑發(fā)票連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi)，核準后方可給予報銷。②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及庫管員的驗收證明，經(jīng)總經(jīng)理審批、財務總核后方可給予報銷。四、采購業(yè)務操作流程1、按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表；2、向主管呈報調查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案；3、在主管的安排下，按采購部經(jīng)理確定的采購方案著手采購；4、按本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購；5、貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題，應即時查清原因，并向主管匯報；6、貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續(xù)。7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關部門，同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同；8、將貨物采購申請單