文件管理程序2

24．文獻(xiàn)管理程序目的及范疇：建立公司文獻(xiàn)制作、審核、同意、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保公司文獻(xiàn)得到及時精確的解決和安全有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序合用于以上環(huán)節(jié)所涉及的有關(guān)部門及個人。職責(zé)：總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文獻(xiàn)管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督，并受理各部門有關(guān)文獻(xiàn)延誤的投訴；各部室資料員負(fù)責(zé)文獻(xiàn)管理的具體工作，即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。工作流程：3.1文獻(xiàn)分類：3.1.1通用文獻(xiàn)：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文獻(xiàn)，分為內(nèi)部文獻(xiàn)、外來文獻(xiàn)和外送文獻(xiàn)。A.內(nèi)部文獻(xiàn)：即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文獻(xiàn)。如請示單、報告、工作聯(lián)系函、告知、會議文獻(xiàn)、周記、制度文獻(xiàn)等B.外來文獻(xiàn)：即公司收到的由外單位制發(fā)的文獻(xiàn)。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等C.外送文獻(xiàn)：即公司制作的對外發(fā)出的文獻(xiàn)。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文獻(xiàn)等3.1.2專用文獻(xiàn)：指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范疇內(nèi)使用的專門文獻(xiàn)。分為技術(shù)文獻(xiàn)、財務(wù)文獻(xiàn)、人事資料、合同文獻(xiàn)和簽價單和決算資料等。技術(shù)文獻(xiàn)：即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文獻(xiàn)。如報批文獻(xiàn)、原則圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。財務(wù)文獻(xiàn)：即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如會計憑證、帳簿、報表及有關(guān)的財務(wù)報告等。人事資料：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考核等人事活動中形成的反映個人基本狀況、工作體現(xiàn)的個人資料。合同文獻(xiàn)：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的含有法律效力的文獻(xiàn)。如各類工程合同、設(shè)計合同、售樓合同等。簽價單：即審計核算部在簽價認(rèn)價時專用的文獻(xiàn)。F．決算資料：即審計核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文獻(xiàn)。3.1.3統(tǒng)計：即公司各項質(zhì)量活動留下的統(tǒng)計，是一種特殊類型的文獻(xiàn)。如合格供應(yīng)商名錄、培訓(xùn)統(tǒng)計、各類簽到表、記錄表等3.2總規(guī)定：3.2.1文獻(xiàn)解決必須做到及時、精確、安全。3.2.2內(nèi)外行文規(guī)定做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式，內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。（格式及具體規(guī)定詳見第三層次文獻(xiàn)《融僑集團(tuán)文獻(xiàn)解決方法》之第二章“文獻(xiàn)格式”）3.2.3各部室資料員為公司文獻(xiàn)流轉(zhuǎn)的進(jìn)出口，文獻(xiàn)不允許由擬寫人直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，因特殊狀況必須越過傳遞的，應(yīng)于事后按程序補(bǔ)辦登記。3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初，根據(jù)以往本部門文獻(xiàn)的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，預(yù)計當(dāng)年可能形成的文獻(xiàn)，擬制或修訂立卷類目。3.2.5各部室資料員要建立本部門的文獻(xiàn)清單。即根據(jù)3.2.4訂立的立卷類目，將空白的文獻(xiàn)清單置于該類目的最前面；隨時將已發(fā)放完畢的文獻(xiàn)按已編好的類目歸入卷內(nèi)，并按文獻(xiàn)收進(jìn)次序填寫文獻(xiàn)清單。3.2.6文獻(xiàn)的管理普通要通過以下幾個環(huán)節(jié)：編制：文獻(xiàn)由有關(guān)部門或個人擬寫，所在部室資料員進(jìn)行編號登記；若以公司名義對外行文則由總經(jīng)理秘書編號。同意：文獻(xiàn)內(nèi)容和發(fā)放范疇由對應(yīng)的同意人審核簽發(fā)；需要多個部門同意的，須進(jìn)行會簽，簽發(fā)時須注明簽發(fā)時間；應(yīng)用軟件的使用權(quán)限需報送總經(jīng)理同意。登記：收發(fā)文（除便條、介紹信、回執(zhí)等）應(yīng)登記在對應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文獻(xiàn)上簽收并及時整頓文獻(xiàn)目錄。來圖加蓋受控分發(fā)號。用?。汗居≌掠煽偨?jīng)理秘書保管，部門公章由各部室資料員保管。用印時，應(yīng)以有關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為根據(jù)。發(fā)放：各部室資料員根據(jù)同意的發(fā)放范疇進(jìn)行分發(fā)。制度文獻(xiàn)換版時，由總經(jīng)理室或有關(guān)部門根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文獻(xiàn)。傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文獻(xiàn)由發(fā)出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門布告欄上張貼；傳遞傳閱指需要傳閱的文獻(xiàn)由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。更改：技術(shù)文獻(xiàn)需要更改時，應(yīng)由公布該文獻(xiàn)的個人或部門提出，并填寫《文獻(xiàn)更改申請單》，通過資料員報原審批人同意，并由原文獻(xiàn)公布部門按原發(fā)放范疇下發(fā)，同時作好登記。版本公布：制度文獻(xiàn)換版時，由總經(jīng)理室主任編制最新版本號；總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文獻(xiàn)版本狀況并予以公布?；厥眨何墨I(xiàn)持有人因離職或工作調(diào)動不再符合持有資格時，所在部門資料員負(fù)責(zé)及時收回。歸卷：各部室資料員要做好平時歸卷和定時歸卷工作。平時歸卷即隨時將發(fā)放完畢的文獻(xiàn)按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi)；定時歸卷即一種較長時間段后，對手頭的全部文獻(xiàn)進(jìn)行清理，對無存檔價值的文獻(xiàn)材料可備文獻(xiàn)夾單獨(dú)寄存。聯(lián)合辦理的文獻(xiàn)原件由主辦部門歸卷，其它部門保存復(fù)印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務(wù)計統(tǒng)部保存。借閱：文獻(xiàn)需要借閱或復(fù)印時，借閱人應(yīng)填寫《文獻(xiàn)借閱記錄表》或《圖紙借閱記錄表》。公司文獻(xiàn)不外借給其它單位，如遇特殊狀況，需經(jīng)部門經(jīng)理同意。保護(hù)：文獻(xiàn)不管處在使用或是保存狀態(tài)，都要注意保持筆跡清晰、份數(shù)完整。歸卷時，復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印。歸檔：各部室按規(guī)定的歸檔時間將整頓過的有保存價值的文獻(xiàn)向圖書檔案室移交，無歸檔或存查價值的文獻(xiàn)，經(jīng)鑒別和主管部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后銷毀。在文獻(xiàn)解決時限方面，普通文獻(xiàn)2個工作日，加急文獻(xiàn)1個工作日（加急文獻(xiàn)可加蓋加急章）。若超出時限，必須先告知文獻(xiàn)發(fā)出部門，并闡明因素和預(yù)計文獻(xiàn)解決完結(jié)時間。牽涉到較大審核工作量的文獻(xiàn)在審計核算部、財務(wù)計統(tǒng)部等控制性部門的解決時間可根據(jù)實際需要合理延長，但必須將延長的時限告知文獻(xiàn)發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)加強(qiáng)橫向聯(lián)系，發(fā)文部門應(yīng)對已明顯延誤的文獻(xiàn)進(jìn)行追蹤。在文獻(xiàn)解決權(quán)限方面，部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進(jìn)行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其它因素未能及時推行解決、簽發(fā)文獻(xiàn)職責(zé)時，由副經(jīng)理替代，必要時可通過電話向正職經(jīng)理請示，有若干個副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理?？偨?jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進(jìn)行核定并簽認(rèn)，以省略各部室二次重復(fù)會簽的環(huán)節(jié)。（具體做法參見《合同管理制度》）?？偨?jīng)理室負(fù)責(zé)對文獻(xiàn)的傳遞、執(zhí)行狀況進(jìn)行督查，受理各部室有關(guān)文獻(xiàn)延誤的投訴，并定時向總經(jīng)理報告；各部室可根據(jù)實際需要制訂各類表單，但必須根據(jù)本程序提供的對應(yīng)表單樣式及要素進(jìn)行調(diào)節(jié)；若需要增設(shè)程序以外的表單，在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意，涉及其它部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。電子郵件及傳真收發(fā)時應(yīng)進(jìn)行登記和存盤，如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)統(tǒng)計。3.3分類管理：3.3.1通用文獻(xiàn)：A．內(nèi)部文獻(xiàn)：a．請示單：即各部室請求總經(jīng)理批示意見或同意事項時使用的陳說性文獻(xiàn)，以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限規(guī)定的需在文中注明，各級審批人無法實現(xiàn)的需及時向經(jīng)辦人反饋。各部室資料員分發(fā)給經(jīng)辦人各部室資料員交部門經(jīng)理審視總經(jīng)理秘書分發(fā)給各部室資料員總經(jīng)理簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記有關(guān)部室會簽或所在部室經(jīng)理簽發(fā)所在部室資料員編號登記經(jīng)辦人擬寫各部室資料員分發(fā)給經(jīng)辦人各部室資料員交部門經(jīng)理審視總經(jīng)理秘書分發(fā)給各部室資料員總經(jīng)理簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記有關(guān)部室會簽或所在部室經(jīng)理簽發(fā)所在部室資料員編號登記經(jīng)辦人擬寫報告：即各部室向總經(jīng)理報告工作狀況時使用的陳說性文獻(xiàn)，在我司，可視為請示單的補(bǔ)充形式。a)知曉性報告：有關(guān)部門或個人擬寫總經(jīng)理審視簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā)有關(guān)部門或個人擬寫總經(jīng)理審視簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā)b）執(zhí)行性報告：部門經(jīng)理安排執(zhí)行有關(guān)部門或個人擬寫總經(jīng)理秘書蓋章（必要狀況下）部門資料員簽收、存檔總經(jīng)理審視簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā)部門經(jīng)理安排執(zhí)行有關(guān)部門或個人擬寫總經(jīng)理秘書蓋章（必要狀況下）部門資料員簽收、存檔總經(jīng)理審視簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā)告知：即總經(jīng)理室或人力資源部規(guī)定全公司或有關(guān)部室理解或辦理事項時使用的文獻(xiàn)，普通公司層面的、批示性質(zhì)的告知由總經(jīng)理室發(fā)出，周知性告知由人力資源部發(fā)出?？偨?jīng)理秘書登記編號總經(jīng)理委托有關(guān)個人擬寫總經(jīng)理或辦公室主任簽發(fā)總經(jīng)理秘書公布并存檔a）總經(jīng)理室發(fā)文：總經(jīng)理秘書登記編號總經(jīng)理委托有關(guān)個人擬寫總經(jīng)理或辦公室主任簽發(fā)總經(jīng)理秘書公布并存檔人力資源部經(jīng)理擬寫或委托有關(guān)個人擬寫b）人力資源部發(fā)文：人力資源部資料員登記編號人力資源部經(jīng)理簽發(fā)人力資源部經(jīng)理擬寫或委托有關(guān)個人擬寫人力資源部資料員登記編號人力資源部經(jīng)理簽發(fā)人力資源部資料員公布并存檔人力資源部資料員公布并存檔d．工作聯(lián)系函：即公司部門之間進(jìn)行的普通日常工作聯(lián)系時使用的告知性函件。有反饋需求的，須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門，對方反饋時應(yīng)同時將反饋狀況函告抄送部門。部門資料員發(fā)給對方部門資料員，并存檔一份部門經(jīng)理簽發(fā)部門資料員登記有關(guān)個人擬寫部門資料員發(fā)給對方部門資料員，并存檔一份部門經(jīng)理簽發(fā)部門資料員登記有關(guān)個人擬寫對方部門資料員交部門經(jīng)理審視有關(guān)人員根據(jù)經(jīng)理意見反饋或執(zhí)行對方部門資料員交部門經(jīng)理審視有關(guān)人員根據(jù)經(jīng)理意見反饋或執(zhí)行e．會議性文獻(xiàn)：即記載公司經(jīng)理例會、專項例會、工程監(jiān)理例會等會議的重要精神、重要狀況及議定事項的一種文獻(xiàn)。文獻(xiàn)流程詳見《會議制度》。周記：即各部室每七天的工作總結(jié)及計劃、存在問題的文字統(tǒng)計。部門資料員自存一份，送交總經(jīng)理室四份部門資料員登記部門經(jīng)理簽發(fā)部門經(jīng)理擬寫或委托有關(guān)人員擬寫部門資料員自存一份，送交總經(jīng)理室四份部門資料員登記部門經(jīng)理簽發(fā)部門經(jīng)理擬寫或委托有關(guān)人員擬寫總經(jīng)理室編制現(xiàn)在版本號并根據(jù)同意的范疇發(fā)放給各部門?？偨?jīng)理或管理者代表審核簽發(fā)總經(jīng)理室組織有關(guān)人員評審，并擬定發(fā)放范疇總經(jīng)理室組織人員編寫或修改制度文獻(xiàn)：即公司對某項工作或某首先活動所制訂的規(guī)定，含有約束力。制度文獻(xiàn)作為一種規(guī)范，其編制、同意、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理同意，管理制度和程序文獻(xiàn)由管理者代表同意。各部門內(nèi)部使用的制度文獻(xiàn)（第三層次文獻(xiàn)）由各部室主管同意?？偨?jīng)理室編制現(xiàn)在版本號并根據(jù)同意的范疇發(fā)放給各部門。總經(jīng)理或管理者代表審核簽發(fā)總經(jīng)理室組織有關(guān)人員評審，并擬定發(fā)放范疇總經(jīng)理室組織人員編寫或修改在制度運(yùn)行階段，總經(jīng)理室負(fù)責(zé)收集和匯總反饋信息結(jié)合內(nèi)外審、管理評審及制度平時運(yùn)行狀況，由總經(jīng)理室組織人員進(jìn)行評審并擬定與否進(jìn)行修改在制度運(yùn)行階段，總經(jīng)理室負(fù)責(zé)收集和匯總反饋信息結(jié)合內(nèi)外審、管理評審及制度平時運(yùn)行狀況，由總經(jīng)理室組織人員進(jìn)行評審并擬定與否進(jìn)行修改B.外來文獻(xiàn)：有關(guān)個人收到外來文獻(xiàn)或通過入會、與信息站掛鉤等形式收到外來文獻(xiàn)法律法規(guī)：有關(guān)個人收到外來文獻(xiàn)或通過入會、與信息站掛鉤等形式收到外來文獻(xiàn)資料員交所在部門經(jīng)理審視，并根據(jù)經(jīng)理擬定的發(fā)放范疇向有關(guān)部門傳遞交所在部室資料員登記資料員交所在部門經(jīng)理審視，并根據(jù)經(jīng)理擬定的發(fā)放范疇向有關(guān)部門傳遞交所在部室資料員登記各部室于每年各部室于每年6月份向總經(jīng)理室上交法律法規(guī)清單。外部來文：如政府來文、供方來文、顧客來文等資料員根據(jù)經(jīng)理批示分發(fā)并存檔一份經(jīng)理擬定傳遞范疇或指定專人經(jīng)辦資料員進(jìn)行登記并交部門經(jīng)理審視個人收到外部來文后交本部室資料員資料員根據(jù)經(jīng)理批示分發(fā)并存檔一份經(jīng)理擬定傳遞范疇或指定專人經(jīng)辦資料員進(jìn)行登記并交部門經(jīng)理審視個人收到外部來文后交本部室資料員以部門名義對外發(fā)文的交本部門資料員登記編號和蓋章、存檔，以公司名義對外發(fā)文的，填寫蓋章聯(lián)系函后交總經(jīng)理秘書登記編號和蓋章，并存檔一份有關(guān)部門經(jīng)理審視承認(rèn)有關(guān)個人擬寫C．外送文獻(xiàn)：如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文獻(xiàn)以部門名義對外發(fā)文的交本部門資料員登記編號和蓋章、存檔，以公司名義對外發(fā)文的，填寫蓋章聯(lián)系函后交總經(jīng)理秘書登記編號和蓋章，并存檔一份有關(guān)部門經(jīng)理審視承認(rèn)有關(guān)個人擬寫3.3.2專用文獻(xiàn)：A．技術(shù)文獻(xiàn)：a.圖紙：具體管理詳見《設(shè)計過程管理程序》b.施工專用文獻(xiàn)：具體管理詳見《施工管理程序》B．財務(wù)文獻(xiàn)：具體管理詳見《財務(wù)管理制度》C．人事資料：具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》D.合同文獻(xiàn)：具體管理詳見《合同管理制度》E．簽價單：具體管理詳見《工程造價管理程序》F．決算資料：具體管理詳見《工程造價管理程序》3.3.3統(tǒng)計：統(tǒng)計歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行，歸檔后則按《檔案管理程序》管理。4.有關(guān)文獻(xiàn)：4.1《融僑集團(tuán)文獻(xiàn)解決方法》（見第三層次文獻(xiàn)《融僑集團(tuán)檔案工作手冊》之《文獻(xiàn)解決方法》）4.2《設(shè)計過程管理程序》4.3《施工管理程序》4.4《財務(wù)管理制度》4.5《合同管理制度》4.6《工程造價管理程序》5.有關(guān)表單：5.1發(fā)文記錄表5.2收文記錄表5.3文獻(xiàn)清單/移交清單請示單記錄表文獻(xiàn)借閱記錄表工作請示單工作聯(lián)系函工作周記蓋章聯(lián)系單圖紙收發(fā)記錄表(見《設(shè)計過程管理程序》)圖紙作廢告知單(見《設(shè)計過程管理程序》)圖紙借閱記錄表(見《設(shè)計過程管理程序》)文獻(xiàn)更改申請表編制：包秋霞日期：.4.22審核：林立強(qiáng)、陳衛(wèi)斌日期：.4.28同意：林權(quán)日期：.4.30融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司發(fā)文記錄表類目名稱：頁號：頁號文獻(xiàn)編號責(zé)任者日期文獻(xiàn)名稱簽收融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司收文記錄表類目名稱：頁號：頁號文獻(xiàn)編號責(zé)任者收到日期來件部門文獻(xiàn)名稱備注融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文獻(xiàn)清單/移交清單部門名稱：類目名稱：頁號：頁號文獻(xiàn)編號責(zé)任者文獻(xiàn)名稱日期備注移交人：移交時間：接受人：接受時間：融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司請示單記錄表頁號：頁號來件編號日期請示內(nèi)容簽收部門經(jīng)辦人簽收備注融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文獻(xiàn)借閱記錄表融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文獻(xiàn)借閱記錄表借閱日期借閱部門借閱人名稱文獻(xiàn)名稱份數(shù)用途償還日期簽收人備注工作請示單請示部門請示部門經(jīng)理簽字呈送部門請示內(nèi)容附件部室會簽意見