公文行文規(guī)則

公文行文規(guī)則[日期：-11-09]閱讀：次[字體：大中小]文章需要通過各式各樣的發(fā)表和傳輸才干產(chǎn)生作用，而公文的發(fā)表和傳輸則是按照一定規(guī)則來運行和傳遞的。法定公文中行政公文和黨務(wù)公文的運行更要遵照《國家行政機關(guān)公文解決方法》和《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文解決條例》等規(guī)則?！灸F(xiàn)在閱讀的文章來自“中文寫作網(wǎng)”，請記住我們的永久域名：】第一節(jié)公文行文規(guī)則概述寫作公文之前，就要擬定行文規(guī)則。從現(xiàn)實的公文寫作及教學狀況來看，行文規(guī)則往往是人們普遍碰到的一種重要問題。而學習和把握行文規(guī)則，則必須首先理解行文關(guān)系、行文方向和行文方式。行文關(guān)系行文關(guān)系是機關(guān)單位之間的組織關(guān)系在公文運行中的的體現(xiàn)。這就必須首先搞清我國社會組織的機關(guān)單位。我國依法成立的社會組織的管理機關(guān)能夠分為三大類型：（一）政權(quán)機關(guān)，涉及：1．立法機關(guān)體系：自全國人民代表大會及其常設(shè)機構(gòu)、省市人民代表大會及其常設(shè)機構(gòu)（省級以上立法機關(guān)或經(jīng)全國人民代表大會授權(quán)的市級立法機關(guān)才有立法權(quán)）至鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民代表大會。2．行政機關(guān)體系：依次是中央人民政府即國務(wù)院；省、市（四大直轄市）、區(qū)（各自治區(qū)和香港特別行政區(qū)）政府；市、地區(qū)、州（自治州）政府；市（縣級市）、區(qū)（市轄各區(qū)）、縣政府；鄉(xiāng)、鎮(zhèn)政府。3．司法機關(guān)體系：自最高人民法院至鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法機關(guān)。其它政權(quán)機關(guān)有軍事機關(guān)體系、政協(xié)機關(guān)體系等。（二）團體機關(guān)，涉及：中國共產(chǎn)黨機關(guān)體系，這一機關(guān)體系實質(zhì)上是我國社會的領(lǐng)導權(quán)力核心；中國共產(chǎn)主義青年團機關(guān)體系；全國工會機關(guān)體系；全國婦女聯(lián)合會機關(guān)體系；其它群眾性團體，如文聯(lián)、社會科學聯(lián)合會等等。（三）實體機關(guān)，涉及：事業(yè)單位機關(guān)，均由國家提供一定的經(jīng)費，如學校和研究機構(gòu)等機關(guān)；公司單位機關(guān)。普通實體機關(guān)縱向級別較少。各級機關(guān)都有自己所轄的若干部門。在公文寫作中，一定要注意機關(guān)和部門的區(qū)別。每一社會組織都有管理機構(gòu)即機關(guān)，在機關(guān)中又有不同的職能部門。如市政府，應(yīng)理解為市政府機關(guān)，而商業(yè)局則應(yīng)理解為市政府機關(guān)所轄的部門之一。同時，相對而言，機關(guān)首腦普通稱機關(guān)領(lǐng)導人，部門首腦普通稱部門負責人。還要注意，在機關(guān)之下有各級單位，這些基層單位又會有自己的機關(guān)。如市政府機關(guān)下設(shè)區(qū)縣及鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機關(guān)。又如總公司機關(guān)下設(shè)分公司機關(guān)。我國社會組織機關(guān)及其部門、單位之間的組織關(guān)系和行文關(guān)系有下列四種：一是上下級關(guān)系，即領(lǐng)導和被領(lǐng)導關(guān)系，這是直接垂直的關(guān)系，普通在上下一級之間。如國務(wù)院和省政府。機關(guān)或部門的上行文報告和請示都是面對上一級的機關(guān)或部門。而下行文如決定、告知、批復等都是面對下一級機關(guān)或部門。二是附屬關(guān)系，不管大小和級別，都在同一系列內(nèi)。如某鄉(xiāng)政府就能夠說附屬國務(wù)院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是附屬關(guān)系。在這一關(guān)系之下，上級慣用普發(fā)性下行公文如命令、告知、意見、會議紀要等，下級也可越級使用上行文（在特殊狀況下行文并且必須抄送上一級即直接上級機關(guān)部門）。三是平級關(guān)系，是在一種系列中的同等級別的機關(guān)或者部門、單位之間的關(guān)系。其代表性文種是平行文函。有的告知也能夠發(fā)揮平行性。四是非附屬關(guān)系，指不是同一垂直系列不發(fā)生直接職能往來的機關(guān)及其部門、單位之間的關(guān)系，不管是相似級別還是不同級別，都要通過知照性行文如函進行協(xié)調(diào)，或聯(lián)合行文共同辦理。行文方向行文方向是以發(fā)文機關(guān)為立足點向不同機關(guān)運行的去向。大致有四個：上行，指公文向上級機關(guān)單位運行。行政公文的上行文有議案、報告和請示，但有的下行文如告知、通報等也能夠在一定狀況下上行。下行，指公文向下級機關(guān)單位運行。下行的行政公文較多。平行，指公文向同級或不相附屬的機關(guān)單位運行。函、告知等都能夠平行。泛行，指公文能夠同時上行、下行或平行，并向社會公布。行政公文中的公示和通告就屬這類。行文方式行文方式，指行文的辦法和形式。（一）從行文對象分逐級行文：向直接的上級或者直接下級行文。越級行文：越過自己的直接上級或下級行文。多級行文：向直接上級并呈非直接上級或者向直接下級并轉(zhuǎn)非直接下級的一次性行文。普發(fā)行文：向所屬各機關(guān)及其部門、單位一次性行文，主送機關(guān)使用泛稱。通行行文：向附屬機關(guān)和非附屬機關(guān)以及社會群體一次性泛向行文。（二）從發(fā)文機關(guān)分單獨行文。聯(lián)合行文。（三）從對象主次分主送。抄送。第二節(jié)行政公文行文規(guī)則《國家行政機關(guān)公文解決方法》第4章第13條至第23條規(guī)定了行政公文的行文規(guī)則?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文解決條例》第4章第11條至第15條規(guī)定了黨務(wù)公文的行文規(guī)則。它們是我國全部公文行文的重要根據(jù)。下列重要根據(jù)《國家行政機關(guān)公文解決方法》第4章第13條至第23條規(guī)定的11條規(guī)則歸納成為6個方面加以解說。一、重視效用《方法》第13條規(guī)定：“行文應(yīng)當確有必要，重視效用?！惫牟荒茈S意發(fā)出，一定要講究實效，這才干確保發(fā)文機關(guān)的權(quán)威性。如果公務(wù)不大重要，不必用公文反映，那么能夠采用電話、談話等方式辦理。不要出現(xiàn)那種“當收發(fā)室簡樸照抄照轉(zhuǎn)”和“一文多發(fā)”重復發(fā)文的問題。公文要少而精，否則就會出現(xiàn)效率低下的問題，以致于造成文牘主義，產(chǎn)生官僚主義。二、行文根據(jù)《方法》第14條規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)附屬關(guān)系和職權(quán)范疇擬定，普通不得越級請示和報告?！边@是基本原則。國家行政機關(guān)的附屬關(guān)系和職權(quán)范疇是由《中華人民共和國憲法》（下列簡稱《憲法》）所規(guī)定的。例如，《憲法》第89條規(guī)定了國務(wù)院的職權(quán)，重要有“根據(jù)憲法和法律，規(guī)定行政方法，制訂行政法規(guī)，公布決定和命令”和“同意省、自治區(qū)、直轄市的區(qū)域劃分，同意自治州、縣、自治縣、市的建置和區(qū)域劃分”等。又如，《憲法》第107條規(guī)定縣級以上地方各級人民政府行使的職權(quán)是“縣級以上地方各級人民政府根據(jù)法律規(guī)定的權(quán)限，管理本行政區(qū)域內(nèi)的經(jīng)濟、教育、科學、文化、衛(wèi)生、體育事業(yè)、城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)和財政、民政、公安、民族事務(wù)、司法行政、監(jiān)察、計劃生育等行政工作，公布決定和命令，任免、培訓、考核和獎懲行政工作人員”。行政工作的根據(jù)是憲法和法律，公文運行固然更要照此辦理。《憲法》擬定中國共產(chǎn)黨是領(lǐng)導核心。為加強和改善黨的領(lǐng)導，在對社會和國家的管理上，實施黨政分開。反映在公文運行上，黨和政府的行文不能混淆，黨政能夠聯(lián)合行文而不要互相行文。三、部門行文《方法》第15條規(guī)定：“政府各部門根據(jù)部門職權(quán)能夠互相行文和向下一級政府的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和回復問題、審批事項外，普通不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”其它社會組織以這類推，以機關(guān)及其部門和基層單位來表達。（一）機關(guān)各部門在職權(quán)范疇內(nèi)，能夠互相行文，能夠向下一級基層單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。如市政府的商業(yè)局能夠向農(nóng)業(yè)局行文（重要以函的形式，有時以告知的形式），能夠向區(qū)政府的商業(yè)局行文（多下列行文形式）。上下級業(yè)務(wù)部門之間，即使沒有附屬關(guān)系，但有業(yè)務(wù)指導關(guān)系。同樣，總公司機關(guān)的技術(shù)處能夠向生產(chǎn)處行文（重要以函的形式，有時以告知的形式），能夠向分公司的技術(shù)科行文（多下列行文形式）。（二）機關(guān)各部門向下一級機關(guān)行文只能采用函的形式。上級機關(guān)的職能部門同下級機關(guān)是平級關(guān)系，有時向下級機關(guān)發(fā)函還要得到上級機關(guān)的授權(quán)，行文時要在正文的開頭闡明授權(quán)的機關(guān)或領(lǐng)導人。（三）部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。部門行文尚有下列規(guī)定?！斗椒ā返?7條：“屬于部門職權(quán)范疇內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也能夠由部門行文，文中應(yīng)當注明經(jīng)政府同意?！钡?8條：“屬于主管部門職權(quán)范疇內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門解決。”四、聯(lián)合行文《方法》第16條規(guī)定：“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府能夠聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)能夠聯(lián)合行文；政府部門與對應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)能夠聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和含有行政職能的事業(yè)單位也能夠聯(lián)合行文?！边@項規(guī)定強調(diào)了聯(lián)合行文的前提是同級。聯(lián)合行文的機關(guān)及部門、單位必須是平級的，還要通過協(xié)商并獲得一致意見。這就一定要掌握多個社會組織的職權(quán)范疇和附屬關(guān)系。猶如一地區(qū)的黨委就不能和團委聯(lián)合行文，由于它們的關(guān)系是領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系。聯(lián)合行文在公務(wù)中經(jīng)常是必要的：避免了各自分頭行文的不一致問題，增強了行文的權(quán)威性和約束力，減少了公文數(shù)量。如某省《有關(guān)黨政群機關(guān)工作人員參加成人教育有關(guān)問題的告知》，由省委組織部、省教委、省人事廳、省財政廳聯(lián)合下發(fā)。這是由于告知的內(nèi)容涉及到組織、人事、教育及經(jīng)費開支等方面。聯(lián)合行文，應(yīng)將相對應(yīng)的機關(guān)都列為主送機關(guān)，方便于共同解決。如上文的主送機關(guān)為“各地、市、州、縣委，各地區(qū)行政公署，各市、州、縣人民政府，省委各部委，省級國家機關(guān)各委辦廳局，各人民團體，各大專院?！薄Ｂ?lián)合行文一定要協(xié)商一致的原則?！斗椒ā返?9條規(guī)定：“部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如私自行文，上級機關(guān)應(yīng)當責令糾正或撤銷?！睂Ω鞑块T都有關(guān)系的問題，如果沒有協(xié)商一致而各自向下行文，自行其是，就會在更大的范疇中出現(xiàn)更為嚴重的問題。因此，各部門必須在發(fā)文之前獲得共識，主辦單位更要和其它單位主動協(xié)商。如果多次協(xié)商仍然存在分歧，而問題的解決又不允許再遲延下去，就請示上級協(xié)調(diào)或者直接解決。如私自行文，上級有權(quán)責令糾正或撤銷。五、抄送規(guī)則《方法》第20條規(guī)定：“向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)?！敝匾形?，往往是在決定、告知和批復等文種中有關(guān)重要公務(wù)或者重大問題如撤換下級重要領(lǐng)導人、增設(shè)重要機構(gòu)、審批大型項目、進行重要涉外活動的公文。對發(fā)文機關(guān)和下級機關(guān)來說，這就便于上級監(jiān)督，避免出現(xiàn)重大差錯；對上級機關(guān)來說，這就便于理解和掌握狀況，統(tǒng)一管理。《方法》第23條還規(guī)定：“受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)?！边@樣，便于協(xié)調(diào)工作，避免出現(xiàn)矛盾問題。如某市學校一件公務(wù)，既需要直接上級機關(guān)的審批，又需要經(jīng)費支出，這就要將請示主送市教育局，抄送市財政局。而市教育局下發(fā)批復同意該項目給這個學校時，要抄送市財政局。六、請示規(guī)則《方法》第21條規(guī)定：“‘請示’應(yīng)當一文一事；普通只寫一種主送機關(guān)，需要同時送其它機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其它機關(guān)。‘報告’不得夾帶請示事項?！钡?2條又規(guī)定：“除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’?！?.一文一事。古代就有一文一事的行文制度。一份請示寫一件公務(wù)，內(nèi)容簡樸，便于上級批復。如果一文多事，就會出現(xiàn)可批可不批、全部批和部分批、快批和緩批的復雜狀況。這就造成了批復的困難，甚至造成無法批復。2.只寫一種主送機關(guān)。一份請示寫一種主送機關(guān)，能夠得到及時有效的批復。如果寫幾個，很可能出現(xiàn)沒有一種主送機關(guān)批復的狀況，這是請示的失??；也可能有兩個或兩個以上的主送機關(guān)都批復而意見不一致甚至矛盾的狀況。因此，請示只能寫一種主送機關(guān)。需要同時送其它機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式。不得抄送其下級機關(guān)。《方法》第21條提出“需要同時送其下級機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)”。我們的理解是，請示特別不能抄送下級機關(guān)。請示事項都是發(fā)文機關(guān)無權(quán)解決的問題，只是意向，不含有行政約束力，上級在批復中能夠同意也能夠不同意。如果將其抄送下級，容易造成被動和混亂。4.不直接送領(lǐng)導者個人。如果是領(lǐng)導個人直接交辦的事項，在辦理過程中能夠請示領(lǐng)導人。除此之外，請示不能直接送領(lǐng)導人。這是為了避免官僚主義的產(chǎn)生而制訂的。5.報告中不得夾帶請示事項。按照《方法》規(guī)定，上級對下級的報告不作批復。夾帶請示事項，只會造成公文解決的混亂。以上歸納了請示的5項規(guī)則。作為行政公文中3個上行文之一的請示，又是唯一向上級規(guī)定事項的文種，這就會有明晰周到的規(guī)定，便于下級恪守。還要注意，在《方法》第14條中有這樣的規(guī)定：“普通不得越級請示和報告?！币蛱厥鉅顩r如發(fā)生重大緊急事項、被直接上級長久擱置而又必須盡快解決等必須越級時，應(yīng)抄送被越過的直接上級機關(guān)。另外，經(jīng)同意在報刊上全文發(fā)表的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當視為正式公文根據(jù)執(zhí)行。報刊上發(fā)表的法規(guī)都是面對社會通行的不涉密公文，通過上級的同意。下級社會組織應(yīng)當視為正式公文貫徹執(zhí)行。行政公文格式公文作為社會組織進行管理的書面工具，制訂統(tǒng)一嚴謹、莊重大方、清晰鮮明的格式，既體現(xiàn)了權(quán)力機關(guān)嚴肅莊重的精神面貌和嚴謹周密的工作作風，也便于公文的撰寫和解決，從而能夠提高管理工作效率，加速實現(xiàn)辦公自動化。第一節(jié)公文格式概述公文格式是指公文各構(gòu)成部分的寫作規(guī)定和標記規(guī)則，還涉及用紙、裝訂和文字排列規(guī)定。法定公文比起其它公文（運行時往往作為附件而需要行政公文負載）來，更加重視公文格式的統(tǒng)一規(guī)范。法定公文是由有關(guān)法規(guī)所規(guī)定的公文，涉及行政公文、黨務(wù)公文等。行政公文，由國務(wù)院公布的《國家行政機關(guān)公文解決方法》所規(guī)定。黨務(wù)公文，由《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文解決條例》所規(guī)定。另外，法定公文在格式上都還要按照《國家行政機關(guān)公文格式》來寫作，該文獻為國務(wù)院辦公廳秘書局制訂,國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局公布于1999年12月27日。國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文解決方法》（下列簡稱《方法》）第10條至第12條對公文格式作了具體明確的規(guī)定。參考其它規(guī)則，下列簡要介紹。一、公文用紙、排版與印裝（一）公文用紙幅面及版面尺寸：公文用紙普通采用國際原則A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際擬定。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm。公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。（二）排版規(guī)格、圖文顏色與印刷裝訂規(guī)定：公文文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，能夠并用中文和通用的少數(shù)民族文字（按其習慣書寫排版）。正文用3號仿宋體字，普通每面排22行，每行排28個字。未作特殊闡明，公文中的顏色均為黑色。公文在普通狀況下，除了發(fā)文機關(guān)標記、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其它部分均為黑色。制版規(guī)定版面干凈無底灰，筆跡清晰無斷劃，尺寸原則，版心不斜，誤差不超出1mm。雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超出2mm。黑色油墨應(yīng)達成色譜所標BL100％，紅色油墨應(yīng)達成色譜所標Y80％、M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整不空。兩頁頁碼之間誤差不超出4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm－5mm，無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固，后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成900，無毛茬或缺損。二、行政公文格式《方法》第3章規(guī)定：“公文普通由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標記、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件闡明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分構(gòu)成。”公文格式簡圖以下：......................置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）下列至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞下列的各要素統(tǒng)稱版記。之因此這樣劃分，是為了敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，含有其相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定。掌握了眉首所含各要素位置，就能夠設(shè)計文獻的“紅頭”部分。主體的特點是位置經(jīng)常變動，依公文內(nèi)容的長短而定。由于公文實質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，因此稱之為“主體”。版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一種位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記尚有一種放在正文后還是放在附件之后的問題。因此，版記有必要作為一種單獨部分加以敘述。眉首寫作眉首，涉及公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標記、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。發(fā)文字號之下4MM處印一條紅色反線與主體隔開。一、公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的次序編號。如份號“0288”，即表達此份具體文獻是該文印發(fā)的第288號。如需標記公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標記在版心左上角第1行。編制份數(shù)序號最少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”。使用份數(shù)序號重要是有密級的公文。其作用是便于機密文獻的分發(fā)和回收，有助于提高受文機關(guān)和閱讀者的保密責任感。一旦出了問題，也便于追查，明確責任歸屬。如發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號能夠掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。二、秘密等級和保密期限秘密等級就是公文內(nèi)容涉密程度的等級。涉及國家秘密的公文應(yīng)當標明密級和保密期限。我國《保密法》將秘密等級分為：絕密、機密、秘密三級。應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容恰當劃分密級，不能過寬或過嚴。“絕密”是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是國家的秘密，泄露會使國家安全和利益受到嚴重損害；“秘密”是普通的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述規(guī)定在公文中標記公文的秘密等級。如需標記秘密等級，用3號黑體字頂格標記在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標記秘密等級和保密期限用3號黑體字，頂格標記在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用★號隔開。如“絕密★1年”。三、緊急程度緊急程度，是指送達和辦理公文的時限規(guī)定。目的是確保公文解決的時效性。緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”，其中電報應(yīng)標“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標記緊急程度，用3號黑體字，頂格標記在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標記秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標記在版心右上角第1行，緊急程度頂格標記在版心右上角第2行。四、發(fā)文機關(guān)標記發(fā)文機關(guān)標記，由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文獻”構(gòu)成。如“廣東省人民政府文獻”、“廣州市公安局文獻”；對某些特定的公文可只標記發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。普通來說，行政機關(guān)的重要公文特別是上報的公文均應(yīng)加“文獻”兩字。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文獻”2字置于發(fā)文機關(guān)名稱的右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須確保公文首頁顯示正文?？蓪l(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小。發(fā)文機關(guān)標記位置有兩種。第1種用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標記上邊沿至版心上邊沿為25mm（即留出天頭62mm）,也就是留出25mm（約2行）位置用于標記上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。即使不需要標記這3項要素，也要留出這段空白。第二種僅限于上行文，即對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標記上邊沿至版心為80mm，即要留出55mm的空白供上級機關(guān)批示文獻用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標記距上頁邊為天頭117mm。發(fā)文機關(guān)標記推薦使用小標宋體字，用紅色標記。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或不不大于22mm×15mm?，F(xiàn)行“國務(wù)院文獻”的字號即是22mm╳15mm。五、發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號構(gòu)成。其位置在發(fā)文機關(guān)標記下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標記；年份應(yīng)標全稱，不要把“”簡化為“19”，用六角括號“〔〕”括入，不要用方括號“[]”或半圓括號“（）”。序號是發(fā)文的流水號，普通都按文獻的形式統(tǒng)一編，即是哪一種部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按次序編號。序號不編虛位（即1不編為01或001），不加“第”字。如“穗府〔〕12號”，表達廣州市人民政府在內(nèi)的第12號文?！盎浉k〔〕2號”表達廣東省人民政府辦公廳在內(nèi)發(fā)的第2號文。發(fā)文字號中的機關(guān)代字，要由一定范疇內(nèi)的領(lǐng)導機關(guān)，對自己直屬機關(guān)的單位代字統(tǒng)一編定，以免重復、混亂。編好后要保持穩(wěn)定。機關(guān)代字普通由2個層次構(gòu)成。第1層次是發(fā)文機關(guān)代字，第2層次是發(fā)文機關(guān)主辦文獻的部門的代字，如鐵道部文獻的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這鐵道部文獻的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。的有機關(guān)代字還包含其它的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”、“國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文獻”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文獻機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有其所代的層次，但盡量以簡化為好。行政機關(guān)之間聯(lián)合行文的發(fā)文字號，只標主辦機關(guān)的發(fā)文字號。與其它機關(guān)聯(lián)合行文，原則上應(yīng)使用排列在前的機關(guān)的發(fā)文字號，也能夠協(xié)商擬定，但只能標注一種機關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號的作用是便于分類歸檔，查找及引用。發(fā)文字號的位置在發(fā)文機關(guān)標記下空2行，發(fā)文字號之下4MM印一條與版心同寬的紅色反線（實際掌握發(fā)文字號只要不貼紅色反線即可）。發(fā)文字號應(yīng)居中排列。六、簽發(fā)人上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。這時，發(fā)文字號不要居中。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標記簽發(fā)人姓名。如果有多個簽發(fā)人，或者有的文獻按規(guī)定，還需要標注會簽人，那么，發(fā)文字號應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行，文獻主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置；其它簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關(guān)標記的次序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列次序和原則不變，發(fā)文字號居左空1字和簽發(fā)人