物業(yè)部管理制度

物業(yè)部管理制度

物業(yè)部管理制度篇11.制定本辦法的目的、依據(jù)和適用范圍1.1為了加強物業(yè)部門的文檔管理,充分發(fā)揮文檔的作用,更好地為商場的經(jīng)營、管理和發(fā)展等各項工作服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)企業(yè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合物業(yè)管理行業(yè)特點及本公司實際情況,制訂本管理辦法。1.2本管理辦法的適用范圍包括集團各區(qū)域物業(yè)部、各商場物業(yè)管理部門。2.文檔的定義2.1文檔是指從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文件、報表、圖紙、帳冊、照片、錄音、錄像、電子光盤以及記載榮譽內(nèi)容的獎品實物等歷史記錄。3.文檔管理的基本原則和要求3.1為維護文檔的完整、安全,同時便于有效利用,各商場物業(yè)在管理活動過程中形成的物業(yè)檔案資料實行“統(tǒng)一制度、三級管理”的原則,即:凡明確列入由區(qū)域物業(yè)部集中保管目錄的文件材料(原件)由區(qū)域物業(yè)部集中保管;其他文件材料(原件)由各商場物業(yè)(保安)部按集團的規(guī)定要求自行管理。3.2各商場領(lǐng)導應(yīng)當加強對文檔工作的領(lǐng)導和管理。4.文檔管理機構(gòu)和人員各商場在物業(yè)經(jīng)理的領(lǐng)導下,形成檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)。*集團物業(yè)推進中心對各區(qū)域物業(yè)部、各商場物業(yè)(保安)部文檔工作進行指導、檢查和考核。集團物業(yè)推進中心文檔配備專職文檔管理人員,負責收集、保管和提供利用物業(yè)條線各類文檔;*各區(qū)域、各商場物業(yè)部門的文員(或指專人)在部長(經(jīng)理)領(lǐng)導下負責本區(qū)域、商場(物業(yè)條線)文檔材料的歸集和整理立卷,并按規(guī)定向集團物業(yè)推進中心送交相關(guān)文檔。*各區(qū)域物業(yè)部、各商場物業(yè)(保安)部均須根據(jù)文檔保管的要求設(shè)置固定文檔存放點,并配備文檔管理人員和必要的文檔存放櫥柜,負責本部門文檔材料(資料)的歸集、整理。*各區(qū)域物業(yè)部長、各商場物業(yè)(保安)經(jīng)理為文檔工作的主要責任人,并將文檔工作納入部門的年度工作計劃。5.文檔案管理人員的職責5.1.集團物業(yè)推進中心文檔管理人員的職責:*負責公司級(物業(yè)條線)各類文檔的接收、整理、保管、統(tǒng)計、利用等;*按規(guī)定要求統(tǒng)一管理公司(物業(yè)條線)的文檔,確保文檔的完整和安全。對已接收入室的文檔,有計劃參與進行整理、重組和銷毀工作;對因歸檔制度不健全或執(zhí)行不嚴而遺漏失散在外的重要文件材料,加強收集歸檔;*指導、督促和檢查各部門文件材料的立卷、歸檔工作,組織對兼職文檔管理人員的業(yè)務(wù)學習與培訓;*參與實施對部門文檔工作的考評;*負責編制公司(物業(yè)條線)文檔目錄、檢索資料,嚴格執(zhí)行文檔借閱制度,主動、快捷提供利用服務(wù);*辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)文檔業(yè)務(wù)的工作。5.2.區(qū)域物業(yè)部文檔管理人員的職責:*按歸檔類別要求負責所屬部門形成文件的積累、整理和立卷工作,對集團物業(yè)推進中心需要的文件材料,按規(guī)定要求及時送交歸檔;*負責由部門日常使用保管的文檔、資料(主要是物業(yè)管理業(yè)務(wù)文檔)的管理。*部門文檔管理人員如兼文員工作,則還應(yīng)當承擔如下職責:(1)負責本部門文書處理工作,包括文件材料(含合同、協(xié)議、來往文書等)的收發(fā)、登記、傳閱、催辦和留注;(2)負責本部門文書管理工作,包括文件材料的保管、調(diào)閱和文件材料的歸集、整理、預(yù)立卷等。5.3.商場物業(yè)(保安)文檔管理人員的職責:*按歸檔類別要求負責所屬部門形成文件的積累、整理和立卷工作,對明確由區(qū)域物業(yè)部文檔室集中保管的文件材料,按規(guī)定要求及時送交歸檔;*負責由部門日常使用保管的檔案、資料(主要是物業(yè)管理業(yè)務(wù)檔案)的管理。*部門文檔管理員如兼文員工作,則還應(yīng)當承擔如下職責:(1)負責本部門文書處理工作,包括文件材料(含合同、協(xié)議、來往文書等)的收發(fā)、登記、傳閱、催辦和留注;(2)負責本部門文書管理工作,包括文件材料的保管、調(diào)閱和文件材料的歸集、整理、預(yù)立卷等,并按規(guī)定及時向文檔室移交。6.公司(物業(yè)條線)文件材料歸檔范圍*前期工程交接驗收范圍的材料歸檔*客商戶檔案(含二次裝修資料)及客戶服務(wù)范圍的材料歸檔*物業(yè)運作管理(含合同、協(xié)議、來往文書等)范圍的材料歸檔*其它范圍的材料歸檔7.檔案的管理和移交*向文檔室(各部門)移交文檔時,應(yīng)辦理交接手續(xù)。按規(guī)范格式填制〖歸檔文件材料移交接收清冊〗,認真做好清點、登記和簽署工作。*文檔管理應(yīng)遵循保密工作有關(guān)規(guī)定。*文檔室必須具備防盜、防火、防有害生物等安全設(shè)施。文檔室由文檔管理人員專人管理。*按規(guī)定由各部門負責管理的檔案、資料(主要是物業(yè)管理業(yè)務(wù)檔案),在該物業(yè)項目管理終止或管理主體發(fā)生變化時,應(yīng)按規(guī)定編制移交清冊后,向接管該項目的物業(yè)辦理移交。8.檔案的查閱利用*文檔室應(yīng)當多渠道、多形式地開展文檔利用服務(wù)工作,努力提高文檔利用效能。*查閱、借閱文檔需辦理相關(guān)登記和批準手續(xù),并填制〖文件檔案資料查閱登記表〗及〖文件檔案資料借閱登記表〗。*查閱、借閱、復印各部門文檔資料時,一般需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽字批準,并須辦理相關(guān)登記(歸還時及時注銷)手續(xù)。物業(yè)部管理制度篇21、每日提前做好巡視檢查工作準備,檢查儀表儀容、記錄表、筆及其他必備用品;2、遵守工作要求,按時進行各項巡視檢查工作;3、按照規(guī)定的時間、規(guī)定的巡查路線、規(guī)定的巡查項目認真細致的做好巡視檢查工作;4、巡視檢查過程中要做到不粗心不漏項,對每一個項目都要細致耐心的檢查,要有責任心;5、工整仔細的填寫巡查記錄表;6、對每一個發(fā)現(xiàn)的問題都要做到:認真記錄、及時處理、解決不了、及時上報;7、對當班未處理完畢,需要跟進解決的問題,要在值班記錄本上明確記錄,以便下班人員跟進;8、巡視檢查工作期間,要嚴格遵守公司制度,維護公司形象,維護公司利益;9、如遇突發(fā)事件,要保持冷靜,嚴格按應(yīng)急方案處理。物業(yè)部管理制度篇31.電梯是保證大廈運營的重要設(shè)備,必須加強管理。2.電梯設(shè)備的安裝、大修、更新等必須由勞動局認可的單位進行,取得合格證后方可運行。3.電梯維修人員、電梯司機必須持證上崗。4.電梯的保養(yǎng)維護工作必須按生產(chǎn)廠家的有關(guān)規(guī)定進行。5.電梯機房要清潔整齊、無雜物,符合安全及消防要求,無關(guān)人員禁止進入。6.電梯系統(tǒng)要保證“安全、舒適、快捷”,有礙安全的故障或隱患必須排除后方可運行。7.電梯出現(xiàn)故障困人時,應(yīng)執(zhí)行《電梯發(fā)生故障應(yīng)急方案》,并及時排除故障,解救被困人員,確保電梯安全運行。物業(yè)部管理制度篇41.通過對冷熱水供應(yīng)系統(tǒng)、設(shè)備的巡視,及時發(fā)現(xiàn)、處理所存在問題,以保證系統(tǒng)的正常運行,并使系統(tǒng)處于良好的運行狀態(tài)。2.巡視人應(yīng)按照規(guī)程的要求對水泵房、生活熱水設(shè)備、消防水箱等進行巡視。3.巡視人應(yīng)按照規(guī)定的周期、時間認真做好巡視工作,認真填寫記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,當遇有涉及其它專業(yè)、部門問題時應(yīng)及時通知相關(guān)專業(yè)、部門并報告領(lǐng)班或工程師。4.凡與飲用水直接接觸的工作人員,每年必須取得衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)頒發(fā)的健康證,并經(jīng)過衛(wèi)生知識培訓后方可上崗。5.工作人員上崗前必須做好個人衛(wèi)生;凡與水體有接觸的設(shè)備、工具、用品等都要經(jīng)過消毒處理后方可使用,防止對飲用水造成污染。6.用于衛(wèi)生防護的設(shè)備或用品須從市衛(wèi)生行政部門批準的單位采購。7.每年應(yīng)由具有衛(wèi)生許可證的單位對水箱進行一次全面清洗、消毒,并對水質(zhì)進行檢驗,水質(zhì)標準達到《飲用水衛(wèi)生標準》gb5749-85的要求。8.嚴禁在水箱間內(nèi)進行任何有污染的活動或施工。嚴禁在水箱間內(nèi)使用或存放能產(chǎn)生污染的材料。9.定期檢修溢流管、水箱蓋、觀察孔、排氣管、管道過濾器。10.保證各個水泵單流門處于良好狀態(tài)。保證水箱間或水泵房地溝、地漏排水通暢。保證水箱間的門鎖完好,鑰匙由當班人保管。物業(yè)部管理制度篇51、個人工具,須在個人工具登記手冊中簽字,并注明領(lǐng)用日期,工具名稱,規(guī)格,數(shù)量2、損壞的個人工具必須以舊換新,并注明工具更換日期,工具型號并簽字3、公用工具由領(lǐng)班負責管理,公用工具,個人工具,如有丟失應(yīng)按公司規(guī)定賠償。4、工作需要領(lǐng)用科內(nèi)公用工具必須在借用工具本上注明借用日期,名稱,數(shù)量,歸還日期并簽字,歸還時須檢查工具的完好性,并予以注銷。5、工作變動所領(lǐng)工具必須如數(shù)上交。物業(yè)部管理制度篇6一、計劃管理根據(jù)物業(yè)的業(yè)戶情況和公司的經(jīng)營管理的總體目標,物業(yè)部要制定出各種配套計劃,以使工作更加主動、有效和協(xié)調(diào)。主要計劃有:(一)編制和控制部門年度的各項預(yù)算;(二)根據(jù)物業(yè)業(yè)戶情況制定每月工作計劃;召開每周業(yè)務(wù)工作會議,確保工作區(qū)域處于良好狀態(tài)。(三)制訂每月培訓計劃并監(jiān)督實施。(四)制定好物資設(shè)備的管理計劃。二、組織管理根據(jù)物業(yè)的規(guī)模及管理體制,設(shè)置、調(diào)整和完善物業(yè)部的各種機構(gòu)和崗位,明確各種崗位的職責和任職要求,并制定各項工作的操作程序和業(yè)務(wù)流程,以及各項規(guī)章制度。三、人員管理根據(jù)各崗位的任職要求和待遇,聘用合適人員,通過培訓使他們掌握物業(yè)部工作的職業(yè)態(tài)度、職業(yè)知識、職業(yè)技術(shù)和養(yǎng)成職業(yè)習慣。同時,通過有效的獎懲與激勵管理,使員工能始終積極、主動地進行工作。四、物資設(shè)備管理制定好物業(yè)部物資設(shè)備的管理計劃。與財務(wù)部、倉庫、工程部等部門分工合作,做好物業(yè)部物資設(shè)備的采購、領(lǐng)用、安裝、維修、保養(yǎng)、更新等各項工作,以減少資金的耗費與占用。五、質(zhì)量管理培訓員工樹立質(zhì)量意識,實行全面質(zhì)量管理。通過對物業(yè)部各項工作質(zhì)量標準的制定、實施、檢查、改進這樣一個不斷循環(huán)往復的過程,不斷保持和提高物業(yè)部的服務(wù)質(zhì)量和工作質(zhì)量水平。六、預(yù)算管理按照責任會計制度的要求,編制和控制物業(yè)部年度的各項預(yù)算。通過向總經(jīng)理提出各種有利于單元的出售出租的建議,來不斷增加收入。同時,在審批部門領(lǐng)用的物資時,努力在不降低規(guī)格的前提下,盡可能降低成本。七、協(xié)調(diào)管理協(xié)調(diào)好物業(yè)部與物業(yè)內(nèi)及物業(yè)外各部門的關(guān)系。前者如與銷售、保安、工程、財務(wù)、行政及人事、保潔的關(guān)系,后者如與公安局、航空公司、郵局等的關(guān)系,以取得它們對客務(wù)服務(wù)工作與管理工作的支持和合作。物業(yè)部管理制度篇71、負責購物中心設(shè)備設(shè)施正常、安全、經(jīng)濟運作,為購物中心的經(jīng)營提供基本保證。2、負責購物中心所屬設(shè)備設(shè)施的運行、維修、保養(yǎng)工作,使之保持良好的工作性能技術(shù)狀況。3、根據(jù)經(jīng)營布局要求及設(shè)備技術(shù)狀況,對設(shè)備設(shè)施進行合理調(diào)整改遷,使公司物業(yè)得到升值。4、對部門員工進行嚴格管理、檢查、督促部門員工嚴格執(zhí)行公司各項管理制度。5、組織部門員工進行物業(yè)管理培訓,提高員工綜合素質(zhì)。物業(yè)部管理制度篇81、工程部全體員工必須加強防火安全防范意識，并協(xié)同安全部認真做好大廈各系統(tǒng)的防火安全保衛(wèi)工作。2、各個崗位的人員必須堅守崗位，發(fā)生事故或發(fā)現(xiàn)可疑情況時應(yīng)迅速處理、上報、并負責保護好現(xiàn)場。3、外來人員禁止進入配電室、空調(diào)機房、電梯機房、水泵房、弱點機房等區(qū)域；參觀、學習、施工如需進入必須經(jīng)物業(yè)公司經(jīng)理及工程部主任批準并在客服部辦理登記手續(xù)后，由值班人員帶領(lǐng)（或陪同）方可，嚴禁拍照、攝像。4、各崗位值班人員除負責設(shè)備安全運行外，還必須對所屬機房進行防火安全檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素，應(yīng)及時向上級匯報、整改。5、任何人不得隨意配制各機房鑰匙，無人時必須鎖好機房門窗；供水系統(tǒng)值班人員負責檢查鎖好各水箱蓋，無關(guān)人員不得借用鑰匙，除供水值班人員外，必須經(jīng)值班主任批準才能打開水池蓋。6、需要進行動火作業(yè)時，要先辦妥動火證后，方能進行施工，施工前要盡可能排除易燃物品及配備滅火筒。7、施工后應(yīng)認真檢查，確保沒有火種后方能離開。8、任何人不能隨意挪動消防器材，發(fā)現(xiàn)消防設(shè)施損壞或泄漏應(yīng)及時通知消防中心。9、任何人發(fā)現(xiàn)火警應(yīng)及時報告，盡力配合消防隊員一起撲滅火災(zāi)。一旦大廈發(fā)生火災(zāi)，工程部的首要任務(wù)是保證消防設(shè)施設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，并組織重要設(shè)備的保護、疏散工作。物業(yè)部管理制度篇9一、接收客戶鑰匙制度1、應(yīng)要求客戶填寫鑰匙交付授權(quán)書，并承諾如有損盜情況發(fā)生不作為管理公司應(yīng)承擔之責任。2、將其鑰匙交付他人時應(yīng)有交接手續(xù)并進屋清點家具由雙方簽字交還鑰匙時亦然。3、原則上不長期保管客戶鑰匙。二、有關(guān)客戶饋贈制度1、不允許接受小費。2、不允許接受客戶貴重物品的饋贈(如金銀飾品、家電等)。3、不允許接受參與客戶為表示感激以其它方式變向進行的贈與或轉(zhuǎn)賣。三、物業(yè)部長途電話及傳真的使用規(guī)定1、此長途電話及傳真只能用于工作用途，否則即視為違反公司制度。2、每次使用長途電話或傳真后均需在長途電話登記本上登記。3、使用長途電話或傳真前應(yīng)先征得主管、經(jīng)理的同意。四、復印機使用管理制度1、物業(yè)部復印機僅限于部門內(nèi)部使用。2、物業(yè)部復印機僅限用于與工作有關(guān)的資料復印，不得復印私人材料。3、正確使用復印機輕開輕合，不得破壞性使用。4、使用完畢應(yīng)將復印機關(guān)至待機狀態(tài)。五、代收代繳制度1、代收電話費，辦證費等應(yīng)給客戶開具物業(yè)部專用收條或財務(wù)發(fā)票。2、費用轉(zhuǎn)交他人必須交接雙方簽字查收。3、交費現(xiàn)場應(yīng)有兩人以上在場。4、收費交專人保管。六、檔案管理制度1、檔案材料填寫清晰，簡潔，不落項。2、檔案資料應(yīng)由專人保管，其他人借閱應(yīng)通知檔案管理員。3、借閱資料看罷應(yīng)立即歸還存檔。4、保密文件由專人負責，其他人借閱應(yīng)說明原因。5、重要文件應(yīng)復印備份保存。物業(yè)部管理制度篇10(一)保持良好的儀表儀容，對業(yè)戶熱情、禮貌，操作規(guī)范、熟練。(二)自覺遵守員工手冊，按時上崗，當值時不看無關(guān)書刊，不吃零食，不打私人電話。(三)認真執(zhí)行交接制度，做到班班有交接，每班有記錄。(四)加強對設(shè)備的維護保養(yǎng)，保持環(huán)境整潔。(五)嚴守客人秘密，不私自泄露有關(guān)客人資料。(六)不利用工作之便，與客人拉關(guān)系或收取好處。二、清潔監(jiān)督制度經(jīng)理、主管巡視及抽查制度目的:完善部門日常管理和建立各區(qū)域清潔檢查制度，以使物業(yè)的清潔狀況達到要求標準。(一)每日主管檢查內(nèi)容1.每日保潔人員上崗前儀容儀表檢查，包括著裝、儀表、儀容等員工手冊要求的各項內(nèi)容。2.按每日工作計劃安排各區(qū)域員工上崗，主管例行巡視，了解當日第一時間、第一線服務(wù)清潔情況，掌握當日所轄區(qū)域發(fā)生的問題，及時解決、記錄，匯報部門經(jīng)理。3.主管例行檢查內(nèi)容包括所轄區(qū)域員工工作完成情況，環(huán)境衛(wèi)生要求標準，各種服務(wù)項目完成情況，服務(wù)設(shè)施故障維修情況。4.主管例行檢查方式為走動式巡檢，保持較高的頻率，并按工作檢查單規(guī)定項目逐一進行。5.主管應(yīng)將當日下午某時作為一天工作檢查總結(jié)時間(一般為當日部門會議結(jié)束后，員工下崗前1-2小時之間)，將經(jīng)理提出的當日注意事項跟進完成，持一份工作檢查清單逐項檢查、記錄、落實。6.每日發(fā)生重大工程故障問題及一些緊急事件，主管均需填寫在檢查清單內(nèi)，以便跟進落實。7.主管需清晰、詳細的.填寫和記錄所有檢查清單，簽名后夾在當日的工作日記中，以便下一班次閱讀做好工作交接。(二)部門經(jīng)理抽查1.經(jīng)理應(yīng)保持不定期的對物業(yè)各項清潔工作進行檢查，對物業(yè)重要區(qū)域每日均需進行抽查巡視，了解并糾正不合格工作情況。2.經(jīng)理每日查閱主管工作日記及工作檢查清單，協(xié)調(diào)跟進疑難工作問題。3.經(jīng)理在閱讀每日主管