信息資源一個(gè)核心概念的辨析

信息資源一個(gè)核心概念的辨析

最近，被稱為“學(xué)術(shù)時(shí)代文獻(xiàn)部門的生存和發(fā)展戰(zhàn)略”（以下簡(jiǎn)稱“戰(zhàn)略”）的書籍在北京、上海和其他主要城市的中央書店紛紛上市。該書從觀念突圍、體制創(chuàng)新、理論建設(shè)和實(shí)踐變革等方面,為檔案部門更好地生存與發(fā)展提供策略選擇。就書中涉及的一些問題,本刊記者采訪了該書作者,中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院教授、博士生導(dǎo)師王英瑋。高效的管理與“信息資源”如果把《策略》一書視作一座大廈,那么“文檔”“信息資源”等概念是構(gòu)建這座大廈的原材料,是作者進(jìn)行理論分析、形成理論框架的基礎(chǔ)。王英瑋說(shuō),新中國(guó)檔案工作發(fā)展這么多年,在我們的實(shí)踐中形成了一些傳統(tǒng)思維慣性。在實(shí)際工作中,人們就傾向于把習(xí)慣的東西當(dāng)成規(guī)律來(lái)認(rèn)識(shí),比如文件與檔案的區(qū)分。1952年,前蘇聯(lián)的檔案專家到中國(guó)傳授檔案學(xué)理論,灌輸?shù)幕舅枷刖褪俏募c檔案要分開管理,姑且名之為二元主義管理理論。現(xiàn)在我們占主流的思想也是認(rèn)為文件與檔案是兩種不同性質(zhì)的事物,在實(shí)踐上,我們的管理體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、資源組織流程都體現(xiàn)出這種二元思想來(lái)。歸檔前是一種管理方式,歸檔后是一種管理方式,甚至將這種做法絕對(duì)化,把“歸檔”作為文件與檔案的一個(gè)分水嶺,并將文件和檔案看成是兩種不同質(zhì)的事物。與這種流行的認(rèn)識(shí)不同的是,王英瑋的看法是:其實(shí),“歸檔”是人們的一種自覺的管理活動(dòng),人類的活動(dòng)其實(shí)是主體加之于客體的一種外在行為,不能因此而改變了事物的本質(zhì)。如果我們換一種思考方式,把文件與檔案看成是同一事物,看成同一事物的不同生命階段,就會(huì)有一種豁然開朗的感覺。王英瑋認(rèn)為,當(dāng)前,必須要正名,重新認(rèn)識(shí)“文檔”概念,恢復(fù)事物的本源,在此基礎(chǔ)上形成一套新的管理規(guī)范和管理流程。與“文檔”概念緊密聯(lián)系的,是王英瑋要梳理與辨析的又一個(gè)概念:“信息資源”。通常的說(shuō)法是,政府部門所掌握的信息占社會(huì)信息資源總量的80%,而文檔信息資源是政府的核心信息資源。對(duì)此,王英瑋作了補(bǔ)充,他認(rèn)為,具體到我國(guó)的政府部門,由于處于轉(zhuǎn)型之中,還不是西方的“小政府大社會(huì)”,政府部門掌握的信息資源應(yīng)該超過(guò)80%。不管在政府信息資源中占多大比例,王英瑋認(rèn)為文檔資源都是核心的信息資源。但切莫以為是“文檔資源”就都是“信息資源”了,這正是王英瑋要梳理與辨析的。王英瑋不贊成籠統(tǒng)地提“檔案信息資源”或“文檔信息資源”概念。他認(rèn)為,文件與檔案放在一起,可以稱“文檔資源”或“檔案資源”,但不能直接稱“文檔信息資源”或“檔案信息資源”,因?yàn)?從“文檔資源”或“檔案資源”到“信息資源”,這中間缺乏一個(gè)過(guò)程。文檔資源是原始的記錄材料,從哲學(xué)上講是一種“質(zhì)料”,絕大多數(shù)屬于數(shù)據(jù)層面,它和信息之間還有距離。如何使這些數(shù)據(jù)服務(wù)于一定目的,成為數(shù)據(jù)組合或數(shù)據(jù)集合體,成為組織化的、結(jié)構(gòu)化的信息材料,這種工作部分就是由我們文檔從業(yè)人員來(lái)做的;使文檔資源成為“知識(shí)”、“思想”,則需要文檔從業(yè)者對(duì)文檔資源進(jìn)行更高層次的加工與提煉,不僅僅是對(duì)文檔內(nèi)容的組織排序,還要加入人的智慧和更多的創(chuàng)造性勞動(dòng)。如果直接把“文檔資源”稱為“文檔信息資源”,其實(shí)是否認(rèn)了文檔從業(yè)者的勞動(dòng)和智慧投入。檔案服務(wù)的目標(biāo)導(dǎo)向和長(zhǎng)鏈化作為文檔資源的建設(shè)者、管理者、開發(fā)者,文檔資源必須要通過(guò)檔案機(jī)構(gòu)才能得到妥善和有效的管理與利用,王英瑋在其著作中提出,檔案機(jī)構(gòu)必須要強(qiáng)化“經(jīng)營(yíng)意識(shí)”與“導(dǎo)向意識(shí)”。按照王英瑋的解釋,“經(jīng)營(yíng)”并非檔案部門曾經(jīng)有過(guò)的“以檔養(yǎng)檔”,那是一種創(chuàng)收行為,大多因?yàn)椴缓戏ǘ蝗【啞Ｔ谶@里,“經(jīng)營(yíng)”狹義是指通過(guò)有效地集聚文檔信息資源,在比較充分地了解用戶需要的前提下,使文檔信息的利用價(jià)值在文檔的生命周期范圍內(nèi)得到充分實(shí)現(xiàn)。而廣義的“經(jīng)營(yíng)”是指,充分利用檔案部門現(xiàn)有的各種資源(包括人力資源、設(shè)施資源、文檔信息資源、社會(huì)人脈資源等),主動(dòng)地參與到各項(xiàng)有關(guān)的社會(huì)建設(shè)與發(fā)展活動(dòng),使所管理的信息資源效益最大化。但同時(shí),檔案部門開展的各種“經(jīng)營(yíng)”活動(dòng),如檔案展覽、檔案宣傳,不能盲目行動(dòng),一定要有目標(biāo)導(dǎo)向,或者說(shuō)有一個(gè)明確指向。不能為管理而管理,為宣傳而宣傳,為展覽而展覽。檔案部門開展的活動(dòng),主要是通過(guò)檔案部門向社會(huì)提供各種有效服務(wù),來(lái)提升檔案部門的影響力、知名度,最終是為了提升行業(yè)的話語(yǔ)權(quán)。王英瑋觀察到,由于傳統(tǒng)原因,檔案部門對(duì)黨政機(jī)關(guān)的服務(wù)做得比較好,對(duì)公眾服務(wù)做得不太好。但他認(rèn)為,只要目標(biāo)導(dǎo)向正確,只要沿著正確的道路前進(jìn),存在的問題會(huì)一步一步地得到解決。事實(shí)上,我們?nèi)〉玫某煽?jī)也是有目共睹的。如檔案開放,我們是上個(gè)世紀(jì)80年代才提出來(lái)的,在短短的30多年時(shí)間中,我們?nèi)〉玫某煽?jī)并不差,起碼現(xiàn)在“檔案”已經(jīng)不那么神秘了。王英瑋認(rèn)為,向社會(huì)提供服務(wù)是任何一個(gè)社會(huì)事業(yè)存在的必要條件,贏服務(wù)者贏天下。檔案部門保管的資源一部分是內(nèi)向性的資源,一部分是外向性資源,即公開資源和需控制的文檔資源。這兩部分資源的用戶對(duì)象不一樣,我們?cè)谔峁┓?wù)時(shí),不能顧此失彼。比如談到為公眾服務(wù),就不能忽視為政府機(jī)關(guān)服務(wù)。我們這個(gè)部門具有雙重的社會(huì)價(jià)值和功能,但如果從終極意義上說(shuō),我們服務(wù)的目的還是為整個(gè)社會(huì)服務(wù)。王英瑋還認(rèn)為,檔案部門的服務(wù)是個(gè)價(jià)值鏈,該價(jià)值鏈?zhǔn)情L(zhǎng)鏈而不是短鏈。國(guó)外某些檔案部門的長(zhǎng)鏈服務(wù)做得非常好,值得我們借鑒。比如國(guó)外有的檔案網(wǎng)站設(shè)有學(xué)生課堂,配合中小學(xué)生學(xué)生的課堂教育,上傳有關(guān)歷史事件或歷史人物的原始資料,讓孩子們暢游信息和知識(shí)的海洋。我們有中小學(xué)生2億多,這是一個(gè)巨大的用戶群體,也是將來(lái)潛在的用戶群體。聽說(shuō)在檔案館建設(shè)中小學(xué)生教育基地,這是一個(gè)好事情。但好事情一定要辦實(shí),不能流于形式。與目標(biāo)導(dǎo)向不同的是問題導(dǎo)向,就是為了解決階段性問題或具體問題而偏離了檔案服務(wù)這個(gè)根本性、終極性目標(biāo),如“豐富館藏”“數(shù)字化”“安全保密”,在工作檢查時(shí)對(duì)文檔實(shí)體秩序的過(guò)于看重等,這些問題當(dāng)然重要,在有些地方甚至還很嚴(yán)重。但在解決這些問題的時(shí)候,始終不要忘記了文檔資源社會(huì)服務(wù)這個(gè)根本目標(biāo)。王英瑋說(shuō),什么時(shí)候我們的檔案管理工作偏離了服務(wù)這個(gè)根本目的,什么時(shí)候我們的檔案管理工作就會(huì)偏離正確的軌道。檔案部門的定位。對(duì)于我們離檔案部門如果要經(jīng)營(yíng)好自身的各種有效資源,把提供文檔信息服務(wù)作為恒久目標(biāo),不斷提升服務(wù)質(zhì)量與水平,就需要在管理理念、管理制度、管理體制、管理流程和管理方法等方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新。但如何進(jìn)行改革?如何進(jìn)行創(chuàng)新?王英瑋提出了他的情境論。所謂情境,就是人們?cè)谧鞒鰶Q策和行動(dòng)時(shí)需要面對(duì)的具體境況和不同的主、客觀條件。我們采取的任何措施,都要針對(duì)具體的情境,不能搞一刀切,也不能超越現(xiàn)實(shí)。王英瑋認(rèn)為像檔案這樣的部門,采取一些自下而上的改革突破也許是適宜的,所謂自上而下的整體解決方案,是不現(xiàn)實(shí)的。我們涉及的行業(yè)、專業(yè)、領(lǐng)域和區(qū)域太復(fù)雜,在這種復(fù)雜的環(huán)境中做事情,比較切實(shí)可行的方式是,可以先行解決一小塊問題。比如在一個(gè)行業(yè)或一個(gè)區(qū)域里面先解決一個(gè)單位的問題,在這個(gè)單位里先解決一個(gè)專業(yè)的問題,通過(guò)典型示范、以點(diǎn)帶面的路徑,逐漸擴(kuò)展,帶動(dòng)更多的地方來(lái)效仿。目前檔案部門的現(xiàn)狀是,空洞的框架比較多,真正落實(shí)的還比較少。一個(gè)部門、一個(gè)單位一年切實(shí)做好一件事情,積少成多,積跬步才能至千里。不根據(jù)自己的具體情況,不分析自己具體的情況而盲目行動(dòng),其結(jié)果只能是事倍而功半,甚至是無(wú)功而返。王英瑋舉了一個(gè)例子,某檔案館搞數(shù)字化,將該館95%的目錄信息上網(wǎng)。上網(wǎng)后,通過(guò)統(tǒng)計(jì)查詢IP地址,發(fā)現(xiàn)90%以上的用戶不在國(guó)內(nèi)。我們辛辛苦苦搞了數(shù)字化,卻沒有國(guó)內(nèi)用戶,豈不奇怪?王英瑋還認(rèn)為檔案部門要研究自己能夠做好什么,還要研究自己不能夠做什么。即使是社會(huì)存在某種需求,但我們做不了,也做不好,卻勉強(qiáng)去做,結(jié)果也是事與愿違。王英瑋始終不主張采取某種模式、某種方法去解決所有地方所有領(lǐng)域的問題,而是堅(jiān)持認(rèn)為應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同情境去選擇不同的解決方法。適合的才是最好的。作為中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的教授、博士生導(dǎo)師,王英瑋要帶十幾個(gè)研究生,還要給本科生上課。作為一名檔案學(xué)人,